Modèle de formulaire de préqualification des sous-traitants

Quel est le modèle de formulaire préqualification des sous-traitants ?

Avant qu’un nouveau sous-traitant commence à travailler, la plupart des entrepreneurs principaux doivent obtenir les mêmes garanties de base : est-il assuré, travaille-t-il en toute sécurité et quelqu’un peut-il attester de la qualité de son travail ? Rechercher ces informations par e-mail signifie généralement recevoir des attestations en pièces jointes séparées, trouver les dates d’expiration enfouies dans des PDF et obtenir des réponses incohérentes aux questions de sécurité d’une entreprise à l’autre. Ce modèle de formulaire de préqualification des sous-traitants rassemble toutes ces informations dans une seule soumission structurée.

Le formulaire demande uniquement les informations pertinentes pour le métier concerné : par exemple, il demande un numéro de licence et une attestation uniquement si le sous-traitant indique que son métier en exige une, et ne demande des détails sur les incidents passés que si certains sont signalés. Chaque section consacrée aux assurances associe le montant de la couverture à sa date d’expiration et à un espace permettant de téléverser l’attestation elle-même, afin d’éviter toute demande en double.

Une fois envoyée, la préqualification complète — informations sur l’entreprise, attestations téléversées, déclarations de sécurité et références — devient un PDF unique classé dans votre coffre-fort FileIt. Votre équipe des achats ou votre équipe de chantier dispose ainsi d’un seul endroit à consulter avant d’autoriser un sous-traitant à intervenir.

Qui utilise un formulaire préqualification des sous-traitants ?

• Constituer une liste de sous-traitants agréés pour une entreprise de construction ou de services généraux
• Vérifier les couvertures d’assurance et leurs dates d’expiration avant d’autoriser un intervenant à accéder à un site en activité
• Évaluer l’historique de santé et de sécurité d’un sous-traitant avant un projet précis
• Recueillir des informations cohérentes sur les métiers, les compétences et les références avant de lancer des appels d’offres
• Renouveler chaque année la préqualification d’un sous-traitant, avec des attestations à jour
• Documenter les vérifications préalables à des fins d’audit : qui a été évalué et quand

Questions de ce formulaire préqualification des sous-traitants

48 questions sur 5 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.

Le formulaire préqualification des sous-traitants, page par page

1 Entreprise

Cette page recueille les informations essentielles : raison sociale et nom commercial, numéros d’immatriculation et d’identification fiscale, adresse enregistrée, nombre d’années d’activité et d’employés, ainsi que le nom, la fonction, l’adresse e-mail, le téléphone et le site web du contact principal — tout ce qu’il faut pour identifier l’entreprise avec laquelle vous envisagez de travailler.

2 Métiers et expérience

Les sous-traitants cochent chaque métier qu’ils proposent, des travaux de terrassement et de l’électricité à la couverture, l’échafaudage et l’aménagement paysager, avec la possibilité d’en ajouter un qui ne figure pas dans la liste. Si leur métier exige une licence ou une immatriculation pour exercer, le formulaire demande l’organisme d’enregistrement et le numéro correspondants, ainsi que le téléversement facultatif de l’attestation elle-même. Il demande également les zones couvertes, le montant de leur plus gros contrat individuel au cours des trois dernières années et deux ou trois projets comparables récents, avec le client, la valeur et l’année.

3 Assurances

Chaque type de couverture suit le même modèle : le plafond de couverture, la date d’expiration et le téléversement d’une attestation. Une assurance responsabilité civile ou responsabilité générale est obligatoire pour tous ; une assurance responsabilité de l’employeur ou une couverture des accidents du travail l’est également, sauf si le sous-traitant explique pourquoi il n’en a pas besoin (par exemple, un travailleur indépendant sans employés). L’assurance responsabilité professionnelle, nécessaire pour tout travail de conception, est demandée séparément et uniquement si le sous-traitant en possède une.

4 Santé et sécurité

Cette page demande si le sous-traitant dispose d’une politique écrite de santé et de sécurité (avec téléversement facultatif) et s’il prépare des évaluations des risques et des modes opératoires pour chaque chantier. Elle recense les accréditations de sécurité ou de qualité détenues, telles que ISO 45001 ou un dispositif national de sécurité, ainsi que le nombre d’accidents à déclaration obligatoire au cours des trois dernières années — un nombre supérieur à zéro ouvre une question demandant ce qui s’est passé et ce qui a changé par la suite. Elle demande également si des avis de mise en conformité, amendes ou poursuites ont été reçus au cours des cinq dernières années, et comment le sous-traitant forme ses employés et vérifie leurs compétences.

5 Références et déclaration

Le sous-traitant fournit une référence obligatoire et une référence facultative d’un client ou d’un entrepreneur, chacune avec un nom de contact, une adresse e-mail et un numéro de téléphone. Il confirme que ces références peuvent être contactées, puis termine par une déclaration certifiant qu’il est autorisé à remplir le formulaire, que les informations sont exactes et qu’il signalera toute expiration ou modification de ses assurances ou accréditations — avant de signer pour finaliser la soumission.

Personnalisez le modèle

• Adaptez la liste des métiers aux travaux que vous sous-traitez habituellement
• Ajoutez une question sur les accueils ou certificats de formation spécifiques au site exigés pour vos projets
• Définissez le dossier du coffre-fort afin que les fichiers de préqualification de chaque sous-traitant soient classés avec son compte existant, si vous en avez déjà un
• Désactivez les réponses multiples afin que chaque entreprise ne remplisse la préqualification qu’une seule fois, puis utilisez une nouvelle copie pour les renouvellements
• Ajoutez vos propres notes de notation des risques dans un champ réservé à un usage interne pour la personne qui examine les soumissions
• Modifiez le message de confirmation pour expliquer votre délai habituel d’examen

Conseils pour un meilleur formulaire préqualification des sous-traitants

• Vérifiez les dates d’expiration des attestations en fonction de la durée prévue du projet, et pas seulement de la date du jour
• Faites un suivi personnel de tout accident ou antécédent de mise en conformité plutôt que de vous fier uniquement à la réponse écrite
• Appelez effectivement les références fournies : une confirmation écrite indiquant qu’elles peuvent être contactées n’est qu’une première étape
• Refaites la préqualification chaque année, car les assurances et les accréditations expirent et évoluent avec le temps
• Conservez le PDF du sous-traitant agréé pendant toute la durée du contrat et de toute période de garantie, au cas où vous en auriez besoin ultérieurement

Formulaire Préqualification des sous-traitants : questions fréquentes

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