Apakah templat borang persediaan IT pekerja baharu?
Kelancaran hari pertama pekerja baharu hampir sepenuhnya bergantung pada sama ada IT tahu perkara yang perlu disediakan lebih awal. Templat ini memberikan pengurus pengambilan satu borang untuk menerangkan dengan tepat perkara yang diperlukan oleh pekerja baharu — akaun, tahap akses, perkakasan dan perisian — lebih awal supaya semuanya siap sebelum mereka datang ke pejabat atau log masuk dari jauh.
Mengurus perkara ini melalui e-mel atau Slack biasanya bermakna separuh maklumat tiba dalam satu mesej, separuh lagi dalam susulan, dan sesuatu yang penting (seperti alamat penghantaran komputer riba untuk pekerja jarak jauh) terlepas sepenuhnya. Borang dalam talian berstruktur meminta semua maklumat dari awal dan hanya memaparkan soalan tambahan apabila berkaitan — contohnya, tarikh tamat akses hanya muncul untuk pekerja kontrak atau lantikan bertempoh tetap.
Setiap permintaan yang dihantar menjadi PDF dan disimpan terus dalam peti besi, jadi anda mempunyai rekod bertarikh tentang perkara yang diminta untuk setiap pekerja baharu — berguna untuk audit penerimaan pekerja serta senarai tugasan IT.
- Sesuai untuk
- Pasukan IT dan pengurus pengambilan yang menyelaraskan persediaan hari pertama pekerja baharu
- Diisi oleh
- Pengurus pengambilan, sebaik-baiknya sekurang-kurangnya seminggu sebelum tarikh mula
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 5-7 minit
- Termasuk
- Medan bersyarat untuk penghantaran jarak jauh, tarikh tamat kontrak dan justifikasi akses dipertingkatkan
Siapa yang menggunakan borang persediaan IT pekerja baharu?
- Pegawai HR atau pengurus pengambilan yang memulakan penyediaan IT sebaik sahaja tawaran diterima
- Syarikat yang mengutamakan kerja jarak jauh dan perlu menghantar komputer riba serta peranti tambahan sebelum hari pertama seseorang
- Pasukan IT yang menyeragamkan maklumat yang diperlukan bagi setiap pekerja baharu, tanpa mengira jabatan
- Syarikat yang mengurus pelbagai jenis pekerjaan — kakitangan tetap, pekerja kontrak dan pelatih — dengan tarikh tamat akses yang berbeza
- Perniagaan yang sedang berkembang dan menggantikan mesej tidak formal seperti "boleh sediakan komputer riba untuk hari Isnin?" dengan rekod permintaan yang teratur
- Ketua operasi yang mahukan rekod bertulis tentang akses yang diminta dan sebabnya
Soalan dalam borang persediaan IT pekerja baharu ini
25 soalan dalam 4 halaman · termasuk soalan bersyarat, berbilang halaman.
1 Kakitangan baharu
- Nama kakitangan baharu*
- Jawatan*
- Jabatan* Operasi · Jualan · Pemasaran · Kewangan · Kejuruteraan · Sokongan pelanggan · Sumber manusia · Lain-lain
- Tarikh mula bekerja*
- Jenis pekerjaan* Tetap · Tempoh tetap · Kontraktor · Pelatih
- Tarikh tamat akses* hanya ditanya jika berkenaan
- Lokasi kerja* Pejabat · Hibrid · Jarak jauh
- Di manakah peralatan perlu dihantar?* hanya ditanya jika berkenaan
- E-mel peribadi kakitangan baharu
- Alamat e-mel kerja pilihan
2 Akaun & akses
- Akaun yang perlu diwujudkan* E-mel dan kalendar · Sembang pasukan · Log masuk tunggal / direktori · VPN / akses jarak jauh · Layan diri HR dan gaji · CRM · Sistem kewangan / perakaunan · Repositori kod · Meja bantuan / sistem tiket
- Senarai mel, pemacu kongsi dan kumpulan
- Tahap akses* Pengguna standard · Dipertingkatkan (cth. pentadbir pasukan) · Pentadbir sistem
- Mengapakah akses dipertingkatkan diperlukan?* hanya ditanya jika berkenaan
- Salin akses daripada rakan sekerja sedia ada
3 Perkakasan & perisian
- Perkakasan Komputer riba · Komputer meja · Monitor · Stesen dok · Set kepala · Telefon mudah alih · Papan kekunci dan tetikus · Lencana akses bangunan
- Jenis komputer riba hanya ditanya jika berkenaan Standard · Spesifikasi tinggi (kejuruteraan, reka bentuk, video) · Mac
- Perisian Suite pejabat · Penyunting PDF · Alat reka bentuk · Alat pembangun / IDE · Alat data dan analitik · Persidangan video · Pengurus kata laluan
- Perisian atau lesen lain
- Memerlukan telefon meja atau sambungan?
4 Diminta oleh
- Nama anda (pengurus pengambilan)*
- E-mel anda*
- Telefon anda
- Pusat kos
- Apakah perkara lain yang perlu diketahui oleh IT?
Borang persediaan IT pekerja baharu, halaman demi halaman
1 Pekerja baharu
Halaman ini merekodkan siapa yang menyertai organisasi dan bila: Nama pekerja baharu, Jawatan, Jabatan, Tarikh mula dan Jenis pekerjaan. Jika jenis pekerjaan bukan tetap, medan Tarikh tamat akses akan muncul supaya akaun boleh ditetapkan untuk tamat secara automatik pada masa yang sesuai.
Borang ini juga bertanya Lokasi kerja — pejabat, hibrid atau jarak jauh — dan jika jarak jauh, medan alamat Di manakah peralatan perlu dihantar? akan muncul supaya perkakasan boleh dihantar tepat pada masanya. Alamat e-mel kerja pilihan dan E-mel peribadi pekerja baharu (digunakan hanya untuk arahan log masuk pada hari pertama) melengkapkan halaman ini.
2 Akaun & akses
Senarai semak Akaun yang perlu dicipta merangkumi perkara asas — e-mel dan kalendar, sembang pasukan, log masuk tunggal, VPN, layan diri HR, CRM, sistem kewangan, repositori kod dan meja bantuan — dengan pilihan "lain-lain" untuk keperluan khusus organisasi anda. Medan teks bebas juga merekodkan Senarai mel, pemacu dikongsi dan kumpulan yang perlu disertai oleh pekerja baharu.
Soalan Tahap akses (standard, dipertingkatkan atau pentadbir) sengaja dipaparkan: memilih apa-apa selain standard akan mencetuskan medan wajib Mengapa akses dipertingkatkan diperlukan?, supaya permintaan akses lebih tinggi sentiasa disertakan justifikasi yang boleh disemak IT sebelum diluluskan. Medan pilihan Salin akses daripada rakan sekerja sedia ada mempercepatkan persediaan bagi peranan yang sama.
3 Perkakasan & perisian
Senarai semak Perkakasan merangkumi komputer riba, komputer meja, monitor, stesen dok, set kepala, telefon bimbit dan lencana akses bangunan. Memilih "komputer riba" akan memaparkan soalan Jenis komputer riba (standard, spesifikasi tinggi atau Mac) supaya IT tidak perlu membuat andaian. Senarai semak Perisian yang berasingan merangkumi suite pejabat, penyunting PDF, alat reka bentuk, alat pembangun, alat analitik, persidangan video dan pengurus kata laluan, dengan medan teks bebas untuk perkara lain serta lesen yang diperlukan.
Soalan mudah ya/tidak tentang sama ada pekerja baharu memerlukan telefon meja atau sambungan telefon melengkapkan halaman ini.
4 Diminta oleh
Halaman terakhir mengenal pasti pihak yang membuat permintaan — Nama anda, E-mel anda, Telefon anda dan Pusat kos pilihan — serta medan terbuka Ada perkara lain yang perlu diketahui oleh IT? untuk konteks yang tidak sesuai diletakkan di tempat lain, seperti waktu kerja luar biasa atau pengurus kedua yang juga perlu menerima salinan.
Ubah suai templat ini
- Tambahkan senarai perisian sebenar organisasi anda pada kotak pilihan, menggantikan kategori umum dalam templat
- Tambahkan soalan kelulusan wajib untuk akses dipertingkatkan atau pentadbir jika dasar anda memerlukan pengesahan pengurus atau keselamatan sebelum IT meneruskan proses
- Tetapkan e-mel pemberitahuan supaya dihantar terus ke peti masuk dikongsi pasukan IT anda, bukan kepada seorang individu sahaja
- Matikan salinan e-mel kepada pemohon jika anda tidak mahu rekod pendua di luar peti besi
- Failkan permintaan mengikut jabatan atau tahun supaya permintaan penerimaan pekerja terdahulu mudah dicari kemudian
- Tambahkan medan untuk nama pengurus pekerja baharu jika anda menyemak permintaan secara berasingan daripada pihak yang menghantarnya
Petua untuk borang persediaan IT pekerja baharu yang lebih baik
- Minta pengurus pengambilan menghantar borang ini sebaik sahaja tarikh mula disahkan, bukan seminggu sebelumnya — penyediaan perkakasan dan akaun kedua-duanya mengambil masa
- Sentiasa wajibkan sebab untuk akses dipertingkatkan atau pentadbir, walaupun ia kelihatan jelas bagi sesetengah peranan — ini memudahkan semakan akses kemudian
- Semak semula alamat penghantaran untuk pekerja jarak jauh; alamat yang salah ialah antara punca paling biasa hari pertama tidak berjalan lancar
- Tetapkan tarikh tamat akses untuk setiap pekerja kontrak dan lantikan bertempoh tetap ketika permintaan dibuat, bukan sebagai perkara yang difikirkan kemudian apabila mereka meninggalkan organisasi
- Pastikan senarai semak akaun dikemas kini apabila set alat anda berubah, supaya IT tidak perlu meneka maksud perisian "lain-lain"
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Sebaik sahaja pengurus menghantar permintaan, FileIt menyimpannya sebagai PDF dalam peti besi anda dan memaklumkan pasukan IT melalui e-mel. Oleh sebab borang ini merekodkan tarikh mula, tahap akses dan butiran penghantaran di satu tempat, IT boleh merancang penyediaan tanpa perbualan berulang-alik, dan permintaan itu kekal tersedia untuk rujukan jika timbul persoalan kemudian tentang perkara yang asalnya diminta.
Pasukan IT biasanya bekerja daripada jadual Respons, menapis mengikut tarikh mula yang akan datang untuk melihat perkara yang perlu diselesaikan minggu ini, dan membuka PDF individu untuk mendapatkan butiran penuh tentang perkakasan, perisian dan akses. Oleh sebab setiap permintaan bertarikh dan disimpan, ia juga menjadi jejak audit ringkas — berguna apabila menyemak siapa yang mempunyai akses dipertingkatkan dan sebabnya, berbulan-bulan selepas permintaan asal dibuat.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Persediaan IT pekerja baharu: soalan lazim
Adakah templat borang persediaan IT pekerja baharu ini percuma?
Ya, ia disertakan dalam aplikasi Forms FileIt pada setiap pelan, termasuk pelan percuma, dan setiap medan boleh diubah suai mengikut proses persediaan IT anda sendiri.
Adakah pengurus pengambilan memerlukan akaun FileIt untuk menghantar permintaan?
Tidak — anda boleh berkongsi borang sebagai pautan awam secara dalaman atau menghantarnya terus melalui e-mel kepada pengurus, dan mereka boleh menghantarnya tanpa akaun.
Adakah kami mendapat rekod bagi setiap permintaan persediaan?
Ya. Setiap penghantaran disimpan secara automatik sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda, dan anda boleh menyemak imbas, menapis serta mengeksport semua permintaan daripada jadual Respons.
Bolehkah borang ini mewajibkan justifikasi untuk akses pentadbir?
Ya — memilih apa-apa tahap melebihi "standard" untuk tahap akses akan memaparkan medan wajib secara automatik yang bertanya sebab akses dipertingkatkan atau pentadbir diperlukan.
Bolehkah kami menggunakannya untuk pekerja jarak jauh yang memerlukan peralatan dihantar?
Ya — memilih "Jarak jauh" sebagai lokasi kerja akan memaparkan medan alamat penghantaran khusus untuk menghantar perkakasan sebelum tarikh mula.
Bolehkah kami menjejaki pekerja kontrak dengan tarikh tamat akses yang berbeza daripada kakitangan tetap?
Ya — memilih apa-apa jenis pekerjaan selain tetap akan memaparkan medan tarikh tamat akses, supaya akses pekerja kontrak dan lantikan bertempoh tetap boleh ditetapkan untuk tamat secara automatik.
Bolehkah lebih daripada seorang menerima pemberitahuan tentang permintaan baharu?
Ya, anda boleh menambah alamat e-mel pemberitahuan tambahan dalam tetapan borang supaya seluruh pasukan IT, bukan seorang sahaja, melihat permintaan baharu.
Bolehkah kami mengubah senarai perisian dan akaun supaya sepadan dengan alat kami sendiri?
Ya — setiap pilihan kotak semak boleh diedit dalam pereka borang, jadi anda boleh menggantikan contoh umum dengan sistem dan perisian sebenar anda.