Quel est le modèle de formulaire checklist de départ ?
Les départs sont faciles à gérer incorrectement, précisément sur les points les plus importants : un ancien salarié conserve l’accès à un lecteur partagé, un ordinateur portable n’est jamais rendu ou personne ne se souvient à qui devait être transféré un compte important. Ce modèle fournit à la personne qui gère le départ — responsable, RH ou informatique — une checklist structurée couvrant le matériel, la suppression des accès, la gestion de la boîte mail et le transfert du travail.
Une checklist mentale ou un ensemble d’e-mails dispersés permet facilement à certaines étapes de passer à la trappe. Un formulaire en ligne regroupant tout au même endroit, avec des champs obligatoires pour les éléments les plus importants (comme la confirmation que les accès privilégiés ont bien été supprimés), réduit considérablement le risque d’oublier une étape, surtout lorsqu’une personne quitte l’entreprise avec un court préavis.
Chaque checklist complétée devient un PDF dans votre coffre-fort FileIt, vous fournissant une trace datée prouvant que le départ a bien été géré — et correctement — pour chaque personne qui quitte l’entreprise.
- Idéal pour
- Les responsables, les RH et les équipes informatiques qui gèrent le départ d’un salarié
- Remplie par
- Le responsable ou le membre de l’équipe informatique qui gère le départ
- Durée estimée
- Environ 8 à 10 minutes
- Comprend
- Le suivi du retour du matériel, une checklist de suppression des accès et une déclaration de validation finale
Qui utilise un formulaire checklist de départ ?
- Une équipe RH qui standardise la gestion des départs liés aux démissions, suppressions de postes et fins de contrat
- Une équipe informatique qui confirme que chaque compte et point d’accès a bien été désactivé
- Un responsable qui gère un départ avec un court préavis et doit supprimer les accès immédiatement
- Une entreprise qui a besoin d’une trace vérifiable indiquant que les accès privilégiés ont été révoqués lorsqu’une personne est partie
- Un responsable des opérations qui suit le retour effectif du matériel encore manquant (ordinateurs portables, badges, cartes de paiement)
- Un dirigeant qui veut s’assurer que le travail d’un salarié partant a bien été transféré
Questions de ce formulaire checklist de départ
27 questions sur 4 pages · inclut questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement, évaluations.
1 Personne quittant l'entreprise
- Nom de la personne quittant l'entreprise*
- Intitulé du poste
- Service Opérations · Ventes · Marketing · Finance · Ingénierie · Support client · Ressources humaines · Informatique · Autre
- Dernier jour travaillé*
- Date de suppression des accès*
- Motif* Démission · Fin de contrat · Départ à la retraite · Suppression de poste · Licenciement · Mutation interne (certains accès sont conservés)
- Les accès doivent-ils être supprimés immédiatement ?
- Disposait-elle d'un accès administrateur ou privilégié ?*
2 Matériel
- Matériel* Restitué · En attente · Non attribué
- Reste-t-il des éléments en attente ?*
- Lesquels, et comment seront-ils restitués ?* affichée uniquement si applicable
- Étiquettes d'inventaire des appareils restitués
- Les appareils restitués ont-ils été effacés de manière sécurisée ou réinitialisés avec une nouvelle image système ?
3 Suppression des accès
- Accès supprimés* Compte utilisateur principal ou authentification unique désactivé · Connexion à la messagerie bloquée · VPN ou accès à distance · Clés de sécurité et appareils d'authentification supprimés · Applications professionnelles et outils SaaS · Lecteurs partagés et liens de partage de fichiers · Comptes administrateur supprimés · Identifiants des comptes partagés renouvelés · Accès aux bâtiments et aux alarmes · Données de l'entreprise supprimées des appareils personnels
- Quels comptes privilégiés ont été supprimés ou transférés ?* affichée uniquement si applicable
- Que va-t-il advenir de sa boîte aux lettres ?* Transfert à une autre personne · Réponse automatique uniquement · Conversion en boîte aux lettres partagée · Conservation, puis suppression conformément à la politique de conservation
- Transfert à* affichée uniquement si applicable
- Licences ou abonnements à annuler ou à réattribuer
4 Transmission et validation finale
- Le travail a-t-il été transmis ?*
- Travail transmis à affichée uniquement si applicable
- Que reste-t-il à transmettre ?* affichée uniquement si applicable
- Ses fichiers de travail ont-ils été déplacés vers un emplacement partagé ou attribués à un nouveau responsable ?
- Autres remarques
- Rempli par*
- E-mail*
- Date de réalisation*
- Confirmation*
Le formulaire checklist de départ, page par page
1 La personne partante
Cette page enregistre les informations relatives au départ et sa raison : Nom de la personne partante, Intitulé du poste, Service, Dernier jour de travail et Date de suppression des accès. Un menu déroulant Motif (démission, suppression de poste, licenciement, etc.) est accompagné de deux questions oui/non qui déterminent l’urgence — Les accès doivent-ils être supprimés immédiatement ? et La personne disposait-elle d’un accès administrateur ou privilégié ? — la seconde déclenchant des questions supplémentaires plus loin dans le formulaire.
2 Matériel
Une grille d’évaluation indique, pour chaque équipement — ordinateur portable, téléphone, carte d’accès, jeton de sécurité, carte de paiement de l’entreprise — s’il a été Rendu, est Encore à récupérer ou n’a pas été Attribué. Si un élément est encore à récupérer, un champ obligatoire demande ce qui manque et comment il sera rendu. Les numéros d’inventaire des appareils rendus ainsi que la confirmation qu’ils ont été Effacés de manière sécurisée ou réinitialisés complètent la page.
3 Suppression des accès
Une checklist couvre chaque point d’accès à vérifier : authentification unique, e-mail, VPN, clés de sécurité, applications professionnelles, lecteurs partagés, comptes administrateur, identifiants partagés, accès aux locaux et données de l’entreprise sur les appareils personnels. Si la personne partante disposait d’un accès privilégié, un champ obligatoire demande précisément quels comptes administrateur ont été supprimés ou transférés. Une question sur la Boîte mail détermine ce qu’il advient de ses e-mails — transférés, réponse automatique uniquement, convertis en boîte partagée ou conservés conformément à votre politique de conservation.
4 Transfert et validation
Cette page confirme si le travail a bien été transféré, à qui, et ce qui reste à faire si ce n’est pas le cas. La personne qui complète la checklist ajoute son nom, son adresse e-mail et la date de complétion, puis signe une déclaration confirmant que la checklist reflète les actions réellement effectuées — les éléments indiqués comme encore à traiter restant enregistrés pour assurer leur suivi au lieu de disparaître discrètement.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez les systèmes propres à votre organisation à la checklist de suppression des accès, au lieu de conserver les catégories génériques
- Adaptez la grille du matériel à ce que votre entreprise fournit réellement, en ajoutant ou supprimant des lignes selon vos besoins
- Demandez une seconde validation de la part de l’équipe informatique ou de la sécurité pour toute personne signalée comme ayant eu un accès privilégié
- Définissez l’adresse e-mail de notification pour alerter à la fois les RH et l’informatique, afin qu’aucune des deux équipes n’ait à relancer l’autre pour connaître l’état d’avancement
- Classez les checklists complétées dans le dossier de la personne concernée afin que les documents de départ restent associés à son historique
- Ajoutez un rappel de suivi dans votre propre calendrier pour tout élément resté indiqué comme encore à traiter lors de l’envoi
Conseils pour un meilleur formulaire checklist de départ
- Commencez la checklist le jour où le départ est confirmé, et non le dernier jour de travail de la personne
- Considérez la suppression des accès privilégiés ou administrateur comme incontournable : confirmez-la explicitement au lieu de supposer qu’elle a été effectuée
- Décidez de ce qu’il adviendra de la boîte mail avant le dernier jour, et non après, en particulier si des clients ou des utilisateurs écrivent directement à cette adresse
- Suivez les éléments encore à traiter jusqu’à leur résolution effective : un élément indiqué comme encore à traiter aujourd’hui doit faire l’objet d’un suivi, et non être oublié
- Conservez une checklist complétée pour chaque personne partante, même lorsque le départ se passe à l’amiable, afin que les vérifications ultérieures des accès puissent s’appuyer sur un document
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Dès que la checklist est validée, FileIt l’enregistre au format PDF dans votre coffre-fort, vous fournissant une trace datée de ce qui a exactement été fait — et de ce qui ne l’a pas été — pour cette personne partante. Vous recevez une notification dès l’envoi du formulaire, afin que tout élément encore à traiter puisse être pris en charge rapidement au lieu de rester ignoré.
La plupart des équipes surveillent la table des réponses pour repérer les checklists dont certains éléments restent à résoudre, et l’utilisent comme une liste de tâches à jour jusqu’à la clôture complète du départ. Une fois terminé, le PDF devient partie intégrante du dossier de la personne — ce qui est utile lors d’audits, de contrôles de sécurité ou si une question se pose un jour sur la date exacte de suppression de ses accès.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Checklist de départ : questions fréquentes
Ce modèle de checklist de départ est-il gratuit ?
Oui, il est inclus dans l’application Forms de FileIt avec toutes les offres, y compris l’offre gratuite, et chaque champ peut être modifié pour correspondre à votre propre processus.
Avons-nous besoin d’un compte FileIt pour l’utiliser en interne ?
La personne qui crée et gère le formulaire doit disposer d’un compte FileIt, mais la checklist est généralement complétée directement par votre responsable ou votre équipe informatique — aucun compte distinct n’est nécessaire pour l’envoyer.
Les checklists complétées sont-elles enregistrées automatiquement ?
Oui, chaque checklist est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt dès son envoi, et toutes les réponses peuvent également être consultées et exportées depuis la table des réponses.
Le formulaire peut-il signaler qu’une personne avait un accès administrateur ?
Oui — une réponse positive à la question sur l’accès privilégié fait apparaître un champ obligatoire demandant précisément quels comptes administrateur ont été supprimés ou transférés.
Que se passe-t-il si le matériel n’a pas encore été rendu ?
Le formulaire vous permet d’indiquer que le matériel est encore à récupérer, au lieu de vous contraindre à sélectionner à tort « rendu », et demande des précisions sur ce qui manque et sur les modalités de retour.
Plusieurs personnes peuvent-elles être informées lorsqu’une checklist est envoyée ?
Oui, vous pouvez ajouter des adresses e-mail de notification supplémentaires dans les paramètres du formulaire afin d’alerter à la fois les RH et l’informatique.
Pouvons-nous adapter la checklist de suppression des accès à nos propres systèmes ?
Oui, chaque option de case à cocher peut être modifiée dans l’éditeur : vous pouvez donc remplacer la liste générique par vos applications et comptes réels.
Cette checklist remplace-t-elle un entretien de départ officiel ?
Non — cette checklist se concentre sur le matériel et les accès, et non sur les retours du salarié. Associez-la à un modèle d’entretien de départ distinct si vous souhaitez également recueillir ces informations.