¿Qué es la plantilla del formulario de información del proveedor?
Registrar un nuevo proveedor suele implicar pedir por correo los mismos datos: razón social, identificación fiscal, cuenta bancaria para los pagos y un W-9 o certificado de IVA (VAT). Esta plantilla reúne todo en una única solicitud estructurada, para que tu equipo de cuentas por pagar reciba un registro completo y coherente de cada nuevo proveedor, en lugar de una cadena de correos dispersa.
Un formulario online para proveedores también es más sencillo para ellos: lo completan una sola vez y a su propio ritmo, en lugar de responder a una cadena de preguntas adicionales. Como el formulario separa los datos de la empresa, los contactos, la información de pago y los documentos en secciones claras, un nuevo proveedor entiende exactamente qué se espera de él y por qué.
Cada formulario completado se convierte en un PDF que se guarda directamente en tu bóveda de FileIt, con el certificado fiscal y los documentos del seguro del proveedor adjuntos, de modo que una sola carpeta contiene todo lo que necesitas antes de emitir la primera factura.
- Ideal para
- Equipos de compras, finanzas y cuentas por pagar que incorporan nuevos proveedores
- Lo completa
- Un representante de la empresa proveedora autorizado para facilitar los datos de pago
- Tiempo de cumplimentación
- Aproximadamente 6-8 minutos
- Incluye
- Carga de archivos para documentos fiscales y del seguro, firma y declaración
¿Quién usa un formulario de información del proveedor?
- Un equipo financiero pide a cada nuevo proveedor que complete este formulario antes de añadirlo al sistema contable
- Un departamento de compras estandariza los datos bancarios que recopila y reduce los errores de pago causados por solicitudes improvisadas por correo electrónico
- Una empresa en crecimiento sustituye un proceso de alta de proveedores basado en papel o en hojas de cálculo por un único formulario online
- Una empresa exige adjuntar un certificado fiscal y un documento del seguro vigentes antes de aprobar a un proveedor
- Una organización que trabaja con autónomos (sole traders), sociedades colectivas (partnerships) y sociedades limitadas (limited companies) utiliza un único formulario que adapta sus preguntas según el tipo de empresa
- Una empresa registra la categoría de bienes o servicios que suministra cada proveedor para fines de elaboración de informes
Preguntas de este formulario de información del proveedor
23 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Empresa
- Razón social*
- Nombre comercial (si es diferente)
- Número de registro de la empresa
- IVA / ID fiscal*
- Sitio web
- Tipo de empresa Empresario individual · Sociedad de personas · Sociedad limitada · Sociedad anónima · Sin ánimo de lucro · Otra
- Domicilio social*
- ¿Qué suministras?* Bienes · Servicios · Software · Consultoría · Logística · Instalaciones
2 Contactos
- Contacto principal*
- Cargo
- Correo electrónico*
- Teléfono
- Correo electrónico de cuentas / facturación
3 Pago
- Nombre del banco*
- Titular de la cuenta*
- IBAN / número de cuenta*
- SWIFT / BIC
- Moneda de facturación USD · EUR · GBP · CAD · AUD · CHF · Otra
- Condiciones de pago A la recepción · 14 días · 30 días · 60 días
4 Documentos y firma
- Certificado fiscal (W-9, certificado de IVA o similar)*
- Certificado de seguro
- Declaración*
- Firma*
El formulario información del proveedor, página por página
1 Empresa
El formulario comienza con la razón social del proveedor, un nombre comercial opcional si es diferente y sus números de registro de empresa e identificaciones de IVA o fiscales. Junto a la dirección registrada aparecen un campo para el sitio web y un menú desplegable del tipo de empresa (autónomo (sole trader), sociedad colectiva (partnership), sociedad limitada (limited company), corporación, entidad sin ánimo de lucro u otra). Una lista de casillas —¿Qué suministras?— incluye bienes, servicios, software, consultoría, logística e instalaciones, además de la opción «Otro» para cualquier categoría que no figure en la lista.
2 Contactos
Esta breve página registra el contacto principal —nombre, cargo, correo electrónico y teléfono—, además de un correo independiente para cuentas o facturación si corresponde a otra persona o bandeja de entrada. Separar estos datos desde el principio evita que las facturas se envíen más adelante al contacto equivocado.
3 Pago
Aquí el proveedor facilita los datos que tu equipo de cuentas por pagar necesita para efectuar el pago: nombre del banco, titular de la cuenta, IBAN o número de cuenta y un código SWIFT/BIC opcional. Un menú desplegable de divisas incluye las principales monedas de facturación, con una opción «Otra», y una pregunta sobre las condiciones de pago (a la recepción, 14, 30 o 60 días) registra lo acordado sobre el plazo de pago de las facturas.
4 Documentos y firma
El proveedor carga un certificado fiscal —un W-9, certificado de IVA o documento similar—, que es obligatorio, además de un certificado del seguro opcional. Una declaración final confirma que la persona que completa el formulario está autorizada para actuar en nombre de la empresa y que los datos facilitados son correctos; después se captura la firma en pantalla. Nada de lo que aparece en esta página procesa un pago: solo registra la información que tu sistema financiero necesita antes de dar de alta al proveedor.
Personaliza la plantilla
- Añade una pregunta sobre el proceso de pedido de compra preferido si tu equipo de compras exige un número de pedido en cada factura
- Elimina el campo SWIFT/BIC si solo trabajas con proveedores nacionales y nunca necesitas datos para transferencias internacionales
- Haz obligatorio el certificado del seguro en lugar de opcional para las categorías de proveedores en las que necesitas una prueba de cobertura, como los contratistas
- Añade una pregunta sobre clasificación como empresa diversa o pequeña si tu organización informa sobre la diversidad de sus proveedores
- Guarda el PDF de cada proveedor en su propia carpeta, con el nombre de la empresa, para que las futuras facturas y comunicaciones queden junto a él
- Configura correos de notificación adicionales para avisar tanto a compras como a finanzas cada vez que se envíe un nuevo formulario de proveedor
- Añade una pregunta sobre la renovación que indique cuándo caduca el certificado fiscal, para saber cuándo solicitar uno actualizado
Consejos para mejorar tu formulario información del proveedor
- Pide a los nuevos proveedores que completen este formulario antes de realizar el primer pedido, no después de recibir la primera factura
- Guarda los datos bancarios y los documentos fiscales con el mismo cuidado que cualquier otro registro financiero confidencial
- Comprueba los IBAN o números de cuenta con los documentos cargados antes de realizar el primer pago
- Establece un proceso interno sencillo que indique quién revisa y aprueba un nuevo formulario de proveedor antes de añadirlo al sistema contable
- Pide periódicamente a los proveedores habituales que vuelvan a confirmar sus datos bancarios, ya que el fraude en los pagos suele dirigirse a registros desactualizados
- Utiliza la declaración y la firma como una comprobación sencilla de que la persona que completa el formulario está realmente autorizada para hacerlo
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto un proveedor envía el formulario, FileIt lo guarda como PDF en tu bóveda, en la carpeta que hayas configurado —normalmente una por proveedor—, con su certificado fiscal y su documento del seguro adjuntos. Recibes una notificación por correo electrónico de inmediato, y el proveedor puede recibir su propia copia si has activado esa opción.
A partir de ahí, tu equipo de cuentas por pagar o de compras revisa el envío en la tabla de respuestas antes de añadir el proveedor al sistema contable. Como todos los campos llegan siempre con la misma estructura, comprobar los datos bancarios, las identificaciones fiscales y los documentos según tu proceso interno de aprobación es mucho más rápido que revisar una cadena de correos.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Información del proveedor: preguntas frecuentes
¿Es gratis esta plantilla de formulario de información del proveedor?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de FileIt en todos los planes, incluido el plan gratuito, y puedes editar cualquier pregunta para adaptarla a tu proceso de incorporación.
¿Los proveedores necesitan una cuenta de FileIt para completar el formulario?
No. Compártelo mediante un enlace público o una invitación personal por correo electrónico, y el proveedor podrá enviarlo sin crear una cuenta.
¿Dónde se guarda la información del proveedor?
Cada envío se guarda automáticamente como PDF en tu bóveda de FileIt, con los documentos cargados adjuntos, y puedes consultar o exportar todas las respuestas desde la tabla de respuestas.
¿Los proveedores pueden cargar directamente su certificado fiscal?
Sí, una carga de archivos obligatoria acepta archivos PDF, JPG o PNG de hasta 10 MB para un W-9, un certificado de IVA o un documento similar.
¿Está segura la información bancaria que se recopila aquí?
Las respuestas enviadas mediante el formulario están cifradas en reposo en FileIt, pero sigues siendo responsable de controlar quién de tu equipo puede consultar los datos confidenciales del proveedor una vez archivados.
¿Podemos exigir información diferente a los autónomos frente a las sociedades limitadas?
El formulario registra el tipo de empresa y puedes añadir más preguntas condicionales en el diseñador si determinados tipos de empresa necesitan campos adicionales.
¿Podemos registrar qué categoría de bienes o servicios suministra cada proveedor?
Sí, hay una pregunta con casillas para ello y una opción «Otro» para cualquier elemento que no aparezca en la lista.
¿Podemos limitar este formulario únicamente a proveedores invitados?
Sí, puedes enviar enlaces personales por correo electrónico a proveedores concretos en lugar de compartir un enlace público, o utilizar ambos métodos según cómo incorpores a los nuevos proveedores.