Apakah templat borang senarai semak offboarding?
Proses offboarding mudah tersilap dalam perkara yang paling penting: bekas pekerja masih mempunyai akses kepada pemacu dikongsi, komputer riba tidak dipulangkan, atau tiada siapa ingat siapa yang sepatutnya mengambil alih akaun penting. Templat ini memberikan sesiapa yang menguruskan pekerja yang meninggalkan syarikat — pengurus, HR atau IT — satu senarai semak tersusun yang merangkumi peralatan, penghapusan akses, pengurusan peti mel dan serah tugas.
Senarai semak dalam fikiran atau e-mel yang berselerak sering menyebabkan perkara terlepas pandang. Borang dalam talian yang menghimpunkan semuanya di satu tempat, dengan medan wajib untuk bahagian paling penting (seperti mengesahkan bahawa akses istimewa benar-benar telah dibuang), menjadikan langkah yang terlepas secara tidak sengaja lebih sukar berlaku, terutamanya apabila seseorang meninggalkan syarikat dalam masa yang singkat.
Setiap senarai semak yang lengkap menjadi PDF dalam peti besi FileIt anda, memberikan rekod bertarikh bahawa proses offboarding benar-benar telah dilakukan — dan dilakukan dengan betul — untuk setiap orang yang meninggalkan syarikat.
- Sesuai untuk
- Pengurus, HR dan IT yang menyelesaikan urusan pemergian pekerja
- Diisi oleh
- Pengurus atau ahli pasukan IT yang menguruskan pekerja yang meninggalkan syarikat
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 8-10 minit
- Termasuk
- Penjejakan pemulangan peralatan, senarai semak penghapusan akses dan pengisytiharan pengesahan akhir
Siapa yang menggunakan borang senarai semak offboarding?
- Pasukan HR yang menyeragamkan proses offboarding bagi peletakan jawatan, pemberhentian dan tamat kontrak
- Pasukan IT yang mengesahkan setiap akaun dan titik akses telah dinyahaktifkan dengan betul
- Pengurus yang menguruskan pekerja yang meninggalkan syarikat dalam masa yang singkat dan perlu membuang akses dengan segera
- Syarikat yang memerlukan rekod boleh diaudit untuk menunjukkan bahawa akses istimewa telah ditarik balik apabila seseorang meninggalkan syarikat
- Ketua operasi yang menjejaki sama ada peralatan tertunggak (komputer riba, kad akses, kad pembayaran) benar-benar telah dipulangkan
- Pemilik perniagaan yang mahukan keyakinan bahawa kerja pekerja yang akan meninggalkan syarikat telah diserahkan dengan betul
Soalan dalam borang senarai semak offboarding ini
27 soalan dalam 4 halaman · termasuk soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan, penilaian.
1 Pekerja yang meninggalkan organisasi
- Nama pekerja yang meninggalkan organisasi*
- Jawatan
- Jabatan Operasi · Jualan · Pemasaran · Kewangan · Kejuruteraan · Sokongan pelanggan · Sumber manusia · IT · Lain-lain
- Hari terakhir bekerja*
- Akses perlu disingkirkan pada*
- Sebab* Peletakan jawatan · Tamat kontrak · Persaraan · Pemberhentian kerana lebihan tenaga kerja · Pemecatan · Pertukaran dalaman (sebahagian akses dikekalkan)
- Adakah akses perlu disingkirkan serta-merta?
- Adakah mereka mempunyai akses pentadbir atau akses istimewa?*
2 Peralatan
- Peralatan* Dipulangkan · Belum selesai · Tidak dikeluarkan
- Adakah terdapat apa-apa yang masih belum selesai?*
- Apakah perkara tersebut dan bagaimanakah ia akan dipulangkan?* hanya ditanya jika berkenaan
- Tag aset peranti yang dipulangkan
- Adakah peranti yang dipulangkan telah dipadamkan dengan selamat atau dipasang semula imej sistemnya?
3 Penyingkiran akses
- Akses disingkirkan* Akaun pengguna utama / log masuk tunggal dinyahaktifkan · Log masuk e-mel disekat · VPN / akses jauh · Kunci keselamatan dan peranti pengesah disingkirkan · Aplikasi perniagaan dan alat SaaS · Pemacu dikongsi dan pautan perkongsian fail · Akaun pentadbir disingkirkan · Kelayakan akaun dikongsi ditukar · Akses bangunan dan penggera · Data syarikat disingkirkan daripada peranti peribadi
- Akaun istimewa manakah yang telah disingkirkan atau diserahkan?* hanya ditanya jika berkenaan
- Apakah yang akan berlaku kepada peti mel mereka?* Majukan kepada seseorang · Balasan automatik sahaja · Tukar kepada peti mel dikongsi · Kekalkan, kemudian padamkan mengikut dasar penyimpanan
- Majukan kepada* hanya ditanya jika berkenaan
- Lesen atau langganan yang perlu dibatalkan atau ditugaskan semula
4 Serahan tugas & pengesahan
- Adakah kerja telah diserahkan?*
- Diserahkan kepada hanya ditanya jika berkenaan
- Apakah yang masih perlu diserahkan?* hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah fail kerja mereka telah dipindahkan ke lokasi dikongsi atau pemilik baharu?
- Nota lain
- Diselesaikan oleh*
- E-mel*
- Tarikh diselesaikan*
- Pengesahan*
Borang senarai semak offboarding, halaman demi halaman
1 Pekerja yang meninggalkan syarikat
Halaman ini merekodkan siapa yang akan meninggalkan syarikat dan sebabnya: Nama pekerja, Jawatan, Jabatan, Hari terakhir bekerja dan Akses untuk dibuang pada. Menu lungsur Sebab (peletakan jawatan, pemberhentian, pemecatan dan sebagainya) disertakan bersama dua soalan ya/tidak yang menentukan tahap segera — Adakah akses perlu dibuang dengan segera? dan Adakah mereka mempunyai akses pentadbir atau akses istimewa? — soalan kedua akan mencetuskan soalan tambahan kemudian dalam borang.
2 Peralatan
Grid penilaian menjejaki sama ada setiap peralatan — komputer riba, telefon, kad akses, token keselamatan, kad pembayaran syarikat — telah Dipulangkan, masih Tertunggak atau Tidak dikeluarkan. Jika ada yang tertunggak, medan wajib meminta butiran tentang perkara yang tiada dan cara ia akan dipulangkan. Tag aset peranti yang dipulangkan serta sama ada peranti tersebut telah Dipadam secara selamat atau dipasang semula imejnya melengkapkan halaman ini.
3 Penghapusan akses
Senarai semak merangkumi setiap titik akses yang perlu disahkan: log masuk tunggal, e-mel, VPN, kunci keselamatan, aplikasi perniagaan, pemacu dikongsi, akaun pentadbir, kelayakan dikongsi, akses bangunan dan data syarikat pada peranti peribadi. Jika pekerja tersebut mempunyai akses istimewa, medan wajib meminta butiran tepat tentang akaun pentadbir yang telah dibuang atau diserahkan. Soalan Peti mel menentukan perkara yang akan berlaku kepada e-mel mereka — dimajukan, balasan automatik sahaja, ditukar kepada peti mel dikongsi atau disimpan mengikut dasar pengekalan anda.
4 Serah tugas & pengesahan
Halaman ini mengesahkan sama ada kerja benar-benar telah diserahkan, kepada siapa, dan perkara yang masih tertunggak jika belum diserahkan. Sesiapa yang melengkapkan senarai semak menambah nama, e-mel dan tarikh siap mereka, kemudian menandatangani pengisytiharan yang mengesahkan senarai semak itu mencerminkan perkara yang telah dilakukan — dengan apa-apa yang ditandakan sebagai tertunggak kekal dalam rekod untuk tindakan susulan dan bukannya hilang begitu sahaja.
Ubah suai templat ini
- Tambahkan sistem khusus organisasi anda pada senarai semak penghapusan akses, bukan hanya kategori umum
- Jadikan grid peralatan sepadan tepat dengan perkara yang dikeluarkan oleh syarikat anda, dengan menambah atau membuang baris mengikut keperluan
- Wajibkan pengesahan kedua daripada IT atau keselamatan bagi sesiapa yang dikenal pasti mempunyai akses istimewa
- Tetapkan e-mel pemberitahuan untuk memaklumkan HR dan IT supaya kedua-dua pihak tidak perlu saling meminta kemas kini
- Failkan senarai semak yang lengkap di bawah rekod pekerja itu sendiri supaya dokumentasi pemergian disimpan bersama sejarah mereka
- Tambahkan peringatan susulan dalam kalendar anda sendiri untuk apa-apa perkara yang masih ditandakan sebagai tertunggak semasa penghantaran
Petua untuk borang senarai semak offboarding yang lebih baik
- Mulakan senarai semak pada hari pemergian disahkan, bukan pada hari terakhir sebenar pekerja itu
- Anggap penghapusan akses istimewa atau pentadbir sebagai perkara wajib — sahkannya secara jelas dan jangan menganggapnya telah dilakukan
- Tentukan perkara yang akan berlaku kepada peti mel sebelum hari terakhir, bukan selepasnya, terutamanya jika klien atau pelanggan menghantar e-mel terus ke alamat tersebut
- Jejaki perkara tertunggak sehingga benar-benar selesai — perkara yang ditandakan sebagai tertunggak hari ini perlu dibuat susulan, bukan dilupakan
- Simpan senarai semak yang lengkap untuk setiap pekerja yang meninggalkan syarikat, walaupun pemergian mereka berlaku secara baik, supaya semakan akses kemudian mempunyai rekod rujukan
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Sebaik sahaja senarai semak disahkan, FileIt menyimpannya sebagai PDF dalam peti besi anda, memberikan rekod bertarikh tentang perkara yang telah dilakukan — dan yang belum dilakukan — untuk pekerja tersebut. Anda menerima pemberitahuan sebaik sahaja ia dihantar, supaya apa-apa yang ditandakan sebagai tertunggak boleh diambil tindakan dengan segera dan bukannya terbiar tanpa disedari.
Kebanyakan pasukan memantau jadual Respons untuk mencari senarai semak yang masih mempunyai perkara tertunggak yang belum diselesaikan, dan menggunakannya sebagai senarai tugasan langsung sehingga semuanya selesai. Setelah lengkap, PDF itu menjadi sebahagian daripada rekod pekerja tersebut — berguna semasa audit, semakan keselamatan atau jika timbul persoalan tentang masa sebenar akses mereka dibuang.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Senarai semak offboarding: soalan lazim
Adakah templat borang senarai semak offboarding ini percuma?
Ya, ia disertakan dalam aplikasi Forms FileIt untuk setiap pelan, termasuk pelan percuma, dan setiap medan boleh disunting agar sepadan dengan proses anda sendiri.
Adakah kami memerlukan akaun FileIt untuk menggunakannya secara dalaman?
Orang yang mencipta dan menguruskan borang memerlukan akaun FileIt, tetapi senarai semak biasanya dilengkapkan oleh pengurus atau pasukan IT anda sendiri, yang mengisinya secara terus — tiada akaun berasingan diperlukan untuk menghantarnya.
Adakah senarai semak yang lengkap disimpan secara automatik?
Ya, setiap senarai semak disimpan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda sebaik sahaja dihantar, dan semua respons juga boleh dilihat serta dieksport daripada jadual Respons.
Bolehkah borang menandakan bahawa seseorang mempunyai akses pentadbir?
Ya — jawapan ya kepada soalan tentang akses istimewa akan mencetuskan medan wajib yang meminta butiran tepat tentang akaun pentadbir yang telah dibuang atau diserahkan.
Apakah yang berlaku jika peralatan masih belum dipulangkan?
Borang ini membolehkan anda menandakan peralatan sebagai tertunggak dan bukannya memaksa jawapan palsu "dipulangkan", serta memerlukan butiran tentang perkara yang tiada dan cara ia akan dipulangkan.
Bolehkah lebih daripada seorang menerima pemberitahuan apabila senarai semak dihantar?
Ya, anda boleh menambah alamat e-mel pemberitahuan tambahan dalam tetapan borang supaya HR dan IT menerima makluman.
Bolehkah kami menyesuaikan senarai semak penghapusan akses untuk sistem kami sendiri?
Ya, setiap pilihan kotak tanda boleh disunting dalam pereka bentuk, jadi anda boleh menggantikan senarai umum dengan aplikasi dan akaun sebenar anda.
Adakah ini pengganti temu duga keluar rasmi?
Tidak — senarai semak ini memfokuskan pada peralatan dan akses, bukan maklum balas pekerja. Padankan dengan templat temu duga keluar berasingan jika anda juga mahu merekodkan maklum balas tersebut.