¿Qué es la plantilla del formulario de consentimiento para el tratamiento de datos?
Las casillas de consentimiento general —marcar una opción para todo— no ofrecen a las personas una elección real ni te dejan un registro claro de aquello a lo que alguien accedió realmente. Esta plantilla pregunta por separado sobre cada propósito para el que podrías utilizar los datos de una persona, desde enviarle correos de marketing hasta incluir su nombre en un caso práctico, para que solo acepte aquello con lo que se sienta cómoda.
Al poner esto en línea, en lugar de archivarlo en un formulario de papel guardado en un cajón, cada respuesta se registra de la misma manera, con fecha y hora, y es fácil de encontrar más adelante si alguien pregunta a qué dio su consentimiento o te pide que lo cambies. Las preguntas condicionales solo solicitan información adicional, como qué canales utilizar para marketing, cuando realmente es relevante para la opción que la persona ha marcado.
Cada vez que alguien completa el formulario, FileIt guarda sus respuestas como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, para que tengas una copia fechada de exactamente aquello a lo que se dio consentimiento, junto con los registros de consentimiento de las demás personas.
- Ideal para
- Empresas y organizaciones que recopilan consentimiento detallado para el uso de datos
- Lo completa
- La persona cuyos datos se utilizan, o su padre, madre o tutor para un menor
- Tiempo para completarlo
- Unos 3 minutos
- Incluye
- Preguntas condicionales, casillas de verificación propósito por propósito y dos declaraciones de consentimiento
¿Quién usa un formulario de consentimiento para el tratamiento de datos?
- Empresas que actualizan la forma en que recopilan el consentimiento de sus clientes para marketing y personalización
- Organizaciones de miembros, clubes o entidades benéficas que registran aquello a lo que han dado su consentimiento sus colaboradores
- Cualquier persona que necesite un registro fechado de que el consentimiento se dio libremente, propósito por propósito
- Organizaciones que utilizan ocasionalmente fotos, nombres o historias de sus miembros y quieren obtener primero su autorización explícita
- Equipos que gestionan inscripciones de menores de 16 años y necesitan el consentimiento de un padre, madre o tutor junto con los datos del menor
- Empresas que sustituyen una única casilla de «Acepto todo» por elecciones reales y separables
Preguntas de este formulario de consentimiento para el tratamiento de datos
13 preguntas en 3 páginas · incluye preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Teléfono
- Tu relación con nosotros Cliente · Miembro o colaborador · Participante o asistente · Proveedor o socio
- ¿Tienes menos de 16 años?*
- Nombre del padre, madre o tutor legal* solo se pregunta cuando corresponde
- Correo electrónico del padre, madre o tutor legal* solo se pregunta cuando corresponde
2 Tus elecciones
- Acepto que utilices mis datos personales para… Enviarme noticias, ofertas y comunicaciones comerciales · Personalizar ofertas según lo que he comprado o utilizado · Invitarme a participar en encuestas y solicitar mi opinión · Incluir mis datos, anonimizados cuando sea posible, en investigaciones y estadísticas · Compartir mis datos de contacto con socios cuidadosamente seleccionados · Utilizar mi nombre o mi foto en historias, casos prácticos o publicaciones
- ¿Cómo podemos enviarte comunicaciones comerciales?* solo se pregunta cuando corresponde Correo electrónico · Mensaje de texto · Llamada telefónica · Correo postal
- ¿Alguna limitación sobre el uso de tu nombre o tu foto? solo se pregunta cuando corresponde
3 Tus derechos y confirmación
- Aviso de privacidad*
- Confirmación*
- Padre, madre o tutor legal* solo se pregunta cuando corresponde
El formulario consentimiento para el tratamiento de datos, página por página
1 Sobre ti
Esta página recopila los datos básicos: nombre, correo electrónico y un número de teléfono opcional, que solo se conserva si la persona acepta posteriormente que se la contacte por teléfono o mensaje de texto. Una pregunta sobre la relación (cliente, miembro o colaborador, participante o asistente, proveedor o socio, u otra opción que puede escribir) te ayuda a identificar de un vistazo a quién corresponden tus registros de consentimiento.
Como las normas sobre el consentimiento de los menores de 16 años funcionan de forma diferente en muchos países, el formulario pregunta primero «¿Tienes menos de 16 años?». Responder que sí muestra otros dos campos obligatorios: el nombre y el correo electrónico del padre, madre o tutor. Así, las decisiones de un menor sobre sus datos siempre cuentan con el respaldo de un adulto antes de responder a nada en las páginas siguientes.
2 Tus elecciones
El formulario deja claro desde el principio que responder que no no cambiará el servicio que recibe la persona y, a continuación, presenta cada propósito como un elemento independiente bajo «Acepto que utilices mis datos personales para…»: enviar noticias y ofertas, personalizar ofertas según la actividad anterior, invitarla a encuestas, incluir sus datos —desidentificados cuando sea posible— en investigaciones, compartir sus datos de contacto con socios, o utilizar su nombre o foto en historias y publicaciones. Ninguna opción aparece marcada de antemano y ninguna es obligatoria, por lo que la persona solo acepta aquello que realmente desea.
Solo aparecen dos preguntas cuando son relevantes: si se marca la opción de marketing, «¿Cómo podemos enviarte comunicaciones de marketing?» pregunta qué canales —correo electrónico, mensaje de texto, teléfono o correo postal— son aceptables, y hay que elegir al menos uno. Si se marca la opción de compartir datos con socios, una breve nota recuerda que tu aviso de privacidad indica quiénes son esos socios. Si se marca el uso de medios, un campo opcional permite establecer límites, por ejemplo, «solo el nombre» o «no se deben publicar fotos de mis hijos».
3 Tus derechos y confirmación
Antes de solicitar una confirmación final, el formulario explica en términos sencillos que cualquiera de estas elecciones puede retirarse en cualquier momento, con la misma facilidad con la que se otorgó, y enumera los demás derechos de la persona: acceder a sus datos, corregirlos, eliminarlos, limitar su tratamiento o recibir una copia transferible, así como presentar una reclamación ante su autoridad de protección de datos. Una segunda nota recuerda al propietario del formulario que esta es una plantilla inicial, que debe adaptarse con sus propios propósitos, datos de contacto y un enlace a su aviso de privacidad, y comprobarse según la legislación de protección de datos que le sea aplicable.
Dos declaraciones de consentimiento cierran el formulario: una confirma que la persona ha podido leer el aviso de privacidad y otra confirma que sus elecciones son propias y se han dado libremente. Si ha indicado que tiene menos de 16 años, una tercera declaración pide al padre, madre o tutor que confirme que está tomando estas decisiones en nombre del menor.
Personaliza la plantilla
- Sustituye los seis propósitos de ejemplo por las formas reales en que tu organización utiliza los datos personales
- Añade un enlace o el texto de tu propio aviso de privacidad cerca de la parte superior de la página de elecciones
- Ajusta el límite de edad y el texto sobre el tutor para que coincidan con la edad de consentimiento digital aplicable donde operas
- Añade tu propio logotipo y color de acento para que el formulario coincida con el resto de tus comunicaciones
- Establece una fecha de cierre si utilizas esto como parte de una campaña de renovación del consentimiento con una duración limitada
- Envía las respuestas a una carpeta específica de la bóveda para que los registros de consentimiento sean fáciles de encontrar y se mantengan separados de otros documentos
Consejos para mejorar tu formulario consentimiento para el tratamiento de datos
- Pide el consentimiento propósito por propósito en lugar de solicitar una única aceptación general: así respetas las preferencias reales de las personas
- Conserva una copia del aviso de privacidad que estaba vigente cuando alguien dio su consentimiento, ya que los avisos cambian con el tiempo
- Haz que retirar el consentimiento sea al menos tan fácil como otorgarlo y actúa rápidamente ante las solicitudes de retirada
- Pregunta únicamente por los canales de contacto que realmente piensas utilizar: tener un número de teléfono que no usas solo añade riesgos
- Revisa y actualiza periódicamente los registros de consentimiento en lugar de dar por hecho que una casilla antigua sigue reflejando los deseos de alguien
- Haz que el texto de esta plantilla se revise según la legislación de protección de datos que te sea aplicable antes de basarte en él: es un punto de partida, no asesoramiento jurídico
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando alguien envía sus elecciones, FileIt convierte las respuestas en un PDF y lo archiva en la carpeta de la bóveda que has configurado para los registros de consentimiento. Así tienes una copia fechada de exactamente aquello a lo que se dio consentimiento y de quién lo hizo. Si has activado las notificaciones del propietario, también recibirás un correo electrónico cada vez que llegue un nuevo formulario de consentimiento.
A partir de ahí, la mayoría de las organizaciones utiliza la tabla de respuestas para comprobar quién ha aceptado qué antes de enviar marketing, utilizar un testimonio o incluir a alguien en un informe: puedes filtrar la lista o exportarla a CSV para contrastarla con una lista de correo o una base de datos de miembros.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Consentimiento para el tratamiento de datos: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de consentimiento para el tratamiento de datos?
Sí. Es una de las plantillas prediseñadas de FileIt y todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, incluyen la aplicación Forms y su biblioteca completa de plantillas.
¿Las personas que completan este formulario necesitan una cuenta de FileIt?
No. Cualquier persona que tenga el enlace o reciba una solicitud por correo electrónico puede completar y enviar el formulario sin crear una cuenta de FileIt. Solo el propietario del formulario necesita una.
¿Cómo conservo una prueba de aquello a lo que alguien dio su consentimiento?
Cada envío se guarda automáticamente como PDF en tu bóveda, por lo que tienes una copia fechada de las elecciones exactas que hizo la persona. La tabla de respuestas te permite volver a encontrar cualquier registro y puedes exportar toda la lista a CSV.
¿El uso de este formulario hace que mi recopilación de datos cumpla el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos)?
No. Esta plantilla es un punto de partida en lenguaje claro que sigue buenas prácticas habituales, como separar los propósitos y explicar cómo retirar el consentimiento, pero no constituye asesoramiento jurídico. Utilizarla no hace que tu organización cumpla por sí solo el RGPD ni ninguna otra ley. Haz que el texto se revise según las normas que te sean aplicables.
¿Puedo añadir o eliminar los propósitos para los que las personas pueden dar su consentimiento?
Sí. Puedes editar, añadir o eliminar en el diseñador todos los propósitos, preguntas y declaraciones de consentimiento de la plantilla, para que coincidan exactamente con la forma en que tu organización utiliza los datos personales.
¿Qué ocurre si la persona que completa el formulario tiene menos de 16 años?
El formulario pregunta primero su edad. Si tiene menos de 16 años, solicita el nombre y el correo electrónico de su padre, madre o tutor y, más adelante, pide a esa persona adulta que confirme las elecciones en nombre del menor.
¿Cómo puede alguien retirar su consentimiento más adelante?
El propio formulario indica cómo hacerlo: mediante tu enlace para darse de baja o contactando contigo directamente. FileIt no actualiza automáticamente otros sistemas por ti, así que seguirás necesitando tu propio proceso para actuar ante una solicitud de retirada.
¿Este formulario sustituye el aviso de privacidad de mi organización?
No. Está diseñado para utilizarse junto con tu aviso de privacidad, no en su lugar: las declaraciones de confirmación dan por hecho que la persona ha podido leer ese aviso por separado.