¿Qué es la plantilla del formulario de orden de trabajo?
Una orden de trabajo debe servir para dos personas distintas en dos momentos diferentes: la oficina que registra el trabajo y el técnico que, una hora después, está en la cocina de alguien intentando recordar qué encontró y qué utilizó. Esta plantilla cubre ambas situaciones: la oficina (o el cliente) describe el trabajo de antemano y el técnico indica lo que realmente se hizo, todo en el mismo documento.
Como es un único formulario continuo, en lugar de una hoja de trabajo más una nota de factura y un comprobante de firma independientes, no se pierde ninguna información al pasar el trabajo de un sistema a otro. Las piezas, las horas de mano de obra y los costes aparecen junto a la descripción de lo que se encontró y reparó, y el cliente firma en la misma página donde se detalla exactamente lo que se completó.
Cada orden de trabajo se convierte en un PDF que se guarda automáticamente en tu bóveda de FileIt, con las fotos del problema adjuntas, para que el trabajo terminado quede completamente documentado y sea fácil de encontrar si el cliente vuelve a llamar con alguna pregunta.
- Ideal para
- Empresas de oficios, equipos de mantenimiento y técnicos de servicio en campo
- Quién lo completa
- La oficina o el técnico que registra el trabajo, después el técnico que lo realiza y, por último, el cliente, que firma la conformidad
- Tiempo de completar
- Unos 5-8 minutos para completarlo íntegramente
- Incluye
- Niveles de prioridad, carga de fotos, seguimiento de piezas y mano de obra, firma del cliente
¿Quién usa un formulario de orden de trabajo?
- Una empresa de fontanería o electricidad crea una orden de trabajo para cada servicio, desde la llamada inicial hasta la finalización firmada
- Un equipo de mantenimiento de propiedades registra las reparaciones de varias viviendas de alquiler con un formato uniforme
- Un técnico de servicio en campo registra las piezas utilizadas y las horas de mano de obra en el lugar, justo después de terminar el trabajo
- Un equipo de instalaciones separa las llamadas de emergencia del mantenimiento rutinario o planificado mediante el campo de prioridad
- Un profesional de mantenimiento general o contratista consigue la firma del cliente para confirmar que el trabajo se completó satisfactoriamente
- Una empresa marca los trabajos que no pudieron terminarse en una sola visita, indicando el motivo y una fecha programada de regreso
Preguntas de este formulario de orden de trabajo
32 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Cliente y ubicación
- Número de orden de trabajo
- Fecha de emisión*
- Nombre del cliente*
- Empresa (si es una empresa)
- Correo electrónico
- Teléfono*
- Ubicación del trabajo*
- Indicaciones de acceso
2 El trabajo
- Tipo de trabajo* Fontanería · Electricidad · Calefacción / climatización · Carpintería · Pintura y decoración · Reparación de electrodomésticos · Tejados y canalones · Cerrajería y seguridad · Mantenimiento general · Otro
- Otro — especifica cuál* solo se pregunta cuando corresponde
- Descripción del trabajo*
- Prioridad* Emergencia — el mismo día · Urgente — en un plazo de 48 horas · Normal — en un plazo de 2 semanas · Programado — fecha acordada
- Fecha acordada de visita* solo se pregunta cuando corresponde
- Horario preferido Por la mañana · Por la tarde · Por la noche · Cualquier hora
- Fotos del problema
3 Trabajo realizado
- Técnico*
- Fecha del trabajo*
- Hora de llegada
- Hora de salida
- Trabajo realizado*
- Piezas y materiales utilizados
- Total de piezas
- Horas de trabajo
- Total de mano de obra
- Total cobrado
- Estado del trabajo* Completado · Parcialmente realizado — es necesaria otra visita · No se ha podido completar
- ¿Qué queda pendiente y por qué?* solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha de la nueva visita solo se pregunta cuando corresponde
4 Conformidad del cliente
- ¿Está el cliente satisfecho con el trabajo?*
- Observaciones del cliente* solo se pregunta cuando corresponde
- Confirmación*
- Firma del cliente*
El formulario orden de trabajo, página por página
1 Cliente y ubicación
La orden de trabajo comienza con un número de orden opcional, la fecha de registro y el nombre, la empresa (si corresponde), el correo electrónico y el teléfono del cliente. La dirección del lugar de trabajo y las notas de acceso —instrucciones de aparcamiento, códigos de entrada, mascotas y horario de trabajo— proporcionan al técnico todo lo necesario para llegar al lugar sin tener que hacer una llamada aparte.
2 El trabajo
Un menú desplegable incluye oficios habituales: fontanería, electricidad, calefacción/HVAC, carpintería, pintura y decoración, reparación de electrodomésticos, tejados y canalones, cerraduras y seguridad, mantenimiento general u otro, además de un campo de texto libre para cualquier servicio que no figure en la lista. Una descripción obligatoria del trabajo explica qué ocurre o qué hay que hacer, y una pregunta sobre la prioridad (emergencia, urgente, rutinario o planificado) establece las expectativas de plazo. Al elegir «emergencia», aparece una nota de seguridad sobre peligros inmediatos, como olor a gas o cables expuestos, que indica que primero hay que ponerse en contacto con los servicios de emergencia. Al elegir «planificado», aparece un campo para la fecha acordada de la visita, y una carga de fotos opcional permite a quien registre el trabajo mostrar directamente el problema.
3 Trabajo realizado
El técnico completa esta página en el lugar: su nombre, la fecha del trabajo, las horas de llegada y salida y una descripción del trabajo realizado, es decir, lo que encontró y lo que hizo. Un campo de piezas y materiales enumera todo lo utilizado, una línea por artículo, junto con campos separados para el coste de las piezas y las horas de mano de obra, además de un campo para el total cobrado. Una pregunta sobre el estado del trabajo —completado, parcialmente realizado y con otra visita necesaria, o no se pudo completar— muestra una explicación obligatoria y una fecha de regreso opcional cuando el trabajo no ha terminado por completo.
4 Firma de conformidad del cliente
Antes de finalizar, se pregunta directamente al cliente si está satisfecho con el trabajo. Si responde que no, aparece un campo obligatorio para describir sus motivos, de modo que cualquier insatisfacción quede registrada en el momento de la firma y no se descubra más tarde. Una declaración final de consentimiento confirma que el trabajo descrito se realizó en la ubicación y en la fecha indicadas, y el cliente firma en pantalla para completar el registro.
Personaliza la plantilla
- Ajusta las categorías de oficios para que coincidan con los servicios que realmente ofrece tu empresa
- Añade una declaración de garantía al consentimiento de finalización si tu empresa ofrece una para los trabajos terminados
- Haz que la pregunta sobre la satisfacción del cliente active automáticamente una llamada de seguimiento enviando las respuestas «no» al correo de notificación de un responsable
- Guarda cada orden de trabajo en una carpeta por cliente o por propiedad, según cómo organice tu empresa los trabajos
- Añade un campo para el técnico asignado si los trabajos se asignan antes de que el técnico llegue al lugar
- Configura la facturación por separado una vez que una orden de trabajo se marque como completada, ya que el formulario solo registra los costes, no el pago
- Añade una pregunta de recordatorio de seguimiento para los trabajos marcados como «se necesita otra visita», para que no se olvide nada
Consejos para mejorar tu formulario orden de trabajo
- Pide a los técnicos que completen la sección del trabajo realizado en el lugar, justo después de terminar, mientras aún tienen los detalles presentes
- Sé específico desde el principio en la descripción del trabajo: solicitudes vagas como «arreglar el grifo» provocan visitas adicionales por falta de piezas
- Utiliza el campo de prioridad con criterio; tratar todos los trabajos como emergencias hace que pierda sentido cuando hay emergencias reales
- Obtén siempre la firma del cliente al finalizar, incluso en trabajos pequeños, ya que es el registro más claro de que el trabajo se realizó y fue aceptado
- Haz un seguimiento inmediato de cualquier respuesta de «no estoy satisfecho» en lugar de dejarla archivada
- Mantén las listas de piezas detalladas (cantidad, tamaño y tipo) para que los pedidos posteriores o las reclamaciones de garantía sean sencillos
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Una vez que se firma la orden de trabajo, FileIt la guarda como PDF en tu bóveda, en la carpeta que hayas configurado —a menudo por cliente o por tipo de trabajo—, con las fotos adjuntas. Recibes una notificación por correo electrónico en cuanto se envía, y el mensaje de confirmación indica al cliente que la copia firmada se ha archivado con el trabajo.
A partir de ahí, la empresa suele utilizar la orden de trabajo completada para emitir una factura, usando los totales de piezas y mano de obra ya registrados, y consulta la tabla de respuestas para comprobar si queda algún trabajo marcado como «se necesita otra visita», de modo que nada quede sin atender. Como todos los trabajos siguen la misma estructura, comparar los costes o los índices de finalización entre los miembros de un equipo es sencillo mediante una exportación CSV.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Orden de trabajo: preguntas frecuentes
¿Esta plantilla de formulario de orden de trabajo es gratuita?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de FileIt en todos los planes, incluido el plan gratuito, y puedes editar todos los campos para adaptarlos a tu empresa.
¿Los clientes necesitan una cuenta de FileIt para firmar la conformidad de una orden de trabajo?
No. La orden de trabajo se puede completar en un dispositivo compartido o en el teléfono del técnico, y el cliente firma en pantalla sin necesitar una cuenta.
¿Se puede utilizar la misma orden de trabajo desde la solicitud hasta la finalización?
Sí, está diseñada exactamente para eso: la oficina o el cliente registra el trabajo en las primeras páginas, y el técnico y el cliente completan el resto en el propio lugar de trabajo.
¿Cómo accedemos a las órdenes de trabajo completadas?
Cada orden de trabajo se guarda automáticamente como un PDF firmado en tu bóveda de FileIt, y puedes consultar, filtrar y exportar la lista completa a CSV.
¿Este formulario genera una factura?
No. Registra los costes de piezas y mano de obra y el total cobrado, pero no genera ni envía una factura; ese es un paso independiente de tu proceso de facturación.
¿Los técnicos pueden adjuntar fotos del trabajo terminado?
Hay una carga de fotos para el problema antes de comenzar el trabajo; si también quieres fotos posteriores, puedes añadir una segunda carga en el diseñador.
¿Podemos hacer un seguimiento de los trabajos que necesitan otra visita?
Sí. Al marcar un trabajo como «parcialmente realizado» o «no se pudo completar» aparece una explicación obligatoria, y «parcialmente realizado» también muestra un campo para la fecha de la visita de regreso.
¿Podemos exigir la firma del cliente antes de marcar el trabajo como completado?
La firma es obligatoria por defecto en esta plantilla, por lo que un trabajo no se considera terminado en tus registros hasta que el cliente haya firmado la conformidad.