¿Qué es la plantilla del formulario de revisión diaria del vehículo?
Una revisión diaria del vehículo solo funciona si es lo bastante rápida como para que los conductores la hagan todos los días. Esta plantilla convierte la clásica lista de comprobación en un formulario online que el conductor completa desde su móvil antes de su primer trayecto: neumáticos, luces, espejos, frenos y todo lo demás, con una forma clara de señalar un defecto en cuanto lo detecta.
Las hojas de revisión en papel suelen quedarse en la cabina, mojarse con la lluvia o simplemente no estar disponibles cuando alguien pide la revisión del martes pasado. Un formulario online lo soluciona: cada revisión queda fechada y registrada automáticamente, y se puede buscar más tarde, ya sea para tu tranquilidad o porque un auditor o una aseguradora quiere comprobar que se realizan revisiones diarias de forma constante.
Cada envío se convierte en un PDF en tu bóveda de FileIt, archivado por vehículo o por conductor según cómo configures tus carpetas, con las fotos de cualquier defecto adjuntas directamente al registro de ese día.
- Ideal para
- Operadores de flotas, empresas de reparto, profesionales de oficios y cualquiera que gestione furgonetas, camiones o coches de empresa
- Lo completa
- El conductor, antes de su primer trayecto del día
- Tiempo necesario
- Unos 5 minutos
- Incluye
- Dos listas de comprobación matriciales, sección condicional para remolques, carga de fotos y firma
¿Quién usa un formulario de revisión diaria del vehículo?
- Una flota de reparto exige que cada conductor complete esta revisión antes de salir cada mañana
- Una empresa de construcción registra las revisiones diarias de furgonetas y camionetas que remolcan tráileres en la obra
- Una empresa de transporte conserva un historial consultable de las revisiones de cada vehículo de su flota
- Un conductor señala un defecto —como un intermitente averiado— y el formulario pregunta inmediatamente si el vehículo sigue siendo seguro para conducir
- Una pequeña empresa con varias furgonetas de empresa estandariza las revisiones entre conductores que nunca han utilizado antes una lista de comprobación formal
- Un responsable de flota revisa cada mañana la tabla de respuestas para detectar cualquier vehículo marcado como fuera de servicio antes de que deba salir
Preguntas de este formulario de revisión diaria del vehículo
23 preguntas en 3 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento, valoraciones.
1 Conductor y vehículo
- Conductor*
- Correo electrónico
- Teléfono
- Fecha*
- Hora
- Matrícula*
- Tipo de vehículo* Coche · Furgoneta pequeña · Furgoneta grande · Pickup · Camión · Minibús · Otro
- Lectura del cuentakilómetros*
- Unidad km · millas
- Nivel de combustible / carga Lleno · 3/4 · 1/2 · 1/4 · Bajo — necesita repostar o recargar
- ¿Vas a llevar un remolque hoy?
- ID del remolque* solo se pregunta cuando corresponde
2 Comprobaciones
- Exterior del vehículo* Correcto · Defecto · N/A
- Interior de la cabina* Correcto · Defecto · N/A
- Remolque* solo se pregunta cuando corresponde Correcto · Defecto · N/A
- ¿Has encontrado algún defecto?*
3 Defectos y firma
- Describe los defectos* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Se puede conducir el vehículo de forma segura?* solo se pregunta cuando corresponde Sí — defecto menor, comunicado para su reparación · No — vehículo fuera de circulación
- Notificado a* solo se pregunta cuando corresponde
- Fotos de los defectos solo se pregunta cuando corresponde
- Otras notas
- Declaración*
- Firma del conductor*
El formulario revisión diaria del vehículo, página por página
1 Conductor y vehículo
El conductor empieza registrando su nombre y datos de contacto, la fecha y hora de la revisión, la matrícula y el tipo de vehículo, y la lectura actual del cuentakilómetros, con opción de elegir km o millas. Después aparecen un menú desplegable para indicar el nivel de combustible o carga y una pregunta de sí/no sobre si se remolca un tráiler. Responder que sí a la pregunta sobre el tráiler muestra un campo para indicar su ID y desbloquea más adelante en el formulario una lista de comprobación específica para el tráiler.
2 Comprobaciones
Dos listas de comprobación matriciales cubren el propio vehículo: Exterior del vehículo (neumáticos, ruedas, luces, espejos, parabrisas y limpiaparabrisas, carrocería, matrículas, fugas y seguridad de la carga) y En la cabina (frenos y freno de estacionamiento, dirección, claxon, cinturones de seguridad, luces de advertencia del salpicadero, calefacción/desempañador, botiquín y extintor, y chaleco de alta visibilidad). Cada fila se marca como Correcto, Defecto o N/A, tal como explica la descripción de la página. Si el conductor indicó antes que había un tráiler, aparece una tercera matriz que cubre el enganche y el cable de seguridad, las luces del tráiler, los neumáticos y los frenos. Una última pregunta de sí/no, ¿Has encontrado algún defecto?, decide qué ocurre a continuación.
3 Defectos y firma
Si se ha encontrado algún defecto, el conductor lo describe con sus propias palabras y responde a una pregunta directa: ¿Se puede conducir el vehículo de forma segura? Elegir «No — vehículo fuera de servicio» muestra una instrucción clara de no conducir el vehículo y avisar inmediatamente a un supervisor. El conductor registra a quién comunicó el defecto y puede adjuntar fotos del problema. Un campo de notas generales y una declaración —que confirma que el conductor revisó personalmente el vehículo y que los resultados son exactos— completan el formulario, seguido de una firma capturada en pantalla.
Personaliza la plantilla
- Ajusta las filas de la lista de comprobación para adaptarlas a tus tipos de vehículo; elimina por completo las preguntas sobre tráileres si tu flota nunca remolca
- Añade una pregunta sobre la próxima fecha prevista de mantenimiento o de la ITV/inspección para que los conductores puedan avisar cuando se acerque
- Dirige el PDF de cada envío a una carpeta específica para ese vehículo, de modo que todo su historial de revisiones se acumule en un solo lugar
- Añade correos electrónicos de notificación adicionales para que tanto el responsable de flota como el contacto de mantenimiento reciban un aviso en cuanto se informe de un defecto
- Configura versiones independientes del formulario para distintas clases de vehículos (coches frente a vehículos pesados) si la lista de comprobación cambia realmente
- Cambia el mensaje de confirmación para incluir tu número de contacto de emergencia para los conductores que informen de que un vehículo está fuera de servicio
- Añade una pregunta sobre el límite de kilometraje previo al trayecto si algunos vehículos tienen límites diarios de distancia que quieres controlar
Consejos para mejorar tu formulario revisión diaria del vehículo
- Haz que la revisión sea rápida: cinco minutos es un tiempo viable a diario; veinte minutos suelen hacer que se omita
- Haz que informar de un defecto sea completamente normal; los conductores que temen que se les culpe por comunicar problemas dejarán de hacerlo
- Revisa los informes de defectos el mismo día, no solo cuando un vehículo no consiga arrancar
- Pide a los conductores que fotografíen cualquier cosa difícil de describir con palabras, como una pequeña abolladura o una luz de advertencia que no reconozcan
- Mantén un proceso sencillo de escalado para que los informes de «vehículo fuera de servicio» lleguen inmediatamente a alguien que pueda actuar
- Revisa el historial de comprobaciones de un vehículo antes de una revisión: los defectos menores recurrentes suelen indicar que hay algo que conviene reparar correctamente
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto un conductor envía su revisión, FileIt la guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que hayas configurado —normalmente una por vehículo— con las fotos de cualquier defecto adjuntas. Tú y cualquier otra persona incluida en las notificaciones recibís un correo electrónico de inmediato, algo especialmente importante cuando se ha informado de un defecto.
Los responsables de flota suelen revisar cada mañana la tabla de respuestas y filtrar las revisiones marcadas con un defecto o con el estado «fuera de servicio», antes de que los conductores salgan. Como cada revisión se archiva como un PDF fechado, es fácil consultar más tarde el historial del vehículo, ya sea para tus propios registros, para una aseguradora o para un proveedor de mantenimiento.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Revisión diaria del vehículo: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de revisión diaria del vehículo?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de FileIt en todos los planes, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas las preguntas para adaptarlas a tu flota.
¿Necesitan los conductores una cuenta de FileIt para completar una revisión?
No. Comparte un enlace público o envíalo como invitación personal, y los conductores pueden enviar las revisiones sin crear una cuenta.
¿Cómo accedemos a las revisiones completadas?
Cada revisión se guarda automáticamente como PDF en tu bóveda de FileIt, y puedes consultar, filtrar y exportar todo el historial a CSV.
¿Pueden los conductores utilizar este formulario desde el móvil?
Sí, el formulario funciona en cualquier dispositivo con navegador, que es como la mayoría de los conductores completa la revisión antes de salir.
¿Qué ocurre si un conductor informa de un defecto grave?
El formulario pregunta directamente si el vehículo se puede seguir conduciendo de forma segura y, si no es así, indica al conductor que no lo conduzca y que informe de inmediato a su supervisor. También puedes configurar correos electrónicos de notificación adicionales para que las personas adecuadas reciban el aviso inmediatamente.
¿Podemos adjuntar fotos de un defecto?
Sí, los conductores pueden cargar hasta seis fotos de un defecto, y los archivos quedan adjuntos al registro PDF de ese día.
¿Podemos controlar por separado las revisiones de los vehículos que remolcan tráileres?
Sí, responder que sí a la pregunta sobre el tráiler muestra tanto un campo para su ID como una lista de comprobación específica para el tráiler.
¿Podemos exigir una revisión todos los días sin excepción?
El formulario no impone por sí mismo un calendario, pero muchas flotas comparten el enlace como parte de una rutina diaria, por ejemplo mediante un recordatorio por SMS o una lista de comprobación al inicio del turno.