¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de permisos?
Las solicitudes de permisos repartidas entre mensajes de chat, notas adhesivas y conversaciones que se recuerdan a medias dificultan saber quién está realmente cubierto y quién no. Esta plantilla de solicitud de permisos ofrece a los empleados una forma uniforme de pedir una ausencia: el tipo, las fechas exactas, si se ha organizado la cobertura y a quién contactar si surge algo urgente; así, los responsables pueden aprobarla o planificarla con toda la información necesaria delante.
El formulario se adapta al tipo de permiso solicitado: al elegir una baja por enfermedad se abre un espacio para adjuntar un certificado médico, al indicar que parte de la solicitud corresponde a medio día o a un día parcial se pregunta exactamente qué día y qué parte, y al señalar que no se ha organizado la cobertura se solicita una nota sobre lo que hay que cubrir, en lugar de dejar ese vacío sin resolver.
Cada solicitud se convierte en un PDF en tu bóveda de FileIt en el momento en que se envía, de modo que queda un registro fechado y fácil de encontrar de quién solicitó qué y cuándo; resulta útil para controlar los saldos de permisos o resolver cualquier duda sobre si una solicitud llegó a aprobarse.
- Ideal para
- Pequeñas y medianas empresas que gestionan los permisos de sus empleados sin un software de RR. HH. específico
- Lo completa
- El empleado que solicita el permiso
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 3 minutos
- Incluye
- Varios tipos de permisos, preguntas condicionales sobre cobertura y certificados médicos, y una declaración de confirmación
¿Quién usa un formulario de solicitud de permisos?
- Un empleado que reserva con antelación sus vacaciones o días de descanso
- Comunicar una baja por enfermedad y, cuando sea necesario, adjuntar un certificado médico
- Solicitar permisos por duelo, familiares o parentales mediante un proceso uniforme
- Organizar la cobertura y las notas de traspaso antes de una ausencia planificada
- Registrar si un empleado estará localizable y cómo mientras esté ausente
- Crear un historial archivado de cada solicitud de permiso para un equipo pequeño sin un software de RR. HH. completo
Preguntas de este formulario de solicitud de permisos
21 preguntas en 3 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico de trabajo*
- ID de empleado
- Departamento Operaciones · Ventas · Marketing · Finanzas · Ingeniería · Atención al cliente · Recursos humanos · Otro
- Responsable directo*
2 Tu permiso
- Tipo de permiso* Permiso anual / vacaciones · Baja por enfermedad · Día personal · Permiso familiar o para cuidar a alguien · Permiso por duelo · Permiso parental · Permiso no remunerado · Permiso de estudios o exámenes
- Primer día de ausencia*
- Último día de ausencia*
- ¿Alguno de estos días es medio día o un día parcial?
- ¿Qué día o días y qué parte del día?* solo se pregunta cuando corresponde
- Total de días laborables solicitados
- Fecha de regreso al trabajo
- Certificado médico o justificante de aptitud solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Hay algo que tu responsable deba saber?
3 Cobertura y aprobación
- ¿Podrán localizarte mientras estés fuera?* No; por favor, no me contactes · Solo para asuntos urgentes · Sí, por teléfono o correo electrónico
- Mejor número para localizarte solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Has organizado la cobertura de tu trabajo?*
- ¿Quién te sustituirá?* solo se pregunta cuando corresponde
- Notas para el traspaso solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Qué necesita cobertura y qué puede esperar? solo se pregunta cuando corresponde
- Confirmación*
El formulario solicitud de permisos, página por página
1 Sobre ti
El formulario empieza con el nombre del empleado, su correo electrónico de trabajo, su ID de empleado si lo tiene, el departamento y su responsable directo: información suficiente para dirigir y entender la solicitud de inmediato.
2 Tu permiso
Los empleados eligen el tipo de permiso —vacaciones, baja por enfermedad, día personal, permiso familiar o para cuidar de otra persona, permiso por duelo, permiso parental, permiso no remunerado, permiso de estudios u otra opción propia— e indican el primer y el último día de ausencia. Si alguna parte de la solicitud corresponde a medio día o a un día parcial, el formulario pregunta exactamente qué día y qué parte. También registra el total de días laborables solicitados, la fecha prevista de reincorporación y, específicamente para las bajas por enfermedad, permite subir opcionalmente un certificado médico o justificante de aptitud (fit note) si la política lo exige. Un último campo abierto permite al empleado añadir cualquier información que su responsable deba conocer, indicando que no tiene que explicar el motivo de las vacaciones.
3 Cobertura y aprobación
Esta página pregunta si el empleado estará localizable durante su ausencia —en ningún caso, solo para asuntos urgentes o sí, por teléfono o correo electrónico— y, si lo estará, cuál es el mejor número para contactarle. Después pregunta directamente si se ha organizado la cobertura: si la respuesta es sí, quién cubrirá sus tareas y qué notas de traspaso hay sobre plazos, tareas pendientes o dónde encontrar la información; si la respuesta es no, qué hay que cubrir y qué puede esperar, para que el responsable pueda planificar teniendo en cuenta ese vacío. El empleado termina confirmando que entiende que el permiso solo queda confirmado una vez aprobado.
Personaliza la plantilla
- Añade o elimina tipos de permisos para adaptarlos a las categorías reales de la política de tu empresa
- Ajusta el menú desplegable de departamentos para reflejar la estructura de tu organización
- Configura la carpeta de la bóveda para que las solicitudes de permisos se archiven automáticamente junto a los registros de RR. HH. de cada empleado
- Añade una pregunta sobre el saldo de permisos acumulado si quieres que los empleados consulten sus propios registros al realizar la solicitud
- Envía los correos de notificación a tu equipo de RR. HH. además de al responsable directo si las aprobaciones pasan por ambos
- Cambia el mensaje de confirmación para explicar el plazo habitual de aprobación
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de permisos
- Pide a los empleados que envíen las solicitudes con la antelación que exige tu política, especialmente en periodos de mucha actividad
- Mantén opcional el motivo de las vacaciones, como hace la plantilla: los empleados no deberían tener que justificar una ausencia rutinaria
- Confirma directamente las condiciones de cobertura con la persona que cubrirá las tareas, no solo con lo que indique quien hace la solicitud
- Responde rápidamente a las solicitudes para que los empleados no tengan que esperar para reservar viajes o hacer planes
- Lleva un total actualizado y sencillo de los permisos aprobados por empleado para que no se olvide nada al final del año
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto un empleado envía una solicitud de permiso, FileIt la guarda como PDF en tu bóveda, con cualquier certificado médico adjunto, y envía una notificación por correo electrónico para que el responsable la vea de inmediato. Si has activado el envío de una copia al remitente, el empleado también recibe su propio PDF con la confirmación de lo que ha enviado.
A partir de ahí, los responsables suelen utilizar la tabla de Respuestas para consultar las solicitudes de un vistazo, abrir los PDF individuales para comprobar la cobertura antes de aprobarlas y exportar la lista a CSV para llevar un registro actualizado de los permisos disfrutados por todo el equipo.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de permisos: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de formulario de solicitud de permisos?
Sí: está incluida en la aplicación Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, junto con más de 160 plantillas listas para usar.
¿Necesitan los empleados una cuenta de FileIt para enviar una solicitud?
No. Comparte el formulario mediante un enlace en la intranet o por correo electrónico, y los empleados podrán completarlo y enviarlo sin crear una cuenta.
¿Dónde se guardan las solicitudes enviadas?
Cada solicitud se guarda automáticamente como PDF en tu bóveda de FileIt, y puedes revisar, filtrar y exportar todas las solicitudes desde la tabla de Respuestas.
¿El formulario solicita un certificado médico para todos los tipos de permiso?
No: la opción para subir un certificado médico solo aparece cuando se selecciona «Baja por enfermedad», gracias a la lógica condicional ya integrada en la plantilla.
¿Enviar este formulario aprueba automáticamente el permiso?
No. El formulario registra la solicitud y confirma que el empleado entiende que el permiso solo queda confirmado una vez aprobado; la aprobación real es una decisión que toma tu responsable después de revisar la respuesta.
¿Puedo hacer un seguimiento de la cobertura mediante este formulario?
Sí: el formulario pregunta directamente si se ha organizado la cobertura y registra quién cubrirá las tareas y las notas de traspaso, o qué hay que cubrir si todavía no se ha organizado.
¿Puede sustituir a un sistema completo de gestión de permisos de RR. HH.?
No calcula automáticamente los saldos de permisos, pero para un equipo pequeño o mediano ofrece un registro claro y archivado de cada solicitud sin necesidad de un software de RR. HH. específico.