¿Qué es la plantilla del formulario de evaluación de proveedores?
Una revisión de proveedores que solo vive en la cabeza de alguien o está dispersa entre correos antiguos es difícil de utilizar y aún más difícil de justificar si más adelante hay que cambiar la relación. Esta plantilla de evaluación de proveedores ofrece a quien realiza la revisión —compras, operaciones o la persona responsable de un departamento— un cuadro coherente: valorar siempre las mismas nueve áreas de rendimiento, comprobar los mismos puntos de cumplimiento y llegar a una de cuatro recomendaciones claras.
El formulario se adapta a los resultados: si la valoración general del rendimiento es inferior a 3, muestra una pregunta que pide indicar específicamente qué debe mejorar; y elegir cualquier recomendación distinta de "Mantener sin cambios" solicita las acciones acordadas o necesarias. Así, una revisión sencilla y positiva se completa rápidamente, y los problemas quedan bien documentados cuando aparecen.
Cada evaluación completada se guarda automáticamente como PDF en tu bóveda de FileIt, con los documentos de apoyo —como certificados o registros de incidencias— adjuntos: un registro fechado y archivado de cómo se evaluó exactamente a un proveedor y por qué.
- Ideal para
- Equipos de compras, responsables de operaciones y pequeñas empresas que revisan a sus proveedores
- Lo completa
- La persona que realiza la evaluación
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 10 minutos
- Incluye
- Una tabla de valoración del rendimiento con nueve puntos, una lista de comprobación del cumplimiento, preguntas de seguimiento condicionales y carga de archivos
¿Quién usa un formulario de evaluación de proveedores?
- Una revisión anual o trimestral programada de un proveedor clave
- Comprobar el rendimiento de un proveedor nuevo después de sus primeros meses
- Documentar una revisión formal tras problemas repetidos de calidad o entrega
- Comparar varios proveedores con los mismos criterios antes de renovar un contrato
- Controlar si los seguros y certificados obligatorios siguen siendo válidos
- Registrar los motivos de una decisión de mantener, poner bajo revisión o sustituir a un proveedor
Preguntas de este formulario de evaluación de proveedores
20 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, valoraciones.
1 Proveedor y período de revisión
- Nombre del proveedor*
- Número de proveedor / cuenta
- ¿Qué suministra? Materias primas · Componentes / piezas · Productos terminados · Servicios · TI / software · Logística · Instalaciones · Otro
- Período de revisión desde*
- Período de revisión hasta*
- Persona evaluadora*
- Correo electrónico de la persona evaluadora*
- Departamento
2 Desempeño
- Calificaciones de desempeño* 1 Deficiente · 2 Regular · 3 Bueno · 4 Muy bueno · 5 Excelente · No aplicable
- Calificación general*
- ¿Qué debe mejorar?* solo se pregunta cuando corresponde
- Puntos fuertes
- Número de incidentes de calidad o entrega durante el período
3 Cumplimiento
- Comprobaciones de cumplimiento Sí · No · No estoy seguro · No aplicable
- Deficiencias de cumplimiento o documentos próximos a vencer
- Documentos de respaldo
4 Recomendación
- Recomendación* Mantener — continuar tal como está · Mantener con un plan de mejora · Poner bajo revisión · Sustituir / retirar gradualmente
- Acciones acordadas o necesarias* solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha de la próxima revisión
- Firma de la persona evaluadora
El formulario evaluación de proveedores, página por página
1 Proveedor y periodo de revisión
El formulario comienza con el nombre y el número de cuenta del proveedor, lo que suministra (materias primas, componentes, productos terminados, servicios, TI, logística, instalaciones u otros) y el periodo de revisión evaluado. También registra quién completa la evaluación y su departamento.
2 Rendimiento
Esta página es el núcleo del cuadro de evaluación: una tabla que cubre la calidad del producto o servicio, la coherencia, la entrega puntual, la exactitud de los pedidos, la competitividad del precio, la exactitud de la facturación, la comunicación y la capacidad de respuesta, la gestión de problemas y la flexibilidad; cada aspecto se puntúa de 1 (deficiente) a 5 (excelente), o se marca como no aplicable.
A continuación se muestra una valoración general con estrellas. Si es inferior a 3, el formulario muestra una pregunta que pide indicar específicamente qué debe mejorar, con espacio para ejemplos concretos como fechas y números de pedido. También hay espacio para anotar los puntos fuertes y el número de incidencias de calidad o entrega durante el periodo.
3 Cumplimiento
Una segunda tabla comprueba si están en orden los elementos esenciales: un contrato o unas condiciones vigentes, certificados de seguro válidos, certificaciones obligatorias como las normas ISO, condiciones de protección de datos, requisitos de salud y seguridad, y un código de conducta aceptado o un acuerdo de abastecimiento ético; cada elemento se marca como sí, no, no estoy seguro o no aplicable. Las carencias o los documentos próximos a caducar se pueden describir en un campo de texto libre, y las pruebas de apoyo, como certificados o informes de auditoría, se pueden adjuntar directamente.
4 Recomendación
La evaluación termina con una recomendación clara: mantener sin cambios, mantener con un plan de mejora, poner bajo revisión o sustituir y retirar gradualmente. Elegir cualquier opción distinta de "Mantener sin cambios" muestra una pregunta sobre las acciones acordadas o necesarias, y el formulario registra la fecha de la próxima revisión y la firma de la persona evaluadora.
Personaliza la plantilla
- Ajusta los criterios de rendimiento para que reflejen lo más importante en tu sector o tipo de proveedor
- Añade categorías al menú desplegable "¿Qué suministra?" para reflejar tu propia base de proveedores
- Establece una fecha de cierre o un recordatorio recurrente si revisas a los proveedores con un calendario fijo
- Archiva las evaluaciones en una carpeta de la bóveda por proveedor, para que el historial de cada uno se acumule en un mismo lugar con el tiempo
- Añade una nota sobre la ponderación de las puntuaciones si algunos criterios son más importantes que otros para un proveedor concreto
- Activa las notificaciones para un equipo más amplio de compras o dirección en cualquier evaluación que recomiende poner bajo revisión o sustituir al proveedor
Consejos para mejorar tu formulario evaluación de proveedores
- Basa las puntuaciones bajas en ejemplos concretos y fechados, en lugar de en una impresión general: así cualquier conversación de seguimiento con el proveedor será mucho más sencilla
- Comprueba los documentos de cumplimiento según sus fechas de caducidad reales, no solo según si se entregaron en algún momento
- Comparte directamente con el proveedor el resultado y cualquier plan de mejora, no solo internamente
- Mantén un calendario de evaluaciones coherente para que las tendencias a lo largo del tiempo sean significativas y no solo una instantánea
- Utiliza el campo de puntos fuertes incluso con proveedores que estés revisando de forma crítica: el registro será más equilibrado y útil
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto se envía una evaluación, FileIt la guarda como PDF en tu bóveda, con los certificados o informes de auditoría adjuntos, y recibes inmediatamente una notificación por correo electrónico.
A partir de ahí, la mayoría de los equipos utiliza la tabla de respuestas para hacer seguimiento de los proveedores según el estado de la recomendación, abrir el historial de evaluaciones de un proveedor concreto al preparar la renovación de un contrato y exportar el conjunto completo a CSV para crear un cuadro de evaluación de proveedores más amplio o compartirlo con la dirección.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Evaluación de proveedores: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de evaluación de proveedores?
Sí: está incluida con la aplicación Forms en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, junto con más de 160 plantillas listas para usar.
¿La persona evaluadora necesita una cuenta de FileIt?
No, pero como normalmente lo completa alguien de tu propio equipo, es posible que ya tenga una cuenta; en cualquier caso, para rellenar el formulario no hace falta tener una.
¿Dónde se guardan las evaluaciones completadas?
Cada envío se guarda automáticamente como PDF en tu bóveda de FileIt, y puedes revisar, filtrar y exportar todas las evaluaciones desde la tabla de respuestas.
¿El formulario pide más detalles cuando la puntuación es baja?
Sí: una valoración general inferior a 3 muestra automáticamente una pregunta que pide indicar qué debe mejorar exactamente, mediante la lógica condicional ya integrada en la plantilla.
¿Puedo adjuntar documentos de apoyo a una evaluación?
Sí: hay un campo específico para cargar certificados, informes de auditoría o registros de incidencias, que se guardan junto con el PDF de la evaluación.
¿Puedo hacer un seguimiento del cumplimiento por separado del rendimiento?
Sí: el formulario tiene una sección específica de cumplimiento que abarca contratos, seguros, certificaciones y más, separada de las valoraciones del rendimiento.
¿Puedo compartir esta evaluación con el proveedor?
Puedes exportar o compartir directamente con el proveedor el PDF completado si lo deseas; el formulario no lo envía automáticamente, así que tú controlas qué se comparte y cuándo.