¿Qué es la plantilla del formulario de confirmación de confidencialidad?
Antes de compartir información sensible —un plan de negocio, una lista de clientes o diseños aún no publicados—, normalmente quieres algo más que un «claro, es confidencial» verbal. Esta plantilla presenta condiciones de confidencialidad en un lenguaje claro, guía al lector por ellas y le pide que las reconozca y firme formalmente antes de ver nada.
Está pensada para situaciones en las que necesitas algo más sencillo que un acuerdo de confidencialidad mutua completo redactado por un abogado, pero más que un correo que diga «por favor, mantén esto en secreto». Funciona bien como confirmación independiente o junto con un acuerdo escrito más completo que ya hayas enviado por separado; incluye una pregunta específica para ello.
Cada aceptación se guarda como un PDF firmado en tu bóveda de FileIt en el momento en que se envía, para que siempre tengas un registro fechado y recuperable de quién aceptó exactamente qué y cuándo.
- Ideal para
- Pequeñas empresas y equipos que comparten información confidencial con contratistas, candidatos o posibles socios
- Lo completa
- Cualquier persona que esté a punto de recibir información confidencial: empleados, contratistas, asesores o posibles socios
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 5 minutos
- Incluye
- Condiciones de confidencialidad en lenguaje claro, una configuración de duración y una firma en pantalla
¿Quién usa un formulario de confirmación de confidencialidad?
- Una start-up que comparte una hoja de ruta inicial de producto con un posible inversor o socio
- Una pequeña empresa que da a un profesional independiente o contratista acceso a datos de clientes o sistemas internos
- Una empresa que comparte información financiera con un candidato durante una fase avanzada de la entrevista
- Un estudio o agencia que muestra trabajo creativo aún no publicado a un cliente antes de firmar un contrato
- Un consultor que comparte documentos confidenciales de un cliente con un subcontratista que necesita consultarlos
- Cualquier organización que quiera tener archivada una confirmación rápida y fechada antes de una conversación sensible
Preguntas de este formulario de confirmación de confidencialidad
18 preguntas en 3 páginas · incluye firma, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Teléfono
- Tu organización
- Tu cargo o función
- Recibes la información como…* Empleado · Contratista o trabajador autónomo · Consultor o asesor · Posible socio, cliente o inversor · Candidato a un puesto de trabajo
- Organización que comparte la información*
- Finalidad de la divulgación*
- Vigente desde*
- Las obligaciones duran* 1 año · 2 años · 3 años · 5 años · Hasta que la información pase a ser pública · Según se establece en el acuerdo completo
2 Los términos
- ¿También te han entregado un acuerdo completo por escrito?*
- Título, versión o fecha del acuerdo solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Necesitarás compartir la información con alguien más?
- ¿Con quién y en qué función?* solo se pregunta cuando corresponde
- Preguntas sobre los términos
3 Firma
- Aceptación*
- Duración*
- Firma*
El formulario confirmación de confidencialidad, página por página
1 Sobre ti
La persona firmante empieza con su Nombre, Correo electrónico, Teléfono y Organización, además de indicar en qué calidad recibe la información: empleado, contratista, asesor, posible socio o candidato a un puesto. También registra quién comparte la información (Organización que comparte la información), el Propósito de compartirla, una fecha de Entrada en vigor y cuánto tiempo duran las obligaciones, desde un año hasta «según lo establecido en el acuerdo completo».
Registrar el propósito con las propias palabras de la persona firmante resulta útil más adelante si alguna vez necesitas demostrar que la obligación de confidencialidad estaba vinculada a un motivo específico y limitado para compartir la información.
2 Las condiciones
Esta página explica qué se considera información confidencial y qué acepta hacer la persona firmante con ella: usarla únicamente para el propósito indicado, no divulgarla más allá de las personas que necesiten conocerla, mantenerla segura y devolverla o destruirla cuando se solicite. También enumera las excepciones habituales: información que ya es pública, que ya se conocía o cuya divulgación exige la ley.
Una nota clara encima de las condiciones explica que se trata de una plantilla inicial, no de un acuerdo legal completo, y que un abogado cualificado debería revisarla antes de que confíes en ella para cualquier asunto relacionado con secretos comerciales reales o un valor comercial significativo. El formulario también pregunta si se ha proporcionado por separado un acuerdo escrito completo y si la persona firmante necesitará compartir la información con alguien más; en ese caso, pregunta con quién y en qué función.
3 Firmar
La persona firmante confirma que ha leído y entendido las condiciones (y cualquier acuerdo completo proporcionado), reconoce que las obligaciones continúan incluso después de que termine su relación con la organización y añade su firma. Eso es todo lo que contiene la página: es deliberadamente breve, para que no haya excusa para no terminarla.
Personaliza la plantilla
- Reescribe el párrafo de condiciones de confidencialidad para adaptarlo al texto de tu propio acuerdo una vez que lo haya revisado un profesional
- Añade una casilla o un menú desplegable para indicar a qué documento o proyecto concreto se refiere la confirmación, si utilizas este formulario repetidamente
- Cambia las opciones de duración para adaptarlas al plazo estándar que utilice siempre tu organización
- Establece una fecha de cierre para que un enlace antiguo no pueda seguir utilizándose para recopilar confirmaciones meses después
- Archiva las respuestas por tipo de contacto —empleado, contratista o socio— utilizando distintas carpetas de la bóveda o títulos de documentos
- Activa la copia del PDF por correo electrónico para que la persona firmante siempre tenga su propio registro de lo que aceptó
Consejos para mejorar tu formulario confirmación de confidencialidad
- Mantén específico el propósito indicado: «evaluar una posible asociación» será mucho más útil más adelante que «conversaciones generales»
- No dependas únicamente de esta plantilla para asuntos relacionados con secretos comerciales reales, cesión de propiedad intelectual o un valor comercial elevado: pide a un abogado que la revise primero
- Pregunta desde el principio con quién más podría compartirse la información, en lugar de descubrirlo después
- Conserva una copia firmada incluso de las personas en las que confías plenamente: los recuerdos de «lo que acordamos» se desvanecen más rápido que el papel
- Revisa de vez en cuando la duración estándar; un plazo que tenía sentido para un acuerdo puede ser demasiado corto o demasiado largo para otro
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto alguien firma, FileIt guarda un PDF de sus respuestas y su firma en la carpeta de la bóveda que hayas configurado, normalmente organizada por la persona u organización firmante. Recibes una notificación por cada nueva aceptación y, si lo has activado, la persona firmante recibe su propia copia del PDF por correo electrónico, de modo que ambas partes tienen el mismo registro desde el primer día.
La mayoría de las personas que utilizan este formulario consultan la tabla de Respuestas antes de compartir algo sensible, para confirmar que la firma está ahí y que las condiciones coinciden con lo que están a punto de enviar. Como todo queda registrado con fecha y se archiva automáticamente, también es fácil buscarlo más adelante y confirmar exactamente cuándo —y en qué condiciones— se dio acceso a una persona concreta.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Confirmación de confidencialidad: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de formulario de confirmación de confidencialidad?
Sí, está incluida en la app Forms de FileIt en todas las cuentas, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas las preguntas y cada línea de las condiciones.
¿La persona que firma necesita una cuenta de FileIt?
No. Le envías un enlace por correo electrónico o lo publicas, y puede completar el formulario y firmarlo sin crear una cuenta.
¿Es este un acuerdo de confidencialidad legalmente vinculante (NDA)?
El texto es un punto de partida en lenguaje claro, no un acuerdo legal completo. Para cualquier asunto relacionado con secretos comerciales importantes o un valor comercial significativo, pide a un abogado cualificado que revise las condiciones antes de confiar en ellas.
¿Puedo utilizarlo junto con un acuerdo de confidencialidad completo que haya redactado mi abogado?
Sí: incluye una pregunta específica sobre si ya se ha proporcionado un acuerdo escrito completo, con un campo para registrar su título, versión o fecha, de modo que esta confirmación pueda acompañarlo en lugar de sustituirlo.
¿Recibimos una copia de lo que se firmó?
Sí. Cada envío se convierte en un PDF que se guarda automáticamente en tu bóveda de FileIt, y también puedes consultar y exportar todas las respuestas desde la tabla de Respuestas.
¿Cómo se captura la firma?
La persona firmante dibuja su firma en pantalla con el ratón, el dedo o un lápiz digital, directamente en el formulario; no hace falta ninguna herramienta de firma independiente.
¿Podemos establecer cuánto tiempo dura la obligación de confidencialidad?
Sí, hay un menú desplegable para elegir la duración: desde un año hasta «según lo establecido en el acuerdo completo», y la persona firmante reconoce expresamente que la obligación continúa después de que termine su relación.
¿Podemos pedir a la persona firmante que indique quién más verá la información?
Sí: si responde que necesita compartirla con alguien más, una pregunta de seguimiento le pide que indique exactamente con quién y en qué función.