Quel est le modèle de formulaire configuration informatique d’un nouveau collaborateur ?
La réussite du premier jour d’un nouveau collaborateur dépend presque entièrement de la préparation de l’informatique en amont. Ce modèle fournit aux responsables du recrutement un formulaire unique pour décrire précisément les besoins du nouvel arrivant — comptes, niveau d’accès, matériel et logiciels — suffisamment tôt pour que tout soit prêt avant son arrivée au bureau ou sa connexion à distance.
Gérer ces informations par e-mail ou Slack signifie généralement qu’une partie des détails arrive dans un message, une autre dans un suivi, et qu’un élément important (comme l’adresse d’expédition d’un ordinateur portable pour un collaborateur à distance) est complètement oublié. Un formulaire en ligne structuré demande toutes les informations dès le départ et n’affiche les questions supplémentaires que lorsqu’elles sont pertinentes — par exemple, une date de fin d’accès apparaît uniquement pour les collaborateurs en contrat à durée déterminée ou sous contrat.
Chaque demande envoyée devient un PDF enregistré directement dans le coffre-fort. Vous disposez ainsi d’une trace datée de ce qui a exactement été demandé pour chaque nouvel arrivant, utile aussi bien pour les audits d’intégration que pour la liste de tâches de l’équipe informatique.
- Idéal pour
- Les équipes informatiques et les responsables du recrutement qui coordonnent la configuration du premier jour d’un nouveau collaborateur
- Rempli par
- Le responsable du recrutement, idéalement au moins une semaine avant la date de début
- Temps nécessaire
- Environ 5 à 7 minutes
- Comprend
- Des champs conditionnels pour l’expédition à distance, les dates de fin de contrat et la justification des accès élevés
Qui utilise un formulaire configuration informatique d’un nouveau collaborateur ?
- Un responsable RH ou du recrutement qui lance la préparation des accès informatiques dès l’acceptation d’une offre
- Une entreprise privilégiant le travail à distance, qui doit expédier un ordinateur portable et des périphériques avant le premier jour d’une personne
- Une équipe informatique qui standardise les informations nécessaires pour chaque nouvel arrivant, quel que soit son service
- Une entreprise qui gère différents types de contrats — employés permanents, prestataires et stagiaires — avec des dates de fin d’accès différentes
- Une entreprise en croissance qui remplace les messages ponctuels du type « quelqu’un peut-il préparer un ordinateur pour lundi ? » par une véritable demande enregistrée
- Un responsable des opérations qui souhaite disposer d’une trace précise des accès demandés et de leur justification
Questions de ce formulaire configuration informatique d’un nouveau collaborateur
25 questions sur 4 pages · inclut questions conditionnelles, pages multiples.
1 La nouvelle recrue
- Nom de la nouvelle recrue*
- Intitulé du poste*
- Service* Opérations · Ventes · Marketing · Finance · Ingénierie · Assistance clientèle · Ressources humaines · Autre
- Date d’arrivée*
- Type de contrat* Contrat à durée indéterminée · Contrat à durée déterminée · Prestataire · Stagiaire
- Date de fin des accès* affichée uniquement si applicable
- Lieu de travail* Bureau · Hybride · À distance
- Où le matériel doit-il être livré ?* affichée uniquement si applicable
- Adresse e-mail personnelle de la nouvelle recrue
- Adresse e-mail professionnelle souhaitée
2 Comptes et accès
- Comptes à créer* E-mail et calendrier · Messagerie d’équipe · Authentification unique / annuaire · VPN / accès à distance · Libre-service RH et paie · CRM · Système financier / comptable · Dépôts de code · Support informatique / gestion des tickets
- Listes de diffusion, lecteurs partagés et groupes
- Niveau d’accès* Utilisateur standard · Étendu (ex. administrateur d’équipe) · Administrateur système
- Pourquoi un accès étendu est-il nécessaire ?* affichée uniquement si applicable
- Reprendre les accès d’un collègue existant
3 Matériel et logiciels
- Matériel Ordinateur portable · Ordinateur de bureau · Écran(s) · Station d’accueil · Casque · Téléphone portable · Clavier et souris · Badge d’accès au bâtiment
- Type d’ordinateur portable affichée uniquement si applicable Standard · Configuration avancée (ingénierie, design, vidéo) · Mac
- Logiciels Suite bureautique · Éditeur PDF · Outils de conception · Outils de développement / IDE · Outils de données et d’analyse · Visioconférence · Gestionnaire de mots de passe
- Autres logiciels ou licences
- Téléphone de bureau ou poste nécessaire ?
4 Demandeur
- Votre nom (responsable du recrutement)*
- Votre e-mail*
- Votre téléphone
- Centre de coûts
- Autre information à communiquer au service informatique ?
Le formulaire configuration informatique d’un nouveau collaborateur, page par page
1 Le nouvel arrivant
Cette page recueille l’identité de la personne qui rejoint l’entreprise et sa date d’arrivée : Nom du nouvel arrivant, Intitulé du poste, Service, Date de début et Type de contrat. Si le type de contrat n’est pas permanent, un champ Date de fin d’accès apparaît afin que les comptes puissent expirer automatiquement au bon moment.
La page demande également le Lieu de travail — bureau, hybride ou à distance — et, en cas de travail à distance, un champ À quelle adresse le matériel doit-il être livré ? apparaît afin que le matériel puisse être expédié à temps. Une Adresse e-mail professionnelle souhaitée et l’Adresse e-mail personnelle du nouvel arrivant (utilisée uniquement pour les instructions de connexion du premier jour) complètent la page.
2 Comptes et accès
Une checklist des Comptes à créer couvre les besoins essentiels — e-mail et agenda, messagerie d’équipe, authentification unique, VPN, libre-service RH, CRM, systèmes financiers, dépôts de code et service d’assistance — avec une option « autre » pour les besoins propres à votre organisation. Un champ de texte libre permet également d’indiquer les Listes de diffusion, lecteurs partagés et groupes auxquels le nouvel arrivant doit être ajouté.
La question Niveau d’accès (standard, élevé ou administrateur) est volontairement visible : tout choix autre que standard déclenche le champ obligatoire Pourquoi un accès élevé est-il nécessaire ?, afin que toute demande d’accès supérieur soit accompagnée d’une justification que l’informatique pourra examiner avant de l’approuver. Un champ facultatif Copier les accès d’un collègue existant accélère la configuration des postes similaires.
3 Matériel et logiciels
Une checklist Matériel couvre les ordinateurs portables, ordinateurs de bureau, écrans, stations d’accueil, casques, téléphones mobiles et badges d’accès aux locaux. La sélection de « ordinateur portable » fait apparaître une question Type d’ordinateur portable (standard, haute performance ou Mac), afin que l’informatique n’ait pas à deviner. Une checklist Logiciels distincte couvre les suites bureautiques, éditeurs PDF, outils de conception, outils de développement, outils d’analyse, visioconférence et gestionnaires de mots de passe, avec un champ de texte libre pour les autres besoins et licences nécessaires.
Une simple question oui/non indiquant si le nouvel arrivant a besoin d’un téléphone de bureau ou d’un poste termine la page.
4 Demandeur
La dernière page identifie la personne qui fait la demande — Votre nom, Votre e-mail, Votre téléphone et un Centre de coûts facultatif — ainsi qu’un champ libre Y a-t-il autre chose que l’informatique devrait savoir ? pour les informations qui ne trouvent pas leur place ailleurs, comme des horaires de travail inhabituels ou un second responsable à mettre également en copie.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez la liste réelle des logiciels de votre organisation dans les cases à cocher, à la place des catégories génériques du modèle
- Ajoutez une question obligatoire d’approbation pour les accès élevés ou administrateur si votre politique exige l’accord d’un responsable ou de la sécurité avant toute intervention de l’informatique
- Configurez les e-mails de notification pour qu’ils soient envoyés directement à la boîte de réception partagée de votre équipe informatique plutôt qu’à une seule personne
- Désactivez la copie envoyée par e-mail au demandeur si vous ne souhaitez pas conserver un doublon en dehors du coffre-fort
- Classez les demandes dans un dossier par service ou par année afin de retrouver facilement les demandes d’intégration historiques
- Ajoutez un champ pour le nom du responsable du nouvel arrivant si vous examinez les demandes séparément de leur auteur
Conseils pour un meilleur formulaire configuration informatique d’un nouveau collaborateur
- Demandez aux responsables du recrutement d’envoyer ce formulaire dès que la date de début est confirmée, et non la semaine précédente : le matériel et la création des comptes prennent tous deux du temps
- Demandez toujours une justification pour les accès élevés ou administrateur, même lorsque cela semble évident pour certains postes : les révisions d’accès seront bien plus faciles par la suite
- Vérifiez attentivement l’adresse d’expédition des collaborateurs à distance ; une adresse incorrecte est l’une des causes les plus fréquentes d’un premier jour manqué
- Définissez les dates de fin d’accès de chaque prestataire et collaborateur en contrat à durée déterminée dès la demande, et non au moment de leur départ
- Tenez la checklist des comptes à jour au fil de l’évolution de vos outils, afin que l’informatique n’ait pas à deviner ce que recouvre le logiciel « autre »
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Dès qu’un responsable envoie la demande, FileIt l’enregistre au format PDF dans votre coffre-fort et avertit votre équipe informatique par e-mail. Comme le formulaire regroupe la date de début, le niveau d’accès et les informations d’expédition au même endroit, l’informatique peut planifier la préparation sans échanges interminables, et la demande reste disponible si une question se pose plus tard sur ce qui avait été demandé à l’origine.
Les équipes informatiques travaillent généralement depuis la table des Réponses, en filtrant les dates de début à venir pour voir ce qui doit être fait cette semaine, puis en ouvrant les PDF individuels pour consulter le détail du matériel, des logiciels et des accès. Comme chaque demande est datée et enregistrée, elle constitue également une simple piste d’audit — utile pour vérifier qui dispose d’un accès élevé et pourquoi, plusieurs mois après la demande initiale.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Configuration informatique d’un nouveau collaborateur : questions fréquentes
Ce modèle de formulaire de configuration informatique pour un nouveau collaborateur est-il gratuit ?
Oui, il est inclus dans l’application Forms de FileIt avec toutes les offres, y compris l’offre gratuite, et chaque champ peut être modifié pour correspondre à votre propre processus de configuration informatique.
Le responsable du recrutement doit-il disposer d’un compte FileIt pour envoyer une demande ?
Non : vous pouvez partager le formulaire sous forme de lien public en interne ou l’envoyer directement par e-mail aux responsables, qui pourront le remplir sans compte.
Conservons-nous une trace de chaque demande de configuration ?
Oui. Chaque envoi est automatiquement enregistré au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, et vous pouvez consulter, filtrer et exporter toutes les demandes depuis la table des Réponses.
Le formulaire peut-il exiger une justification pour un accès administrateur ?
Oui : tout choix supérieur à « standard » pour le niveau d’accès affiche automatiquement un champ obligatoire demandant pourquoi un accès élevé ou administrateur est nécessaire.
Pouvons-nous l’utiliser pour les collaborateurs à distance dont le matériel doit être expédié ?
Oui : la sélection de « À distance » comme lieu de travail fait apparaître un champ d’adresse de livraison spécifiquement prévu pour l’expédition du matériel avant la date de début.
Pouvons-nous suivre les prestataires avec une date de fin d’accès différente de celle des employés permanents ?
Oui : le choix de tout type de contrat autre que permanent affiche un champ de date de fin d’accès, afin que les accès des prestataires et des collaborateurs en contrat à durée déterminée puissent expirer automatiquement.
Plusieurs personnes peuvent-elles être informées d’une nouvelle demande ?
Oui, vous pouvez ajouter d’autres adresses e-mail de notification dans les paramètres du formulaire afin que toute l’équipe informatique, et pas seulement une personne, voie les nouvelles demandes.
Pouvons-nous modifier la liste des logiciels et des comptes pour l’adapter à nos propres outils ?
Oui : chaque option de case à cocher est modifiable dans l’éditeur, ce qui vous permet de remplacer les exemples génériques par vos systèmes et logiciels réels.