Plantilla de precalificación de subcontratistas

¿Qué es la plantilla del formulario de precalificación de subcontratistas?

Antes de que un nuevo subcontratista empiece a trabajar, la mayoría de los contratistas principales necesitan las mismas garantías básicas: ¿está asegurado?, ¿trabaja de forma segura?, ¿y alguien puede responder por su trabajo? Recopilar esa información por correo electrónico suele significar recibir certificados como archivos adjuntos separados, encontrar las fechas de vencimiento enterradas en PDF y obtener respuestas incoherentes a las preguntas de seguridad de una empresa a otra. Esta plantilla de formulario de precalificación de subcontratistas lo reúne todo en un único envío estructurado.

El formulario solo pregunta lo que es relevante para el oficio en cuestión: por ejemplo, solicita un número de licencia y un certificado únicamente si el subcontratista indica que su oficio requiere uno, y solo pide información sobre incidentes anteriores si se declara alguno. Cada sección de seguros combina el importe de cobertura con su fecha de vencimiento y un espacio para subir el certificado real, por lo que no tendrás que solicitar nada dos veces.

Una vez enviado, todo el proceso de precalificación —datos de la empresa, certificados subidos, declaraciones de seguridad y referencias— se convierte en un único PDF archivado en tu bóveda de FileIt. Así, tu equipo de compras o de obra tiene un solo lugar que consultar antes de aprobar que un subcontratista trabaje.

¿Quién usa un formulario de precalificación de subcontratistas?

• Una empresa de construcción o instalaciones que crea una lista de subcontratistas aprobados
• Comprobar la cobertura de seguro y las fechas de vencimiento antes de permitir que un oficio entre en una obra activa
• Evaluar el historial de salud y seguridad de un subcontratista antes de un proyecto concreto
• Recopilar información coherente sobre oficios, capacidades y referencias antes de invitar a presentar ofertas
• Renovar anualmente la precalificación de un subcontratista junto con sus certificados actualizados
• Registrar la diligencia debida a efectos de auditoría sobre quién fue evaluado y cuándo

Preguntas de este formulario de precalificación de subcontratistas

48 preguntas en 5 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.

El formulario precalificación de subcontratistas, página por página

1 Empresa

Esta página recopila los datos básicos: nombre de la empresa y nombre comercial, números de registro y fiscales, domicilio social, años de actividad y número de empleados, además del nombre, cargo, correo electrónico, teléfono y sitio web de la persona de contacto principal: todo lo necesario para identificar con quién trabajarías.

2 Oficios y experiencia

Los subcontratistas marcan todos los oficios que ofrecen, desde movimiento de tierras y electricidad hasta tejados, andamios y jardinería, con espacio para añadir uno que no figure en la lista. Si su oficio requiere una licencia o registro para ejercer, el formulario solicita el organismo y el número de registro, además de permitir opcionalmente subir el propio certificado. También pregunta por las zonas en las que trabajan, el contrato individual de mayor importe de los últimos tres años y dos o tres proyectos recientes similares, con el cliente, el valor y el año.

3 Seguros

Cada tipo de cobertura sigue el mismo esquema: límite de cobertura, fecha de vencimiento y carga del certificado. Todo el mundo debe contar con un seguro de responsabilidad civil o general (public or general liability); también se exige un seguro de responsabilidad patronal o compensación por accidentes laborales (employer's liability or workers' compensation), salvo que el subcontratista explique por qué no lo necesita, por ejemplo, si es un trabajador autónomo sin empleados. El seguro de responsabilidad profesional (professional indemnity), necesario para cualquier trabajo de diseño, se solicita por separado y solo si el subcontratista lo tiene.

4 Salud y seguridad

Esta página pregunta si el subcontratista tiene una política escrita de salud y seguridad, con la opción de subirla, y si prepara evaluaciones de riesgos y declaraciones de métodos de trabajo (risk assessments and method statements) para cada trabajo. Registra las acreditaciones de seguridad o calidad que tenga, como ISO 45001 o un sistema nacional de seguridad, y el número de accidentes notificables de los últimos tres años; una cifra superior a cero abre una pregunta sobre lo ocurrido y los cambios realizados después. También pregunta por cualquier notificación de medidas coercitivas, multa o procedimiento judicial de los últimos cinco años, y por cómo forma y comprueba la competencia de sus trabajadores.

5 Referencias y declaración

El subcontratista proporciona una referencia obligatoria y otra opcional de un cliente o contratista, cada una con nombre, correo electrónico y teléfono de contacto. Confirma que se puede contactar con las referencias y termina con una declaración en la que afirma que está autorizado para completar el formulario, que la información es exacta y que avisará si sus seguros o acreditaciones caducan o cambian; finalmente, firma para completar el envío.

Personaliza la plantilla

• Ajusta la lista de oficios para adaptarla al trabajo que sueles subcontratar
• Añade una pregunta sobre las sesiones de inducción específicas de la obra o los certificados de formación que requieren tus proyectos
• Configura la carpeta de la bóveda para que los archivos de precalificación de cada subcontratista se guarden junto a su cuenta existente, si ya tienes una
• Desactiva las respuestas múltiples para que cada empresa complete la precalificación una sola vez y utiliza una copia nueva para las renovaciones
• Añade tus propias notas de puntuación de riesgos como campo solo interno para quien revise los envíos
• Cambia el mensaje de confirmación para explicar el plazo habitual de revisión

Consejos para mejorar tu formulario precalificación de subcontratistas

• Comprueba las fechas de vencimiento de los certificados en relación con la duración prevista del proyecto, no solo con la fecha de hoy
• Haz un seguimiento personal de cualquier historial de accidentes o medidas coercitivas, en lugar de confiar únicamente en la respuesta escrita
• Llama realmente a las referencias indicadas: una confirmación escrita de que se puede contactar con ellas es solo el primer paso
• Repite la precalificación anualmente, ya que los seguros y las acreditaciones caducan y cambian con el tiempo
• Conserva el PDF del subcontratista aprobado durante toda la vigencia del contrato y cualquier periodo de garantía, por si lo necesitas más adelante

Formulario Precalificación de subcontratistas: preguntas frecuentes

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