¿Qué es la plantilla del formulario de checklist de salida?
Gestionar la salida de un empleado es fácil de hacer mal precisamente en los aspectos más importantes: un exempleado todavía tiene acceso a una unidad compartida, un portátil nunca se devuelve o nadie recuerda quién debía hacerse cargo de una cuenta importante. Esta plantilla proporciona a la persona que gestiona la salida —un responsable, Recursos Humanos o TI— un checklist estructurado que cubre la devolución del equipo, la retirada de accesos, la gestión del buzón y el traspaso del trabajo.
Un checklist mental o un conjunto disperso de correos es la forma perfecta de que se pasen cosas por alto. Un formulario online con todo en un solo lugar y campos obligatorios para los aspectos más importantes (como confirmar que el acceso privilegiado se ha retirado realmente) dificulta mucho que se omita un paso por accidente, especialmente cuando alguien se marcha con poca antelación.
Cada checklist completado se convierte en un PDF en tu bóveda de FileIt, lo que te proporciona un registro fechado de que la salida se gestionó realmente —y correctamente— para cada persona que se marcha.
- Ideal para
- Responsables, Recursos Humanos y TI que gestionan la salida de un empleado
- Lo completa
- El responsable o miembro del equipo de TI que gestiona la salida
- Tiempo de completado
- Aproximadamente 8-10 minutos
- Incluye
- Seguimiento de la devolución del equipo, un checklist de retirada de accesos y una declaración final de conformidad
¿Quién usa un formulario de checklist de salida?
- Un equipo de Recursos Humanos que estandariza la gestión de salidas por renuncias, despidos colectivos y finalizaciones de contrato
- Un equipo de TI que confirma que todas las cuentas y puntos de acceso se han deshabilitado correctamente
- Un responsable que gestiona con poca antelación la salida de un empleado y necesita retirar sus accesos de inmediato
- Una empresa que necesita un registro auditable que demuestre que el acceso privilegiado se revocó cuando alguien se marchó
- Un responsable de operaciones que comprueba si el equipo pendiente (portátiles, tarjetas identificativas, tarjetas de pago) se ha devuelto realmente
- El propietario de una empresa que quiere tener la seguridad de que el trabajo de un empleado que se marcha se ha traspasado correctamente
Preguntas de este formulario de checklist de salida
27 preguntas en 4 páginas · incluye preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento, valoraciones.
1 La persona saliente
- Nombre de la persona saliente*
- Puesto
- Departamento Operaciones · Ventas · Marketing · Finanzas · Ingeniería · Atención al cliente · Recursos humanos · TI · Otro
- Último día laborable*
- Fecha de retirada de accesos*
- Motivo* Renuncia · Fin del contrato · Jubilación · Despido por causas objetivas · Despido · Cambio interno (conserva algunos accesos)
- ¿Es necesario retirar los accesos inmediatamente?
- ¿Tenía acceso de administrador o privilegiado?*
2 Equipo
- Equipo* Devuelto · Pendiente · No entregado
- ¿Hay algo todavía pendiente?*
- ¿Qué falta y cómo se devolverá?* solo se pregunta cuando corresponde
- Etiquetas de activo de los dispositivos devueltos
- ¿Se han borrado de forma segura o se ha reinstalado la imagen de los dispositivos devueltos?
3 Retirada de accesos
- Accesos eliminados* Cuenta de usuario principal / inicio de sesión único desactivado · Inicio de sesión del correo electrónico bloqueado · VPN / acceso remoto · Llaves de seguridad y dispositivos de autenticación eliminados · Aplicaciones empresariales y herramientas SaaS · Unidades compartidas y enlaces para compartir archivos · Cuentas de administrador eliminadas · Credenciales de cuentas compartidas renovadas · Acceso al edificio y a la alarma · Datos de la empresa eliminados de dispositivos personales
- ¿Qué cuentas privilegiadas se eliminaron o se traspasaron?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Qué ocurrirá con su buzón de correo?* Reenviar a otra persona · Solo respuesta automática · Convertir en un buzón compartido · Conservar y eliminar después conforme a la política de conservación
- Reenviar a* solo se pregunta cuando corresponde
- Licencias o suscripciones que cancelar o reasignar
4 Traspaso y validación
- ¿Se ha traspasado el trabajo?*
- Traspasado a solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Qué queda por traspasar?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Se han trasladado sus archivos de trabajo a una ubicación compartida o a un nuevo responsable?
- Otras notas
- Completado por*
- Correo electrónico*
- Fecha de finalización*
- Confirmación*
El formulario checklist de salida, página por página
1 La persona que se marcha
Esta página registra quién se marcha y por qué: nombre de la persona, puesto, departamento, último día de trabajo y fecha en la que se retirarán los accesos. Un menú desplegable de Motivo (renuncia, despido colectivo, despido y otros) aparece junto a dos preguntas de sí/no que determinan la urgencia: ¿Es necesario retirar el acceso de inmediato? y ¿Tenía acceso de administrador o privilegiado? La segunda activa preguntas adicionales más adelante en el formulario.
2 Equipo
Una cuadrícula de valoración registra si cada equipo —portátil, teléfono, tarjeta de acceso, token de seguridad, tarjeta de pago de la empresa— ha sido Devuelto, está Pendiente o No se entregó. Si falta algo, un campo obligatorio pregunta qué falta y cómo se devolverá. La página se completa con las etiquetas de los dispositivos devueltos y la indicación de si se han Borrado de forma segura o se les ha reinstalado la imagen.
3 Retirada de accesos
Un checklist cubre todos los puntos de acceso que conviene confirmar: inicio de sesión único, correo electrónico, VPN, claves de seguridad, aplicaciones empresariales, unidades compartidas, cuentas de administrador, credenciales compartidas, acceso al edificio y datos de la empresa en dispositivos personales. Si la persona que se marcha tenía acceso privilegiado, un campo obligatorio pregunta exactamente qué cuentas de administrador se retiraron o se traspasaron. Una pregunta sobre el Buzón determina qué ocurre con su correo: se reenvía, solo tiene respuesta automática, se convierte en compartido o se conserva según tu política de conservación.
4 Traspaso y conformidad
Esta página confirma si el trabajo se ha traspasado realmente, a quién y qué sigue pendiente si no se ha hecho. La persona que completa el checklist añade su nombre, correo electrónico y la fecha de finalización, y después firma una declaración que confirma que el checklist refleja lo que realmente se ha hecho; cualquier elemento marcado como pendiente queda registrado para su seguimiento en lugar de desaparecer silenciosamente.
Personaliza la plantilla
- Añade los sistemas específicos de tu organización al checklist de retirada de accesos en lugar de utilizar las categorías genéricas
- Adapta la cuadrícula de equipos exactamente a lo que entrega tu empresa, añadiendo o eliminando filas según sea necesario
- Exige una segunda conformidad de TI o seguridad para cualquier persona que haya tenido acceso privilegiado
- Configura el correo de notificación para avisar tanto a Recursos Humanos como a TI, de modo que ninguna de las dos partes tenga que pedir a la otra información sobre el estado
- Archiva los checklists completados en el registro del propio empleado para que la documentación de su salida quede junto a su historial
- Añade un recordatorio de seguimiento en tu propio calendario para cualquier elemento que quede marcado como pendiente al enviar el formulario
Consejos para mejorar tu formulario checklist de salida
- Empieza el checklist el día en que se confirma la salida, no el último día de trabajo de la persona
- Trata la retirada de accesos privilegiados o de administrador como algo innegociable: confírmala explícitamente en lugar de dar por hecho que se ha hecho
- Decide qué ocurrirá con el buzón antes del último día, no después, especialmente si clientes o usuarios escriben directamente a esa dirección
- Haz seguimiento de los elementos pendientes hasta que se completen: un elemento marcado como pendiente hoy debe revisarse, no olvidarse
- Conserva un checklist completado de cada persona que se marche, incluso si la salida es amistosa, para que las revisiones posteriores de accesos tengan un registro de referencia
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto se confirma el checklist, FileIt lo guarda como PDF en tu bóveda, proporcionándote un registro fechado de exactamente lo que se hizo —y lo que no— con esa persona. Recibes una notificación en el momento del envío, de modo que cualquier elemento marcado como pendiente pueda gestionarse rápidamente en lugar de pasar desapercibido.
La mayoría de los equipos consultan la tabla de Respuestas para detectar cualquier checklist cuyos elementos pendientes sigan sin resolverse, y la utilizan como una lista de tareas activa hasta cerrar todo. Una vez completado, el PDF pasa a formar parte del registro de ese empleado, algo útil durante auditorías, revisiones de seguridad o si alguna vez surge una duda sobre cuándo se retiraron exactamente sus accesos.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Checklist de salida: preguntas frecuentes
¿Esta plantilla de formulario de checklist de salida es gratuita?
Sí, está incluida en la aplicación Forms de FileIt en todos los planes, incluido el plan gratuito, y puedes editar todos los campos para adaptarlos a tu propio proceso.
¿Necesitamos una cuenta de FileIt para utilizarla internamente?
La persona que crea y gestiona el formulario necesita una cuenta de FileIt, pero normalmente el checklist lo completa tu propio responsable o equipo de TI, que lo rellena directamente; no hace falta una cuenta independiente para enviarlo.
¿Los checklists completados se guardan automáticamente?
Sí, cada uno se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt en el momento en que se envía, y todas las respuestas también se pueden consultar y exportar desde la tabla de Respuestas.
¿El formulario puede indicar si alguien tenía acceso de administrador?
Sí: responder que sí a la pregunta sobre si tenía acceso privilegiado activa un campo obligatorio que pregunta exactamente qué cuentas de administrador se retiraron o se traspasaron.
¿Qué ocurre si todavía no se ha devuelto el equipo?
El formulario permite marcar el equipo como pendiente en lugar de obligarte a indicar falsamente que se ha devuelto, y exige especificar qué falta y cómo se devolverá.
¿Se puede notificar a más de una persona cuando se envía un checklist?
Sí, puedes añadir direcciones de correo electrónico de notificación adicionales en la configuración del formulario para avisar tanto a Recursos Humanos como a TI.
¿Podemos personalizar el checklist de retirada de accesos para nuestros propios sistemas?
Sí, puedes editar todas las opciones de casilla en el diseñador, de modo que sustituyas la lista genérica por tus aplicaciones y cuentas reales.
¿Sustituye esto a una entrevista de salida formal?
No: este checklist se centra en el equipo y los accesos, no en los comentarios del empleado. Combínalo con una plantilla de entrevista de salida independiente si también quieres recopilar esa información.