Quel est le modèle de formulaire consentement au traitement des données ?
Les cases de consentement global — une seule case à cocher pour tout — n’offrent pas un véritable choix et ne vous donnent pas une trace claire de ce qu’une personne a réellement accepté. Ce modèle pose une question distincte pour chaque finalité possible d’utilisation des données, des e-mails marketing à l’utilisation du nom de la personne dans une étude de cas, afin qu’elle n’accepte que ce qui lui convient.
En le proposant en ligne plutôt que sur un formulaire papier rangé dans un tiroir, chaque réponse est recueillie de la même façon, horodatée et facile à retrouver si la personne demande ce qu’elle a accepté — ou vous demande de modifier son choix. Les questions conditionnelles ne demandent des précisions supplémentaires, comme les canaux à utiliser pour le marketing, que lorsque cela est réellement pertinent au regard de la case cochée.
Chaque fois qu’une personne remplit le formulaire, FileIt enregistre ses réponses au format PDF dans le dossier du coffre-fort que vous choisissez. Vous disposez ainsi d’une copie datée de ce qui a exactement été accepté, avec les autres consentements.
- Idéal pour
- Les entreprises et organisations recueillant un consentement détaillé à l’utilisation des données
- Rempli par
- La personne dont les données sont utilisées, ou un parent/tuteur pour un mineur
- Durée de remplissage
- Environ 3 minutes
- Comprend
- Des questions conditionnelles, des cases à cocher par finalité et deux déclarations de consentement
Qui utilise un formulaire consentement au traitement des données ?
- Les entreprises qui actualisent la manière dont elles recueillent le consentement de leurs clients au marketing et à la personnalisation
- Les organisations membres, clubs ou associations caritatives qui consignent ce que leurs soutiens ont accepté
- Toute personne ayant besoin d’une trace datée prouvant qu’un consentement a été donné librement, finalité par finalité
- Les organisations qui utilisent occasionnellement des photos, noms ou témoignages de membres et souhaitent obtenir leur accord explicite au préalable
- Les équipes gérant des inscriptions de moins de 16 ans qui ont besoin du consentement d’un parent ou tuteur en plus des informations fournies par le jeune
- Les entreprises qui remplacent une case unique « J’accepte tout » par de véritables choix distincts
Questions de ce formulaire consentement au traitement des données
13 questions sur 3 pages · inclut questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- E-mail*
- Téléphone
- Votre relation avec nous Client ou cliente · Membre ou sympathisant(e) · Participant(e) ou assistant(e) · Fournisseur ou partenaire
- Avez-vous moins de 16 ans ?*
- Nom du parent ou du tuteur* affichée uniquement si applicable
- Adresse e-mail du parent ou du tuteur* affichée uniquement si applicable
2 Vos choix
- J’accepte que vous utilisiez mes données à caractère personnel pour… M’envoyer des actualités, des offres et des communications commerciales · Personnaliser les offres en fonction de mes achats ou de mon utilisation de vos services · M’inviter à participer à des enquêtes et à répondre à des demandes d’avis · Inclure mes données, sous une forme anonymisée lorsque cela est possible, dans des travaux de recherche et des statistiques · Communiquer mes coordonnées à des partenaires soigneusement sélectionnés · Utiliser mon nom ou ma photo dans des témoignages, des études de cas ou des publications
- Par quels moyens pouvons-nous vous envoyer des communications commerciales ?* affichée uniquement si applicable E-mail · SMS · Appel téléphonique · Courrier postal
- Existe-t-il des limites à l’utilisation de votre nom ou de votre photo ? affichée uniquement si applicable
3 Vos droits et confirmation
- Politique de confidentialité*
- Confirmation*
- Parent ou tuteur* affichée uniquement si applicable
Le formulaire consentement au traitement des données, page par page
1 À propos de vous
Cette page recueille les informations essentielles — nom, e-mail et numéro de téléphone facultatif, conservé uniquement si la personne accepte ensuite d’être contactée par téléphone ou par SMS. Une question sur sa relation avec vous (client, membre ou soutien, participant ou personne présente, fournisseur ou partenaire, ou une autre option qu’elle peut saisir) vous aide à voir immédiatement à qui appartiennent vos enregistrements de consentement.
Comme les règles relatives au consentement des moins de 16 ans diffèrent dans de nombreux pays, le formulaire commence par demander : Avez-vous moins de 16 ans ? Une réponse affirmative affiche deux champs obligatoires supplémentaires — le nom et l’adresse e-mail d’un parent ou tuteur — afin que les choix du jeune en matière de données soient toujours validés par un adulte avant toute réponse aux pages suivantes.
2 Vos choix
Le formulaire précise d’emblée qu’un refus ne modifiera pas le service reçu, puis présente chaque finalité séparément sous la mention J’accepte que vous utilisiez mes données personnelles pour… : envoyer des actualités et des offres, personnaliser les offres en fonction de l’activité passée, inviter la personne à répondre à des enquêtes, inclure ses données — sous une forme désidentifiée lorsque possible — dans des recherches, partager ses coordonnées avec des partenaires, ou utiliser son nom ou sa photo dans des récits et publications. Aucune de ces cases n’est pré-cochée et aucune n’est obligatoire : la personne n’accepte donc que ce qu’elle souhaite réellement.
Deux questions n’apparaissent que lorsqu’elles sont pertinentes : si le marketing est coché, la question Comment pouvons-nous vous envoyer nos communications marketing ? demande quels canaux — e-mail, SMS, téléphone ou courrier — sont acceptables, et au moins un doit être sélectionné. Si le partage avec des partenaires est coché, une courte note rappelle à la personne que votre notice de confidentialité indique quels sont ces partenaires. Si l’utilisation de contenus multimédias est cochée, un champ facultatif lui permet de fixer des limites, par exemple « prénom uniquement » ou « aucune photo de mes enfants ».
3 Vos droits et confirmation
Avant de demander une confirmation finale, le formulaire explique en termes simples que chacun de ces choix peut être retiré à tout moment, aussi facilement qu’il a été donné, et énumère les autres droits de la personne : accéder à ses données, les rectifier, les supprimer, en limiter le traitement ou en recevoir une copie portable, ainsi que déposer une réclamation auprès de son autorité de protection des données. Une seconde note rappelle au propriétaire du formulaire qu’il s’agit d’un modèle de départ, à adapter avec ses propres finalités, coordonnées et lien vers sa notice de confidentialité, et à vérifier au regard du droit relatif à la protection des données qui lui est applicable.
Deux déclarations de consentement clôturent le formulaire : l’une confirme que la personne a pu lire la notice de confidentialité, l’autre confirme que ses choix lui appartiennent et ont été donnés librement. Si elle a indiqué avoir moins de 16 ans, une troisième déclaration demande au parent ou tuteur de confirmer qu’il fait ces choix au nom du jeune.
Personnalisez le modèle
- Remplacez les six finalités proposées par les utilisations réelles que votre organisation fait des données personnelles
- Ajoutez un lien vers votre propre notice de confidentialité, ou son texte, près du haut de la page consacrée aux choix
- Adaptez l’âge limite et la formulation relative au tuteur à l’âge du consentement numérique applicable là où vous exercez
- Ajoutez votre logo et votre couleur d’accent afin que le formulaire corresponde à vos autres communications
- Définissez une date de clôture si vous l’utilisez dans le cadre d’une campagne de renouvellement du consentement limitée dans le temps
- Acheminez les réponses vers un dossier dédié du coffre-fort afin de retrouver facilement les enregistrements de consentement et de les conserver séparément des autres documents
Conseils pour un meilleur formulaire consentement au traitement des données
- Demandez le consentement finalité par finalité plutôt que sous la forme d’un accord global : vous respecterez ainsi les préférences réelles des personnes
- Conservez une copie de la notice de confidentialité en vigueur au moment où la personne a donné son consentement, car les notices évoluent avec le temps
- Rendez le retrait du consentement au moins aussi simple que son octroi et traitez rapidement les demandes de retrait
- Ne demandez que les canaux de contact que vous prévoyez réellement d’utiliser : un numéro de téléphone inutilisé conservé dans vos dossiers constitue seulement un risque supplémentaire
- Examinez et actualisez régulièrement les enregistrements de consentement au lieu de supposer qu’une ancienne case cochée reflète encore les souhaits de la personne
- Faites vérifier la formulation de ce modèle au regard du droit relatif à la protection des données qui vous est applicable avant de vous y fier : il s’agit d’un point de départ, pas d’un conseil juridique
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Lorsqu’une personne soumet ses choix, FileIt convertit les réponses en PDF et les classe dans le dossier du coffre-fort que vous avez configuré pour les enregistrements de consentement. Vous disposez ainsi d’une copie datée de ce qui a exactement été accepté et par qui. Si vous avez activé les notifications du propriétaire, vous recevez également un e-mail chaque fois qu’un nouveau formulaire de consentement est envoyé.
À partir de là, la plupart des organisations utilisent le tableau Réponses pour vérifier qui a accepté quoi avant d’envoyer du marketing, d’utiliser un témoignage ou d’inclure quelqu’un dans un rapport — en filtrant la liste ou en l’exportant au format CSV pour la comparer à une liste de diffusion ou à une base de données des membres.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Consentement au traitement des données : questions fréquentes
Ce modèle de consentement au traitement des données est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie des modèles prêts à l’emploi de FileIt, et chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite, comprend l’application Forms et sa bibliothèque complète de modèles.
Les personnes qui remplissent ce formulaire doivent-elles avoir un compte FileIt ?
Non. Toute personne disposant du lien ou ayant reçu une demande par e-mail peut remplir et envoyer le formulaire sans créer de compte FileIt. Seul le propriétaire du formulaire doit en avoir un.
Comment conserver la preuve de ce qu’une personne a accepté ?
Chaque envoi est automatiquement enregistré au format PDF dans votre coffre-fort. Vous disposez ainsi d’une copie datée des choix exacts faits par la personne. Le tableau Réponses vous permet de retrouver chaque enregistrement et vous pouvez exporter la liste complète au format CSV.
L’utilisation de ce formulaire rend-elle ma collecte de données conforme au RGPD (GDPR) ?
Non. Ce modèle est un point de départ en langage clair qui suit des bonnes pratiques courantes, comme la séparation des finalités et l’explication du retrait du consentement, mais il ne constitue pas un conseil juridique et son utilisation ne rend pas à elle seule votre organisation conforme au RGPD ou à toute autre loi. Faites vérifier sa formulation au regard des règles qui vous sont applicables.
Puis-je ajouter ou supprimer les finalités auxquelles les personnes peuvent consentir ?
Oui. Chaque finalité, question et déclaration de consentement du modèle peut être modifiée, ajoutée ou supprimée dans le concepteur afin de correspondre exactement à la manière dont votre organisation utilise les données personnelles.
Que se passe-t-il si la personne qui remplit le formulaire a moins de 16 ans ?
Le formulaire commence par demander son âge. Si elle a moins de 16 ans, il demande le nom et l’adresse e-mail d’un parent ou tuteur, puis demande à ce parent ou tuteur de confirmer les choix au nom du jeune.
Comment une personne retire-t-elle son consentement par la suite ?
Le formulaire lui indique comment procéder : en utilisant votre lien de désinscription ou en vous contactant directement. FileIt ne met pas automatiquement à jour vos autres systèmes ; vous devez donc disposer de votre propre procédure pour traiter une demande de retrait.
Ce formulaire remplace-t-il la notice de confidentialité de mon organisation ?
Non. Il est conçu pour être utilisé avec votre notice de confidentialité, et non à sa place : les déclarations de confirmation supposent que la personne a pu lire cette notice séparément.