¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de reembolso de gastos?
Perseguir recibos en papel, solicitudes en hojas de cálculo y cadenas de correos lleva tiempo a todo el mundo. Esta plantilla de formulario de reembolso de gastos ofrece a tus empleados un único lugar online para indicar lo que han gastado, adjuntar una foto o un PDF de cada recibo y decir cómo quieren recibir el reembolso, ya sea con su próxima nómina o mediante una transferencia bancaria aparte.
Un formulario de solicitud online es mejor que un sobre lleno de recibos grapados, porque cada solicitud incluye una fecha, categoría, descripción, importe y recibo, para que no falte ni se pierda nada. La lógica condicional añade un segundo y un tercer gasto solo cuando el empleado lo necesita, de modo que una solicitud con un solo gasto sea breve.
Cada vez que alguien envía este formulario, FileIt lo convierte en un PDF —con los datos de la solicitud, la declaración y los recibos adjuntos juntos— y lo archiva en la carpeta de la bóveda que elijas. Recibes un correo en cuanto llega una solicitud y puedes abrir la tabla de Respuestas en cualquier momento para revisar, filtrar o exportar las solicitudes a CSV para nóminas.
- Ideal para
- Pequeñas empresas y equipos que reembolsan gastos de trabajo a su personal
- Lo rellenan
- Empleados, contratistas o cualquier persona que reclame el reembolso de unos gastos
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 3–5 minutos para un gasto; más tiempo si hay varios
- Incluye
- Carga de recibos, lógica condicional para gastos adicionales, datos bancarios y firma
¿Quién usa un formulario de solicitud de reembolso de gastos?
- Un comercial reclama una cena con un cliente, un taxi y una noche de hotel después de un viaje
- Un responsable de oficina reembolsa a un miembro del equipo que compró material con su propia tarjeta
- Un empleado remoto reclama una parte de su conexión de banda ancha doméstica o el pase de un día de coworking
- Un técnico de campo presenta el kilometraje por usar su propio vehículo entre distintos centros de trabajo
- Una persona recién incorporada recibe el reembolso de una certificación profesional o un curso de formación
- Un equipo de finanzas recopila las solicitudes de varios departamentos en un formato uniforme listo para nóminas
Preguntas de este formulario de solicitud de reembolso de gastos
34 preguntas en 3 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Tus datos
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Teléfono
- Departamento Operaciones · Ventas · Marketing · Finanzas · Ingeniería · Atención al cliente · Recursos humanos · Otro
- Centro de costes o código del proyecto
- Responsable que aprueba*
- Motivo empresarial*
2 Gastos
- Fecha*
- Categoría* Viajes (avión, tren, taxi) · Kilometraje (vehículo propio) · Alojamiento · Comidas y manutención · Atenciones a clientes · Material de oficina · Equipamiento · Software o suscripciones · Formación o conferencias · Teléfono e internet · Aparcamiento y peajes · Otro
- Descripción*
- Importe*
- Recibo*
- ¿Añadir otro gasto?*
- Fecha* solo se pregunta cuando corresponde
- Categoría* solo se pregunta cuando corresponde Viajes (avión, tren, taxi) · Kilometraje (vehículo propio) · Alojamiento · Comidas y manutención · Atenciones a clientes · Material de oficina · Equipamiento · Software o suscripciones · Formación o conferencias · Teléfono e internet · Aparcamiento y peajes · Otro
- Descripción* solo se pregunta cuando corresponde
- Importe* solo se pregunta cuando corresponde
- Recibo* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Añadir otro gasto?* solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha* solo se pregunta cuando corresponde
- Categoría* solo se pregunta cuando corresponde Viajes (avión, tren, taxi) · Kilometraje (vehículo propio) · Alojamiento · Comidas y manutención · Atenciones a clientes · Material de oficina · Equipamiento · Software o suscripciones · Formación o conferencias · Teléfono e internet · Aparcamiento y peajes · Otro
- Descripción* solo se pregunta cuando corresponde
- Importe* solo se pregunta cuando corresponde
- Recibo* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Tienes más de tres gastos? solo se pregunta cuando corresponde
- Los gastos y recibos restantes* solo se pregunta cuando corresponde
3 Pago y declaración
- Importe total solicitado*
- ¿Cómo debemos pagarte?* Con el próximo pago de mi salario · Mediante transferencia bancaria a la cuenta indicada abajo
- Nombre del titular de la cuenta* solo se pregunta cuando corresponde
- Nombre del banco* solo se pregunta cuando corresponde
- IBAN / número de cuenta* solo se pregunta cuando corresponde
- SWIFT / BIC, código de clasificación o número de ruta solo se pregunta cuando corresponde
- Declaración*
- Firma*
El formulario solicitud de reembolso de gastos, página por página
1 Tus datos
La solicitud empieza con quién pide el reembolso: tu nombre, correo electrónico y teléfono, además de un menú desplegable de departamento para poder dirigir las solicitudes o elaborar informes por equipo. Un campo de centro de costes o código de proyecto vincula la solicitud a un presupuesto, el responsable de aprobación indica quién debe autorizarla y un cuadro de finalidad empresarial proporciona contexto a quien la aprueba antes de revisar los importes.
Mantener esta información en su propia página permite que la persona que aprueba vea de un vistazo quién la envía y por qué, antes de desplazarse hasta los gastos detallados.
2 Gastos
Cada gasto tiene su propia fecha, un menú desplegable de categoría (viajes, kilometraje, alojamiento, comidas, entretenimiento con clientes, material, equipos, software, formación, teléfono, aparcamiento u otros), una descripción breve y el importe en la divisa correspondiente. Junto a cada registro hay un campo para cargar el recibo —una foto o un PDF del recibo o, en el caso del kilometraje, un registro del trayecto—, para que toda la documentación viaje con la solicitud.
La lógica condicional mantiene breve una solicitud con un solo gasto: una pregunta de sí/no, «¿Añadir otro gasto?», solo muestra los campos del gasto 2 cuando hace falta y después repite el proceso para un tercero. A partir de ahí, una pregunta más muestra una única carga para incluir una lista de los elementos restantes y sus recibos.
3 Pago y declaración
La persona que solicita el reembolso introduce el importe total reclamado y elige cómo quieres que le paguemos: con su próximo pago de nómina o mediante transferencia bancaria. Al elegir la transferencia bancaria aparecen el nombre del titular de la cuenta, el nombre del banco, el IBAN / número de cuenta (comprobado según un patrón) y un código SWIFT / BIC o código de clasificación opcional.
En una declaración, el empleado confirma que los gastos se realizaron por motivos profesionales y que no se han reclamado anteriormente; después, una firma cierra la solicitud. Como todo llega en un único PDF, quien la aprueba tiene la explicación, los importes, los recibos y la declaración firmada en un solo documento.
Personaliza la plantilla
- Ajusta el menú desplegable de categorías para que coincida con tu propio plan contable o política de gastos
- Añade un recordatorio del límite de gasto por cada gasto mediante un bloque de párrafo cerca del inicio de la página Gastos
- Configura la carpeta de la bóveda para que las solicitudes se archiven automáticamente en el departamento o centro de costes correspondiente
- Activa un número máximo de respuestas si gestionas rondas de reembolsos con un calendario fijo
- Añade el correo electrónico de una segunda persona aprobadora en los ajustes de notificaciones para que tanto Recursos Humanos como un responsable vean las nuevas solicitudes
- Cambia el mensaje de confirmación de la página Pago y declaración para mencionar la fecha habitual de pago
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de reembolso de gastos
- Pide un recibo por cada línea de gasto en lugar de una sola foto con varios recibos: revisarlo será mucho más rápido
- Mantén la lista de categorías breve y específica para tu empresa; una lista larga ralentiza el proceso
- Anima a presentar las solicitudes poco después de realizar el gasto, cuando tanto el recibo como el recuerdo estén recientes
- Haz que el campo de finalidad empresarial sea realmente obligatorio: «visita a cliente, del 3 al 5 de octubre» lleva unos segundos y evita intercambios posteriores
- No pidas nunca al personal que envíe por correo electrónico o pegue números completos de tarjeta en ninguna parte del formulario; para el reembolso bastan los datos de la cuenta bancaria
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto alguien envía una solicitud, FileIt genera un PDF de todo el contenido —cada respuesta, los gastos detallados y todos los recibos— y lo guarda en la carpeta de la bóveda que hayas configurado para este formulario. Recibes inmediatamente una notificación por correo y puedes añadir otras direcciones, como la de un responsable o un buzón de nóminas, para que las personas adecuadas lo vean sin necesitar su propia cuenta de FileIt.
A partir de ahí, la mayoría de las empresas abre la tabla de Respuestas para comprobar la solicitud con los recibos y aprobarla o pedir aclaraciones. Exportar a CSV cuando un lote está listo proporciona una lista clara de nombres, importes y métodos de pago para nóminas, mientras que los PDF permanecen en la bóveda como registro permanente.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de reembolso de gastos: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de formulario de reembolso de gastos?
Sí. Es una de las plantillas listas para usar incluidas en la aplicación Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito. Puedes utilizarla tal cual o editar todas las preguntas en el diseñador.
¿Necesitan los empleados una cuenta de FileIt para enviar una solicitud?
No. Comparte el formulario mediante un enlace público o envía invitaciones personales por correo electrónico, y cualquiera podrá rellenarlo y enviar una solicitud sin crear una cuenta.
¿Cómo recibimos las solicitudes de gastos en PDF?
Cada envío se convierte automáticamente en un PDF, con las respuestas y los recibos que se hayan cargado, y se guarda en la carpeta de la bóveda que elijas al configurar el formulario.
¿Pueden los empleados adjuntar más de un recibo a un solo gasto?
Sí, el campo de recibo de cada gasto admite hasta tres archivos, por lo que, por ejemplo, se pueden incluir juntos un recibo y un extracto de tarjeta.
¿Qué ocurre si alguien tiene más de tres gastos en una solicitud?
Después del tercer gasto aparece una pregunta adicional para saber si hay más. Si los hay, muestra un único campo de carga donde pueden adjuntar una hoja de cálculo o una lista con el resto, junto con los recibos.
¿Se mantienen seguros los datos de la cuenta bancaria recopilados en este formulario?
Las respuestas se cifran en reposo en FileIt, igual que cualquier otra respuesta de formulario, aunque solo debes pedir los datos de pago que realmente necesites para procesar el reembolso.
¿Podemos dirigir las solicitudes de gastos a distintas carpetas de la bóveda según el departamento?
Puedes configurar una carpeta de archivo por formulario. Muchas empresas duplican esta plantilla para cada departamento o persona aprobadora, de modo que las solicitudes de cada equipo lleguen automáticamente a su propia carpeta.