Apakah templat borang pengakuan kerahsiaan?
Sebelum anda berkongsi maklumat sensitif — pelan perniagaan, senarai pelanggan, reka bentuk yang belum dilancarkan — anda biasanya mahukan lebih daripada sekadar kata-kata lisan "sudah tentu, itu sulit." Templat ini menerangkan syarat kerahsiaan dalam bahasa yang mudah, membimbing pembaca melaluinya dan meminta mereka mengakui serta menandatanganinya secara rasmi sebelum melihat apa-apa.
Templat ini sesuai untuk situasi apabila anda memerlukan sesuatu yang lebih ringkas daripada NDA bersama (mutual NDA) lengkap yang dirangka oleh peguam, tetapi lebih daripada e-mel yang hanya berkata "sila rahsiakan perkara ini." Ia berfungsi dengan baik sebagai pengakuan kendiri atau bersama perjanjian bertulis yang lebih lengkap yang telah anda hantar secara berasingan — terdapat soalan khusus untuk perkara itu.
Setiap penerimaan disimpan sebagai PDF bertandatangan dalam peti besi FileIt anda sebaik sahaja dihantar, jadi anda sentiasa mempunyai rekod bertarikh yang boleh diperoleh semula tentang siapa yang bersetuju dengan perkara apa dan bila.
- Sesuai untuk
- Perniagaan kecil dan pasukan yang berkongsi maklumat sulit dengan kontraktor, calon atau rakan kongsi berpotensi
- Diisi oleh
- Sesiapa yang bakal menerima maklumat sulit — pekerja, kontraktor, penasihat atau rakan kongsi berpotensi
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 5 minit
- Termasuk
- Syarat kerahsiaan dalam bahasa mudah, tetapan tempoh dan tandatangan pada skrin
Siapa yang menggunakan borang pengakuan kerahsiaan?
- Syarikat pemula yang berkongsi pelan hala tuju produk awal dengan pelabur atau rakan kongsi berpotensi
- Perniagaan kecil yang memberikan akses kepada data pelanggan atau sistem dalaman kepada pekerja bebas atau kontraktor
- Syarikat yang berkongsi maklumat kewangan dengan calon pekerjaan semasa peringkat temu duga yang lebih lanjut
- Studio atau agensi yang menunjukkan hasil kreatif yang belum dilancarkan kepada pelanggan sebelum kontrak ditandatangani
- Perunding yang berkongsi dokumen sulit pelanggan dengan subkontraktor yang perlu melihatnya
- Mana-mana organisasi yang mahukan pengakuan bertarikh dengan cepat dalam rekod sebelum perbualan sensitif
Soalan dalam borang pengakuan kerahsiaan ini
18 soalan dalam 3 halaman · termasuk tandatangan, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Tentang anda
- Nama anda*
- E-mel*
- Telefon
- Organisasi anda
- Peranan atau jawatan anda
- Anda menerima maklumat sebagai…* Seorang pekerja · Seorang kontraktor atau pekerja bebas · Seorang perunding atau penasihat · Rakan kongsi, pelanggan atau pelabur berpotensi · Calon pekerjaan
- Organisasi yang berkongsi maklumat*
- Tujuan perkongsian*
- Berkuat kuasa mulai*
- Kewajipan berkuat kuasa selama* 1 tahun · 2 tahun · 3 tahun · 5 tahun · Sehingga maklumat tersebut menjadi umum · Seperti yang dinyatakan dalam perjanjian penuh
2 Terma
- Adakah anda juga telah diberikan perjanjian bertulis penuh?*
- Tajuk, versi atau tarikh perjanjian hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah anda perlu berkongsi maklumat tersebut dengan orang lain?
- Siapa, dan dalam peranan apa?* hanya ditanya jika berkenaan
- Soalan tentang terma
3 Tandatangan
- Persetujuan*
- Tempoh*
- Tandatangan*
Borang pengakuan kerahsiaan, halaman demi halaman
1 Tentang anda
Penandatangan bermula dengan Nama anda, E-mel, Telefon dan Organisasi, serta kapasiti mereka menerima maklumat — pekerja, kontraktor, penasihat, rakan kongsi berpotensi atau calon pekerjaan. Mereka juga merekodkan pihak yang berkongsi maklumat (Organisasi yang berkongsi maklumat), Tujuan perkongsian, tarikh Berkuat kuasa mulai dan tempoh kewajipan itu berlangsung, daripada satu tahun hingga "seperti yang dinyatakan dalam perjanjian lengkap."
Merekodkan tujuan menggunakan kata-kata penandatangan sendiri berguna kemudian jika anda perlu menunjukkan bahawa kewajipan kerahsiaan itu berkaitan dengan alasan perkongsian yang khusus dan terhad.
2 Syarat
Halaman ini menerangkan perkara yang dianggap sebagai maklumat sulit dan perkara yang dipersetujui oleh penandatangan untuk dilakukan terhadapnya: menggunakannya hanya untuk tujuan yang dinyatakan, tidak mendedahkannya kepada sesiapa selain pihak yang perlu mengetahuinya, menjaganya dengan selamat serta memulangkan atau memusnahkannya atas permintaan. Ia turut menyenaraikan pengecualian standard — maklumat yang sudah tersedia untuk umum, sudah diketahui atau diwajibkan untuk didedahkan oleh undang-undang.
Nota jelas di atas syarat menerangkan bahawa ini ialah templat permulaan, bukan perjanjian undang-undang lengkap, dan patut disemak oleh peguam yang berkelayakan sebelum anda bergantung padanya untuk apa-apa yang melibatkan rahsia dagangan (trade secrets) sebenar atau nilai komersial yang besar. Borang ini juga bertanya sama ada perjanjian bertulis lengkap telah diberikan secara berasingan dan sama ada penandatangan perlu berkongsi maklumat itu dengan orang lain — jika ya, borang ini bertanya dengan siapa dan dalam kapasiti apa.
3 Tandatangan
Penandatangan mengesahkan bahawa mereka telah membaca dan memahami syarat tersebut (serta apa-apa perjanjian lengkap yang diberikan), mengakui bahawa kewajipan itu terus berkuat kuasa walaupun selepas penglibatan mereka dengan organisasi berakhir, lalu menambah tandatangan mereka. Itulah keseluruhan halaman ini — sengaja dibuat ringkas supaya tiada alasan untuk tidak melengkapkannya.
Ubah suai templat ini
- Tulis semula perenggan syarat kerahsiaan supaya sepadan dengan kata-kata perjanjian anda sendiri selepas ia disemak
- Tambahkan kotak pilihan atau menu lungsur untuk memilih dokumen atau projek khusus yang berkaitan dengan pengakuan ini jika anda menggunakan borang ini berulang kali
- Ubah pilihan tempoh supaya sepadan dengan tempoh standard yang sentiasa digunakan oleh organisasi anda
- Tetapkan tarikh tutup supaya pautan lama tidak boleh terus digunakan untuk mengumpulkan pengakuan beberapa bulan kemudian
- Failkan respons mengikut jenis hubungan — pekerja, kontraktor atau rakan kongsi — menggunakan folder peti besi atau tajuk dokumen yang berbeza
- Hidupkan salinan PDF melalui e-mel supaya penandatangan sentiasa mempunyai rekod sendiri tentang perkara yang dipersetujui
Petua untuk borang pengakuan kerahsiaan yang lebih baik
- Pastikan tujuan yang dinyatakan adalah khusus — "menilai kemungkinan perkongsian" jauh lebih berguna kemudian berbanding "perbincangan umum"
- Jangan bergantung pada templat ini sahaja untuk apa-apa yang melibatkan rahsia dagangan (trade secrets) sebenar, penyerahan harta intelek atau nilai komersial yang tinggi — dapatkan semakan peguam terlebih dahulu
- Tanya dari awal dengan siapa lagi maklumat itu mungkin dikongsi, bukannya mengetahuinya selepas perkara itu berlaku
- Simpan salinan bertandatangan dalam rekod walaupun untuk orang yang anda percayai sepenuhnya — ingatan tentang "apa yang kita persetujui" pudar lebih cepat daripada kertas
- Semak tempoh standard anda dari semasa ke semasa; tempoh yang sesuai untuk satu urusan mungkin terlalu pendek atau terlalu panjang untuk urusan lain
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Sebaik sahaja seseorang menandatangani, FileIt menyimpan PDF jawapan dan tandatangan mereka ke dalam folder peti besi yang telah anda sediakan — lazimnya disusun mengikut orang atau organisasi yang menandatangani. Anda menerima pemberitahuan bagi setiap penerimaan baharu dan, jika anda mengaktifkannya, penandatangan menerima salinan PDF mereka sendiri melalui e-mel, supaya kedua-dua pihak mempunyai rekod yang sama sejak hari pertama.
Kebanyakan orang yang menggunakan borang ini menyemak jadual Respons sebelum berkongsi apa-apa yang sensitif, dengan mengesahkan bahawa tandatangan telah ada dan syaratnya sepadan dengan perkara yang bakal dihantar. Oleh sebab semuanya dicap masa dan difailkan secara automatik, anda juga boleh mencari semula dengan mudah kemudian untuk mengesahkan tepat bila — dan di bawah syarat apa — seseorang diberikan akses.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Pengakuan kerahsiaan: soalan lazim
Adakah templat borang pengakuan kerahsiaan ini percuma?
Ya, ia disertakan dalam aplikasi Forms FileIt untuk setiap akaun, termasuk pelan percuma, dan anda boleh mengedit setiap soalan serta setiap baris syarat.
Adakah orang yang menandatangani memerlukan akaun FileIt?
Tidak. Anda menghantar pautan kepada mereka melalui e-mel atau menerbitkannya secara umum, dan mereka boleh mengisi serta menandatangani borang tanpa membuat akaun.
Adakah ini NDA yang mengikat di sisi undang-undang?
Kandungan di sini ialah titik permulaan dalam bahasa mudah, bukan perjanjian undang-undang lengkap. Untuk apa-apa yang melibatkan rahsia dagangan (trade secrets) atau nilai komersial yang besar, minta peguam yang berkelayakan menyemak syarat tersebut sebelum anda bergantung padanya.
Bolehkah saya menggunakannya bersama NDA lengkap yang dirangka oleh peguam saya?
Ya — terdapat soalan khusus yang bertanya sama ada perjanjian bertulis lengkap telah diberikan, dengan ruang untuk merekodkan tajuk, versi atau tarikhnya, supaya pengakuan ini boleh digunakan bersamanya dan bukannya menggantikannya.
Adakah kami mendapat salinan perkara yang ditandatangani?
Ya. Setiap penghantaran menjadi PDF yang disimpan secara automatik dalam peti besi FileIt anda, dan anda juga boleh melihat serta mengeksport semua respons daripada jadual Respons.
Bagaimanakah tandatangan direkodkan?
Penandatangan melukis tandatangan mereka pada skrin menggunakan tetikus, jari atau stilus, terus dalam borang — tiada alat tandatangan berasingan diperlukan.
Bolehkah kami menetapkan tempoh kewajipan kerahsiaan?
Ya, terdapat menu lungsur untuk tempoh tersebut — daripada satu tahun hingga "seperti yang dinyatakan dalam perjanjian lengkap" — dan penandatangan mengakui secara jelas bahawa kewajipan itu berterusan selepas penglibatan mereka berakhir.
Bolehkah kami meminta penandatangan menyenaraikan siapa lagi yang akan melihat maklumat itu?
Ya — jika mereka menjawab ya bahawa maklumat itu perlu dikongsi dengan orang lain, soalan susulan akan bertanya dengan tepat siapa dan dalam kapasiti apa.