¿Qué es la plantilla del formulario de incorporación de empleados?
Cuando alguien acepta un puesto de trabajo, hay muchos datos que recopilar antes de su primer día: su nombre legal y fecha de nacimiento, dónde vive, su número fiscal o de la seguridad social, en qué cuenta bancaria se le debe pagar, a quién llamar en caso de emergencia y una prueba de su identidad. Esta plantilla convierte todo eso en un único formulario online que la nueva incorporación puede rellenar desde su móvil u ordenador portátil.
Los documentos de incorporación en papel se escanean, se envían por fax o se mandan por correo electrónico de un lado a otro, y los datos bancarios terminan en una bandeja de entrada donde cualquiera con acceso puede leerlos. Un formulario online mantiene el mismo proceso, pero la nueva incorporación responde una sola vez y en orden, en páginas que solo muestran lo relevante para su tipo de empleo, sin que nada se pierda en una cadena de correos ni haya que volver a escribirlo en una hoja de cálculo.
Cuando la nueva incorporación envía el formulario, FileIt convierte sus respuestas en un PDF y lo archiva directamente en la carpeta de la bóveda que hayas elegido. Cualquier foto de identificación o permiso de trabajo que haya subido se adjunta al mismo PDF, para que todo el expediente de incorporación esté en un solo lugar.
- Ideal para
- Equipos de RR. HH. y propietarios de pequeñas empresas que incorporan a un nuevo empleado
- Lo rellena
- La nueva incorporación, antes o durante su primer día
- Tiempo necesario
- Unos 10 minutos
- Incluye
- Datos bancarios, contacto de emergencia, carga de identificación, firma y fecha de finalización del contrato condicional
¿Quién usa un formulario de incorporación de empleados?
- Pequeñas empresas y startups sin un sistema de RR. HH. específico que necesitan una forma sencilla de recopilar la documentación de incorporación
- Equipos de RR. HH. que quieren que todas las nuevas incorporaciones sigan el mismo proceso estandarizado, tanto si trabajan a tiempo completo como parcial o con contrato temporal
- Agencias y franquicias que incorporan personal en varias ubicaciones y no pueden hacer que todos acudan a una oficina para entregar la documentación
- Responsables que recopilan rápidamente los datos de contacto de emergencia y bancarios de becarios o empleados de temporada
- Sustituir una cadena de correos de «envía tus datos bancarios» por un único formulario estructurado
Preguntas de este formulario de incorporación de empleados
26 preguntas en 5 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Datos personales
- Nombre legal*
- Nombre preferido
- Fecha de nacimiento*
- Correo electrónico personal*
- Teléfono móvil*
- Domicilio*
- Nacionalidad
- Número de identificación fiscal / seguridad social
2 Tu puesto
- Puesto de trabajo*
- Departamento Operaciones · Ventas · Marketing · Finanzas · Ingeniería · Atención al cliente · Recursos humanos · Otro
- Fecha de incorporación*
- Tipo de contrato* Jornada completa · Jornada parcial · Contrato de duración determinada · Prácticas
- Fecha de finalización del contrato solo se pregunta cuando corresponde
- Supervisor directo
3 Datos bancarios
- Nombre del titular de la cuenta*
- Nombre del banco*
- IBAN / número de cuenta*
- SWIFT / BIC o código bancario
4 Contacto de emergencia
- Nombre del contacto*
- Relación* Pareja / cónyuge · Padre o madre · Hermano o hermana · Hijo o hija · Amigo o amiga · Otro
- Teléfono*
- Correo electrónico
5 Documentos y declaración
- Documento de identidad con foto (pasaporte o documento nacional de identidad)*
- Permiso de trabajo o visado (si lo necesitas)
- Declaración*
- Firma*
El formulario incorporación de empleados, página por página
1 Datos personales
La primera página solicita el Nombre legal de la nueva incorporación, un Nombre preferido opcional para indicar cómo deben llamarle sus compañeros, la Fecha de nacimiento, el Correo electrónico personal, el Teléfono móvil y la Dirección particular. También solicita la Nacionalidad y un Número fiscal o de la seguridad social, ambos marcados como opcionales porque no todos los empleadores los necesitan en esta fase.
Como la página recuerda a la nueva incorporación que estos datos deben coincidir con su identificación oficial, la información recopilada aquí coincide con el documento de identidad con foto que suba después, lo que reduce los intercambios si algo no coincide.
2 Tu puesto
La segunda página cubre los aspectos básicos del empleo: Puesto, Departamento (elegido en un menú desplegable que incluye Operaciones, Ventas, Ingeniería y Recursos humanos), Fecha de inicio y Tipo de empleo: a tiempo completo, a tiempo parcial, contrato temporal o prácticas. Al elegir contrato temporal, aparece una pregunta adicional, Fecha de finalización del contrato, que permanece oculta para el resto. También hay un campo opcional para el Responsable directo.
Esta lógica condicional significa que alguien contratado a tiempo completo con carácter indefinido nunca ve una pregunta sobre la finalización del contrato que no le corresponde, lo que mantiene el formulario más corto para la mayoría.
3 Datos bancarios
La tercera página recopila el Nombre del titular de la cuenta, el Nombre del banco, el IBAN o número de cuenta y un código SWIFT / BIC o código de sucursal opcional: todo lo que nóminas necesita para pagar el primer salario de la nueva incorporación. Como FileIt cifra las respuestas en reposo, es una forma más segura de transferir esta información que pegarla en un correo electrónico.
4 Contacto de emergencia
La cuarta página pregunta a quién llamar si ocurre algo en el trabajo: Nombre del contacto, Relación (pareja o cónyuge, padre o madre, hermano o hermana, hijo o hija, amigo u otra persona), Teléfono y un Correo electrónico opcional.
5 Documentos y declaración
La última página solicita una Identificación con foto (pasaporte o documento nacional de identidad) y, si corresponde, un Permiso de trabajo o visado, que se pueden subir como PDF o foto. Después, la nueva incorporación confirma una declaración en la que afirma que la información proporcionada es verdadera y completa y que la actualizará si cambia, y firma con el campo de firma integrado.
Personaliza la plantilla
- Sustituye las opciones de Departamento por los nombres de tus propios equipos o añade un campo para la ubicación de la oficina si tienes más de una sede
- Añade una pregunta sobre el equipo que necesitarán durante su primer día (combínala con la plantilla de Solicitud de equipo)
- Usa la lógica condicional para mostrar preguntas adicionales solo a determinados tipos de empleo, igual que Fecha de finalización del contrato solo aparece para los contratos temporales
- Establece una fecha de cierre si solo quieres que este formulario esté abierto durante un proceso de contratación concreto, o déjalo abierto indefinidamente para la contratación continua
- Cambia la carpeta de la bóveda, el familiar o la entidad en la que se archiva cada respuesta, y edita el título del documento para encontrar fácilmente los envíos más adelante
- Activa el envío por correo electrónico de una copia en PDF a la nueva incorporación para que tenga un registro de lo que ha enviado
Consejos para mejorar tu formulario incorporación de empleados
- Solicita únicamente los datos personales que realmente necesites para nóminas y cumplimiento normativo: cuantos menos campos sensibles haya, menor será el riesgo si algo se gestiona mal después
- Avisa con antelación a las nuevas incorporaciones para que tengan preparados su documento de identidad y sus datos bancarios y no tengan que buscar el pasaporte a mitad del formulario
- Revisa los envíos cuanto antes para que los datos bancarios y de identificación lleguen a nóminas antes del primer pago
- Mantén un mensaje de confirmación breve y claro para que las nuevas incorporaciones sepan que has recibido su formulario y qué ocurrirá después
- Guarda los documentos físicos que también recopiles, como un contrato firmado, en la misma carpeta de la bóveda para tener un expediente completo
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto una nueva incorporación envía el formulario, FileIt genera un PDF con sus respuestas, incluidas las fotos de identificación o los archivos del permiso de trabajo que haya adjuntado, y lo guarda en la carpeta de la bóveda que hayas configurado para la documentación de RR. HH. Tú y cualquier otra persona que hayas añadido a las notificaciones por correo electrónico recibiréis un aviso de que ha llegado un nuevo envío y, si has activado una copia para quien responde, la nueva incorporación también recibirá su propio PDF.
A partir de ahí, quien gestione la incorporación puede abrir el envío desde la tabla de Respuestas, comprobar los datos con la identificación subida y pasar la información bancaria a nóminas. Si procesas varias incorporaciones nuevas al mismo tiempo, los filtros y la exportación a CSV de la tabla de Respuestas facilitan trabajar con todas de una vez, en lugar de abrir cada PDF individualmente.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Incorporación de empleados: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de formulario de incorporación de empleados?
Sí. Es una de las 160 plantillas listas para usar incluidas en la app Forms de FileIt, disponible en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito. Puedes usarla tal como está o editar todas las preguntas.
¿La nueva incorporación necesita una cuenta de FileIt para rellenarlo?
No. Compartes un enlace público o le envías un enlace personal por correo electrónico, y puede rellenar y enviar el formulario sin registrarse.
¿Dónde van las respuestas?
Cada envío se convierte en un PDF y se guarda automáticamente en la carpeta de la bóveda que elijas, con cualquier archivo de identificación o permiso de trabajo subido adjunto. También puedes ver todas las respuestas en una tabla con filtros y exportarlas como CSV.
¿Es seguro recopilar datos bancarios mediante un formulario online?
Las respuestas enviadas a través de los formularios de FileIt se cifran en reposo, y la nueva incorporación nunca tiene que enviar un documento por correo electrónico ni escribir su número de cuenta en una hoja de cálculo. Como propietario del formulario, sigues siendo responsable de quién tiene acceso a tu carpeta de la bóveda.
¿Puedo añadir mis propias preguntas de incorporación?
Sí. La plantilla es un punto de partida: añade, elimina o cambia de orden cualquier pregunta en el editor, añade páginas nuevas y utiliza la lógica condicional para que una pregunta solo aparezca cuando sea relevante.
¿Puedo exigir que se suba una identificación, pero no un permiso de trabajo?
Sí. En esta plantilla, la carga de la identificación es obligatoria y la del permiso de trabajo es opcional, pero puedes cambiar cualquiera de estos requisitos o mostrar la pregunta sobre el permiso de trabajo solo para determinados tipos de empleo mediante la lógica condicional.
¿Este formulario calcula las nóminas o presenta documentos ante la Administración?
No. Solo recopila los datos que solicites a la nueva incorporación y guarda cada respuesta como PDF en tu propia bóveda; tú gestionas las nóminas y cualquier presentación por separado.