¿Qué es la plantilla del formulario de conformidad de finalización de obra?
Entregar un trabajo terminado con poco más que un «se ve genial, gracias» deja al profesional sin ningún registro si surge una disputa más adelante, y al cliente sin una lista clara de lo que aún queda pendiente. Esta plantilla convierte la revisión final en un formulario breve que el cliente completa en el momento: qué se ha terminado, si queda algo por arreglar, su grado de satisfacción y una firma que acepta la entrega.
Como la lista de incidencias, las fotos y la fecha acordada para solucionarlas solo aparecen si el cliente indica que el trabajo no está completamente terminado, un trabajo sencillo sin nada pendiente se conforma rápidamente, mientras que uno con algunos detalles pendientes obtiene la información necesaria para hacerles seguimiento hasta su finalización. Una valoración por estrellas y un consentimiento opcional para usar un testimonio ofrecen al profesional comentarios útiles en el mismo formulario, sin necesidad de realizar una encuesta aparte.
Una vez firmado, FileIt convierte todo en un PDF que se archiva en la bóveda, incluidas las fotos de las incidencias, para que ambas partes tengan el mismo registro fechado y firmado de lo que se entregó y de lo que, si queda algo, aún está pendiente.
- Ideal para
- Profesionales y contratistas que entregan trabajos terminados a un cliente
- Lo completa
- El cliente, en el lugar de la entrega
- Tiempo necesario
- Unos 5-10 minutos; más si hay que completar una lista de incidencias
- Incluye
- Una lista condicional de incidencias con fotos, una valoración de satisfacción y una firma
¿Quién usa un formulario de conformidad de finalización de obra?
- Un constructor o contratista de reformas que entrega un baño, una cocina o una ampliación terminados
- Un profesional que finaliza un trabajo pequeño, como la revisión de una caldera o una reparación eléctrica, y quiere un registro firmado rápido
- Una empresa de mantenimiento de propiedades que necesita una conformidad uniforme para cada trabajo que termina su equipo
- Un contratista que recopila una valoración por estrellas y el consentimiento para usar un testimonio al mismo tiempo que realiza la entrega
- Registrar qué documentos de entrega —garantía, certificados de conformidad, manuales y factura final— se entregaron realmente al cliente
- Un propietario o agente de alquiler que confirma que el trabajo ha terminado antes de que el inquilino vuelva a ocupar la propiedad
Preguntas de este formulario de conformidad de finalización de obra
22 preguntas en 3 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento, valoraciones.
1 El trabajo
- Contratista / empresa*
- Referencia del trabajo o factura
- Dirección del trabajo*
- Inicio de los trabajos
- Trabajo realizado*
- Trabajo realizado*
2 Tu revisión
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Teléfono
- ¿Se ha realizado todo el trabajo acordado?* Sí, todo está terminado · En su mayor parte; aún quedan algunas cosas por atender · No; queda una parte importante del trabajo pendiente
- Lista de incidencias* solo se pregunta cuando corresponde
- Fotos de incidencias solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha acordada para la reparación solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Se dejó el lugar limpio y ordenado?
- ¿Te explicaron cómo utilizar y cuidar el trabajo terminado?
- Documentos recibidos Garantía · Certificados de pruebas o conformidad · Manuales de los productos · Factura final · Conformidad de control de obra / inspección
- En general, ¿qué tan satisfecho estás con el trabajo?*
- Lamentamos saberlo; ¿qué podríamos haber hecho mejor? solo se pregunta cuando corresponde
- Otros comentarios
- Testimonio
3 Firma de conformidad
- Aceptación*
- Firma del cliente*
El formulario conformidad de finalización de obra, página por página
1 El trabajo
El formulario comienza con el nombre del profesional o de la empresa, una referencia opcional del trabajo o de la factura, la dirección del trabajo y las fechas de inicio y finalización. Una casilla de «trabajo realizado» registra qué se hizo realmente; por ejemplo, una reforma completa del baño que incluye sanitarios nuevos, azulejos, extractor e iluminación.
2 Tu valoración
El cliente indica su nombre, correo electrónico y teléfono, y responde si se ha realizado todo el trabajo acordado: sí, en su totalidad; en su mayor parte, con algunos detalles pendientes; o no, porque aún queda una parte importante por hacer. Al elegir cualquier opción distinta de un sí completo, se abre una lista de incidencias en la que cada elemento se registra con su ubicación y lo que hay que arreglar, una carga opcional de fotos y una fecha acordada para solucionarlo.
Dos preguntas de sí/no preguntan si el lugar se dejó limpio y ordenado y si se mostró al cliente cómo utilizar y mantener el trabajo terminado. Además, una lista de comprobación registra qué documentos se entregaron: garantía, certificados de pruebas o de conformidad, manuales de producto, factura final o certificación de control de edificación (building control sign-off). Una valoración por estrellas recoge la satisfacción general, con un campo adicional que pregunta qué podría haberse hecho mejor si la valoración es inferior a cuatro estrellas, además de un campo para comentarios generales y un consentimiento opcional para citar los comentarios del cliente (solo nombre y localidad) en comunicaciones de marketing.
3 Conformidad
Una breve nota recuerda al cliente que firmar confirma que el trabajo se entregó en la fecha indicada y que cualquier incidencia incluida seguirá abierta hasta que se solucione. Después, el cliente confirma que el trabajo descrito se ha terminado y entregado, sujeto a las incidencias indicadas, y firma en pantalla para aceptarlo.
Personaliza la plantilla
- Añade un campo para indicar el oficio o tipo de trabajo concreto si tu empresa realiza varios tipos de trabajos
- Adapta la lista de documentos de entrega a lo que realmente proporciona tu empresa al finalizar
- Envía las notificaciones al responsable del proyecto o a la oficina, además del propietario de la cuenta
- Archiva las conformidades en una carpeta de la bóveda por propiedad o por cliente para encontrarlas fácilmente durante el periodo de garantía
- Activa el envío por correo electrónico de una copia en PDF al cliente para que tenga su propio registro firmado de la entrega y de cualquier incidencia
- Añade un recordatorio de calendario (fuera del formulario) vinculado a la fecha acordada para solucionar las incidencias, para que no se pase nada por alto
- Ajusta el texto del consentimiento para usar testimonios si quieres citar algo más que el nombre y la localidad
Consejos para mejorar tu formulario conformidad de finalización de obra
- Recorre el lugar con el cliente antes de pedirle que complete el formulario, para que la lista de incidencias refleje lo que realmente habéis comprobado juntos
- Fomenta que se hagan fotos de cada incidencia: eliminan cualquier duda sobre lo acordado y su ubicación
- Establece una fecha realista para solucionar los elementos pendientes y haz seguimiento antes de que llegue, no después
- Entrega los documentos de garantía, conformidad y manuales al mismo tiempo que solicitas la conformidad, para que la lista de comprobación se responda con precisión
- Considera una valoración baja de satisfacción como información útil, no solo como una casilla que hay que superar: la pregunta de seguimiento está ahí por un motivo
- Conserva el PDF firmado durante todo el periodo de garantía por si más adelante surge una incidencia o una disputa
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto el cliente firma, FileIt guarda la conformidad completada como PDF en tu bóveda, con las fotos de las incidencias adjuntas, y te envía una notificación por correo electrónico. Si está activado el envío de una copia por correo electrónico al encuestado, el cliente también recibe su propio PDF firmado para sus archivos.
A partir de ahí, la mayoría de los contratistas utilizan la tabla de Respuestas para hacer seguimiento de los trabajos que aún tienen incidencias abiertas y contactar antes de la fecha acordada para solucionarlas. Después, actualizan o cierran el registro cuando todo queda resuelto. La valoración de satisfacción y los comentarios también proporcionan un historial al que puedes volver para hacer un seguimiento de la calidad de tu trabajo.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Conformidad de finalización de obra: preguntas frecuentes
¿Es gratis esta plantilla de conformidad de finalización de obra?
Sí. Está incluida en la app Forms de FileIt en todos los planes, incluido el gratuito, y puedes editar todas las preguntas para adaptarlas a tu propio proceso de entrega.
¿Necesita el cliente una cuenta de FileIt para confirmar la entrega?
No. Envía el enlace del formulario al cliente o deja que lo complete en tu tableta o teléfono durante la entrega: no necesita una cuenta de FileIt.
¿Cómo obtengo una copia de la conformidad firmada?
Cada envío se guarda automáticamente como PDF en tu bóveda y también puedes activar el envío de una copia en PDF por correo electrónico directamente al cliente.
¿Qué ocurre si el cliente indica incidencias?
La lista de incidencias, las fotos y la fecha acordada para solucionarlas se incluyen en el mismo PDF, de modo que queda un registro claro de lo que sigue pendiente hasta que se resuelva.
¿La firma de este formulario es legalmente vinculante, como un certificado de finalización?
Es una aceptación sencilla de la entrega expresada con las palabras del propio cliente, no un certificado legal o reglamentario de finalización. Si necesitas uno de esos documentos, comprueba por separado qué exige tu oficio o contrato.
¿Puedo recopilar un testimonio al mismo tiempo que la conformidad?
Sí: hay una pregunta de consentimiento opcional que permite al cliente aceptar que sus comentarios (solo nombre y localidad) se citen en tus comunicaciones de marketing.
¿Puedo reutilizar este formulario para cada trabajo que terminemos?
Sí, el formulario permite varias respuestas, por lo que el mismo enlace o plantilla funciona para cada entrega que hagas a tus clientes.