Apakah templat borang penerimaan pekerja?
Apabila seseorang menerima tawaran kerja, terdapat banyak butiran yang perlu dikumpulkan sebelum hari pertama mereka: nama sah dan tarikh lahir, tempat tinggal, nombor cukai atau keselamatan sosial, akaun bank untuk pembayaran gaji, individu yang perlu dihubungi ketika kecemasan dan bukti identiti mereka. Templat ini menukar semua itu menjadi satu borang dalam talian yang boleh diisi oleh pekerja baharu menggunakan telefon atau komputer riba.
Pek penerimaan pekerja bercetak perlu diimbas, difaks atau dihantar melalui e-mel berulang kali, manakala butiran bank pula berakhir dalam peti masuk yang boleh dibaca oleh sesiapa sahaja yang mempunyai akses. Borang dalam talian mengekalkan aliran yang sama, cuma pekerja baharu hanya perlu menjawab sekali, mengikut turutan, pada halaman yang hanya memaparkan perkara yang berkaitan dengan jenis pekerjaan mereka. Tiada apa-apa yang hilang dalam rangkaian e-mel atau perlu ditaip semula ke dalam hamparan.
Sebaik sahaja pekerja baharu menghantar borang, FileIt menukar jawapan mereka menjadi PDF dan terus memfailkannya ke dalam folder peti besi yang anda pilih. Sebarang foto ID atau permit kerja yang dimuat naik akan dilampirkan pada PDF yang sama, jadi keseluruhan rekod pekerja baharu tersimpan di satu tempat.
- Sesuai untuk
- Pasukan HR dan pemilik perniagaan kecil yang mengambil pekerja baharu
- Diisi oleh
- Pekerja baharu, sebelum atau pada hari pertama mereka
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 10 minit
- Termasuk
- Butiran bank, kenalan kecemasan, muat naik ID, tandatangan, tarikh tamat kontrak bersyarat
Siapa yang menggunakan borang penerimaan pekerja?
- Perniagaan kecil dan syarikat baharu tanpa sistem HR khusus yang memerlukan cara mudah untuk mengumpulkan dokumen pekerja baharu
- Pasukan HR yang mahu setiap pekerja baharu melalui proses seragam yang sama, sama ada sepenuh masa, separuh masa atau tempoh tetap
- Agensi dan francais yang mengambil pekerja di beberapa lokasi, yang tidak dapat semuanya datang ke pejabat untuk menyerahkan dokumen
- Pengurus yang perlu mengumpulkan kenalan kecemasan dan butiran bank pelatih atau pekerja bermusim dengan cepat
- Menggantikan rangkaian e-mel “sila hantar butiran bank anda” dengan satu borang berstruktur
Soalan dalam borang penerimaan pekerja ini
26 soalan dalam 5 halaman · termasuk tandatangan, muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Butiran peribadi
- Nama sah*
- Nama pilihan
- Tarikh lahir*
- E-mel peribadi*
- Telefon bimbit*
- Alamat rumah*
- Kewarganegaraan
- Nombor cukai / keselamatan sosial
2 Peranan anda
- Jawatan*
- Jabatan Operasi · Jualan · Pemasaran · Kewangan · Kejuruteraan · Sokongan pelanggan · Sumber manusia · Lain-lain
- Tarikh mula*
- Jenis pekerjaan* Sepenuh masa · Sambilan · Kontrak bertempoh tetap · Latihan industri
- Tarikh tamat kontrak hanya ditanya jika berkenaan
- Penyelia langsung
3 Butiran bank
- Nama pemegang akaun*
- Nama bank*
- IBAN / nombor akaun*
- SWIFT / BIC atau kod sort
4 Kenalan kecemasan
- Nama kenalan*
- Hubungan* Pasangan / suami atau isteri · Ibu bapa · Adik-beradik · Anak · Rakan · Lain-lain
- Telefon*
- E-mel
5 Dokumen & pengisytiharan
- Kad pengenalan bergambar (pasport atau kad pengenalan kebangsaan)*
- Permit kerja atau visa (jika diperlukan)
- Pengisytiharan*
- Tandatangan*
Borang penerimaan pekerja, halaman demi halaman
1 Butiran peribadi
Halaman pertama meminta Nama sah (Legal name) pekerja baharu, Nama pilihan (Preferred name) secara pilihan untuk nama yang patut digunakan oleh rakan sekerja, Tarikh lahir (Date of birth), E-mel peribadi (Personal email), Telefon mudah alih (Mobile phone) dan Alamat rumah (Home address). Ia juga meminta Kewarganegaraan (Nationality) serta nombor Cukai / keselamatan sosial (Tax / social security number), yang kedua-duanya ditandakan sebagai pilihan kerana tidak semua majikan memerlukannya pada peringkat ini.
Memandangkan halaman ini mengingatkan pekerja baharu bahawa butiran tersebut hendaklah sepadan dengan ID rasmi mereka, maklumat yang dikumpulkan di sini sepadan dengan apa-apa ID bergambar yang dimuat naik kemudian. Ini mengurangkan keperluan berbalas e-mel jika terdapat ketidakpadanan.
2 Peranan anda
Halaman kedua merangkumi asas pekerjaan: Jawatan (Job title), Jabatan (Department) yang dipilih daripada menu lungsur termasuk Operasi, Jualan, Kejuruteraan dan Sumber manusia, Tarikh mula (Start date) serta Jenis pekerjaan (Employment type) — sepenuh masa, separuh masa, kontrak tempoh tetap atau latihan amali. Pemilihan kontrak tempoh tetap akan membuka soalan tambahan, Tarikh tamat kontrak (Contract end date), yang kekal tersembunyi untuk orang lain. Terdapat juga ruangan Pengurus baris hadapan (Line manager) secara pilihan.
Logik bersyarat ini bermaksud seseorang yang diambil bekerja sepenuh masa secara tetap tidak akan melihat soalan tarikh tamat kontrak yang tidak berkaitan dengannya, menjadikan borang lebih ringkas untuk kebanyakan orang.
3 Butiran bank
Halaman ketiga mengumpulkan Nama pemegang akaun (Account holder name), Nama bank (Bank name), IBAN / nombor akaun (IBAN / account number) serta SWIFT / BIC atau kod cawangan (SWIFT / BIC or sort code) secara pilihan — segala yang diperlukan oleh bahagian gaji untuk membayar gaji pertama pekerja baharu. Oleh sebab FileIt menyulitkan jawapan semasa disimpan, ini merupakan cara yang lebih selamat untuk memindahkan maklumat tersebut berbanding menampalnya ke dalam e-mel.
4 Kenalan kecemasan
Halaman keempat bertanya siapa yang perlu dihubungi jika sesuatu berlaku di tempat kerja: Nama kenalan (Contact name), Hubungan (Relationship) — pasangan, ibu bapa, adik-beradik, anak, rakan atau lain-lain — Nombor telefon (Phone) dan E-mel (Email) secara pilihan.
5 Dokumen & pengisytiharan
Halaman terakhir meminta ID bergambar (Photo ID), iaitu pasport atau kad pengenalan negara, dan jika berkenaan, Permit kerja atau visa (Work permit or visa), yang kedua-duanya boleh dimuat naik sebagai PDF atau foto. Pekerja baharu kemudiannya mengesahkan pengisytiharan bahawa maklumat yang diberikan adalah benar dan lengkap serta akan dikemas kini jika berubah, lalu menandatanganinya menggunakan pad tandatangan terbina dalam.
Ubah suai templat ini
- Tukar pilihan Jabatan kepada nama pasukan anda sendiri, atau tambah ruangan untuk lokasi pejabat jika anda mempunyai lebih daripada satu tapak
- Tambah soalan tentang peralatan yang diperlukan pada hari pertama mereka, dan padankan dengan templat Permintaan peralatan
- Gunakan logik bersyarat untuk memaparkan soalan tambahan hanya bagi jenis pekerjaan tertentu, sama seperti Tarikh tamat kontrak hanya muncul untuk kontrak tempoh tetap
- Tetapkan tarikh tutup jika anda hanya mahu borang ini dibuka sekitar tempoh pengambilan pekerja, atau biarkan ia terbuka tanpa had untuk pengambilan berterusan
- Tukar folder peti besi, ahli keluarga atau entiti tempat setiap respons difailkan, dan sunting tajuk dokumen supaya hantaran mudah ditemui kemudian
- Hidupkan salinan PDF melalui e-mel kepada pekerja baharu supaya mereka mempunyai rekod tentang perkara yang dihantar
Petua untuk borang penerimaan pekerja yang lebih baik
- Minta hanya butiran peribadi yang benar-benar diperlukan untuk pembayaran gaji dan pematuhan — lebih sedikit ruangan sensitif bermakna kurang risiko jika berlaku kesilapan pengendalian kemudian
- Beritahu pekerja baharu lebih awal supaya mereka menyediakan ID dan butiran bank, agar mereka tidak perlu mencari pasport ketika sedang mengisi borang
- Semak hantaran dengan segera supaya butiran bank dan ID sampai kepada bahagian gaji sebelum pembayaran gaji pertama
- Gunakan mesej pengesahan yang ringkas dan jelas supaya pekerja baharu tahu borang penerimaan mereka telah diterima dan perkara yang berlaku seterusnya
- Simpan apa-apa dokumen fizikal yang turut dikumpulkan, seperti kontrak bertandatangan, dalam folder peti besi yang sama untuk mendapatkan satu rekod lengkap
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Sebaik sahaja pekerja baharu menghantar borang, FileIt menjana PDF jawapan mereka, termasuk foto ID atau fail permit kerja yang dilampirkan, dan menyimpannya dalam folder peti besi yang telah anda sediakan untuk dokumen HR. Anda dan sesiapa sahaja yang telah anda tambahkan di bawah pemberitahuan e-mel akan menerima amaran bahawa hantaran baharu telah diterima. Jika anda menghidupkan salinan untuk responden, pekerja baharu itu juga akan menerima PDF mereka sendiri.
Selepas itu, pihak yang menguruskan penerimaan pekerja boleh membuka hantaran daripada jadual Respons, menyemak butiran berbanding ID yang dimuat naik dan menyerahkan maklumat bank kepada bahagian gaji. Jika anda memproses beberapa pekerja baharu pada masa yang sama, penapis dan eksport CSV jadual Respons memudahkan anda menguruskannya secara berkumpulan, tanpa perlu membuka setiap PDF satu demi satu.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Penerimaan pekerja: soalan lazim
Adakah templat borang penerimaan pekerja ini percuma?
Ya. Templat ini ialah salah satu daripada 160 templat siap guna yang disertakan dalam aplikasi Forms FileIt, tersedia pada setiap akaun FileIt termasuk pelan percuma. Anda boleh menggunakannya seperti sedia ada atau menyunting setiap soalan.
Adakah pekerja baharu memerlukan akaun FileIt untuk mengisinya?
Tidak. Anda berkongsi pautan awam atau menghantar pautan peribadi melalui e-mel kepada mereka, dan mereka boleh mengisi serta menghantar borang tanpa mendaftar apa-apa.
Ke manakah respons dihantar?
Setiap hantaran ditukar menjadi PDF dan disimpan secara automatik dalam folder peti besi yang anda pilih, bersama apa-apa fail ID atau permit kerja yang dimuat naik. Anda juga boleh melihat setiap respons dalam jadual yang boleh ditapis dan mengeksportnya sebagai CSV.
Adakah selamat mengumpulkan butiran bank melalui borang dalam talian?
Jawapan yang dihantar melalui borang FileIt disulitkan semasa disimpan, dan pekerja baharu tidak perlu menghantar dokumen melalui e-mel atau menaip nombor akaun mereka ke dalam hamparan. Sebagai pemilik borang, anda tetap bertanggungjawab menentukan siapa yang mempunyai akses kepada folder peti besi anda.
Bolehkah saya menambah soalan penerimaan pekerja sendiri?
Ya. Templat ini ialah titik permulaan — tambah, buang atau susun semula mana-mana soalan dalam pereka bentuk, tambah halaman baharu dan tambahkan logik bersyarat supaya soalan hanya muncul apabila berkaitan.
Bolehkah saya mewajibkan muat naik ID tetapi tidak mewajibkan permit kerja?
Ya. Dalam templat ini, muat naik ID diwajibkan manakala muat naik permit kerja adalah pilihan. Namun, anda boleh menukar mana-mana keperluan tersebut atau hanya memaparkan soalan permit kerja untuk jenis pekerjaan tertentu menggunakan logik bersyarat.
Adakah borang ini mengira gaji atau memfailkan apa-apa kepada kerajaan?
Tidak. Borang ini hanya mengumpulkan butiran yang anda minta daripada pekerja baharu dan menyimpan setiap respons sebagai PDF dalam peti besi anda sendiri — anda menguruskan pembayaran gaji dan apa-apa pemfailan secara berasingan.