¿Qué es la plantilla del formulario de alta de contratistas?
Incorporar a un profesional freelance o contratista suele implicar pedir por correo los mismos datos: su razón social, un número fiscal, cómo cobra, si tiene seguro y dónde enviar el pago. Es fácil que alguno se pase por alto hasta que una factura rebota o falla un pago. Esta plantilla de alta de contratistas reúne toda la información en un solo formulario online, en un orden lógico, para que no falte nada.
Un formulario online es mejor que una cadena de correos dispersa porque todos los contratistas responden a las mismas preguntas con el mismo formato, los campos obligatorios impiden enviar respuestas a medias y la persona que lo completa no necesita una cuenta de FileIt: solo tienes que compartir un enlace o enviarle una invitación por correo. Las preguntas condicionales mantienen el formulario breve para quienes no necesitan responderlas: alguien que trabaja como autónomo nunca verá la pregunta sobre la inscripción de la empresa, y nadie verá los campos de la póliza de seguro a menos que indique que tiene cobertura.
En cuanto un contratista envía el formulario, FileIt convierte sus respuestas en un PDF y lo guarda directamente en tu bóveda, en la carpeta que elijas, ya sea con el nombre del contratista o en una carpeta general de «Contratistas», según cómo organices tu negocio. Cualquier formulario fiscal o certificado de seguro que se haya subido queda adjunto al mismo PDF, de modo que el registro y sus documentos justificativos permanecen juntos.
- Ideal para
- Pequeñas empresas y agencias que incorporan freelancers, consultores o contratistas
- Lo completa
- El contratista o freelance, sin necesidad de una cuenta de FileIt
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 8–10 minutos
- Incluye
- Preguntas condicionales, carga de archivos, firma electrónica y declaración de consentimiento
¿Quién usa un formulario de alta de contratistas?
- Una agencia de diseño o marketing que incorpora a un nuevo colaborador freelance para un proyecto
- Una pequeña empresa que contrata a su primer profesional independiente y formaliza la documentación
- Un gestor o asesor contable que recopila los datos fiscales y bancarios antes de realizar el primer pago
- Una empresa de construcción o de oficios que registra a sus subcontratistas antes de que empiecen a trabajar en la obra
- Una startup que sustituye una cadena de correos de ida y vuelta por un único paso de incorporación coherente
- Un responsable de operaciones que necesita tener una prueba del seguro antes de que un contratista pueda empezar a trabajar
Preguntas de este formulario de alta de contratistas
29 preguntas en 5 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Tú y tu negocio
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Teléfono*
- ¿Cómo trabajas?* Como persona física / trabajador autónomo · A través de mi propia sociedad de responsabilidad limitada · A través de una sociedad colectiva · A través de una agencia o empresa intermediaria
- Nombre legal de la empresa* solo se pregunta cuando corresponde
- Domicilio social*
- Sitio web o portafolio
2 Impuestos y registro
- País de residencia fiscal*
- Número de identificación fiscal*
- Número de registro de la empresa solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Estás registrado a efectos de IVA / GST / impuesto sobre las ventas?*
- Número de IVA / GST* solo se pregunta cuando corresponde
- Formulario fiscal o certificado de registro
3 Colaboración y tarifas
- Servicios que prestarás*
- Fecha prevista de inicio
- Fecha prevista de finalización
- ¿Cómo cobras?* Tarifa por hora · Tarifa diaria · Honorarios fijos por proyecto · Cuota mensual
- Tarifa u honorarios (antes de impuestos)*
- Facturación Semanal · Mensual · Por hitos · Al finalizar
4 Seguro y pagos
- ¿Tienes un seguro de responsabilidad profesional o civil?*
- Aseguradora y número de póliza solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha de vencimiento de la póliza* solo se pregunta cuando corresponde
- Certificado de seguro solo se pregunta cuando corresponde
- Nombre del titular de la cuenta*
- Nombre del banco*
- IBAN / número de cuenta*
- SWIFT / BIC, código de clasificación o número de ruta
5 Acuerdo
- Acuerdo*
- Firma*
El formulario alta de contratistas, página por página
1 Tú y tu empresa
El formulario empieza por lo básico: nombre, correo electrónico y teléfono del contratista; después plantea la pregunta «¿Cómo trabajas?»: como particular o autónomo, a través de su propia sociedad limitada, mediante una sociedad colectiva o a través de una agencia o empresa paraguas. Cualquier respuesta distinta de «autónomo» muestra un campo obligatorio de «Nombre de la empresa registrada», de modo que el formulario solo pide datos empresariales a quienes realmente tienen una empresa inscrita.
A continuación, todo el mundo proporciona una dirección empresarial y, de forma opcional, un enlace a su sitio web o portafolio. Mantener esta información en su propia página evita que el contratista pase directamente a las preguntas fiscales antes de que hayas confirmado sus datos básicos de contacto.
2 Impuestos e inscripción
Esta página solicita el país de residencia fiscal y un número de identificación fiscal. El texto de ayuda indica que puede ser un UTR, EIN, TIN, ABN, OIB o cualquier identificador que emita la autoridad fiscal local, ya que la plantilla está diseñada para funcionar en distintos países. El número de inscripción de la empresa solo aparece si el contratista indicó en la página anterior que trabaja a través de una sociedad limitada.
Una pregunta de sí o no determina si está registrado para el IVA, GST o impuesto sobre las ventas; responder «sí» muestra un campo obligatorio para ese número. Una carga de archivo opcional permite adjuntar un formulario fiscal o certificado de inscripción —por ejemplo, un W-9 (Solicitud de número de identificación del contribuyente y certificación) o un W-8BEN (Certificado de condición de extranjero del beneficiario efectivo a efectos de retención y declaración de impuestos en Estados Unidos)— si le has pedido que aporte uno.
3 Colaboración y tarifas
Aquí el contratista describe con sus propias palabras los servicios que prestará y proporciona una fecha prevista de inicio y, si no se trata de un trabajo indefinido, una fecha de finalización. La pregunta «¿Cómo cobras?» ofrece las opciones de tarifa por hora, tarifa diaria, precio fijo por proyecto o cuota mensual fija, además de una opción «otro» por si ninguna encaja.
Un campo de moneda recoge la tarifa o el importe antes de impuestos, y un menú desplegable permite indicar cómo desea facturar: semanalmente, mensualmente, por hitos o al finalizar. Dejarlo por escrito desde el primer día evita desacuerdos posteriores sobre lo que se había acordado.
4 Seguro y pagos
Una pregunta de sí o no determina si el contratista tiene un seguro de responsabilidad profesional o civil. Si responde que sí, aparecen tres campos más: la aseguradora y el número de póliza, una fecha de vencimiento obligatoria y una carga opcional para el propio certificado, algo útil si tu empresa necesita tener una prueba de cobertura antes de que empiece el trabajo.
En la misma página se recopilan los datos de pago: nombre del titular, nombre del banco, IBAN o número de cuenta, y SWIFT/BIC, código de clasificación bancaria o número de ruta, para que quien gestione las nóminas o las cuentas por pagar tenga todo lo necesario para abonar la primera factura sin enviar otro correo.
5 Acuerdo
Una breve nota recuerda al propietario del formulario que este es un punto de partida: el acuerdo real con el contratista debe adjuntarse o enlazarse por separado y adaptarse a la colaboración, con una revisión adecuada cuando haya mucho en juego. Después, el contratista confirma mediante una casilla de consentimiento que ha leído el acuerdo que se le ha proporcionado, acepta sus condiciones y es responsable de sus propios impuestos, antes de firmar en un panel de firma.
Esta combinación de una declaración en lenguaje claro y una firma trazada te proporciona un registro fechado y completo de lo que el contratista aceptó al comenzar.
Personaliza la plantilla
- Añade una pregunta sobre la moneda de pago preferida si trabajas con contratistas de varios países
- Añade lógica condicional para que una pregunta sobre confidencialidad o no divulgación solo aparezca a los contratistas que trabajan con datos confidenciales de clientes
- Configura la carpeta, el familiar o la entidad para que cada PDF de incorporación se archive automáticamente con el nombre de ese contratista
- Activa una notificación por correo para tu bandeja de cuentas o recursos humanos con cada nuevo envío, además de una copia para los archivos del propio contratista
- Añade o elimina opciones de tarifas para adaptarlas a la forma en que paga realmente tu empresa: tarifa diaria, por sprint, por entregable, etc.
- Establece un número máximo de respuestas o una fecha de cierre si el formulario solo está abierto mientras buscas candidatos activamente
- Sustituye el texto del acuerdo y la declaración de consentimiento por tus propias condiciones para contratistas antes de compartir el enlace
Consejos para mejorar tu formulario alta de contratistas
- Pide únicamente los datos fiscales y bancarios que realmente necesites para pagar a alguien: recopilar más información solo crea un registro mayor que proteger
- Haz obligatoria la pregunta sobre el seguro si tu empresa o aseguradora necesita una prueba de cobertura antes de que el contratista pueda empezar
- Solicita un enlace al sitio web o al portafolio para tener una referencia rápida de la persona con la que trabajas, sin convertir el formulario en una entrevista
- Establece una fecha de cierre o un número máximo de respuestas si solo vas a incorporar a unas pocas personas para un proyecto, para que el enlace no permanezca abierto indefinidamente
- Revisa el texto del acuerdo y la declaración de consentimiento con alguien que conozca la legislación sobre contratistas del lugar donde trabajas: esta plantilla es un punto de partida, no asesoramiento jurídico
- Haz que el mensaje de confirmación especifique qué ocurrirá después, por ejemplo, cuándo se enviará la primera factura o se realizará el pago
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto un contratista envía el formulario, FileIt convierte sus respuestas en un único PDF —incluido cualquier formulario fiscal o certificado de seguro subido— y lo archiva en la carpeta de la bóveda que hayas elegido. Si has activado las notificaciones al propietario, recibes un correo en cuanto llega; y si has habilitado una copia para la persona que responde, el contratista también recibe su propio PDF para sus archivos.
A partir de ahí, la mayoría de las empresas revisa la tabla de respuestas, confirma los datos bancarios y fiscales según lo necesario para las nóminas y abre directamente el PDF cuando surge alguna duda más adelante, sin buscar entre correos antiguos. Como todo se guarda de forma centralizada, exportar a CSV los registros de todos tus contratistas para un contable o una revisión de cumplimiento requiere solo un par de clics.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Alta de contratistas: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de alta de contratistas?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, junto con las otras 160 plantillas listas para usar.
¿El contratista necesita una cuenta de FileIt para completarla?
No. Compartes un enlace público o envías una invitación personal por correo, y la persona lo completa y lo envía; no necesita registrarse.
¿Cómo obtengo en PDF los datos enviados por el contratista?
FileIt convierte automáticamente cada envío en un PDF y lo guarda en tu bóveda, en la carpeta que hayas configurado, con los archivos subidos adjuntos.
¿Puedo solicitar datos fiscales adaptados a mi país?
Sí. El campo de identificación fiscal es deliberadamente genérico —menciona ejemplos como UTR, EIN o ABN— y puedes editar la etiqueta, el texto de ayuda o añadir campos adicionales en el diseñador para adaptarlo a los requisitos de tu país.
¿Puedo hacer obligatoria la sección de seguros?
Puedes editar la configuración de obligatoriedad de cualquier campo en el diseñador. La plantilla pregunta por el seguro mediante una pregunta de sí o no y solo muestra los datos de la póliza si el contratista responde que sí, pero puedes cambiar esa lógica para adaptarla a tu proceso.
¿Es jurídicamente vinculante el acuerdo de esta plantilla?
FileIt no presenta ningún texto de la plantilla como jurídicamente vinculante. La sección del acuerdo es un punto de partida: adjunta tu propio acuerdo con el contratista y haz que lo revisen según tu situación antes de basarte en él.
¿Puedo enviárselo a varios contratistas a la vez?
Sí. Comparte un enlace público con todo el mundo o envía invitaciones individuales por correo, cada una con el nombre y el correo del contratista cumplimentados de antemano, si prefieres hacer un seguimiento de las respuestas por persona.
¿Dónde puedo ver todos los contratistas que han enviado este formulario?
La tabla de respuestas muestra todos los envíos con filtros, y puedes abrir cualquier PDF individual o exportar la lista completa a CSV.