¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de software?
Cuando alguien quiere una nueva aplicación o suscripción, la solicitud suele empezar como un mensaje de chat o una conversación improvisada en el pasillo; para cuando TI o finanzas se enteran, ya faltan la mitad de los detalles. Esta plantilla de solicitud de software ofrece un único lugar para pedir una herramienta: qué es, cuánto cuesta, quién la necesita y si tendrá acceso a datos de la empresa.
Un formulario online es mejor que una cadena de correos porque todas las solicitudes llegan con el mismo formato. No tienes que perseguir a nadie para conseguir la web del proveedor, el número de usuarios o saber si hacen falta permisos de administrador para instalarla: todo está desde el principio, incluidos los documentos de seguridad del proveedor que se adjunten como archivos.
Cada vez que alguien envía este formulario, FileIt convierte las respuestas en un PDF y lo archiva en tu bóveda. Nada se envía por correo para acabar perdido en una bandeja de entrada: la solicitud, las respuestas de quien la presenta y los archivos adjuntos permanecen juntos como un único registro que tú (o la persona encargada de aprobarlo) puede abrir en cualquier momento.
- Ideal para
- Pequeñas empresas y equipos de TI que revisan nuevas compras de software o SaaS
- Lo completa
- La persona empleada que solicita la herramienta
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 5 minutos
- Incluye
- Preguntas condicionales, carga de archivos para documentos del proveedor y una declaración de consentimiento previa a la instalación
¿Quién usa un formulario de solicitud de software?
- Una persona empleada encuentra una herramienta de diseño que ahorraría tiempo y quiere solicitar presupuesto
- Una persona responsable de equipo quiere probar una aplicación de gestión de proyectos antes de implementarla más ampliamente
- TI necesita una forma uniforme de registrar cada solicitud de software antes de instalar nada
- Finanzas quiere conocer el coste, la frecuencia de facturación y el centro de costes antes de aprobar una suscripción
- La persona responsable de protección de datos quiere identificar rápidamente cualquier herramienta que vaya a almacenar datos personales
- Una persona responsable quiere que las solicitudes se le envíen para su aprobación antes de comprometer el gasto
Preguntas de este formulario de solicitud de software
27 preguntas en 4 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico de trabajo*
- Departamento Operaciones · Ventas · Marketing · Finanzas · Ingeniería · Atención al cliente · Recursos humanos · TI · Otro
2 El software
- Nombre del software*
- Proveedor / editor
- Sitio web o enlace del producto
- ¿Cómo se utiliza?* Instalado en un ordenador · Servicio web / en la nube · Extensión o complemento del navegador · Aplicación móvil
- Licencia* Gratuita / de código abierto · Prueba gratuita o freemium · Suscripción de pago · Compra única · Es posible que ya tengamos licencias
- Coste estimado* solo se pregunta cuando corresponde
- Facturación solo se pregunta cuando corresponde Por usuario, al mes · Por usuario, al año · Mensual (tarifa fija) · Anual (tarifa fija) · Pago único
- ¿Cuántas personas lo necesitan?*
- Fecha límite
- Necesidad empresarial*
- ¿Podría hacer esto alguna herramienta que ya utilizamos?
3 Seguridad y datos
- ¿Almacenará o tratará datos personales?* Sí · No · No lo sé
- ¿Qué tipo de datos personales?* solo se pregunta cuando corresponde Datos de contacto · Registros de clientes · Registros de empleados · Datos financieros o de pago · Datos de salud u otros datos sensibles · Datos sobre menores
- ¿Dónde se almacenan los datos? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Se introducirá información confidencial de la empresa?
- ¿Admite el inicio de sesión único (SSO)? Sí · No · No lo sé
- ¿Necesita conectarse a otros sistemas o cuentas de la empresa?
- ¿A qué se conectaría y qué permisos solicita?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Necesita permisos de administrador para instalarlo? solo se pregunta cuando corresponde
- Documentos de seguridad del proveedor
4 Aprobación
- Responsable que aprueba*
- Correo electrónico del responsable*
- Centro de costes o código presupuestario solo se pregunta cuando corresponde
- Antes de la aprobación*
El formulario solicitud de software, página por página
1 Sobre ti
El formulario empieza solicitando el nombre, el correo electrónico de trabajo y el departamento de quien presenta la solicitud, para que quien la revise sepa de inmediato para quién es y a qué presupuesto podría imputarse.
2 El software
Esta página solicita el nombre del software, el proveedor y un enlace al producto; después pregunta «¿Cómo se utiliza?» (instalado, web, extensión del navegador o móvil) y por el tipo de licencia. Si la licencia no es gratuita, el formulario muestra la pregunta «Coste estimado» y, una vez respondida, también muestra «Facturación», para saber si el cargo es mensual, anual o único.
También pregunta cuántas personas necesitan la herramienta, para cuándo se necesita y, lo más importante, cuál es la necesidad empresarial: qué problema resuelve y qué ocurre si no se dispone de ella. Una pregunta posterior plantea si alguna herramienta existente podría hacer ya el trabajo, que a menudo es la forma más rápida de descartar una compra duplicada.
3 Seguridad y datos
Esta es la parte que se omite en un mensaje de Slack, pero que más importa. Pregunta si el software almacenará o procesará datos personales; responder «Sí» muestra una lista de comprobación sobre el tipo de datos (datos de contacto, registros de clientes, registros de empleados, datos financieros, datos de salud o datos sobre menores) y una pregunta sobre dónde se almacenan.
También pregunta si se introducirá información confidencial de la empresa en la herramienta, si admite inicio de sesión único y si necesita conectarse a otros sistemas de la empresa; en ese caso, el formulario pregunta a qué se conectaría y qué permisos solicita. Si la herramienta se instala en lugar de funcionar en la web, también pregunta si se necesitan permisos de administrador. Hay un espacio para cargar el resumen de seguridad o el acuerdo de procesamiento de datos (DPA) del proveedor, para que quienes revisan la solicitud no tengan que buscarlo por separado.
4 Aprobación
La última página recopila el nombre y el correo electrónico de la persona responsable de aprobar la solicitud y, para cualquier elemento que no sea gratuito, un centro de costes o código presupuestario. Antes de enviarla, quien presenta la solicitud confirma que no instalará el software, no se registrará con una cuenta de trabajo ni subirá datos de la empresa hasta que se apruebe. Es una frase breve pero útil que evita que la TI en la sombra se extienda mientras se realiza la revisión.
Personaliza la plantilla
- Añade o elimina opciones de departamento en el menú desplegable para adaptarlas al organigrama de tu organización
- Añade una pregunta para que la persona responsable de quien presenta la solicitud la apruebe directamente en el formulario, si prefieres no depender de un correo electrónico independiente
- Utiliza la lógica condicional para hacer preguntas adicionales solo cuando la herramienta gestione datos de salud o financieros
- Establece un número máximo de respuestas o una fecha de cierre si estás realizando una auditoría puntual de software en lugar de una recogida continua de solicitudes
- Cambia la carpeta de la bóveda en la que se archivan los PDF para que las solicitudes lleguen junto con tus registros de TI o compras
- Adapta el texto de la declaración de consentimiento a tu propia política de TI
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de software
- Pide que la necesidad empresarial se explique con un lenguaje sencillo: «ahorra dos horas semanales en los informes» es más útil que una justificación vaga
- Pregunta solo por lo que realmente vayas a utilizar: la sección de seguridad puede parecer larga, así que resérvala para las herramientas que accedan a datos reales de la empresa o de clientes
- Anima a quienes presentan solicitudes a adjuntar lo que el proveedor ya haya publicado (una página de seguridad o un acuerdo de procesamiento de datos, DPA) en lugar de intentar investigarlo por su cuenta
- Revisa las solicitudes con regularidad para que nadie se quede esperando ni termine instalando el software a escondidas
- Lleva un registro aproximado de las decisiones (aprobada, rechazada y motivo) junto al PDF para que las futuras revisiones no repitan la misma conversación
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando alguien envía una solicitud de software, FileIt guarda todo —incluidas las respuestas de quien la presenta y los documentos del proveedor— como un PDF en tu bóveda, en la carpeta que hayas configurado para los registros de TI o compras. Tú (y cualquier otra persona que hayas añadido a la lista de notificaciones) recibes un correo en cuanto llega una nueva solicitud.
A partir de ahí, la mayoría de los equipos abre la tabla de respuestas para consultar las solicitudes de un vistazo, filtrarlas por departamento o tipo de licencia y abrir el PDF individual cuando algo requiere una revisión más detallada. Si necesitas entregar un conjunto de solicitudes a finanzas o a una persona auditora, la exportación CSV te proporciona todas las respuestas en un único archivo, mientras los PDF originales permanecen archivados de forma segura para futuras consultas.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de software: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de solicitud de software?
Sí. Es una de las más de 160 plantillas listas para usar incluidas en la app Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito. Puedes utilizarla tal cual o editar todas las preguntas.
¿Necesitan las personas empleadas una cuenta de FileIt para enviar una solicitud?
No. Compartes un enlace público o lo envías por correo electrónico, y cualquiera puede rellenarlo y enviarlo; no es necesario registrarse.
¿Cómo recibo las solicitudes cumplimentadas?
Cada envío se convierte automáticamente en un PDF que se guarda en tu bóveda de FileIt. Además, puedes consultar todas las respuestas en una tabla con función de búsqueda o exportarlas a CSV.
¿Puedo hacer que las preguntas de seguridad se apliquen solo a determinadas herramientas?
Sí. La plantilla ya utiliza lógica condicional: por ejemplo, la lista de comprobación del tipo de datos solo aparece si alguien indica que el software gestionará datos personales. Además, puedes añadir tus propias condiciones en el diseñador.
¿Puedo exigir la aprobación de una persona responsable antes de instalar el software?
El propio formulario registra el compromiso de quien presenta la solicitud de no instalar nada hasta recibir la aprobación y te envía el nombre y el correo electrónico de la persona responsable. La aprobación es un paso que gestionas después de revisar la respuesta; el formulario no la envía a ningún otro sitio por sí solo.
¿Puedo integrar esto en mi proceso de compras actual?
Sí: archiva cada PDF en la carpeta de la bóveda que ya utilizas para compras y exporta las respuestas a CSV si necesitas importarlas en otra hoja de cálculo o sistema.
¿Qué ocurre si quien presenta la solicitud aún no conoce el coste exacto?
El coste se solicita como una estimación, así que una cifra aproximada es suficiente. Siempre puedes pedir después un presupuesto más preciso antes de la aprobación definitiva.