Modèle de formulaire de demande de congé

Quel est le modèle de formulaire demande de congé ?

Les demandes de congé dispersées entre les messages de discussion, les pense-bêtes et les conversations dont on ne se souvient qu'à moitié rendent difficile de savoir qui est réellement remplacé et qui ne l'est pas. Ce modèle de formulaire de demande de congé offre aux employés une manière uniforme de demander une absence — le type de congé, les dates exactes, le remplacement est-il organisé et qui contacter en cas d'urgence — afin que les responsables puissent l'approuver ou s'organiser en disposant de toutes les informations nécessaires.

Le formulaire s'adapte au type de congé demandé : la sélection d'un arrêt maladie ouvre un emplacement permettant de joindre un certificat médical, l'indication d'une demi-journée ou d'une journée partielle demande précisément quel jour et quelle partie de la journée sont concernés, et le fait d'indiquer qu'aucun remplacement n'est organisé invite à préciser ce qui doit être couvert au lieu de laisser cette lacune sans réponse.

Chaque demande devient un PDF dans votre coffre FileIt dès son envoi. Vous disposez ainsi d'un relevé daté et facile à retrouver indiquant qui a demandé quoi et quand — pratique pour suivre les soldes de congés ou résoudre toute question concernant l'approbation effective d'une demande.

Qui utilise un formulaire demande de congé ?

• Un employé qui réserve à l'avance des congés annuels ou des jours de vacances
• Signaler un arrêt maladie et, lorsque cela est requis, joindre un certificat médical
• Demander un congé pour décès, familial ou parental selon une procédure uniforme
• Organiser le remplacement et transmettre les consignes avant une absence planifiée
• Indiquer si un employé sera joignable pendant son absence et par quel moyen
• Constituer l'historique archivé de chaque demande de congé pour une petite équipe sans logiciel RH complet

Questions de ce formulaire demande de congé

21 questions sur 3 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.

Le formulaire demande de congé, page par page

1 À propos de vous

Le formulaire commence par le nom de l'employé, son adresse e-mail professionnelle, son identifiant d'employé s'il en possède un, son service et son responsable hiérarchique — suffisamment d'informations pour acheminer et comprendre immédiatement la demande.

2 Votre absence

Les employés choisissent le type de congé — congé annuel, arrêt maladie, journée personnelle, congé familial ou pour aidant, congé pour décès, congé parental, congé sans solde, congé d'études ou une autre option de leur choix — et indiquent le premier et le dernier jour d'absence. Si une partie de la demande correspond à une demi-journée ou à une journée partielle, le formulaire demande précisément quel jour et quelle partie sont concernés. Il enregistre également le nombre total de jours ouvrés demandés, la date de retour prévue et, pour un arrêt maladie uniquement, permet éventuellement de joindre un certificat médical ou une attestation d'aptitude à la reprise si la politique de l'entreprise l'exige. Un dernier champ libre permet à l'employé d'ajouter toute information que son responsable devrait connaître, en précisant qu'il n'est pas nécessaire de justifier un congé annuel.

3 Remplacement et validation

Cette page demande si l'employé sera joignable pendant son absence — pas du tout, uniquement pour les urgences, ou oui par téléphone ou e-mail — et, le cas échéant, quel est le meilleur numéro pour le joindre. Elle demande ensuite directement si le remplacement a été organisé : si oui, qui remplacera l'employé et quelles consignes transmettre concernant les échéances, les tâches en cours ou l'emplacement des informations ; si non, ce qui doit être couvert et ce qui peut attendre, afin que le responsable puisse s'organiser en conséquence. L'employé termine en confirmant qu'il comprend que le congé n'est confirmé qu'une fois approuvé.

Personnalisez le modèle

• Ajoutez ou supprimez des types de congés pour les faire correspondre aux catégories prévues par la politique de votre entreprise
• Adaptez la liste déroulante des services à votre propre organisation
• Définissez le dossier du coffre afin que les demandes de congé soient automatiquement classées avec les dossiers RH de chaque employé
• Ajoutez une question sur le solde de congés disponible si vous souhaitez que les employés consultent leurs propres relevés au moment de la demande
• Acheminez les e-mails de notification vers votre équipe RH ainsi que vers le responsable hiérarchique si les deux interviennent dans les validations
• Modifiez le message de confirmation pour préciser votre délai habituel de traitement des approbations

Conseils pour un meilleur formulaire demande de congé

• Demandez aux employés de soumettre leurs demandes aussi longtemps à l'avance que l'exige votre politique, en particulier pendant les périodes chargées
• Laissez facultative la justification du congé annuel, comme dans le modèle — les employés ne devraient pas avoir à justifier une absence courante
• Confirmez directement les modalités de remplacement avec le collègue concerné, et pas uniquement sur la base des indications du demandeur
• Répondez rapidement aux demandes afin que les employés n'attendent pas pour réserver un voyage ou organiser leurs projets
• Tenez un total simple des congés approuvés pour chaque employé afin que rien ne soit oublié en fin d'année

Formulaire Demande de congé : questions fréquentes

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Les modèles sont un point de départ. Vérifiez que les questions et les formulations concernant le consentement, la confidentialité ou les conditions conviennent à votre situation et aux règles en vigueur dans votre région. Page révisée le 2026-09-26.