Apakah templat borang tuntutan bayaran balik perbelanjaan?
Mengejar resit kertas, tuntutan dalam hamparan dan rangkaian e-mel memakan masa untuk semua pihak. Templat borang bayaran balik perbelanjaan ini memberi pekerja satu tempat dalam talian untuk menyenaraikan perbelanjaan mereka, melampirkan foto atau PDF setiap resit dan menyatakan cara mereka mahu dibayar balik — sama ada bersama gaji seterusnya atau melalui pindahan bank berasingan.
Borang tuntutan dalam talian lebih baik daripada sampul surat berisi resit yang distapler kerana setiap tuntutan mempunyai tarikh, kategori, penerangan, jumlah dan resit, jadi tiada apa-apa yang tertinggal atau hilang. Logik bersyarat hanya menambah perbelanjaan kedua dan ketiga apabila pekerja memerlukannya, jadi tuntutan satu item kekal ringkas.
Setiap kali seseorang menghantar borang ini, FileIt menukarkannya kepada PDF — butiran tuntutan, pengisytiharan dan resit yang dilampirkan semuanya bersama — lalu memfailkannya dalam folder peti besi yang anda pilih. Anda menerima e-mel sebaik sahaja tuntutan masuk dan boleh membuka jadual Respons pada bila-bila masa untuk menyemak, menapis atau mengeksport tuntutan ke CSV bagi tujuan penggajian.
- Sesuai untuk
- Perniagaan kecil dan pasukan yang membayar balik perbelanjaan kerja kakitangan
- Diisi oleh
- Pekerja, kontraktor atau sesiapa sahaja yang menuntut semula kos
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 3–5 minit untuk satu perbelanjaan, lebih lama jika beberapa perbelanjaan
- Termasuk
- Muat naik resit, logik bersyarat untuk perbelanjaan tambahan, butiran bank, tandatangan
Siapa yang menggunakan borang tuntutan bayaran balik perbelanjaan?
- Seorang wakil jualan menuntut semula kos makan malam dengan pelanggan, teksi dan satu malam hotel selepas perjalanan kerja
- Seorang pengurus pejabat membayar balik ahli pasukan yang membeli bekalan menggunakan kad sendiri
- Seorang pekerja jarak jauh menuntut sebahagian kos jalur lebar rumah atau pas sehari di ruang kerja bersama
- Seorang jurutera lapangan menghantar tuntutan jarak perjalanan kerana menggunakan kenderaan sendiri antara tapak kerja
- Seorang pekerja baharu dibayar balik kos pensijilan profesional atau kursus latihan
- Pasukan kewangan mengumpulkan tuntutan daripada beberapa jabatan dalam format seragam yang sedia untuk penggajian
Soalan dalam borang tuntutan bayaran balik perbelanjaan ini
34 soalan dalam 3 halaman · termasuk tandatangan, muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Butiran anda
- Nama anda*
- E-mel*
- Telefon
- Jabatan Operasi · Jualan · Pemasaran · Kewangan · Kejuruteraan · Sokongan pelanggan · Sumber manusia · Lain-lain
- Pusat kos atau kod projek
- Pengurus yang meluluskan*
- Tujuan perniagaan*
2 Perbelanjaan
- Tarikh*
- Kategori* Perjalanan (udara, kereta api, teksi) · Perbatuan (kenderaan sendiri) · Penginapan · Makanan dan sara hidup · Hiburan pelanggan · Bekalan pejabat · Peralatan · Perisian atau langganan · Latihan atau persidangan · Telefon dan internet · Tempat letak kereta dan tol · Lain-lain
- Perihalan*
- Amaun*
- Resit*
- Tambah perbelanjaan lain?*
- Tarikh* hanya ditanya jika berkenaan
- Kategori* hanya ditanya jika berkenaan Perjalanan (udara, kereta api, teksi) · Perbatuan (kenderaan sendiri) · Penginapan · Makanan dan sara hidup · Hiburan pelanggan · Bekalan pejabat · Peralatan · Perisian atau langganan · Latihan atau persidangan · Telefon dan internet · Tempat letak kereta dan tol · Lain-lain
- Perihalan* hanya ditanya jika berkenaan
- Amaun* hanya ditanya jika berkenaan
- Resit* hanya ditanya jika berkenaan
- Tambah perbelanjaan lain?* hanya ditanya jika berkenaan
- Tarikh* hanya ditanya jika berkenaan
- Kategori* hanya ditanya jika berkenaan Perjalanan (udara, kereta api, teksi) · Perbatuan (kenderaan sendiri) · Penginapan · Makanan dan sara hidup · Hiburan pelanggan · Bekalan pejabat · Peralatan · Perisian atau langganan · Latihan atau persidangan · Telefon dan internet · Tempat letak kereta dan tol · Lain-lain
- Perihalan* hanya ditanya jika berkenaan
- Amaun* hanya ditanya jika berkenaan
- Resit* hanya ditanya jika berkenaan
- Lebih daripada tiga perbelanjaan? hanya ditanya jika berkenaan
- Baki perbelanjaan dan resit* hanya ditanya jika berkenaan
3 Pembayaran & pengisytiharan
- Jumlah amaun yang dituntut*
- Bagaimanakah kami patut membuat bayaran kepada anda?* Bersama bayaran gaji saya yang seterusnya · Pindahan bank ke akaun di bawah
- Nama pemegang akaun* hanya ditanya jika berkenaan
- Nama bank* hanya ditanya jika berkenaan
- IBAN / nombor akaun* hanya ditanya jika berkenaan
- SWIFT / BIC, kod sort atau nombor penghalaan hanya ditanya jika berkenaan
- Pengisytiharan*
- Tandatangan*
Borang tuntutan bayaran balik perbelanjaan, halaman demi halaman
1 Butiran anda
Tuntutan bermula dengan maklumat orang yang meminta bayaran balik: Nama, E-mel dan Telefon anda, serta menu lungsur Jabatan supaya tuntutan boleh disalurkan atau dilaporkan mengikut pasukan. Medan Pusat kos atau kod projek menandakan tuntutan kepada belanjawan, Pengurus yang meluluskan merekodkan orang yang perlu memberikan kelulusan, dan kotak Tujuan perniagaan memberikan konteks kepada pelulus sebelum mereka meneliti jumlah.
Meletakkan semua ini pada halaman tersendiri membolehkan pelulus melihat dengan sepintas lalu daripada siapa tuntutan itu dan sebabnya, sebelum menatal ke kos terperinci.
2 Perbelanjaan
Setiap perbelanjaan mempunyai Tarikh tersendiri, menu lungsur Kategori (perjalanan, jarak perjalanan, penginapan, makanan, hiburan pelanggan, bekalan, peralatan, perisian, latihan, telefon, tempat letak kereta atau lain-lain), Penerangan ringkas dan Jumlah dalam mata wang. Muat naik Resit diletakkan bersebelahan setiap entri — foto atau PDF resit, atau log perjalanan bagi jarak perjalanan — supaya dokumen sokongan bergerak bersama tuntutan.
Logik bersyarat memastikan tuntutan satu item kekal ringkas: soalan ya/tidak 'Tambah perbelanjaan lain?' hanya memaparkan medan Perbelanjaan 2 jika diperlukan, kemudian mengulanginya untuk perbelanjaan ketiga. Selepas itu, satu lagi soalan memaparkan satu muat naik untuk senarai item yang selebihnya dan resitnya.
3 Pembayaran & pengisytiharan
Penuntut memasukkan Jumlah keseluruhan yang dituntut dan memilih Bagaimana kami harus membayar anda: bersama pembayaran gaji seterusnya atau melalui pindahan bank. Memilih pindahan bank akan memaparkan Nama pemegang akaun, Nama bank, IBAN / nombor akaun (disemak berdasarkan corak) dan kod SWIFT / BIC atau kod sort secara pilihan.
Pengisytiharan meminta pekerja mengesahkan bahawa perbelanjaan itu adalah untuk tujuan perniagaan dan belum pernah dituntut sebelum ini, manakala Tandatangan melengkapkan tuntutan. Oleh sebab semuanya tiba sebagai satu PDF, pelulus mempunyai cerita, angka, resit dan pengisytiharan yang ditandatangani dalam satu dokumen.
Ubah suai templat ini
- Laraskan menu lungsur Kategori supaya sepadan dengan carta akaun atau polisi perbelanjaan anda sendiri
- Tambah peringatan had perbelanjaan bagi setiap perbelanjaan menggunakan blok perenggan berhampiran bahagian atas halaman Perbelanjaan
- Tetapkan folder peti besi supaya tuntutan difailkan secara automatik di bawah jabatan atau pusat kos yang betul
- Aktifkan bilangan maksimum respons jika anda menjalankan pusingan bayaran balik mengikut jadual tetap
- Tambah e-mel pelulus kedua dalam tetapan pemberitahuan supaya HR dan pengurus sama-sama melihat tuntutan baharu
- Namakan semula mesej pengesahan halaman Pembayaran & pengisytiharan untuk menyebut tarikh pembayaran biasa anda
Petua untuk borang tuntutan bayaran balik perbelanjaan yang lebih baik
- Minta satu resit bagi setiap baris perbelanjaan, bukannya satu foto yang menggabungkan semuanya — pemeriksaan menjadi jauh lebih cepat
- Pastikan senarai kategori ringkas dan khusus kepada perniagaan anda; senarai yang panjang melambatkan proses
- Galakkan tuntutan dihantar sejurus selepas perbelanjaan dibuat, ketika resit dan ingatan masih segar
- Jadikan medan tujuan perniagaan benar-benar wajib — 'lawatan pelanggan, 3–5 Oktober' mengambil masa beberapa saat dan mengurangkan ulang-alik kemudian
- Jangan sesekali minta kakitangan menghantar e-mel atau menampal nombor kad penuh di mana-mana bahagian borang — butiran akaun bank untuk bayaran balik sudah memadai
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Sebaik sahaja seseorang menghantar tuntutan, FileIt menjana PDF bagi keseluruhan tuntutan — setiap jawapan, perbelanjaan terperinci dan setiap resit — lalu menyimpannya dalam folder peti besi yang anda tetapkan untuk borang ini. Anda menerima pemberitahuan e-mel serta-merta dan boleh menambah alamat lain, seperti pengurus atau peti masuk penggajian, supaya orang yang betul dapat melihatnya tanpa memerlukan akaun FileIt sendiri.
Selepas itu, kebanyakan perniagaan membuka jadual Respons untuk menyemak tuntutan berbanding resit dan meluluskannya atau membuat susulan. Mengeksport ke CSV apabila satu kelompok sudah sedia memberikan senarai nama, jumlah dan kaedah pembayaran yang kemas untuk penggajian, manakala PDF kekal dalam peti besi sebagai rekod kekal.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Tuntutan bayaran balik perbelanjaan: soalan lazim
Adakah templat borang tuntutan bayaran balik perbelanjaan ini percuma?
Ya. Ini ialah salah satu templat sedia guna yang disertakan dalam aplikasi Forms pada setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma. Anda boleh menggunakannya seperti sedia ada atau mengedit setiap soalan dalam pereka bentuk.
Adakah pekerja memerlukan akaun FileIt untuk menghantar tuntutan?
Tidak. Kongsi borang melalui pautan awam atau hantar jemputan e-mel peribadi, dan sesiapa sahaja boleh mengisinya serta menghantar tuntutan tanpa perlu mencipta akaun.
Bagaimanakah kami mendapatkan tuntutan perbelanjaan sebagai PDF?
Setiap penghantaran ditukar secara automatik kepada PDF, bersama jawapan dan sebarang resit yang dimuat naik, lalu disimpan dalam folder peti besi yang anda pilih semasa menyediakan borang.
Bolehkah pekerja melampirkan lebih daripada satu resit untuk satu perbelanjaan?
Ya, medan resit setiap perbelanjaan menerima sehingga tiga fail, jadi contohnya resit bersama penyata kad boleh dimasukkan sekali.
Apakah yang berlaku jika seseorang mempunyai lebih daripada tiga perbelanjaan dalam satu tuntutan?
Soalan susulan akan muncul selepas perbelanjaan ketiga untuk bertanya sama ada terdapat perbelanjaan lain. Jika ada, satu medan muat naik akan dipaparkan supaya mereka boleh melampirkan hamparan atau senarai yang merangkumi baki perbelanjaan bersama resitnya.
Adakah maklumat akaun bank yang dikumpulkan melalui borang ini disimpan dengan selamat?
Jawapan disulitkan ketika disimpan dalam FileIt, sama seperti setiap respons borang lain. Namun, minta hanya butiran pembayaran yang benar-benar anda perlukan untuk memproses bayaran balik.
Bolehkah kami menyalurkan tuntutan perbelanjaan ke folder peti besi yang berbeza mengikut jabatan?
Anda boleh menetapkan satu folder pemfailan bagi setiap borang. Banyak perniagaan menduplikasi templat ini untuk setiap jabatan atau pelulus supaya tuntutan setiap pasukan masuk secara automatik ke folder mereka sendiri.