¿Qué es la plantilla del formulario de autorización de depósito directo?
Tanto si estás preparando el primer pago de un empleado nuevo como si estás procesando un cambio bancario o permitiendo que alguien divida su salario entre dos cuentas, solicitar los datos bancarios por email o mediante una hoja de cálculo compartida es justo el tipo de proceso en el que algo puede salir mal: un dígito cambiado de sitio, un número de cuenta antiguo o datos que permanecen en una bandeja de entrada más tiempo del debido. Esta plantilla reúne toda la solicitud — una nueva configuración, un cambio o una cancelación — en un único formulario estructurado con una firma al final.
Un formulario online no elimina la responsabilidad de comprobar lo que se introduce, pero sí garantiza que todos los campos que necesita el proceso de pago se completen siempre de la misma manera. Además, puede solicitar un cheque cancelado o una carta bancaria junto con los números, para que sea más fácil detectar errores antes de realizar el primer pago.
Cada envío se convierte en un PDF firmado en tu bóveda en cuanto se completa, de modo que el equipo de nóminas o finanzas siempre tiene archivada una autorización fechada, en lugar de un mensaje perdido en la bandeja de entrada de alguien.
- Ideal para
- Equipos de nóminas, RR. HH. y finanzas que configuran o cambian la forma en que alguien recibe sus pagos
- Lo completa
- El empleado o beneficiario que recibe el pago
- Tiempo de finalización
- Unos 4 minutos (más tiempo si se divide el salario entre dos cuentas)
- Incluye
- Preguntas condicionales, división opcional del depósito, carga de archivos y firma
¿Quién usa un formulario de autorización de depósito directo?
- Equipos de RR. HH. que incorporan a un empleado nuevo y necesitan configurar correctamente su primer pago
- Equipos de nóminas que procesan un cambio de datos bancarios sin depender del email
- Empleados que quieren enviar automáticamente parte de su salario a una cuenta de ahorro
- Contratistas o proveedores a los que se paga directamente en lugar de mediante cheque
- Organizaciones que quieren conservar una autorización firmada y fechada para cada cambio de datos bancarios, no solo para el actual
- Equipos de finanzas que quieren adjuntar un cheque cancelado o una carta bancaria a cada nueva configuración, como comprobación adicional frente a errores tipográficos
Preguntas de este formulario de autorización de depósito directo
25 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Tus datos
- Nombre del beneficiario*
- Correo electrónico*
- Teléfono
- ID de empleado o beneficiario
- ¿Qué te gustaría hacer?* Configurar el depósito directo · Cambiar mis datos bancarios · Cancelar el depósito directo
- Domicilio
2 Cuenta bancaria
- Nombre del titular de la cuenta* solo se pregunta cuando corresponde
- Nombre del banco* solo se pregunta cuando corresponde
- País del banco solo se pregunta cuando corresponde
- Tipo de cuenta solo se pregunta cuando corresponde Cuenta corriente · Cuenta de ahorro
- Número de cuenta o IBAN* solo se pregunta cuando corresponde
- Número de ruta, código de clasificación o SWIFT / BIC solo se pregunta cuando corresponde
- Cheque anulado o carta del banco solo se pregunta cuando corresponde
3 Distribución del depósito
- ¿Distribuir cada pago entre dos cuentas? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Cómo debe distribuirse?* solo se pregunta cuando corresponde Un importe fijo para la segunda cuenta · Un porcentaje para la segunda cuenta
- Importe para la segunda cuenta* solo se pregunta cuando corresponde
- Porcentaje para la segunda cuenta* solo se pregunta cuando corresponde
- Nombre del titular de la segunda cuenta* solo se pregunta cuando corresponde
- Nombre del segundo banco* solo se pregunta cuando corresponde
- Número de la segunda cuenta o IBAN* solo se pregunta cuando corresponde
- Número de ruta, código de clasificación o SWIFT / BIC de la segunda cuenta solo se pregunta cuando corresponde
4 Autorización
- A partir de
- Autorización*
- Firma*
- Fecha*
El formulario autorización de depósito directo, página por página
1 Tus datos
El formulario empieza preguntando ¿Qué te gustaría hacer? — configurar un depósito directo, cambiar los datos bancarios existentes o detener por completo el depósito directo —, lo que determina qué solicitará el resto del formulario. Además del nombre, email, teléfono y un ID opcional del empleado o beneficiario, hay un campo de domicilio si tus registros de nóminas lo necesitan. Al elegir Detener el depósito directo, se omiten directamente las preguntas sobre la cuenta bancaria, ya que no hay datos nuevos que recopilar.
2 Cuenta bancaria
Para quien configura o cambia su depósito, esta página recopila el nombre del titular exactamente como aparece en el banco, el nombre y el país del banco, y si se trata de una cuenta corriente o de ahorro. Los datos principales — Número de cuenta o IBAN, y Número de ruta, código de clasificación o SWIFT/BIC — son los que realmente necesita el proceso de pago. Además, una carga opcional de un cheque cancelado o una carta bancaria proporciona a nóminas una segunda fuente con la que comprobar los números antes de enviar el primer pago.
3 División del depósito
Esta página solo es necesaria si el beneficiario quiere dividir su salario entre dos cuentas. ¿Quieres dividir cada pago entre dos cuentas? muestra ¿Cómo quieres dividirlo? — mediante un importe fijo o un porcentaje —, seguido del campo correspondiente: Importe para la segunda cuenta o Porcentaje para la segunda cuenta. Lo que se introduzca aquí se resta de cada pago, y el resto se envía a la cuenta principal de la página anterior; después, el beneficiario proporciona el nombre del titular, el banco y el número de cuenta de la segunda cuenta de la misma forma que antes.
4 Autorización
La página final pregunta cuándo debe comenzar el cambio, incluye un recordatorio de que esta es una plantilla inicial que debes adaptar a los requisitos de tu organización y presenta la propia declaración de autorización: que el beneficiario autoriza los pagos en la cuenta o cuentas indicadas, o autoriza su cancelación, y que esto seguirá vigente hasta que notifique lo contrario por escrito. El formulario termina con una firma y una fecha.
Personaliza la plantilla
- Adapta el texto de la autorización a la política de nóminas de tu organización y a las normas de tu banco o proveedor de pagos
- Añade un campo para el departamento o centro de costes si tu sistema de nóminas lo necesita
- Haz que la carga del cheque cancelado o la carta bancaria sea obligatoria en lugar de opcional si tu proceso lo requiere
- Desactiva por completo la división del depósito si tu sistema de nóminas no la admite
- Dirige las autorizaciones completadas a una carpeta restringida de Nóminas o Finanzas en la bóveda
- Configura el título del documento para que incluya la fecha de entrada en vigor, de modo que los nombres de archivo se ordenen según el momento en que los cambios surtan efecto
Consejos para mejorar tu formulario autorización de depósito directo
- Solicita un cheque cancelado o una carta bancaria junto con los datos escritos: es una forma rápida de detectar un dígito mal introducido antes de que falle un pago
- Confirma una cuenta nueva o modificada con un pequeño depósito de prueba si tu proveedor de pagos lo permite, especialmente antes del primer pago
- Guarda los cambios de datos bancarios en una carpeta restringida, ya que los números de cuenta son información confidencial
- Establece una forma de verificar por otro canal las solicitudes inusuales, como un cambio enviado justo antes del día de pago: las estafas de redirección de pagos suelen dirigirse exactamente a este proceso
- Ofrece al beneficiario una forma clara de confirmar que el cambio se ha aplicado, en lugar de dejar que tenga que suponer que todo ha funcionado
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Una vez que el beneficiario firma y envía el formulario, FileIt guarda la autorización completada como PDF en la carpeta de la bóveda que hayas configurado para los registros de nóminas, con cualquier cheque cancelado o carta bancaria adjuntos, y notifica a las personas que hayas seleccionado para recibir nuevos envíos. Como está firmada y fechada, sirve como registro del propio beneficiario sobre lo que autorizó exactamente, incluso si posteriormente se cuestionan los datos de la cuenta.
A partir de ahí, el equipo de nóminas o finanzas suele abrir la respuesta, comprobar los datos de la cuenta y de ruta con el documento adjunto y actualizar el sistema de pagos antes de la siguiente ejecución de nóminas. La tabla de Respuestas y la exportación a CSV facilitan la revisión conjunta de varias solicitudes de cambio si llegan varias aproximadamente al mismo tiempo.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Autorización de depósito directo: preguntas frecuentes
¿Esta plantilla de autorización de depósito directo es gratuita?
Sí. Forma parte de la biblioteca de plantillas de FileIt y está disponible en todas las cuentas, incluido el plan gratuito, sin ningún coste adicional por la plantilla ni por el diseñador de Forms.
¿Los empleados necesitan una cuenta de FileIt para enviar sus datos bancarios?
No. El beneficiario completa y firma el formulario desde un enlace o una solicitud enviada por email, sin crear ninguna cuenta. Solo la organización que envía el formulario necesita una cuenta de FileIt.
¿Cómo obtengo cada autorización como PDF firmado?
Cada formulario completado se guarda automáticamente como PDF, incluida la firma, en la carpeta de la bóveda que elegiste al configurar el formulario. Puedes abrir cualquier respuesta desde la tabla de Respuestas o exportar toda la lista a CSV.
¿La firma de este formulario es legalmente vinculante?
El formulario captura una firma dibujada en pantalla junto con una declaración de autorización escrita, que muchas organizaciones tratan igual que un formulario en papel. Sin embargo, debes comprobar por tu cuenta si cumple los requisitos específicos de tu banco o jurisdicción; FileIt no determina su validez legal.
¿Los empleados pueden dividir su salario entre dos cuentas?
Sí. Una página opcional de División del depósito permite al beneficiario enviar un importe fijo o un porcentaje de cada pago a una segunda cuenta, y el resto se dirige a la cuenta introducida anteriormente.
¿Es obligatorio cargar un cheque cancelado?
No de forma predeterminada: es opcional en la plantilla, aunque puedes hacerlo obligatorio en el diseñador si tu proceso lo requiere.
¿Con qué seguridad se almacenan los datos bancarios?
Las respuestas enviadas mediante los formularios de FileIt, incluidos los números de cuenta, se cifran en reposo dentro de tu bóveda.
¿Puedo utilizar este formulario tanto para contratistas como para empleados?
Sí. El texto se refiere genéricamente a un beneficiario, y puedes editar todas las etiquetas y preguntas en el diseñador si quieres adaptarlo específicamente a contratistas o proveedores.