Quel est le modèle de formulaire demande de boîte aux lettres partagée ou de liste de distribution ?
Ce formulaire recueille toutes les informations dont l’équipe informatique a besoin pour configurer une boîte aux lettres partagée, une liste de distribution ou un groupe Microsoft 365 ou Google — ou pour modifier un élément existant. Le demandeur indique ce dont il a besoin, propose un nom d’affichage et une adresse, explique l’usage prévu, liste les propriétaires et les membres, puis précise si des expéditeurs externes peuvent lui écrire.
Les demandes reçues par e-mail en une seule ligne omettent généralement les détails qui deviennent importants par la suite : qui est responsable de l’adresse, si elle recevra des données personnelles et quand elle pourra être supprimée. Il en résulte des boîtes aux lettres orphelines que personne ne gère. Le formulaire demande dès le départ les propriétaires, l’objet et s’il s’agit d’un besoin temporaire ou permanent, puis enregistre le responsable qui a approuvé la demande.
Le formulaire fonctionne avec l’application Forms de FileIt, incluse dans chaque compte FileIt. Tout le monde peut l’envoyer depuis un lien partagé, et chaque demande devient un PDF classé dans votre coffre — une trace simple de la raison d’être de chaque adresse partagée et de la personne qui en a fait la demande.
- Idéal pour
- Les équipes informatiques et les administrateurs de Microsoft 365, Google Workspace ou Exchange
- Rempli par
- Un responsable d’équipe ou un employé qui demande une adresse partagée
- Temps nécessaire
- Environ 5 minutes
- Comprend
- Logique selon le type de demande, import de la liste des membres, autorisations, contrôle des expéditeurs externes, approbation du responsable
Qui utilise un formulaire demande de boîte aux lettres partagée ou de liste de distribution ?
- Une boîte de réception partagée support@ ou info@ pour une équipe en contact avec les clients
- Une liste de distribution pour un service, un projet ou un comité
- Un groupe Microsoft 365 ou Google avec calendrier et fichiers partagés
- Une adresse temporaire pour un événement, une campagne ou une période de recrutement
- Ajouter des membres, renommer une liste existante ou autoriser les expéditeurs externes
- Conserver une trace de la personne responsable de chaque adresse partagée dans l’organisation
Questions de ce formulaire demande de boîte aux lettres partagée ou de liste de distribution
25 questions sur 4 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Demandeur
- Votre nom*
- Adresse e-mail professionnelle*
- Service ou équipe*
2 Ce dont vous avez besoin
- De quoi avez-vous besoin ?* Boîte aux lettres partagée — une boîte de réception d’équipe depuis laquelle les membres peuvent envoyer des e-mails · Liste de distribution — une adresse unique qui envoie des e-mails à un groupe · Groupe Microsoft 365 / Google — boîte de réception, calendrier et fichiers partagés · Une modification d’un élément existant
- Adresse existante à modifier* affichée uniquement si applicable
- Que faut-il modifier ?* affichée uniquement si applicable
- Nom d’affichage* affichée uniquement si applicable
- Adresse demandée* affichée uniquement si applicable
- À quoi servira-t-elle ?*
- Date souhaitée
- Pendant combien de temps en avez-vous besoin ?* Sans limite · Temporaire
- Peut être supprimée après le* affichée uniquement si applicable
3 Propriétaires et membres
- Propriétaires*
- Membres
- Liste des membres (facultatif)
- Environ combien de membres ?
4 Paramètres et approbation
- Que doivent pouvoir faire les membres ? affichée uniquement si applicable Lire et gérer les e-mails · Envoyer des e-mails depuis l’adresse partagée · Envoyer des e-mails au nom de celle-ci · Utiliser un calendrier partagé · Utiliser des fichiers partagés
- Les personnes extérieures à l’organisation doivent-elles pouvoir lui envoyer des e-mails ?*
- Des adresses externes doivent-elles faire partie des membres ? affichée uniquement si applicable
- Recevra-t-elle des données confidentielles ou personnelles ?*
- Réponse automatique (facultatif)
- Centre de coûts
- Responsable chargé de l’approbation*
- Adresse e-mail du responsable chargé de l’approbation*
- Confirmation*
Le formulaire demande de boîte aux lettres partagée ou de liste de distribution, page par page
1 Demandeur
Le nom, l’adresse e-mail professionnelle et le service permettent d’identifier la personne à l’origine de la demande.
2 Votre besoin
Le demandeur choisit une boîte aux lettres partagée, une liste de distribution, un groupe ou une modification d’un élément existant — dans ce dernier cas, le formulaire demande l’adresse actuelle et les changements souhaités plutôt qu’un nouveau nom. Pour une nouvelle demande, il indique un nom d’affichage et l’adresse souhaitée. Tout le monde explique l’objet de la demande et peut ajouter une date souhaitée, et, s’il s’agit d’un besoin temporaire, le formulaire demande quand l’adresse pourra être supprimée.
3 Propriétaires et membres
Les propriétaires sont indiqués avec leur nom et leur adresse e-mail, avec un texte d’aide recommandant d’en fournir au moins deux. Les membres peuvent être saisis un par ligne ou fournis dans un fichier CSV ou une feuille de calcul importé — pour une modification, indiquez simplement les personnes à ajouter ou à supprimer — et une estimation du nombre de membres aide l’équipe informatique à s’organiser.
4 Paramètres et approbation
Pour les boîtes aux lettres, les groupes et les modifications, le demandeur coche ce que les membres peuvent faire : lire les e-mails, envoyer des messages au nom de l’adresse ou en se faisant passer pour elle, et utiliser un calendrier ou des fichiers partagés. Tout le monde indique si les expéditeurs externes sont autorisés et si l’adresse recevra des données confidentielles ; les listes de distribution demandent également si elles peuvent inclure des membres externes. Une réponse automatique facultative, un centre de coûts, le nom et l’adresse e-mail du responsable qui approuve la demande, ainsi qu’une confirmation, viennent finaliser la demande.
Personnalisez le modèle
- Remplacez les options de type par les intitulés exacts utilisés par votre plateforme
- Ajoutez le domaine e-mail de votre organisation au texte d’aide sur l’adresse
- Ajoutez au formulaire un rappel concernant les conventions de nommage, comme les préfixes team- ou dl-
- Envoyez les demandes à l’adresse de votre administrateur de messagerie ainsi qu’à la vôtre
- Classez les demandes dans un même dossier afin de constituer un inventaire des adresses partagées
- Ajoutez un champ de signature pour le responsable qui approuve la demande si votre processus l’exige
Conseils pour un meilleur formulaire demande de boîte aux lettres partagée ou de liste de distribution
- Demandez deux propriétaires : les boîtes dont une seule personne est responsable deviennent orphelines lorsque celle-ci quitte l’organisation
- Définissez une date de fin pour les adresses temporaires afin de pouvoir les supprimer
- Soyez prudent lorsque vous autorisez des expéditeurs externes à écrire à des listes réservées à l’usage interne
- Signalez les adresses qui recevront des données personnelles afin de configurer correctement leur conservation et leur accès
- Réutilisez ultérieurement le champ consacré à l’objet pour vérifier si l’adresse est toujours nécessaire
- Confirmez l’adresse définitive au demandeur : celle qu’il a demandée peut déjà être utilisée
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque demande est enregistrée au format PDF sous un titre comprenant le nom du demandeur et la date, puis classée dans votre coffre, avec la liste des membres en pièce jointe le cas échéant. Vous recevez une notification et le demandeur reçoit une copie.
Utilisez le tableau des réponses pour consulter les demandes ouvertes et les exporter au format CSV — un inventaire rapide des adresses partagées, de leurs propriétaires et de leur objet lors d’une revue périodique.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande de boîte aux lettres partagée ou de liste de distribution : questions fréquentes
Ce modèle de demande de boîte aux lettres partagée est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite.
Les demandeurs doivent-ils avoir un compte FileIt ?
Non. Toute personne disposant du lien peut remplir et envoyer le formulaire.
FileIt crée-t-il la boîte aux lettres ?
Non. Le formulaire recueille et classe la demande. Votre administrateur configure la boîte aux lettres ou la liste sur votre plateforme de messagerie.
Quelle est la différence entre une boîte aux lettres partagée et une liste de distribution ?
Une boîte aux lettres partagée est une boîte de réception que plusieurs personnes peuvent consulter et utiliser pour envoyer des messages. Une liste de distribution est une adresse unique qui transfère chaque message à toutes les personnes qui en font partie. Les options du formulaire couvrent les deux cas.
Est-il possible d’importer une liste de membres ?
Oui. Un fichier CSV, Excel ou texte peut être joint au champ consacré aux membres.
Le formulaire permet-il de modifier une liste existante ?
Oui. Le choix d’une modification demande l’adresse existante et les changements souhaités.
Puis-je exiger l’approbation d’un responsable ?
Le nom et l’adresse e-mail du responsable qui approuve la demande sont déjà obligatoires. Ajoutez un champ de signature si vous souhaitez recueillir son approbation directement sur le formulaire.