¿Qué es la plantilla del formulario de autorización para fotos y vídeos?
Usar la foto o el vídeo de alguien sin un permiso claro es una de las formas más fáciles de provocar un problema inesperado: un padre o una madre molesto porque su hijo aparece en un anuncio, o una persona del equipo que no sabía que un vídeo de formación acabaría en el sitio web público. Esta plantilla solicita el permiso en apartados específicos e independientes: qué medios, qué usos, si se puede mencionar el nombre de la persona y durante cuánto tiempo, para que nadie acepte más de lo que cree.
Preguntar verbalmente «¿te parece bien si publico esto?» en un evento es rápido, pero no deja constancia, y una autorización general escondida en los términos y condiciones de la entrada de un evento puede pasar fácilmente desapercibida. Un formulario de autorización específico deja claras las opciones y permite que quien firma decida de verdad, incluida la posibilidad de no autorizar que se mencione su nombre o de limitar el uso a un único evento en lugar de permitirlo indefinidamente.
Cada autorización firmada se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt en el momento de enviarla, lo que te proporciona un registro claro, fechado y específico de lo acordado para cada foto, vídeo o grabación que quieras usar más adelante.
- Ideal para
- Centros educativos, empresas, organizadores de eventos y cualquier persona que fotografíe o grabe a otras personas para uso público
- Lo completa
- La persona que aparece en las imágenes, o su padre, madre o tutor si es menor de 18 años
- Tiempo necesario
- Unos 3-4 minutos
- Incluye
- Casillas para elegir medios y usos específicos, preferencia sobre el nombre, límite de duración y firma en pantalla
¿Quién usa un formulario de autorización para fotos y vídeos?
- Un centro educativo que recaba permiso antes de publicar en su sitio web o boletín fotos de un evento
- Una empresa que graba a su personal o testimonios de clientes para utilizarlos en marketing
- Un organizador de eventos que cubre una conferencia o festival para redes sociales y prensa
- Un estudio o fotógrafo que necesita una autorización firmada antes de usar fotos de clientes en un portafolio
- Una organización sin ánimo de lucro que documenta un programa para incluirlo en un informe de una subvención o una memoria anual
- Cualquier organización que quiera un permiso específico y revocable, en lugar de dar por supuesto un derecho general a usar la imagen de alguien
Preguntas de este formulario de autorización para fotos y vídeos
16 preguntas en 2 páginas · incluye firma, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Nombre de la persona fotografiada o filmada*
- Correo electrónico*
- Teléfono
- Evento, sesión o proyecto*
- Fecha
- ¿Esta persona es menor de 18 años?*
- Nombre del padre, madre o tutor legal* solo se pregunta cuando corresponde
- Relación con el menor* solo se pregunta cuando corresponde Padre o madre · Tutor legal
2 Autorización
- Medios incluidos* Fotografías · Vídeo · Grabaciones de voz o audio
- ¿Dónde se pueden utilizar?* Nuestro sitio web · Redes sociales · Material impreso — folletos, carteles, boletines · Prensa y medios de comunicación · Publicidad de pago · Solo uso interno (formación, archivo)
- ¿Podemos indicar tu nombre junto a la imagen?* Sí, nombre completo · Solo nombre · No — no indiquen mi nombre
- ¿Durante cuánto tiempo?* Hasta que retire mi consentimiento · Dos años · Solo en la cobertura de este evento
- ¿Alguna restricción o solicitud?
- Autorización*
- Confirmación del tutor* solo se pregunta cuando corresponde
- Firma*
El formulario autorización para fotos y vídeos, página por página
1 Sobre ti
El formulario registra el Nombre de la persona fotografiada o grabada, su Correo electrónico y Teléfono, y el Evento, sesión o proyecto al que corresponden las imágenes, junto con una Fecha. Una pregunta de sí/no, «¿Esta persona es menor de 18 años?», muestra los campos del nombre del padre, madre o tutor legal y su relación con el menor: el consentimiento para un menor se recoge de forma explícita y no se da por supuesto simplemente porque uno de sus progenitores esté presente.
2 Permiso
Una nota clara explica que esta es una plantilla inicial que debe revisarse conforme a las normas locales sobre derechos de imagen y protección de datos, especialmente para usos comerciales. Después, quien firma elige qué Medios quedan cubiertos: fotografías, vídeo o voz y audio; y Dónde pueden utilizarse, desde un sitio web y redes sociales hasta prensa, publicidad pagada o solo uso interno. La preferencia sobre el nombre permite elegir entre nombre completo, solo nombre de pila o no mencionar el nombre en absoluto, y la opción de Duración establece cuánto tiempo dura el permiso: hasta que se retire, dos años o únicamente para la cobertura del evento específico. Un campo opcional de Restricciones permite indicar cualquier uso que la persona prefiera evitar, como los primeros planos. Después, quien firma concede el permiso, un tutor confirma el consentimiento si la persona fotografiada o grabada es menor y ambos firman en pantalla.
Personaliza la plantilla
- Añade tus propias categorías de uso si la lista predeterminada no incluye un canal específico que utilices
- Establece una duración predeterminada en tus instrucciones si tu organización siempre utiliza un plazo estándar, como dos años
- Añade un campo para indicar a qué fotos o archivos concretos se aplica la autorización si recoges las autorizaciones después de una sesión en lugar de antes
- Organiza las autorizaciones por nombre del evento o proyecto para comprobar fácilmente qué está cubierto antes de publicar material nuevo
- Activa la copia del PDF por correo electrónico para que quienes firmen conserven su propio registro de lo que han aceptado exactamente
- Añade un campo para la firma de un testigo si la política de tu organización la exige para menores
Consejos para mejorar tu formulario autorización para fotos y vídeos
- Recoge la autorización antes de la sesión o el evento siempre que sea posible, para que después no haya dudas sobre el permiso
- Respeta exactamente las preferencias sobre el nombre y las restricciones indicadas: una persona que haya pedido no ser nombrada nunca debe aparecer con un pie de foto que la identifique
- Conserva un registro que puedas consultar y buscar de quién ha firmado y quién no antes de publicar cualquier contenido en el que aparezcan personas identificables
- Revisa periódicamente tus textos estándar conforme a las normas locales sobre derechos de imagen y protección de datos, especialmente si operas en más de un país
- Actúa con rapidez si alguien retira su consentimiento para usos futuros y anota la fecha en que lo hizo
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto alguien firma, FileIt guarda la autorización como PDF en tu bóveda y tú recibes una notificación. Si lo has activado, quien firma también recibe su propia copia en PDF, de modo que ambas partes tienen un registro idéntico de lo acordado exactamente: qué medios, qué usos y durante cuánto tiempo.
La mayoría de las organizaciones consulta la tabla de Respuestas antes de publicar cualquier contenido en el que aparezca una persona identificable, para confirmar que existe una autorización firmada y que el uso previsto coincide con lo acordado. Como cada autorización se guarda como un PDF independiente, es fácil abrirla meses o años después si surge alguna duda sobre si un uso concreto estaba realmente cubierto.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Autorización para fotos y vídeos: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de autorización para fotos y vídeos?
Sí, está incluida en la aplicación Forms de FileIt en todas las cuentas, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas las preguntas.
¿Necesita tener una cuenta de FileIt la persona que firma?
No. Compartes un enlace por correo electrónico o en persona, y puede completarlo y firmarlo sin crear una cuenta.
¿Recibimos un PDF firmado para nuestros registros?
Sí, cada envío se guarda automáticamente como PDF en tu bóveda de FileIt, con la firma incluida.
¿Esta autorización es jurídicamente vinculante?
El texto es un punto de partida en lenguaje claro, no asesoramiento legal. Revísalo conforme a las normas locales sobre derechos de imagen y protección de datos antes de basarte en él, especialmente para usos comerciales.
¿Puede alguien limitar cómo se utiliza su imagen?
Sí: el formulario pregunta por separado qué medios están cubiertos, dónde pueden utilizarse, si se puede mencionar el nombre de la persona y durante cuánto tiempo, para que el permiso sea específico y no una decisión de todo o nada.
¿Cómo funciona esto en el caso de un menor?
Si la persona fotografiada o grabada es menor de 18 años, el formulario recoge el nombre del padre, madre o tutor legal y su relación con el menor, y exige una confirmación independiente del tutor junto con la firma.
¿Puede alguien retirar el permiso más adelante?
La declaración de consentimiento explica que la persona puede retirar el permiso para usos futuros en cualquier momento poniéndose en contacto con la organización, aunque quizá no sea posible retirar el material ya publicado.
¿Podemos usarlo tanto para la sesión de un cliente de un fotógrafo como para un evento?
Sí, el campo Evento, sesión o proyecto es lo bastante genérico para incluir una sesión fotográfica concreta, un proyecto continuo o un evento puntual.