Perniagaan & pelanggan 23 soalan 4 halaman Kira-kira 8 min untuk diisi

Templat Borang Maklumat Pembekal

Daftarkan pembekal baharu dengan satu borang kemas yang merangkumi butiran syarikat, kenalan, maklumat pembayaran dan dokumen pematuhan.

Gunakan templat ini — percuma Cuba borang Tiada akaun diperlukan untuk mengisinya
Maklumat pembekal
Cubanya — beginilah rupanya kepada orang lain. Apa-apa yang anda taip tidak dihantar atau disimpan.
Gunakan templat ini Setiap soalan, pilihan dan peraturan boleh diubah dalam pereka bentuk.

Apakah templat borang maklumat pembekal?

Menyediakan pembekal baharu biasanya bermakna meminta butiran yang sama melalui e-mel: nama sah syarikat, ID cukai, akaun bank untuk pembayaran serta W-9 atau sijil VAT (VAT certificate). Templat ini mengumpulkan semuanya dalam satu permintaan berstruktur, supaya pasukan akaun belum bayar anda menerima rekod lengkap dan konsisten bagi setiap pembekal baharu, bukannya rangkaian e-mel yang berselerak.

Borang pembekal dalam talian juga lebih mudah untuk pembekal — mereka mengisinya sekali, mengikut keselesaan sendiri, dan bukannya membalas rangkaian soalan susulan. Oleh sebab borang ini mengasingkan butiran syarikat, kenalan, pembayaran dan dokumen kepada bahagian yang jelas, pembekal baharu dapat memahami dengan tepat perkara yang diperlukan dan sebabnya.

Setiap borang yang lengkap menjadi PDF yang disimpan terus dalam peti besi FileIt anda, bersama sijil cukai dan dokumen insurans pembekal, supaya satu folder menyimpan semua yang anda perlukan sebelum invois pertama dikeluarkan.

Sesuai untuk
Pasukan perolehan, kewangan dan akaun belum bayar yang mendaftarkan pembekal baharu
Diisi oleh
Wakil syarikat pembekal yang diberi kuasa untuk memberikan butiran pembayaran
Masa untuk lengkap
Kira-kira 6-8 minit
Termasuk
Muat naik fail untuk dokumen cukai dan insurans, tandatangan, pengisytiharan

Siapa yang menggunakan borang maklumat pembekal?

  • Pasukan kewangan meminta setiap pembekal baharu melengkapkan borang ini sebelum menambah mereka ke sistem perakaunan
  • Jabatan perolehan menyeragamkan butiran bank yang dikumpulkannya, sekali gus mengurangkan kesilapan pembayaran akibat permintaan e-mel secara ad hoc
  • Perniagaan yang sedang berkembang menggantikan proses penyediaan pembekal berasaskan kertas atau hamparan dengan satu borang dalam talian
  • Syarikat mewajibkan sijil cukai dan dokumen insurans terkini dilampirkan sebelum pembekal diluluskan
  • Organisasi yang bekerjasama dengan peniaga tunggal, perkongsian dan syarikat berhad menggunakan satu borang yang menyesuaikan soalan mengikut jenis syarikat
  • Perniagaan menjejaki kategori barangan atau perkhidmatan yang dibekalkan oleh setiap pembekal untuk tujuan pelaporan

Soalan dalam borang maklumat pembekal ini

23 soalan dalam 4 halaman · termasuk tandatangan, muat naik fail, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.

1 Syarikat

  • Nama sah syarikat*
  • Nama dagangan (jika berbeza)
  • Nombor pendaftaran syarikat
  • VAT / ID cukai*
  • Laman web
  • Jenis syarikat Usahawan tunggal · Perkongsian · Syarikat berhad · Perbadanan · Bukan untung · Lain-lain
  • Alamat berdaftar*
  • Apakah yang anda bekalkan?* Barangan · Perkhidmatan · Perisian · Perundingan · Logistik · Kemudahan

2 Kenalan

  • Kenalan utama*
  • Jawatan
  • E-mel*
  • Telefon
  • E-mel akaun / invois

3 Pembayaran

  • Nama bank*
  • Pemegang akaun*
  • IBAN / nombor akaun*
  • SWIFT / BIC
  • Mata wang invois USD · EUR · GBP · CAD · AUD · CHF · Lain-lain
  • Syarat pembayaran Setelah diterima · 14 hari · 30 hari · 60 hari

4 Dokumen & pengesahan

  • Sijil cukai (W-9, sijil VAT atau yang serupa)*
  • Sijil insurans
  • Pengisytiharan*
  • Tandatangan*

Borang maklumat pembekal, halaman demi halaman

1 Syarikat

Borang bermula dengan nama sah syarikat pembekal, nama dagangan pilihan jika berbeza, serta nombor pendaftaran syarikat dan ID VAT/cukai. Medan laman web dan menu lungsur jenis syarikat (peniaga tunggal, perkongsian, syarikat berhad, perbadanan, organisasi bukan untung atau lain-lain) dipaparkan bersama alamat berdaftar. Senarai kotak pilihan — Apakah yang anda bekalkan? — merangkumi barangan, perkhidmatan, perisian, perundingan, logistik dan kemudahan, dengan pilihan "Lain-lain" untuk perkara di luar kategori tersebut.

2 Kenalan

Halaman ringkas ini merekodkan kenalan utama — nama, jawatan, e-mel dan telefon — serta e-mel akaun atau invois yang berasingan jika orang atau peti masuknya berbeza. Mengasingkan kedua-duanya dari awal mengelakkan invois dihantar kepada kenalan yang salah kemudian.

3 Pembayaran

Di sini pembekal memberikan butiran yang diperlukan oleh pasukan akaun belum bayar anda untuk membuat pembayaran: nama bank, pemegang akaun, IBAN atau nombor akaun, serta kod SWIFT/BIC pilihan. Menu lungsur mata wang merangkumi mata wang invois utama dengan pilihan "Lain-lain", manakala soalan terma pembayaran (sebaik diterima, 14, 30 atau 60 hari) merekodkan persetujuan tentang tempoh pembayaran invois.

4 Dokumen & pengesahan

Pembekal memuat naik sijil cukai — W-9, sijil VAT atau dokumen serupa — yang wajib, serta sijil insurans pilihan. Pengisytiharan akhir mengesahkan bahawa orang yang melengkapkan borang diberi kuasa untuk bertindak bagi pihak syarikat dan bahawa butiran yang diberikan adalah betul, diikuti tandatangan yang direkodkan pada skrin. Tiada pembayaran diproses pada halaman ini; halaman ini hanya merekodkan maklumat yang diperlukan oleh sistem kewangan anda sebelum pembekal didaftarkan.

Ubah suai templat ini

  • Tambah soalan tentang proses pesanan pembelian pilihan jika pasukan perolehan anda memerlukan nombor PO pada setiap invois
  • Buang medan SWIFT/BIC jika anda hanya bekerjasama dengan pembekal domestik dan tidak pernah memerlukan butiran pindahan antarabangsa
  • Jadikan sijil insurans wajib dan bukannya pilihan bagi kategori pembekal yang memerlukan bukti perlindungan, seperti kontraktor
  • Tambah soalan pengelasan kepelbagaian atau perniagaan kecil jika organisasi anda melaporkan kepelbagaian pembekal
  • Failkan PDF setiap pembekal dalam foldernya sendiri, dinamakan mengikut syarikat, supaya invois dan surat-menyurat akan datang boleh disimpan bersamanya
  • Sediakan e-mel pemberitahuan tambahan supaya pasukan perolehan dan kewangan dimaklumkan setiap kali borang pembekal baharu dihantar
  • Tambah soalan peringatan pembaharuan yang bertanya bila sijil cukai tamat tempoh, supaya anda tahu bila perlu meminta sijil yang dikemas kini

Petua untuk borang maklumat pembekal yang lebih baik

  • Minta pembekal baharu melengkapkan borang ini sebelum anda membuat pesanan pertama, bukan selepas invois pertama diterima
  • Simpan butiran bank dan dokumen cukai dengan tahap penjagaan yang sama seperti rekod kewangan sensitif yang lain
  • Semak semula IBAN atau nombor akaun dengan dokumen yang dimuat naik sebelum membuat pembayaran pertama
  • Wujudkan proses dalaman yang ringkas untuk menentukan pihak yang menyemak dan meluluskan borang pembekal baharu sebelum ia ditambahkan ke sistem perakaunan
  • Minta pembekal lama mengesahkan semula butiran bank mereka secara berkala, kerana penipuan pembayaran sering menyasarkan rekod yang sudah lapuk
  • Gunakan pengisytiharan dan tandatangan sebagai semakan ringkas bahawa orang yang melengkapkan borang benar-benar diberi kuasa berbuat demikian

Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda

Sebaik sahaja pembekal menghantar borang, FileIt menyimpannya sebagai PDF dalam peti besi anda, difailkan dalam folder yang telah anda sediakan — biasanya satu folder bagi setiap pembekal — bersama sijil cukai dan dokumen insurans mereka. Anda dimaklumkan melalui e-mel serta-merta, dan pembekal boleh menerima salinan mereka sendiri jika anda mengaktifkan tetapan tersebut.

Selepas itu, pasukan akaun belum bayar atau perolehan anda menyemak penghantaran dalam jadual Respons sebelum menambah pembekal ke sistem perakaunan. Oleh sebab setiap medan diterima dalam struktur yang sama setiap kali, semakan silang butiran bank, ID cukai dan dokumen dengan proses kelulusan dalaman anda jauh lebih pantas berbanding meneliti rangkaian e-mel.

  1. Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
  2. Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
  3. Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Gunakan templat maklumat pembekal — percuma

Borang Maklumat pembekal: soalan lazim

Adakah templat borang maklumat pembekal ini percuma?

Ya. Templat ini disertakan dalam aplikasi Forms FileIt pada setiap pelan, termasuk pelan percuma, dan anda boleh mengedit mana-mana soalan agar sepadan dengan proses pendaftaran pembekal anda.

Adakah pembekal memerlukan akaun FileIt untuk melengkapkan borang?

Tidak. Kongsikannya sebagai pautan awam atau jemputan peribadi melalui e-mel, dan pembekal boleh menghantarnya tanpa membuat akaun.

Ke manakah maklumat pembekal dihantar?

Setiap penghantaran disimpan secara automatik sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda, dengan sebarang dokumen yang dimuat naik dilampirkan, dan anda boleh menyemak imbas atau mengeksport semua respons daripada jadual Respons.

Bolehkah pembekal memuat naik sijil cukai mereka secara terus?

Ya, muat naik fail wajib menerima fail PDF, JPG atau PNG sehingga 10 MB, untuk W-9, sijil VAT atau dokumen serupa.

Adakah maklumat bank yang dikumpulkan di sini selamat?

Jawapan yang dihantar melalui borang disulitkan semasa disimpan dalam FileIt, tetapi anda masih bertanggungjawab menentukan pihak dalam pasukan anda yang boleh melihat data pembekal sensitif selepas ia difailkan.

Bolehkah kami mewajibkan maklumat yang berbeza untuk peniaga tunggal berbanding syarikat berhad?

Borang ini merekodkan jenis syarikat, dan anda boleh menambah soalan bersyarat dalam pereka bentuk jika jenis syarikat tertentu memerlukan medan tambahan.

Bolehkah kami menjejaki kategori barangan atau perkhidmatan yang dibekalkan oleh setiap pembekal?

Ya, terdapat soalan kotak pilihan untuk perkara tersebut, dengan pilihan "Lain-lain" bagi perkara yang tidak disenaraikan.

Bolehkah kami mengehadkan borang ini kepada pembekal yang dijemput sahaja?

Ya, anda boleh menghantar pautan e-mel peribadi kepada pembekal tertentu dan bukannya berkongsi pautan awam, atau menggunakan kedua-duanya bergantung pada cara anda mendapatkan pembekal baharu.

Gunakan templat ini — percuma