什么是 供应商信息 表单模板？
设置新供应商通常意味着通过电子邮件反复追问几项相同信息：公司法定名称、税号、收款银行账户，以及 W-9（W-9表格）或增值税证明。这份模板将所有信息集中在一份结构化请求中，让应付账款团队为每个新供应商获得完整、一致的记录，而不是散落在收件箱中的邮件往来。
在线供应商表单对供应商来说也更方便——他们只需按自己的节奏填写一次，无需回复一连串后续问题。表单将公司信息、联系人、付款详情和文件分成清晰的部分，新供应商可以一目了然地了解需要提供什么以及原因。
每份已完成的表单都会直接保存为 PDF 到你的 FileIt 保管库中，并附上供应商的税务证明和保险文件，这样一个文件夹就能集中存放首次开具发票前所需的全部资料。
- 适用于
- 负责新供应商入驻的采购、财务和应付账款团队
- 填写人
- 供应商公司中获授权提供付款信息的代表
- 完成时间
- 约 6-8 分钟
- 包含内容
- 税务和保险文件上传、签名、声明
谁会使用 供应商信息 表单？
- 财务团队要求每个新供应商在将其添加到会计系统前填写此表单
- 采购部门统一收集银行信息，减少通过临时电子邮件请求造成的付款错误
- 成长中的企业用一份在线表单替代基于纸张或电子表格的供应商设置流程
- 公司要求供应商获批前附上最新税务证明和保险文件
- 与个体经营者、合伙企业和有限公司合作的组织使用一份可根据公司类型调整问题的表单
- 企业记录每个供应商提供的商品或服务类别，以便进行报告
此 供应商信息 表单中的问题
共 4 页，23 个问题 · 包含 签名, 文件上传, 多页, 同意复选框.
1 公司
- 公司法定名称*
- 商业名称（如不同）
- 公司注册号
- 增值税号 / 税务识别号*
- 网站
- 公司类型 个体经营者 · 合伙企业 · 有限公司 · 股份有限公司 · 非营利组织 · 其他
- 注册地址*
- 您提供哪些产品或服务？* 商品 · 服务 · 软件 · 咨询 · 物流 · 设施
2 联系人
- 主要联系人*
- 职务
- 电子邮箱*
- 电话
- 账务 / 发票邮箱
3 付款
- 银行名称*
- 账户持有人*
- IBAN / 账号*
- SWIFT / BIC
- 发票币种 USD · EUR · GBP · CAD · AUD · CHF · 其他
- 付款期限 收到发票即付 · 14天 · 30天 · 60天
4 文件与签署
- 税务证明（W-9、增值税证明或类似文件）*
- 保险证明
- 声明*
- 签名*
供应商信息 表单，逐页查看
1 公司信息
表单首先收集供应商的法定公司名称；如果商号不同，还可填写商号，以及公司注册号和增值税/税务识别号。网站字段和公司类型下拉菜单（个体经营者、合伙企业、有限公司、股份公司、非营利组织或其他）与注册地址并列显示。复选框列表“你提供什么？”涵盖商品、服务、软件、咨询、物流和设施，并提供“其他”选项，以便填写不属于上述类别的内容。
2 联系人
这一简短页面记录主要联系人——姓名、职位、电子邮件和电话——并可另外填写账户或发票邮箱（如果是不同的人员或收件箱）。从一开始将这两类联系人分开，可避免今后把发票发给错误的联系人。
3 付款
供应商在此提供应付账款团队实际付款所需的信息：银行名称、账户持有人、IBAN 或账号，以及可选的 SWIFT/BIC 代码。货币下拉菜单涵盖主要开票货币，并提供“其他”选项；付款条款问题（收到即付、14、30 或 60 天）则记录双方约定的发票付款时限。
4 文件与签署确认
供应商上传税务证明——W-9（W-9表格）、增值税证明或类似文件——此项为必填，并可选择上传保险证明。最后的声明确认填表人获授权代表公司行事，且所填信息准确无误，随后在屏幕上完成签名。本页面不处理任何付款；它只记录财务系统在设置供应商前所需的信息。
定制你的模板
- 如果采购团队要求每张发票都提供采购订单号，可添加有关首选采购订单流程的问题
- 如果只与国内供应商合作且从不需要国际转账信息，可移除 SWIFT/BIC 字段
- 对于需要保险保障证明的供应商类别（如承包商），可将保险证明从选填改为必填
- 如果组织需要报告供应商多元化情况，可添加多元化或小型企业分类问题
- 将每个供应商的 PDF 存入以公司名称命名的独立文件夹，以便今后的发票和往来通信与其归档在一起
- 设置额外的通知邮箱，以便每次提交新供应商表单时同时提醒采购和财务团队
- 添加询问税务证明何时到期的续期提醒问题，以便你知道何时索取更新版本
填写 供应商信息 表单的提示
- 要求新供应商在首次下单前填写此表单，不要等到第一张发票到达后再填写
- 像保护其他敏感财务记录一样谨慎存储银行信息和税务文件
- 首次付款前，将 IBAN 或账号与上传的文件进行核对
- 建立简单的内部流程，明确由谁审核和批准新供应商表单，然后再将其添加到会计系统
- 定期要求长期合作的供应商重新确认银行信息，因为支付欺诈往往针对过时的记录
- 使用声明和签名进行轻量核验，确认填表人确实获授权代表公司行事
每份回复都会成为文件库中的 PDF
供应商提交表单后，FileIt 会立即将其保存为 PDF 到你的保管库中，并归入你设置的文件夹——通常每个供应商一个文件夹——同时附上税务证明和保险文件。你会立即收到电子邮件通知；如果已开启相关设置，供应商也可以收到自己的副本。
接下来，应付账款或采购团队可在“回复”表格中审核提交内容，然后将供应商添加到会计系统。由于每次提交的字段结构都相同，将银行信息、税号和文件与内部审批流程进行交叉核对，会比处理一长串电子邮件快得多。
- 从此模板开始。它会在 FileIt Forms 设计器中打开 — 你可以修改任何问题、添加页面，并设置问题显示的条件。
- 分享表单。开启公开链接，或通过电子邮件发送给他人，每人都有专属链接。他们无需 FileIt 账户。
- 以 PDF 获取回复。每份回复都会保存为 PDF，存入你选择的文件库文件夹，上传的文件也会附在其中 — 还会列在可导出为 CSV 的回复表中。
供应商信息 表单：常见问题
这个供应商信息表单模板免费吗？
是的。它包含在 FileIt 的 Forms 应用中，所有方案均可使用，包括免费方案；你还可以编辑任何问题，以匹配自己的入驻流程。
供应商需要 FileIt 账户才能填写表单吗？
不需要。你可以通过公开链接或单独发送的电子邮件邀请分享表单，供应商无需创建账户即可提交。
供应商的信息最终保存在哪里？
每次提交都会自动保存为 PDF 到你的 FileIt 保管库中，任何上传的文件也会随之附加；你可以在“回复”表格中查看或导出所有回复。
供应商可以直接上传税务证明吗？
可以。必填的文件上传字段接受最大 10 MB 的 PDF、JPG 或 PNG 文件，可用于上传 W-9（W-9表格）、增值税证明或类似文件。
在这里收集银行信息安全吗？
通过表单提交的答案在 FileIt 中静态加密，但文件归档后，哪些团队成员可以查看敏感供应商数据仍由你负责管理。
我们可以要求个体经营者和有限公司提供不同的信息吗？
表单会记录公司类型；如果某些公司类型需要额外字段，你可以在设计器中添加更多条件问题。
我们可以跟踪每个供应商提供的商品或服务类别吗？
可以。表单中有一个复选框问题，并提供“其他”选项，用于填写未列出的类别。
我们可以将此表单限制为仅受邀供应商填写吗？
可以。你可以向指定供应商发送单独的电子邮件链接，而不是分享公开链接；也可以根据新供应商的招募方式结合使用两种方式。