什么是 新员工 IT 设置 表单模板？
新员工的第一天顺利与否，几乎完全取决于 IT 是否提前知道需要准备什么。这份模板让招聘经理通过一份表单准确说明新员工所需的一切——账户、访问级别、硬件和软件——并留出充足时间，确保员工到办公室或远程登录前一切就绪。
通过电子邮件或 Slack 反复确认这些信息，通常会导致一半细节出现在一条消息里，另一半在后续消息中补充，而某些重要信息（例如远程员工的笔记本电脑应寄到哪里）完全被遗漏。结构化的在线表单会一次性收集所有信息，并且只在相关时显示附加问题——例如，只有固定期限员工或合同员工才会出现访问权限结束日期。
每份提交的申请都会直接保存到文件库中的 PDF，因此你能为每位新员工保留一份带日期的准确申请记录。这不仅有助于 IT 制定待办清单，也方便进行入职审计。
- 适用于
- 负责协调新员工第一天设置工作的 IT 团队和招聘经理
- 填写人
- 招聘经理，最好在入职日期至少一周前填写
- 完成时间
- 约 5-7 分钟
- 包含
- 适用于远程寄送、合同结束日期和提升权限理由的条件字段
谁会使用 新员工 IT 设置 表单？
- HR 或招聘经理在录用通知被接受后立即启动 IT 配置
- 远程优先的公司需要在员工第一天前寄送笔记本电脑和外设
- IT 团队统一收集每位新员工所需信息，不受部门影响
- 管理不同雇佣类型的公司——正式员工、合同员工和实习生——为他们设置不同的访问权限结束日期
- 成长中的企业用规范的申请记录取代临时发送的“有人能在周一前设置好一台笔记本电脑吗”消息
- 希望留下完整记录、准确显示申请了哪些访问权限及其原因的运营负责人
此 新员工 IT 设置 表单中的问题
共 4 页，25 个问题 · 包含 条件问题, 多页.
1 新员工
- 新员工姓名*
- 职位名称*
- 部门* 运营 · 销售 · 市场营销 · 财务 · 工程 · 客户支持 · 人力资源 · 其他
- 入职日期*
- 雇佣类型* 长期雇佣 · 固定期限 · 合同工 · 实习生
- 访问权限结束日期* 仅在适用时提问
- 工作地点* 办公室 · 混合办公 · 远程办公
- 设备应送达何处？* 仅在适用时提问
- 新员工个人电子邮箱
- 首选工作邮箱地址
2 账户和访问权限
- 要创建的账户* 电子邮件和日历 · 团队聊天 · 单点登录 / 目录 · VPN / 远程访问 · 人力资源和薪资自助服务 · CRM · 财务 / 会计系统 · 代码仓库 · 帮助台 / 工单系统
- 邮件列表、共享驱动器和群组
- 访问级别* 标准用户 · 提升权限（例如团队管理员） · 系统管理员
- 为什么需要提升权限？* 仅在适用时提问
- 复制现有同事的访问权限
3 硬件和软件
- 硬件 笔记本电脑 · 台式电脑 · 显示器 · 扩展坞 · 耳机 · 手机 · 键盘和鼠标 · 门禁卡
- 笔记本电脑类型 仅在适用时提问 标准配置 · 高规格配置（工程、设计、视频） · Mac
- 软件 办公套件 · PDF 编辑器 · 设计工具 · 开发工具 / IDE · 数据和分析工具 · 视频会议 · 密码管理器
- 其他软件或许可证
- 是否需要座机或分机？
4 申请人
- 您的姓名（招聘经理）*
- 您的电子邮箱*
- 您的电话
- 成本中心
- IT 还需要了解其他信息吗？
新员工 IT 设置 表单，逐页查看
1 新员工信息
此页面记录谁将加入团队以及何时入职：新员工姓名、职位、部门、入职日期和雇佣类型。如果雇佣类型不是正式员工，则会显示访问权限结束日期字段，以便账户在正确时间自动到期。
页面还会询问工作地点——办公室、混合办公或远程办公。如果选择远程办公，则会显示“设备应寄送到哪里？”地址字段，以便及时寄送硬件。首选工作电子邮件地址，以及新员工的个人电子邮件（仅用于发送第一天的登录说明），共同完成本页面信息。
2 账户与访问权限
“要创建的账户”复选清单涵盖基础项目——电子邮件和日历、团队聊天、单点登录、VPN、HR 自助服务、CRM、财务系统、代码仓库和帮助台——同时提供“其他”选项，以填写你所在组织的特定需求。另有一个自由文本字段，用于记录新员工需要加入的邮件列表、共享驱动器和群组。
“访问级别”问题（标准、提升或管理员）会特意直接显示：选择标准以外的任何选项后，都会触发必填的“为什么需要提升访问权限？”字段，因此所有更高权限的申请都必须附带 IT 可在批准前审核的理由。可选的“从现有同事复制访问权限”字段，则能加快相似职位的配置。
3 硬件与软件
“硬件”复选清单涵盖笔记本电脑、台式机、显示器、扩展坞、耳机、手机和大楼门禁卡。选择“笔记本电脑”后，会显示“笔记本电脑类型”问题（标准、高配置或 Mac），让 IT 无需猜测。单独的“软件”复选清单涵盖办公套件、PDF 编辑器、设计工具、开发工具、分析工具、视频会议和密码管理器，并提供自由文本字段，用于填写其他软件和所需许可证。
最后，只需通过一个简单的是/否问题确认新员工是否需要座机或分机，即可完成页面。
4 申请人信息
最后一页用于确认申请人——你的姓名、你的电子邮件、你的电话和可选的成本中心——并提供“还有其他 IT 应该知道的事情吗？”开放字段，用于补充其他位置无法容纳的信息，例如特殊工作时间，或还应同时抄送的第二位经理。
定制你的模板
- 将模板中的通用类别替换为你所在组织实际使用的软件清单，并添加到复选框中
- 如果你的政策要求 IT 操作前必须获得经理或安全团队批准，请为提升权限或管理员权限添加必填审批问题
- 将通知电子邮件设置为直接发送到 IT 团队的共享收件箱，而不是某个单独人员
- 如果不希望文件库之外出现重复记录，请关闭向申请人发送副本的功能
- 按部门或年份将申请归档到文件夹中，方便日后查找历史入职申请
- 如果你需要单独审核申请，而不是只查看提交人，请添加新员工经理姓名字段
填写 新员工 IT 设置 表单的提示
- 要求招聘经理在确认入职日期后立即提交，而不是等到入职前一周——硬件和账户配置都需要时间
- 即使某些职位的权限需求看似显而易见，也始终要求填写提升权限或管理员权限的理由——这样日后的访问权限审核会容易得多
- 仔细核对远程员工的寄送地址；地址错误是导致员工第一天无法顺利开始工作的最常见原因之一
- 在申请时就为每位合同员工和固定期限员工设置访问权限结束日期，不要等到他们离职时才临时处理
- 随着工具集变化及时更新账户清单，避免 IT 猜测“其他”软件具体指什么
每份回复都会成为文件库中的 PDF
经理提交申请的瞬间，FileIt 会将其保存为 PDF 到你的文件库，并通过电子邮件通知 IT 团队。由于表单在同一处收集了入职日期、访问级别和寄送详情，IT 无需反复沟通即可规划配置工作；如果之后有人询问最初申请了什么，这份申请也能随时查阅。
IT 团队通常通过“回复”表格开展工作，按即将到来的入职日期筛选，查看本周需要完成的事项，并打开单份 PDF 查看硬件、软件和访问权限的完整详情。由于每份申请都有日期并已保存，它还会成为一份简单的审计记录——即使在原始申请提交数月后，仍可用于审核谁拥有提升权限以及原因。
- 从此模板开始。它会在 FileIt Forms 设计器中打开 — 你可以修改任何问题、添加页面，并设置问题显示的条件。
- 分享表单。开启公开链接，或通过电子邮件发送给他人，每人都有专属链接。他们无需 FileIt 账户。
- 以 PDF 获取回复。每份回复都会保存为 PDF，存入你选择的文件库文件夹，上传的文件也会附在其中 — 还会列在可导出为 CSV 的回复表中。
新员工 IT 设置 表单：常见问题
这份新员工 IT 设置表单模板免费吗？
免费。它包含在 FileIt 的 Forms 应用中，所有套餐均可使用，包括免费套餐；每个字段也都可以修改，以匹配你自己的 IT 设置流程。
招聘经理需要拥有 FileIt 账户才能提交申请吗？
不需要——你可以在内部以公共链接分享表单，也可以直接通过电子邮件发送给经理；他们无需账户即可提交。
我们会获得每份设置申请的记录吗？
会。每次提交都会自动以 PDF 形式保存到你的 FileIt 文件库中，你可以在“回复”表格中浏览、筛选和导出所有申请。
表单能否要求填写管理员权限的申请理由？
可以——在访问级别中选择高于“标准”的任何选项后，系统会自动显示必填字段，询问为什么需要提升权限或管理员权限。
我们可以将此表单用于需要寄送设备的远程员工吗？
可以——将工作地点选为“远程”后，会显示专门用于在入职日期前寄送硬件的设备寄送地址字段。
我们能否为合同员工设置不同于正式员工的访问权限结束日期？
可以——选择除正式员工以外的任何雇佣类型后，都会显示访问权限结束日期字段，因此可以让合同员工和固定期限员工的访问权限自动到期。
可以通知多个人有新申请吗？
可以，你可以在表单设置中添加额外的通知电子邮件地址，让整个 IT 团队而不只是某一个人看到新申请。
我们可以修改软件和账户清单，以匹配自己的工具吗？
可以——设计器中的每个复选框选项都能编辑，你可以用实际使用的系统和软件替换通用示例。