ما قالب نموذج طلب برنامج؟
عندما يرغب أحدهم في تطبيق أو اشتراك جديد، يبدأ الطلب عادةً برسالة دردشة أو محادثة عابرة يتذكرها أحدهم بصعوبة — وبحلول الوقت الذي يسمع فيه قسم تكنولوجيا المعلومات أو المالية بالموضوع، تكون نصف التفاصيل قد فُقدت. يمنح قالب نموذج طلب البرامج هذا الموظفين مكانًا واحدًا لطلب أداة: ماهيتها، وتكلفتها، ومن يحتاج إليها، وما إذا كانت ستتعامل مع بيانات الشركة.
يتفوق النموذج عبر الإنترنت على سلسلة رسائل البريد الإلكتروني لأن كل طلب يصل بالصيغة نفسها. لن تضطر إلى ملاحقة أحد للحصول على موقع المورّد أو عدد المستخدمين أو معرفة ما إذا كانت الأداة تحتاج إلى صلاحيات المسؤول لتثبيتها — فكل ذلك موجود منذ البداية، إلى جانب أي مستندات أمنية للمورّد مرفقة كملفات.
في كل مرة يرسل فيها أحدهم هذا النموذج، يحوّل FileIt الإجابات إلى ملف PDF ويحفظه في خزنتك. لن يُرسل شيء بالبريد الإلكتروني ثم يضيع في صندوق الوارد — إذ يبقى الطلب وإجابات مقدّمه وأي مرفقات معًا كسجل واحد يمكنك أنت أو الشخص المعتمِد فتحه في أي وقت.
- مناسب لـ
- الشركات الصغيرة وفرق تكنولوجيا المعلومات التي تراجع عمليات شراء البرامج أو أدوات SaaS الجديدة
- يُعبّئه
- الموظف الذي يطلب الأداة
- الوقت اللازم للإكمال
- نحو 5 دقائق
- يتضمن
- أسئلة مشروطة، وتحميل ملفات لمستندات المورّد، وبيان موافقة قبل التثبيت
من يستخدم نموذج طلب برنامج؟
- يعثر موظف على أداة تصميم توفر الوقت ويرغب في الحصول على موافقة على ميزانيتها
- يرغب قائد فريق في تجربة تطبيق لإدارة المشاريع قبل تعميم استخدامه
- تحتاج تكنولوجيا المعلومات إلى طريقة موحّدة لتسجيل كل طلبات البرامج قبل تثبيت أي شيء
- تريد الإدارة المالية معرفة التكلفة وتكرار الفوترة ومركز التكلفة قبل الموافقة على الاشتراك
- يرغب مسؤول حماية البيانات في تنبيه سريع بشأن أي أداة ستخزن بيانات شخصية
- يريد مدير توجيه الطلبات إليه للموافقة النهائية قبل الالتزام بالإنفاق
أسئلة نموذج طلب برنامج هذا
27 أسئلة على 4 صفحات · يتضمن رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 نبذة عنك
- اسمك*
- البريد الإلكتروني للعمل*
- القسم العمليات · المبيعات · التسويق · المالية · الهندسة · دعم العملاء · الموارد البشرية · تقنية المعلومات · أخرى
2 البرنامج
- اسم البرنامج*
- المورّد / الناشر
- الموقع الإلكتروني أو رابط المنتج
- كيف يُستخدم؟* مثبّت على جهاز كمبيوتر · خدمة ويب / سحابية · إضافة للمتصفح أو الوظائف الإضافية · تطبيق جوّال
- الترخيص* مجاني / مفتوح المصدر · تجربة مجانية أو نموذج مجاني جزئيًا · اشتراك مدفوع · شراء لمرة واحدة · قد تكون لدينا تراخيص بالفعل
- التكلفة التقديرية* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الفوترة لا يُطرح إلا عند انطباقه لكل مستخدم، شهريًا · لكل مستخدم، سنويًا · شهريًا (مبلغ ثابت) · سنويًا (مبلغ ثابت) · لمرة واحدة
- كم عدد الأشخاص الذين يحتاجون إليه؟*
- مطلوب بحلول
- الحاجة التجارية*
- هل يمكن لأداة نستخدمها بالفعل تنفيذ هذه المهمة؟
3 الأمان والبيانات
- هل سيخزّن بيانات شخصية أو يعالجها؟* نعم · لا · لا أعلم
- ما نوع البيانات الشخصية؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه بيانات الاتصال · سجلات العملاء · سجلات الموظفين · بيانات مالية أو بيانات الدفع · بيانات صحية أو بيانات حساسة أخرى · بيانات عن الأطفال
- أين تُخزّن البيانات؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل ستُدخل معلومات سرية للشركة فيه؟
- هل يدعم الدخول الموحّد (SSO)؟ نعم · لا · لا أعلم
- هل يحتاج إلى الاتصال بأنظمة أو حسابات أخرى للشركة؟
- بماذا سيتصل، وما الأذونات التي يطلبها؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل يحتاج إلى صلاحيات المسؤول لتثبيته؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- مستندات أمان المورّد
4 الموافقة
- المدير المعتمِد*
- البريد الإلكتروني للمدير*
- مركز التكلفة أو رمز الميزانية لا يُطرح إلا عند انطباقه
- قبل الموافقة*
نموذج طلب برنامج، صفحةً صفحةً
1 معلومات عنك
يبدأ النموذج بطلب اسم مقدّم الطلب وبريده الإلكتروني للعمل وقسمه، حتى يعرف من يراجع الطلب فورًا لمن يخصّص وما الميزانية التي قد يُحمّل عليها.
2 البرنامج
تطلب هذه الصفحة اسم البرنامج والمورّد ورابط المنتج، ثم تسأل: «كيف يُستخدم؟» (مثبّت، أو عبر الويب، أو إضافة للمتصفح، أو على الهاتف المحمول) ونوع الترخيص. إذا لم يكن الترخيص مجانيًا، يعرض النموذج سؤال «التكلفة المقدّرة»، وبعد الإجابة عنه يظهر أيضًا سؤال «تتم الفوترة» لمعرفة ما إذا كانت الرسوم شهرية أو سنوية أو تُدفع مرة واحدة.
كما يسأل عن عدد الأشخاص الذين يحتاجون إلى الأداة، والموعد المطلوب لتوفيرها، والأهم من ذلك الحاجة التجارية: ما المشكلة التي تحلها، وماذا سيحدث من دونها. ويسأل سؤال متابعة عمّا إذا كانت أداة موجودة تستطيع إنجاز المهمة أصلًا، وهي غالبًا أسرع طريقة لرفض شراء أداة مكررة.
3 الأمان والبيانات
هذا هو الجزء الذي يُتجاوز في رسالة على Slack لكنه الأهم. يسأل النموذج ما إذا كان البرنامج سيخزّن بيانات شخصية أو يعالجها؛ وتؤدي الإجابة «نعم» إلى إظهار قائمة تحقق تحدد نوع البيانات (بيانات الاتصال، أو سجلات العملاء، أو سجلات الموظفين، أو البيانات المالية، أو البيانات الصحية، أو بيانات الأطفال) وسؤال عن مكان تخزين البيانات.
كما يسأل ما إذا كانت معلومات الشركة السرية ستُدخل في الأداة، وما إذا كانت تدعم الدخول الموحّد، وما إذا كانت تحتاج إلى الاتصال بأنظمة الشركة الأخرى — وإذا كان الأمر كذلك، يسأل النموذج بما ستتصل به وما الأذونات التي تطلبها. وإذا كانت الأداة مثبتة وليست قائمة على الويب، يسأل أيضًا ما إذا كانت تحتاج إلى صلاحيات المسؤول. وهناك مكان لتحميل النظرة العامة الأمنية للمورّد أو اتفاقية معالجة البيانات الخاصة به، حتى لا يضطر المراجعون إلى البحث عنها بشكل منفصل.
4 الموافقة
تجمع الصفحة الأخيرة اسم المدير المعتمِد وبريده الإلكتروني، إضافةً إلى مركز التكلفة أو رمز الميزانية لأي شيء غير مجاني. وقبل الإرسال، يؤكد مقدّم الطلب أنه لن يثبّت البرنامج أو يسجّل حسابًا للعمل أو يحمّل بيانات الشركة إلى أن تتم الموافقة على الطلب. إنها عبارة صغيرة لكنها مفيدة، إذ تمنع انتشار استخدام أدوات تقنية المعلومات غير المعتمدة أثناء إجراء المراجعة.
خصّص القالب كما تريد
- أضف خيارات الأقسام أو أزلها من القائمة المنسدلة لتطابق الهيكل التنظيمي لشركتك
- أضف سؤالًا يتيح لمدير مقدّم الطلب الموافقة مباشرةً في النموذج، إذا كنت تفضّل عدم الاعتماد على بريد إلكتروني منفصل
- استخدم المنطق الشرطي لطرح أسئلة إضافية فقط عندما تتعامل الأداة مع بيانات صحية أو مالية
- حدّد حدًا أقصى لعدد الإجابات أو تاريخًا للإغلاق إذا كنت تجري تدقيقًا لمرة واحدة على البرامج بدلًا من استقبال الطلبات بصورة مستمرة
- غيّر مجلد الخزنة الذي تُحفظ فيه ملفات PDF حتى تصل الطلبات إلى سجلات تكنولوجيا المعلومات أو المشتريات
- عدّل صياغة بيان الموافقة لتتوافق مع سياسة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك
نصائح لتحسين نموذج طلب برنامج
- اطلب توضيح الحاجة التجارية بلغة بسيطة — «يوفر ساعتين أسبوعيًا في إعداد التقارير» أكثر فائدة من تبرير غامض
- لا تسأل إلا عما ستستخدمه فعليًا: قد يبدو قسم الأمان طويلًا، لذا خصّصه للأدوات التي تتعامل مع بيانات حقيقية للشركة أو العملاء
- شجّع مقدّمي الطلبات على إرفاق ما ينشره المورّد أصلًا، مثل صفحة الأمان أو اتفاقية معالجة البيانات، بدلًا من محاولة البحث عنه بأنفسهم
- راجع الطلبات وفق جدول منتظم حتى لا يظل الأشخاص منتظرين ولا يلجؤوا سرًا إلى تثبيت البرامج على أي حال
- احتفظ بسجل تقريبي للقرارات (مقبول، مرفوض، والسبب) إلى جانب ملف PDF حتى لا يكرر المراجعون المستقبليون المحادثة نفسها
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
بمجرد أن يرسل أحدهم طلب برنامج، يحفظ FileIt الطلب كاملًا — بما في ذلك إجابات مقدّم الطلب وأي مستندات للمورّد — كملف PDF في خزنتك، داخل أي مجلد أعددته لسجلات تكنولوجيا المعلومات أو المشتريات. وستتلقى أنت وأي شخص آخر أضفته إلى قائمة الإشعارات رسالة بريد إلكتروني فور وصول طلب جديد.
بعد ذلك، تفتح معظم الفرق جدول الإجابات لعرض الطلبات بنظرة سريعة، وتصفيتها حسب القسم أو نوع الترخيص، وفتح ملف PDF الفردي لأي طلب يحتاج إلى نظرة أعمق. وإذا احتجت إلى تسليم مجموعة من الطلبات إلى الإدارة المالية أو مراجع حسابات، يتيح لك تصدير CSV الحصول على جميع الإجابات في ملف واحد، بينما تبقى ملفات PDF الأصلية محفوظة بأمان للرجوع إليها.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج طلب برنامج: الأسئلة الشائعة
هل قالب نموذج طلب البرامج هذا مجاني؟
نعم. إنه واحد من أكثر من 160 قالبًا جاهزًا مضمنًا في تطبيق Forms ضمن كل حساب FileIt، بما في ذلك الخطة المجانية. يمكنك استخدامه كما هو أو تعديل كل سؤال.
هل يحتاج الموظفون إلى حساب FileIt لإرسال طلب؟
لا. يمكنك مشاركة رابط عام أو إرساله بالبريد الإلكتروني، ويمكن لأي شخص تعبئته وإرساله — من دون الحاجة إلى إنشاء حساب من جانبه.
كيف أحصل على الطلبات المكتملة؟
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF يُحفظ تلقائيًا في خزنة FileIt الخاصة بك، كما يمكنك عرض كل الإجابات في جدول قابل للبحث أو تصديرها جميعًا إلى CSV.
هل يمكنني جعل أسئلة الأمان تنطبق على أدوات معينة فقط؟
نعم. يستخدم القالب بالفعل منطقًا شرطيًا — فعلى سبيل المثال، لا تظهر قائمة التحقق الخاصة بأنواع البيانات إلا إذا قال الشخص إن البرنامج سيتعامل مع بيانات شخصية — ويمكنك إضافة مزيد من الشروط بنفسك في المصمم.
هل يمكنني اشتراط موافقة المدير قبل تثبيت البرنامج؟
يسجل النموذج نفسه تعهّد مقدّم الطلب بعدم تثبيت أي شيء إلى أن تتم الموافقة، ويوجّه اسم المدير وبريده الإلكتروني إليك. أما الموافقة على الطلب فهي خطوة تتولاها بعد مراجعة الإجابة — فالنموذج لا يرسلها إلى أي جهة أخرى من تلقاء نفسه.
هل يمكنني ربط هذا بإجراءات المشتريات الحالية؟
نعم — احفظ كل ملف PDF في مجلد الخزنة الذي تستخدمه بالفعل للمشتريات، وصدّر الإجابات إلى CSV إذا احتجت إلى استيرادها إلى جدول بيانات أو نظام آخر.
ماذا لو لم يعرف مقدّم الطلب التكلفة الدقيقة بعد؟
تُطلب التكلفة باعتبارها تقديرًا، لذا يكفي إدخال رقم تقريبي — ويمكنك دائمًا متابعة الأمر مع مقدّم الطلب للحصول على عرض سعر أدق قبل الموافقة النهائية.