نموذج معلومات المورد

ما قالب نموذج معلومات المورد؟

عادةً ما يعني إعداد مورد جديد مطاردة التفاصيل نفسها عبر البريد الإلكتروني: الاسم القانوني للشركة، والرقم الضريبي، والحساب المصرفي للدفع، ونموذج W-9 (Request for Taxpayer Identification Number and Certification، طلب رقم تعريف دافع الضرائب وشهادة التصديق) أو شهادة ضريبة القيمة المضافة. يجمع هذا القالب كل ذلك في طلب منظم واحد، بحيث يحصل فريق الحسابات الدائنة على سجل كامل ومتسق لكل مورد جديد، بدلاً من سلسلة رسائل مبعثرة في صندوق البريد الوارد.

كما أن نموذج المورد عبر الإنترنت أسهل للمورد — إذ يملؤه مرة واحدة وبالسرعة التي تناسبه، بدلاً من الرد على سلسلة من الأسئلة المتتابعة. ولأن النموذج يفصل بيانات الشركة، وجهات الاتصال، وبيانات الدفع، والوثائق ضمن أقسام واضحة، يعرف المورد الجديد تماماً ما هو متوقع منه وسبب طلبه.

يتحول كل نموذج مكتمل إلى ملف PDF يُحفظ مباشرةً في خزنة FileIt، مع إرفاق الشهادة الضريبية ووثائق التأمين الخاصة بالمورد، لتضم مجلداتك كل ما تحتاج إليه قبل إصدار الفاتورة الأولى.

من يستخدم نموذج معلومات المورد؟

• يطلب فريق مالي من كل مورد جديد إكمال هذا النموذج قبل إضافته إلى النظام المحاسبي
• يوحّد قسم المشتريات البيانات المصرفية التي يجمعها، مما يقلل أخطاء الدفع الناتجة عن طلبات البريد الإلكتروني غير الموحدة
• يستبدل نشاط تجاري آخذ في النمو عملية إعداد الموردين القائمة على الورق أو جداول البيانات بنموذج واحد عبر الإنترنت
• تشترط شركة إرفاق شهادة ضريبية ووثيقة تأمين ساريتين قبل اعتماد المورد
• تستخدم مؤسسة تتعامل مع أصحاب الأعمال الفردية والشراكات والشركات المحدودة نموذجاً واحداً يكيّف أسئلته حسب نوع الشركة
• يتتبع نشاط تجاري فئة السلع أو الخدمات التي يوردها كل مورد لأغراض إعداد التقارير

أسئلة نموذج معلومات المورد هذا

23 أسئلة على 4 صفحات · يتضمن التوقيع, رفع ملف, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.

نموذج معلومات المورد، صفحةً صفحةً

1 الشركة

يبدأ النموذج بالاسم القانوني لشركة المورد، واسم تجاري اختياري إذا كان مختلفاً، ورقم تسجيل الشركة وأرقام ضريبة القيمة المضافة أو الضرائب. ويظهر حقلا الموقع ونوع الشركة المنسدل (صاحب عمل فردي، شراكة، شركة محدودة، شركة مساهمة، مؤسسة غير ربحية أو غير ذلك) إلى جانب العنوان المسجل. وتغطي قائمة مربعات الاختيار — ماذا تورد؟ — السلع، والخدمات، والبرمجيات، والاستشارات، والخدمات اللوجستية، والمرافق، مع خيار «أخرى» لأي شيء خارج هذه الفئات.

2 جهات الاتصال

تسجل هذه الصفحة المختصرة جهة الاتصال الرئيسية — الاسم، والمسمى الوظيفي، والبريد الإلكتروني، والهاتف — بالإضافة إلى بريد إلكتروني منفصل للحسابات أو الفوترة إذا كان الشخص أو صندوق البريد مختلفاً. ويساعد الفصل بين هذه البيانات منذ البداية على تجنب إرسال الفواتير إلى جهة الاتصال الخطأ لاحقاً.

3 الدفع

يقدم المورد هنا البيانات التي يحتاج إليها فريق الحسابات الدائنة لإتمام الدفع له: اسم البنك، واسم صاحب الحساب، ورقم IBAN أو رقم الحساب، ورمز SWIFT/BIC اختياري. وتغطي قائمة العملات المنسدلة العملات الرئيسية للفوترة مع خيار «أخرى»، كما يسجل سؤال شروط الدفع (عند الاستلام، أو بعد 14 أو 30 أو 60 يوماً) ما تم الاتفاق عليه بشأن سرعة سداد الفواتير.

4 الوثائق والاعتماد

يرفع المورد شهادة ضريبية — نموذج W-9 أو شهادة ضريبة القيمة المضافة أو وثيقة مماثلة — وهي مطلوبة، بالإضافة إلى شهادة تأمين اختيارية. ويؤكد الإقرار النهائي أن الشخص الذي أكمل النموذج مخوّل بالتصرف نيابةً عن الشركة وأن البيانات المقدمة صحيحة، ثم يُلتقط التوقيع على الشاشة. لا يعالج أي شيء في هذه الصفحة عملية دفع؛ فهي تسجل فقط المعلومات التي يحتاج إليها نظامك المالي قبل إعداد المورد.

خصّص القالب كما تريد

• أضف سؤالاً عن عملية طلب الشراء المفضلة إذا كان فريق المشتريات لديك يشترط وجود رقم أمر شراء في كل فاتورة
• أزل حقل SWIFT/BIC إذا كنت تتعامل مع موردين محليين فقط ولا تحتاج أبداً إلى بيانات التحويل الدولي
• اجعل شهادة التأمين مطلوبة بدلاً من اختيارية لفئات الموردين التي تحتاج فيها إلى إثبات التغطية، مثل المقاولين
• أضف سؤالاً عن تصنيف التنوع أو الشركات الصغيرة إذا كانت مؤسستك ترفع تقارير عن تنوع الموردين
• احفظ ملف PDF الخاص بكل مورد في مجلد مستقل يحمل اسم الشركة، بحيث يمكن حفظ الفواتير والمراسلات المستقبلية بجانبه
• أعد إعداد رسائل بريد إلكتروني إضافية للتنبيه حتى يتلقى كل من فريقي المشتريات والمالية إشعاراً عند إرسال نموذج مورد جديد
• أضف سؤالاً عن التذكير بالتجديد يسأل عن تاريخ انتهاء الشهادة الضريبية، لتعرف متى تطلب نسخة محدثة

نصائح لتحسين نموذج معلومات المورد

• اطلب من الموردين الجدد إكمال هذا النموذج قبل تقديم أول طلب، وليس بعد وصول الفاتورة الأولى
• احفظ البيانات المصرفية والوثائق الضريبية بالعناية نفسها التي توليها لأي سجل مالي حساس آخر
• تحقق من أرقام IBAN أو أرقام الحسابات بمقارنتها بالوثائق المرفوعة قبل إجراء الدفعة الأولى
• ضع إجراءً داخلياً بسيطاً يحدد من يراجع نموذج المورد الجديد ويعتمده قبل إضافته إلى نظامك المحاسبي
• اطلب دورياً من الموردين الذين تتعامل معهم منذ مدة طويلة إعادة تأكيد بياناتهم المصرفية، لأن الاحتيال في المدفوعات يستهدف غالباً السجلات القديمة
• استخدم الإقرار والتوقيع كخطوة تحقق مبسطة من أن الشخص الذي أكمل النموذج مخوّل فعلاً بذلك

نموذج معلومات المورد: الأسئلة الشائعة

مزيد من قوالب النماذج

جميع قوالب الأعمال والعملاء · كل قوالب النماذج

القوالب نقطة بداية. تأكد من أن الأسئلة وأي صياغة تتعلق بالموافقة أو الخصوصية أو الشروط تناسب حالتك والقواعد المعمول بها في مكانك. آخر مراجعة للصفحة: 2026-09-26.