ما قالب نموذج مطالبة باسترداد المصروفات؟
تستغرق متابعة الإيصالات الورقية والمطالبات في جداول البيانات وسلاسل رسائل البريد الإلكتروني وقتًا طويلًا من الجميع. يوفّر قالب نموذج استرداد المصروفات هذا للموظفين مكانًا إلكترونيًا واحدًا لإدراج ما أنفقوه، وإرفاق صورة أو ملف PDF لكل إيصال، وتحديد الطريقة التي يفضّلون استرداد المبلغ بها — سواء مع راتبهم التالي أو عبر تحويل مصرفي منفصل.
يتفوّق نموذج المطالبة الإلكتروني على ظرف مليء بالإيصالات المثبتة بدباسة، لأن كل مطالبة تتضمن تاريخًا وفئة ووصفًا ومبلغًا وإيصالًا، فلا يُغفل أي شيء أو يضيع. ويضيف المنطق الشرطي المصروف الثاني والثالث فقط عند حاجة الموظف إليهما، لتبقى المطالبة ذات المصروف الواحد مختصرة.
في كل مرة يرسل فيها شخص هذا النموذج، يحوّله FileIt إلى ملف PDF — يضم تفاصيل المطالبة والإقرار والإيصالات المرفقة معًا — ويحفظه في مجلد الخزنة الذي تختاره. وستتلقى بريدًا إلكترونيًا فور وصول المطالبة، كما يمكنك فتح جدول الاستجابات في أي وقت لمراجعة المطالبات أو تصفيتها أو تصديرها إلى CSV من أجل كشوف الرواتب.
- مناسب لـ
- الشركات الصغيرة والفرق التي تسدّد للموظفين مصروفات العمل
- يملؤه
- الموظفون أو المتعاقدون أو أي شخص يطالب باسترداد التكاليف
- الوقت اللازم لإكماله
- نحو 3–5 دقائق لمصروف واحد، ووقت أطول عند وجود عدة مصروفات
- يتضمن
- رفع الإيصالات، ومنطقًا شرطيًا للمصروفات الإضافية، والبيانات المصرفية، والتوقيع
من يستخدم نموذج مطالبة باسترداد المصروفات؟
- يطالب مندوب مبيعات باسترداد تكلفة عشاء مع عميل وسيارة أجرة وليلة فندقية بعد رحلة
- يسدّد مدير مكتب لموظف تكلفة مستلزمات اشتراها ببطاقته الشخصية
- يطالب موظف يعمل عن بُعد باسترداد جزء من تكلفة الإنترنت المنزلي أو رسوم دخول مساحة عمل مشتركة ليوم واحد
- يقدّم مهندس ميداني مطالبة ببدل المسافة المقطوعة لاستخدام مركبته الشخصية بين مواقع العمل
- يسترد موظف جديد تكلفة شهادة مهنية أو دورة تدريبية
- يجمع فريق الشؤون المالية المطالبات من عدة أقسام بتنسيق موحّد جاهز لكشوف الرواتب
أسئلة نموذج مطالبة باسترداد المصروفات هذا
34 أسئلة على 3 صفحات · يتضمن التوقيع, رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 بياناتك
- اسمك*
- البريد الإلكتروني*
- الهاتف
- القسم العمليات · المبيعات · التسويق · المالية · الهندسة · دعم العملاء · الموارد البشرية · أخرى
- مركز التكلفة أو رمز المشروع
- المدير المعتمد*
- الغرض التجاري*
2 المصروفات
- التاريخ*
- الفئة* السفر (الطيران والقطار وسيارات الأجرة) · بدل المسافة المقطوعة (مركبة خاصة) · الإقامة · الوجبات ونفقات المعيشة · ضيافة العملاء · مستلزمات المكتب · المعدات · البرامج أو الاشتراكات · التدريب أو المؤتمرات · الهاتف والإنترنت · مواقف السيارات والرسوم · أخرى
- الوصف*
- المبلغ*
- الإيصال*
- إضافة مصروف آخر؟*
- التاريخ* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الفئة* لا يُطرح إلا عند انطباقه السفر (الطيران والقطار وسيارات الأجرة) · بدل المسافة المقطوعة (مركبة خاصة) · الإقامة · الوجبات ونفقات المعيشة · ضيافة العملاء · مستلزمات المكتب · المعدات · البرامج أو الاشتراكات · التدريب أو المؤتمرات · الهاتف والإنترنت · مواقف السيارات والرسوم · أخرى
- الوصف* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- المبلغ* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الإيصال* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- إضافة مصروف آخر؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- التاريخ* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الفئة* لا يُطرح إلا عند انطباقه السفر (الطيران والقطار وسيارات الأجرة) · بدل المسافة المقطوعة (مركبة خاصة) · الإقامة · الوجبات ونفقات المعيشة · ضيافة العملاء · مستلزمات المكتب · المعدات · البرامج أو الاشتراكات · التدريب أو المؤتمرات · الهاتف والإنترنت · مواقف السيارات والرسوم · أخرى
- الوصف* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- المبلغ* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الإيصال* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل لديك أكثر من ثلاثة مصروفات؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- المصروفات والإيصالات المتبقية* لا يُطرح إلا عند انطباقه
3 الدفع والإقرار
- إجمالي المبلغ المطالب به*
- كيف ينبغي أن ندفع لك؟* مع دفعة راتبي التالية · تحويل مصرفي إلى الحساب أدناه
- اسم صاحب الحساب* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- اسم البنك* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- رقم الحساب / IBAN* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- رمز SWIFT / BIC أو رمز الفرز أو رقم التوجيه لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الإقرار*
- التوقيع*
نموذج مطالبة باسترداد المصروفات، صفحةً صفحةً
1 بياناتك
تبدأ المطالبة ببيانات الشخص الذي يطلب استرداد المبلغ: الاسم والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف، إلى جانب قائمة منسدلة للقسم حتى يمكن توجيه المطالبات أو إعداد تقارير عنها حسب الفريق. ويربط حقل مركز التكلفة أو رمز المشروع المطالبة بميزانية، بينما يحدد حقل المدير المعتمد الشخص الذي ينبغي أن يوافق عليها، ويمنح حقل الغرض التجاري المعتمدَ سياقًا قبل أن يراجع المبالغ.
يساعد إبقاء هذه البيانات في صفحة مستقلة المعتمدَ على معرفة صاحب المطالبة وسببها بسرعة، قبل التمرير إلى التكاليف المفصّلة.
2 المصروفات
يحصل كل مصروف على تاريخه الخاص، وقائمة منسدلة للفئة (السفر، والمسافة المقطوعة، والإقامة، والوجبات، وضيافة العملاء، والمستلزمات، والمعدات، والبرامج، والتدريب، والهاتف، ومواقف السيارات، أو غير ذلك)، ووصف مختصر، والمبلغ بالعملة. ويوجد حقل رفع إيصال بجوار كل إدخال — صورة أو ملف PDF للإيصال، أو سجل رحلة في حالة المسافة المقطوعة — حتى تبقى المستندات مع المطالبة.
يحافظ المنطق الشرطي على اختصار المطالبة ذات المصروف الواحد: إذ لا يكشف سؤال «إضافة مصروف آخر؟» بنعم/لا عن حقول المصروف 2 إلا عند الحاجة، ثم يتكرر الأمر للمصروف الثالث. وبعد ذلك، يكشف سؤال إضافي حقل رفع واحدًا لقائمة ببقية البنود وإيصالاتها.
3 الدفع والإقرار
يدخل صاحب المطالبة إجمالي المبلغ المطالب به ويختار طريقة الدفع: كيف ينبغي أن ندفع لك؟ مع دفعة الراتب التالية، أو عبر تحويل مصرفي. ويؤدي اختيار التحويل المصرفي إلى إظهار اسم صاحب الحساب، واسم البنك، ورقم IBAN / الحساب (يُتحقق منه وفق نمط محدد)، ورمز SWIFT / BIC أو رمز الفرع اختياريًا.
ويطلب الإقرار من الموظف تأكيد أن المصروفات كانت لأغراض تجارية ولم يسبق المطالبة بها، ثم يختتم التوقيع المطالبة. وبما أن كل ذلك يصل في ملف PDF واحد، يرى المعتمد القصة والأرقام والإيصالات والإقرار الموقّع في مستند واحد.
خصّص القالب كما تريد
- عدّل القائمة المنسدلة للفئات لتطابق دليل حساباتك أو سياسة المصروفات الخاصة بك
- أضف تذكيرًا بحد الإنفاق لكل مصروف باستخدام كتلة فقرة بالقرب من أعلى صفحة المصروفات
- حدّد مجلد الخزنة حتى تُحفظ المطالبات تلقائيًا ضمن القسم أو مركز التكلفة الصحيح
- فعّل حدًا أقصى لعدد الاستجابات إذا كنت تجري جولات استرداد وفق جدول زمني ثابت
- أضف بريد المعتمد الثاني في إعدادات الإشعارات حتى يرى كل من الموارد البشرية والمدير المطالبات الجديدة
- أعد تسمية رسالة التأكيد في صفحة الدفع والإقرار لتذكر تاريخ دورة الدفع المعتاد لديك
نصائح لتحسين نموذج مطالبة باسترداد المصروفات
- اطلب إيصالًا واحدًا لكل بند من بنود المصروف بدلًا من صورة واحدة مجمعة — فهذا يسرّع المراجعة كثيرًا
- اجعل قائمة الفئات قصيرة ومحددة بما يناسب نشاطك؛ فالقائمة الطويلة تبطئ المستخدمين
- شجّع على إرسال المطالبات بعد الإنفاق بوقت قصير، بينما يكون الإيصال والذاكرة بشأن العملية في أفضل حالاتهما
- اجعل حقل الغرض التجاري مطلوبًا فعلًا — فعبارة «زيارة عميل، 3–5 أكتوبر» تستغرق ثواني وتوفر المراسلات اللاحقة
- لا تطلب من الموظفين إرسال أرقام البطاقات كاملة عبر البريد الإلكتروني أو لصقها في أي مكان في النموذج — تكفي بيانات الحساب المصرفي اللازمة لاسترداد المبلغ
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
بمجرد أن يرسل شخص مطالبة، ينشئ FileIt ملف PDF لكل محتوياتها — كل إجابة، والمصروفات المفصّلة، وكل إيصال — ويحفظه في مجلد الخزنة الذي حددته لهذا النموذج. وستتلقى إشعارًا بالبريد الإلكتروني فورًا، ويمكنك إضافة عناوين أخرى، مثل بريد المدير أو صندوق كشوف الرواتب، حتى يطلع الأشخاص المناسبون عليها دون الحاجة إلى امتلاك حساب FileIt خاص بهم.
بعد ذلك، تفتح معظم الشركات جدول الاستجابات لمطابقة المطالبة مع الإيصالات والموافقة عليها أو متابعة الاستفسارات. ويمنح التصدير إلى CSV بعد اكتمال مجموعة من المطالبات قائمة واضحة بالأسماء والمبالغ وطرق الدفع لكشوف الرواتب، بينما تبقى ملفات PDF في الخزنة كسجل دائم.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج مطالبة باسترداد المصروفات: الأسئلة الشائعة
هل قالب نموذج استرداد المصروفات هذا مجاني؟
نعم. إنه أحد القوالب الجاهزة المضمنة في تطبيق Forms على كل حساب FileIt، بما في ذلك الخطة المجانية. ويمكنك استخدامه كما هو أو تعديل كل سؤال في المصمم.
هل يحتاج الموظفون إلى حساب FileIt لإرسال مطالبة؟
لا. شارك النموذج عبر رابط عام أو أرسل دعوات شخصية بالبريد الإلكتروني، ويمكن لأي شخص تعبئته وإرسال مطالبة دون إنشاء حساب على الإطلاق.
كيف نحصل على مطالبات المصروفات بصيغة PDF؟
تُحوَّل كل استجابة تلقائيًا إلى ملف PDF، مع الإجابات وأي إيصالات مرفوعة، وتُحفظ في مجلد الخزنة الذي تختاره عند إعداد النموذج.
هل يمكن للموظفين إرفاق أكثر من إيصال بمصروف واحد؟
نعم، يقبل حقل إيصال كل مصروف ما يصل إلى ثلاثة ملفات، لذا يمكن إرفاق إيصال وكشف بطاقة، مثلًا، معًا.
ماذا يحدث إذا كان لدى شخص أكثر من ثلاثة مصروفات في مطالبة واحدة؟
يظهر سؤال متابعة بعد المصروف الثالث ليسأل عما إذا كانت هناك مصروفات أخرى، وإذا كانت الإجابة نعم، يظهر حقل رفع واحد يمكنه إرفاق جدول بيانات أو قائمة تغطي بقية المصروفات مع إيصالاتها.
هل تُحفظ معلومات الحساب المصرفي التي تُجمع في هذا النموذج بأمان؟
تُشفّر الإجابات أثناء التخزين في FileIt، مثل جميع استجابات النماذج الأخرى، لكن لا تطلب إلا بيانات الدفع التي تحتاج إليها فعلًا لمعالجة استرداد المبلغ.
هل يمكننا توجيه مطالبات المصروفات إلى مجلدات خزنة مختلفة حسب القسم؟
يمكنك تحديد مجلد حفظ واحد لكل نموذج. وتنسخ شركات كثيرة هذا القالب لكل قسم أو معتمد، بحيث تصل مطالبات كل فريق تلقائيًا إلى مجلده الخاص.