¿Qué es la plantilla del formulario de préstamo de equipos?
Un armario compartido con portátiles, un kit de cámara o un conjunto de herramientas solo se mantiene organizado si alguien anota quién se llevó cada cosa y cuándo debe devolverla. Una hoja de registro en papel funciona hasta que desaparece o alguien olvida anotar la fecha de devolución; entonces nadie puede decir con certeza quién tiene el proyector esta semana.
Este formulario convierte esa hoja de registro en algo más fiable: un conjunto de campos obligatorios para indicar el artículo, su estado al salir, sus accesorios y la fecha límite, seguido de un acuerdo firmado por el prestatario. Como es online, quien tome prestado el equipo puede rellenarlo desde su móvil antes de salir por la puerta, y el registro queda guardado en lugar de estar en un portapapeles.
Cada préstamo completado se convierte en un PDF y se archiva automáticamente en tu bóveda de FileIt. Así tienes un historial fechado de cada préstamo, muy útil cuando un equipo no se devuelve a tiempo o necesitas comprobar exactamente en qué estado se encontraba antes de salir.
- Ideal para
- Oficinas, centros educativos, talleres y organizaciones comunitarias que prestan equipos compartidos
- Lo rellena
- La persona que toma prestado el equipo
- Tiempo para completarlo
- Unos 3–5 minutos
- Incluye
- Descripción condicional de daños, carga de fotos y acuerdo firmado por el prestatario
¿Quién usa un formulario de préstamo de equipos?
- Una oficina que presta portátiles, proyectores o puntos de acceso móviles al personal
- Un centro educativo que presta cámaras, tabletas o herramientas a estudiantes o profesores para un proyecto
- Un espacio maker o taller que registra quién ha tomado prestada cada herramienta
- Un equipo de comunicación o eventos que controla las cámaras y los equipos de audio entre sesiones
- Registrar el estado previo y las fotos de un artículo antes de que salga, para evitar disputas más adelante
- Controlar los préstamos que salen de las instalaciones frente a los equipos que permanecen en ellas
- Crear un historial consultable de quién ha tomado prestado un activo concreto a lo largo del tiempo
Preguntas de este formulario de préstamo de equipos
21 preguntas en 3 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Prestatario
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Teléfono
- Equipo, departamento o clase
2 Equipo
- Tipo de equipo* Portátil · Tableta · Teléfono · Cámara · Proyector / pantalla · Audio / micrófono · Punto de acceso móvil · Herramientas · Otro
- ¿Qué es?* solo se pregunta cuando corresponde
- Marca y modelo
- Etiqueta del activo
- Número de serie
- Accesorios incluidos Cargador / fuente de alimentación · Funda o bolsa · Cables / adaptadores · Ratón / teclado · Tarjeta de memoria / almacenamiento · Baterías de repuesto
- ¿Para qué se utilizará?*
- Fecha de recogida*
- Fecha de devolución*
- ¿Saldrá de las instalaciones?
- ¿Dónde se guardará? solo se pregunta cuando corresponde
3 Estado y acuerdo
- Estado al recogerlo* Nuevo / como nuevo · Bueno — desgaste normal · Aceptable — marcas visibles · Algunos daños
- Describe los daños* solo se pregunta cuando corresponde
- Otras observaciones sobre el estado
- Fotos del artículo
- Acuerdo del prestatario*
- Firma*
El formulario préstamo de equipos, página por página
1 Prestatario
El formulario empieza con los datos de quién toma prestado el equipo: nombre, correo electrónico, un número de teléfono opcional y el equipo, departamento o clase al que pertenece. Es una página breve a propósito: incluye lo necesario para saber con quién contactar, sin ralentizar un préstamo rápido.
2 Equipo
Esta página identifica exactamente qué se está tomando prestado. Un menú desplegable incluye tipos habituales: portátil, tableta, teléfono, cámara, proyector/pantalla, audio/micrófono, punto de acceso móvil, herramientas u otro (lo que abre un campo de texto para describirlo). Los campos opcionales permiten indicar la marca y el modelo, una etiqueta de activo y un número de serie, algo útil si controlas artículos concretos numerados en lugar de una categoría genérica.
Una lista de comprobación registra qué accesorios salen con el artículo: cargador, funda, cables, ratón/teclado, tarjeta de memoria y baterías de repuesto, para que no quede nada atrás al devolverlo. El prestatario indica para qué se utilizará el equipo y proporciona una fecha de préstamo y una fecha límite. Una pregunta de sí/no consulta si el equipo saldrá de las instalaciones; al responder que sí, aparece un campo para indicar dónde se guardará.
3 Estado y acuerdo
Antes de que salga nada, el formulario registra su estado: nuevo/como nuevo, bueno, aceptable o algún daño. Al elegir "algún daño", se abre un campo obligatorio para que el prestatario lo describa; así queda constancia de cualquier marca existente antes de que empiece el préstamo, separada de un campo opcional de notas para cualquier otro aspecto que convenga señalar. Una carga opcional de fotos permite al prestatario adjuntar imágenes del artículo, algo especialmente útil para documentar el desgaste o los daños existentes.
Un párrafo sencillo recuerda al prestatario que debe mantener el equipo seguro, utilizarlo únicamente para el fin indicado y devolverlo con sus accesorios antes de la fecha límite, así como informar inmediatamente de cualquier pérdida, robo o daño. El formulario termina con una declaración de consentimiento obligatoria que cubre exactamente esos puntos y una firma capturada en pantalla, convirtiendo el registro de salida en un acuerdo firmado y no solo en una nota.
Personaliza la plantilla
- Sustituye la lista genérica de tipos de equipo por categorías que coincidan con lo que realmente prestas
- Añade una pregunta para indicar el nombre de un responsable si los préstamos que superen cierto valor necesitan autorización
- Establece un número máximo de respuestas si solo tienes disponible a la vez un número fijo de artículos para prestar
- Archiva los PDF completados por etiqueta de activo o por prestatario para poder buscar de ambas formas más adelante
- Añade un recordatorio en el mensaje de confirmación sobre tu política específica de devoluciones tardías
- Activa una copia del PDF por correo electrónico para que el prestatario tenga su propio registro de lo que aceptó
- Añade opciones de accesorios específicas de un artículo concreto, como objetivos para un kit de cámara
Consejos para mejorar tu formulario préstamo de equipos
- Registra con honestidad el estado y las fotos al realizar el préstamo: protege tanto al prestatario como a quien gestiona el equipo
- Mantén la fecha límite como campo obligatorio para que las devoluciones no se retrasen indefinidamente
- Utiliza de forma coherente los campos de etiqueta de activo o número de serie si gestionas varias unidades del mismo artículo
- Revisa periódicamente la tabla de respuestas para detectar retrasos, en lugar de esperar a que te pregunten por un artículo que falta
- Pide a los prestatarios que anoten los accesorios con precisión: si un cargador no aparece, será más fácil averiguar qué ocurrió al devolverlo si quedó registrado al salir
- Adapta el texto del acuerdo con el prestatario a la política real de equipos de tu organización
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto alguien envía el formulario de préstamo, FileIt lo guarda como un PDF firmado en la carpeta de la bóveda que hayas configurado y recibes una notificación por correo electrónico de que ha salido un equipo. Si has activado una copia en PDF para los encuestados, el prestatario también recibe su propia copia como referencia.
A partir de ahí, la mayoría de los equipos utiliza la tabla de respuestas para ver qué está prestado y a quién, filtrando por fecha límite para detectar cualquier retraso. Cuando se devuelve el artículo, muchas organizaciones anotan la devolución por separado o reutilizan este mismo formulario para comprobar el estado en la devolución; la exportación CSV facilita mantener un registro continuo de los equipos fuera del propio formulario.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Préstamo de equipos: preguntas frecuentes
¿Esta plantilla de formulario de préstamo de equipos es gratis?
Sí: está incluida en la aplicación Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas las preguntas para adaptarlas a tu lista de equipos.
¿Los prestatarios necesitan una cuenta de FileIt para tomar prestado un equipo?
No. Rellenan y firman el formulario desde un enlace público o una solicitud enviada por correo electrónico, sin crear ninguna cuenta.
¿Cómo obtengo un registro en PDF de cada préstamo?
Cada envío se convierte automáticamente en un PDF firmado y se archiva en la carpeta de la bóveda que hayas configurado en los ajustes del formulario, por lo que no tienes que guardar nada manualmente.
¿Puede el formulario exigir una descripción de los daños existentes antes de que salga un artículo?
Sí: esta plantilla ya lo hace. Al seleccionar "Algún daño" en la pregunta sobre el estado, se abre un campo obligatorio para indicar los detalles.
¿Puedo registrar fotos del estado del equipo?
Sí, hay una carga de archivos opcional para las fotos, útil para documentar marcas o daños existentes antes de que empiece el préstamo.
¿Cómo creo desde cero un formulario de registro de salida de equipos como este?
Utiliza el diseñador de FileIt Forms para crear uno desde un formulario en blanco, con preguntas de arrastrar y soltar y un campo de firma, o empieza con esta plantilla y ajústala.
¿El acuerdo firmado de este formulario es legalmente vinculante?
La firma y la declaración de consentimiento registran que el prestatario aceptó las condiciones indicadas, pero esta plantilla no constituye asesoramiento jurídico: comprueba que el texto coincide con la política real de tu organización antes de basarte en ella.
¿Puedo limitar cuántos artículos se prestan a la vez?
Establece un número máximo de respuestas en los ajustes del formulario si quieres limitar los préstamos al número de unidades disponibles que realmente tienes.