ما قالب نموذج تهيئة المتعاقدين؟
عادةً ما يعني الاستعانة بمستقل أو متعاقد مطاردة التفاصيل نفسها عبر البريد الإلكتروني: اسم نشاطه، ورقم ضريبي، وكيفية احتساب أتعابه، وما إذا كان لديه تأمين، ومكان إرسال الدفعة. ومن السهل أن تُنسى إحدى هذه المعلومات إلى أن ترتد الفاتورة أو تفشل عملية الدفع. يضع نموذج تهيئة المتعاقدين هذا كل المعلومات في نموذج واحد عبر الإنترنت، وبترتيب منطقي، حتى لا يُغفل شيء.
يتفوق النموذج عبر الإنترنت على سلسلة رسائل بريد إلكتروني متفرقة، لأن كل متعاقد يجيب عن الأسئلة نفسها بالتنسيق نفسه، وتمنع الحقول الإلزامية إرسال نموذج غير مكتمل، كما أن الشخص الذي يملؤه لا يحتاج إلى حساب FileIt — ما عليك سوى مشاركة رابط أو إرسال دعوة عبر البريد الإلكتروني. وتحافظ الأسئلة الشرطية على قِصر النموذج لمن لا تنطبق عليهم بعض الأسئلة: فالشخص الذي يعمل لحسابه الخاص لا يرى سؤال تسجيل الشركة، ولا يرى أحد حقول وثيقة التأمين ما لم يذكر أنه مؤمَّن عليه.
بمجرد أن يرسل المتعاقد النموذج، يحوّل FileIt إجاباته إلى ملف PDF ويضعه مباشرة في خزنتك، داخل أي مجلد تختاره — باسم المتعاقد أو في مجلد عام باسم "المتعاقدون"، وفقًا للطريقة التي تناسب تنظيم نشاطك. ويُرفق أي نموذج ضريبي أو شهادة تأمين مرفوعة بملف PDF نفسه، بحيث يظل السجل ومستنداته الداعمة معًا.
- مناسب لـ
- الشركات الصغيرة والوكالات التي تهيّئ المستقلين أو الاستشاريين أو المتعاقدين
- يملؤه
- المتعاقد أو المستقل، ولا يلزم وجود حساب FileIt
- المدة اللازمة للإكمال
- نحو 8–10 دقائق
- يشمل
- أسئلة شرطية، ورفع الملفات، والتوقيع الإلكتروني، وبيان الموافقة
من يستخدم نموذج تهيئة المتعاقدين؟
- وكالة تصميم أو تسويق تستعين بمساهم مستقل جديد لمشروع
- شركة صغيرة توظف أول متعاقد مستقل لديها وتستكمل الإجراءات الرسمية
- محاسب أو محاسِب قانوني يجمع البيانات الضريبية والمصرفية قبل تنفيذ الدفعة الأولى
- شركة إنشاءات أو أعمال مهنية تسجّل المتعاقدين من الباطن قبل بدء العمل في الموقع
- شركة ناشئة تستبدل سلسلة رسائل البريد الإلكتروني المتبادلة بخطوة تهيئة موحّدة
- مدير عمليات يحتاج إلى الاحتفاظ بإثبات التأمين قبل أن يتمكن المتعاقد من بدء العمل
أسئلة نموذج تهيئة المتعاقدين هذا
29 أسئلة على 5 صفحات · يتضمن التوقيع, رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 أنت ونشاطك التجاري
- اسمك*
- البريد الإلكتروني*
- الهاتف*
- بأي صفة تعمل؟* بصفتي فردًا / تاجرًا فرديًا · من خلال شركتي المحدودة الخاصة · من خلال شراكة · من خلال وكالة أو شركة مظلة
- الاسم التجاري المسجّل* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- عنوان النشاط التجاري*
- الموقع الإلكتروني أو معرض الأعمال
2 الضرائب والتسجيل
- بلد الإقامة الضريبية*
- رقم التعريف الضريبي*
- رقم تسجيل الشركة لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل أنت مسجّل في ضريبة القيمة المضافة / ضريبة السلع والخدمات / ضريبة المبيعات؟*
- رقم ضريبة القيمة المضافة / ضريبة السلع والخدمات* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- النموذج الضريبي أو شهادة التسجيل
3 التكليف والأتعاب
- الخدمات التي ستقدمها*
- تاريخ البدء المتوقع
- تاريخ الانتهاء المتوقع
- كيف تتقاضى أجرك؟* أجر بالساعة · أجر يومي · أتعاب ثابتة للمشروع · أتعاب شهرية ثابتة
- الأجر أو الأتعاب (قبل الضريبة)*
- إصدار الفواتير أسبوعيًا · شهريًا · عند إنجاز مراحل العمل · عند الإنجاز
4 التأمين والدفع
- هل لديك تأمين على المسؤولية المهنية أو المسؤولية العامة؟*
- شركة التأمين ورقم الوثيقة لا يُطرح إلا عند انطباقه
- تاريخ انتهاء الوثيقة* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- شهادة التأمين لا يُطرح إلا عند انطباقه
- اسم صاحب الحساب*
- اسم البنك*
- رقم IBAN / رقم الحساب*
- رمز SWIFT / BIC أو رمز الفرز أو رقم التوجيه
5 الاتفاقية
- الاتفاقية*
- التوقيع*
نموذج تهيئة المتعاقدين، صفحةً صفحةً
1 أنت ونشاطك
يبدأ النموذج بالأساسيات: اسم المتعاقد وبريده الإلكتروني ورقم هاتفه، ثم سؤال "كيف تعمل؟" — كفرد أو لحسابه الخاص، أو من خلال شركته المحدودة الخاصة، أو من خلال شراكة، أو عبر وكالة أو شركة مظلة. وتؤدي الإجابة بأي خيار غير "العمل لحسابه الخاص" إلى إظهار حقل إلزامي باسم "الاسم التجاري المسجل"، لذلك لا يطلب النموذج تفاصيل الشركة إلا من الأشخاص الذين لديهم شركة مسجلة فعلًا.
ثم يقدّم الجميع عنوان النشاط، ورابط موقع إلكتروني أو ملف أعمال اختياريًا. ويعني إبقاء هذه المعلومات في صفحة مستقلة ألا ينتقل المتعاقد مباشرة إلى الأسئلة الضريبية قبل التأكد من بيانات الاتصال الأساسية.
2 الضرائب والتسجيل
تطلب هذه الصفحة بلد الإقامة الضريبية ورقم التعريف الضريبي — ويوضح نص المساعدة أنه قد يكون UTR أو EIN أو TIN أو ABN أو OIB أو أي رقم تصدره هيئة الضرائب المحلية، لأن القالب مصمم للعمل في بلدان مختلفة. ولا يظهر رقم تسجيل الشركة إلا إذا ذكر المتعاقد في الصفحة السابقة أنه يعمل من خلال شركة محدودة.
ويسأل سؤال بنعم أو لا عما إذا كان مسجلًا في ضريبة القيمة المضافة أو ضريبة السلع والخدمات أو ضريبة المبيعات؛ وتؤدي الإجابة بنعم إلى إظهار حقل إلزامي لهذا الرقم. كما يتيح حقل اختياري لرفع ملف إرفاق نموذج ضريبي أو شهادة تسجيل — مثل W-9 أو W-8BEN في الولايات المتحدة، أو شهادة شركة في أماكن أخرى — إذا طلبت منه تقديم أحدها.
3 التعاقد والأتعاب
يصف المتعاقد هنا الخدمات التي سيقدمها بكلماته الخاصة، ويذكر تاريخ البدء المتوقع، وتاريخ الانتهاء إذا لم يكن العمل مستمرًا. ويتيح سؤال "كيف تحتسب أتعابك؟" خيارات الأجر بالساعة، أو الأجر اليومي، أو رسم مشروع ثابت، أو أتعاب شهرية ثابتة، مع خيار "أخرى" إذا لم يناسبه أي منها.
ويلتقط حقل العملة قيمة الأجر أو الرسم قبل الضريبة، كما تتيح قائمة منسدلة تحديد الطريقة التي يفضّل بها إصدار الفواتير — أسبوعيًا، أو شهريًا، أو عند إنجاز مراحل، أو عند الاكتمال. ويساعد تدوين ذلك منذ اليوم الأول على تجنب الخلافات لاحقًا بشأن ما تم الاتفاق عليه.
4 التأمين والدفع
يسأل سؤال بنعم أو لا عما إذا كان لدى المتعاقد تأمين مسؤولية مهنية أو مسؤولية عامة. عند الإجابة بنعم، تظهر ثلاثة حقول إضافية: شركة التأمين ورقم الوثيقة، وتاريخ انتهاء الوثيقة الإلزامي، وحقل اختياري لرفع الشهادة نفسها — وهو مفيد إذا كان نشاطك يحتاج إلى الاحتفاظ بإثبات التغطية قبل بدء العمل.
وتجمع الصفحة نفسها تفاصيل الدفع: اسم صاحب الحساب، واسم البنك، ورقم IBAN أو رقم الحساب، ورمز SWIFT/BIC أو رمز الفرز أو رقم التوجيه، بحيث تتوفر لمن يدير كشوف الرواتب أو الحسابات الدائنة كل المعلومات اللازمة لدفع الفاتورة الأولى دون إرسال رسالة بريد إلكتروني للمتابعة.
5 الاتفاقية
تذكّر ملاحظة قصيرة مالك النموذج بأن هذا مجرد نقطة بداية — إذ ينبغي إرفاق اتفاقية المتعاقد الفعلية أو ربطها بشكل منفصل وتكييفها مع طبيعة التعاقد، مع إجراء مراجعة مناسبة عندما تكون المخاطر كبيرة. ثم يؤكد المتعاقد، عبر مربع موافقة، أنه قرأ الاتفاقية المقدمة إليه ويوافق على شروطها ويتحمل مسؤولية ضرائبه الخاصة، قبل التوقيع على لوحة توقيع.
ويمنح هذا الجمع بين إقرار واضح بلغة بسيطة وتوقيع مرسوم سجلًا مؤرخًا ومتكاملًا لما وافق عليه المتعاقد عند بدء العمل.
خصّص القالب كما تريد
- أضف سؤالًا عن عملة الدفع المفضلة إذا كنت تتعامل مع متعاقدين في عدة بلدان
- أضف منطقًا شرطيًا بحيث لا يظهر سؤال عدم الإفصاح أو السرية إلا للمتعاقدين الذين يتعاملون مع بيانات عملاء حساسة
- حدّد المجلد أو فرد العائلة أو الكيان لكي يُحفظ كل ملف PDF خاص بالتهيئة تلقائيًا باسم ذلك المتعاقد
- فعّل إشعارًا بالبريد الإلكتروني إلى صندوق وارد الحسابات أو الموارد البشرية عند كل إرسال جديد، مع إرسال نسخة إلى سجلات المتعاقد نفسه
- أضف خيارات الأتعاب أو أزلها بما يتوافق مع طريقة الدفع الفعلية في نشاطك — أجر يومي، أو لكل دورة عمل، أو بحسب التسليم، وما إلى ذلك
- حدّد حدًا أقصى لعدد الردود أو تاريخ إغلاق إذا كان النموذج مفتوحًا فقط أثناء التوظيف الفعلي
- استبدل صياغة الاتفاقية وبيان الموافقة بشروط المتعاقد الخاصة بك قبل مشاركة الرابط
نصائح لتحسين نموذج تهيئة المتعاقدين
- لا تطلب سوى البيانات الضريبية والمصرفية التي تحتاجها فعلًا لدفع مستحقات شخص ما — فجمع معلومات أكثر من اللازم ينشئ سجلًا أكبر يتعين حمايته
- اجعل سؤال التأمين إلزاميًا إذا كان نشاطك أو شركة التأمين لديك تحتاج إلى إثبات التغطية قبل أن يتمكن المتعاقد من بدء العمل
- اطلب رابط الموقع الإلكتروني أو ملف الأعمال لتحصل على مرجع سريع عن الشخص الذي ستعمل معه، من دون تحويل النموذج إلى مقابلة
- حدّد تاريخ إغلاق أو حدًا أقصى لعدد الردود إذا كنت تهيّئ عددًا محدودًا من الأشخاص لمشروع واحد، حتى لا يظل الرابط مفتوحًا إلى أجل غير مسمى
- راجع صياغة الاتفاقية وبيان الموافقة مع شخص يفهم قانون المتعاقدين في مكان عملك — فهذا القالب نقطة بداية وليس استشارة قانونية
- اجعل رسالة التأكيد محددة بشأن الخطوة التالية، مثل موعد إرسال الفاتورة الأولى أو تنفيذ الدفعة
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
بمجرد أن يرسل المتعاقد النموذج، يحوّل FileIt إجاباته إلى ملف PDF واحد — يشمل أي نموذج ضريبي أو شهادة تأمين مرفوعة — ويحفظه في مجلد الخزنة الذي اخترته. وإذا فعّلت إشعارات المالك، فستتلقى رسالة بريد إلكتروني فور وصوله، وإذا فعّلت إرسال نسخة إلى المجيب، فسيتلقى المتعاقد ملف PDF خاصًا به لسجلاته أيضًا.
بعد ذلك، تتحقق معظم الشركات من جدول الردود، وتطابق البيانات المصرفية والضريبية مع متطلبات كشوف الرواتب، وتفتح ملف PDF مباشرة عند ظهور سؤال لاحقًا — دون البحث في رسائل البريد الإلكتروني القديمة. وبما أن كل شيء محفوظ مركزيًا، فإن تصدير سجلات جميع المتعاقدين إلى CSV لمحاسب أو لفحص امتثال لا يتطلب سوى نقرات قليلة.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج تهيئة المتعاقدين: الأسئلة الشائعة
هل نموذج تهيئة المتعاقدين هذا مجاني؟
نعم. وهو مشمول في تطبيق Forms ضمن كل حساب FileIt، بما في ذلك الخطة المجانية، إلى جانب أكثر من 160 قالبًا جاهزًا آخر.
هل يحتاج المتعاقد إلى حساب FileIt لملء النموذج؟
لا. يمكنك مشاركة رابط عام أو إرسال دعوة شخصية عبر البريد الإلكتروني، وسيملؤه المتعاقد ويرسله — ولا يلزم إنشاء حساب من جانبه.
كيف أحصل على تفاصيل المتعاقد التي أرسلها بصيغة PDF؟
يحوّل FileIt كل إرسال تلقائيًا إلى ملف PDF ويحفظه في خزنتك، داخل المجلد الذي أعددته، مع إرفاق أي ملفات مرفوعة.
هل يمكنني طلب بيانات ضريبية مناسبة لبلدي؟
نعم — حقل المعرّف الضريبي عام عمدًا (ويذكر أمثلة مثل UTR وEIN وABN)، ويمكنك تعديل التسمية أو نص المساعدة أو إضافة حقول أخرى في المصمم بما يتوافق مع متطلبات بلدك.
هل يمكنني جعل قسم التأمين إلزاميًا؟
يمكنك تعديل إعداد الإلزام لأي حقل في المصمم. يسأل القالب عن التأمين من خلال سؤال بنعم أو لا، ولا يعرض تفاصيل الوثيقة إلا إذا أجاب المتعاقد بنعم، لكن يمكنك تغيير هذا المنطق بما يناسب إجراءاتك.
هل الاتفاقية الموجودة في هذا القالب ملزمة قانونًا؟
لا يقدّم FileIt أي صياغة في القالب على أنها ملزمة قانونًا. فقسم الاتفاقية نقطة بداية — أرفق اتفاقية المتعاقد الخاصة بك واطلب مراجعتها بما يناسب حالتك قبل الاعتماد عليها.
هل يمكنني إرسال هذا النموذج إلى أكثر من متعاقد في وقت واحد؟
نعم — شارك رابطًا عامًا واحدًا مع الجميع، أو أرسل دعوات فردية عبر البريد الإلكتروني، بحيث يكون اسم المتعاقد وبريده الإلكتروني مُعبّأين مسبقًا إذا كنت تفضّل تتبع الردود لكل شخص.
أين أرى جميع المتعاقدين الذين أرسلوا هذا النموذج؟
يعرض جدول الردود كل إرسال مع أدوات التصفية، ويمكنك فتح أي ملف PDF فردي أو تصدير القائمة كاملة إلى CSV.