Quel est le modèle de formulaire demande de remboursement de frais ?
La collecte de justificatifs papier, de notes de frais sur tableur et d'échanges d'e-mails prend du temps pour tout le monde. Ce modèle de formulaire de remboursement de frais offre aux employés un espace unique en ligne pour détailler leurs dépenses, joindre une photo ou un PDF de chaque justificatif et indiquer comment ils souhaitent être remboursés — avec leur prochain salaire ou par virement bancaire séparé.
Un formulaire de demande en ligne est plus efficace qu’une enveloppe de justificatifs agrafés : chaque demande comporte une date, une catégorie, une description, un montant et un justificatif, afin que rien ne soit oublié ni perdu. La logique conditionnelle ajoute une deuxième et une troisième dépense uniquement lorsque l’employé en a besoin, pour qu’une demande concernant un seul achat reste concise.
À chaque envoi du formulaire, FileIt le convertit en PDF — les détails de la demande, la déclaration et les justificatifs joints réunis — puis le classe dans le dossier du coffre que vous avez choisi. Vous recevez un e-mail dès qu’une demande arrive et pouvez ouvrir le tableau des réponses à tout moment pour examiner, filtrer ou exporter les demandes au format CSV pour la paie.
- Idéal pour
- Les petites entreprises et les équipes qui remboursent les frais professionnels de leur personnel
- Rempli par
- Les employés, les prestataires ou toute personne demandant le remboursement de frais
- Temps nécessaire
- Environ 3 à 5 minutes pour une dépense, davantage s’il y en a plusieurs
- Comprend
- Envoi de justificatifs, logique conditionnelle pour les dépenses supplémentaires, coordonnées bancaires, signature
Qui utilise un formulaire demande de remboursement de frais ?
- Un commercial demande le remboursement d’un dîner avec un client, d’un taxi et d’une nuit d’hôtel après un déplacement
- Un responsable de bureau rembourse un membre de l’équipe qui a acheté des fournitures avec sa propre carte
- Un employé à distance demande le remboursement d’une partie de son abonnement Internet à domicile ou d’une journée dans un espace de coworking
- Un technicien itinérant déclare les indemnités kilométriques liées à l’utilisation de son propre véhicule entre plusieurs sites d’intervention
- Un nouvel employé demande le remboursement d’une certification professionnelle ou d’une formation
- Une équipe financière recueille les demandes de plusieurs services dans un format uniforme, prêt pour la paie
Questions de ce formulaire demande de remboursement de frais
34 questions sur 3 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Vos coordonnées
- Votre nom*
- E-mail*
- Téléphone
- Service Opérations · Ventes · Marketing · Finance · Ingénierie · Service client · Ressources humaines · Autre
- Centre de coûts ou code projet
- Responsable approbateur*
- Objet professionnel*
2 Dépenses
- Date*
- Catégorie* Déplacement (avion, train, taxi) · Kilométrage (véhicule personnel) · Hébergement · Repas et frais de subsistance · Réception de clients · Fournitures de bureau · Équipement · Logiciels ou abonnements · Formation ou conférences · Téléphone et Internet · Stationnement et péages · Autre
- Description*
- Montant*
- Justificatif*
- Ajouter une autre dépense ?*
- Date* affichée uniquement si applicable
- Catégorie* affichée uniquement si applicable Déplacement (avion, train, taxi) · Kilométrage (véhicule personnel) · Hébergement · Repas et frais de subsistance · Réception de clients · Fournitures de bureau · Équipement · Logiciels ou abonnements · Formation ou conférences · Téléphone et Internet · Stationnement et péages · Autre
- Description* affichée uniquement si applicable
- Montant* affichée uniquement si applicable
- Justificatif* affichée uniquement si applicable
- Ajouter une autre dépense ?* affichée uniquement si applicable
- Date* affichée uniquement si applicable
- Catégorie* affichée uniquement si applicable Déplacement (avion, train, taxi) · Kilométrage (véhicule personnel) · Hébergement · Repas et frais de subsistance · Réception de clients · Fournitures de bureau · Équipement · Logiciels ou abonnements · Formation ou conférences · Téléphone et Internet · Stationnement et péages · Autre
- Description* affichée uniquement si applicable
- Montant* affichée uniquement si applicable
- Justificatif* affichée uniquement si applicable
- Plus de trois dépenses ? affichée uniquement si applicable
- Autres dépenses et justificatifs* affichée uniquement si applicable
3 Paiement et déclaration
- Montant total demandé*
- Comment devons-nous vous payer ?* Avec mon prochain salaire · Par virement bancaire sur le compte ci-dessous
- Nom du titulaire du compte* affichée uniquement si applicable
- Nom de la banque* affichée uniquement si applicable
- IBAN / numéro de compte* affichée uniquement si applicable
- SWIFT / BIC, code guichet ou numéro d'acheminement affichée uniquement si applicable
- Déclaration*
- Signature*
Le formulaire demande de remboursement de frais, page par page
1 Vos coordonnées
La demande commence par l’identité de la personne qui demande le remboursement : votre nom, votre e-mail et votre téléphone, ainsi qu’une liste déroulante Service afin de pouvoir orienter les demandes ou établir des rapports par équipe. Un champ Centre de coûts ou code projet rattache la demande à un budget, le champ Responsable approbateur indique qui doit la valider, et une zone Objet professionnel fournit au valideur le contexte nécessaire avant l’examen des montants.
Le fait de regrouper ces éléments sur une page distincte permet au valideur de voir immédiatement de qui vient la demande et pourquoi, avant de passer au détail des dépenses.
2 Dépenses
Chaque dépense comporte sa propre Date, une liste déroulante Catégorie (déplacement, indemnités kilométriques, hébergement, repas, représentation client, fournitures, équipement, logiciels, formation, téléphone, stationnement ou autre), une courte Description et le Montant dans la devise choisie. Un champ de chargement de Justificatif se trouve à côté de chaque entrée — photo ou PDF du justificatif, ou relevé de trajet pour les indemnités kilométriques — afin que les pièces accompagnent la demande.
La logique conditionnelle permet de garder une demande comportant un seul achat concise : une question oui/non « Ajouter une autre dépense ? » affiche les champs de la dépense 2 uniquement si nécessaire, puis fait de même pour une troisième. Au-delà, une question supplémentaire affiche un seul champ de chargement pour une liste des autres éléments et leurs justificatifs.
3 Paiement et déclaration
Le demandeur saisit le Montant total demandé et choisit Comment devons-nous vous payer : avec son prochain versement de salaire ou par virement bancaire. Le choix du virement bancaire affiche les champs Nom du titulaire du compte, Nom de la banque, IBAN / numéro de compte (vérifié selon un format) et, facultativement, SWIFT / BIC ou code guichet.
Une Déclaration demande à l’employé de confirmer que les dépenses étaient professionnelles et n’ont pas déjà fait l’objet d’une demande, puis une Signature clôt la demande. Comme l’ensemble est regroupé dans un seul PDF, le valideur dispose de l’historique, des montants, des justificatifs et de la déclaration signée dans un document unique.
Personnalisez le modèle
- Adaptez la liste déroulante Catégorie à votre propre plan comptable ou à votre politique de frais
- Ajoutez un rappel de plafond de dépense par achat à l’aide d’un bloc de paragraphe en haut de la page Dépenses
- Définissez le dossier du coffre afin que les demandes soient automatiquement classées dans le bon service ou centre de coûts
- Activez un nombre maximal de réponses si vous organisez les campagnes de remboursement selon un calendrier fixe
- Ajoutez l’adresse e-mail d’un second valideur dans les paramètres de notification afin que les RH et un responsable voient les nouvelles demandes
- Renommez le message de confirmation de la page Paiement et déclaration pour mentionner la date habituelle de votre traitement des paiements
Conseils pour un meilleur formulaire demande de remboursement de frais
- Demandez un justificatif par ligne de dépense plutôt qu’une seule photo regroupant plusieurs pièces : les vérifications seront beaucoup plus rapides
- Gardez une liste de catégories courte et adaptée à votre activité ; une liste trop longue ralentit la saisie
- Encouragez l’envoi des demandes peu après la dépense, tant que le justificatif et les souvenirs sont encore récents
- Rendez le champ Objet professionnel réellement obligatoire : « visite client, du 3 au 5 octobre » ne prend que quelques secondes et évite les échanges ultérieurs
- Ne demandez jamais au personnel d’envoyer par e-mail ou de coller des numéros de carte complets dans le formulaire — les coordonnées du compte bancaire nécessaires au remboursement suffisent
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Dès qu’une personne envoie une demande, FileIt génère un PDF de l’ensemble — chaque réponse, le détail des dépenses et chaque justificatif — et l’enregistre dans le dossier du coffre défini pour ce formulaire. Vous recevez immédiatement une notification par e-mail et pouvez ajouter d’autres adresses, par exemple celles d’un responsable ou de la boîte de réception de la paie, afin que les bonnes personnes la voient sans avoir leur propre compte FileIt.
La plupart des entreprises ouvrent ensuite le tableau des réponses pour comparer la demande aux justificatifs, puis l’approuver ou demander des précisions. L’exportation au format CSV une fois le lot prêt fournit à la paie une liste claire des noms, des montants et des modes de paiement, tandis que les PDF restent dans le coffre comme archive permanente.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande de remboursement de frais : questions fréquentes
Ce modèle de formulaire de note de frais est-il gratuit ?
Oui. Il s’agit de l’un des modèles prêts à l’emploi inclus dans l’application Forms de chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite. Vous pouvez l’utiliser tel quel ou modifier chaque question dans le concepteur.
Les employés doivent-ils avoir un compte FileIt pour envoyer une demande ?
Non. Partagez le formulaire par lien public ou envoyez des invitations personnelles par e-mail : chacun peut le remplir et envoyer une demande sans jamais créer de compte.
Comment recevoir les demandes de remboursement au format PDF ?
Chaque envoi est automatiquement converti en PDF, avec les réponses et les éventuels justificatifs chargés, puis enregistré dans le dossier du coffre que vous choisissez lors de la configuration du formulaire.
Les employés peuvent-ils joindre plusieurs justificatifs à une seule dépense ?
Oui, le champ de justificatif de chaque dépense accepte jusqu’à trois fichiers. Vous pouvez donc joindre ensemble, par exemple, un justificatif et un relevé de carte.
Que se passe-t-il si une personne a plus de trois dépenses dans une même demande ?
Après la troisième dépense, une question complémentaire demande s’il y en a d’autres. Si c’est le cas, elle affiche un champ de chargement unique permettant de joindre un tableur ou une liste récapitulant le reste, avec les justificatifs.
Les coordonnées bancaires recueillies dans ce formulaire sont-elles conservées en sécurité ?
Les réponses sont chiffrées au repos dans FileIt, comme toutes les autres réponses aux formulaires. Demandez toutefois uniquement les coordonnées de paiement dont vous avez réellement besoin pour traiter le remboursement.
Pouvons-nous orienter les demandes de frais vers différents dossiers du coffre selon le service ?
Vous pouvez définir un dossier de classement par formulaire. De nombreuses entreprises dupliquent ce modèle pour chaque service ou valideur afin que les demandes de chaque équipe soient automatiquement enregistrées dans son propre dossier.