什么是 员工入职 表单模板？
有人接受工作后，在第一天上班前，你需要收集一系列信息：法定姓名和出生日期、居住地址、税号或社会保障号码、用于发放工资的银行账户、紧急情况下的联系人，以及证明身份的材料。此模板将这些内容整合为一个在线表单，新员工可以用手机或电脑填写。
纸质入职材料需要扫描、传真或通过电子邮件来回传送，银行信息还可能留在任何有权限的人都能查看的收件箱里。在线表单不会改变收集流程，只是让新员工按顺序填写一次；表单页面只显示与其雇佣类型相关的内容，也不会有信息遗失在邮件往来中或被重新录入电子表格。
新员工提交后，FileIt 会将其回答生成 PDF，并直接归档到你选择的文件库文件夹。新员工上传的身份证件照片或工作许可也会附加到同一份 PDF 中，因此完整的入职记录都集中保存在一个地方。
- 适用于
- 招聘新员工的人力资源团队和小型企业主
- 填写人
- 新员工，在第一天上班前或当天填写
- 完成时间
- 约 10 分钟
- 包括
- 银行信息、紧急联系人、身份证件上传、签名、有条件显示的合同结束日期
谁会使用 员工入职 表单？
- 没有专用人力资源系统、需要以简单方式收集新员工入职材料的小型企业和初创公司
- 希望所有新员工都经过同一标准化流程的人力资源团队，无论员工是全职、兼职还是固定期限雇员
- 在多个地点招聘员工、而员工无法全部到办公室提交材料的机构和加盟企业
- 需要快速收集实习生或季节性员工紧急联系人和银行信息的管理者
- 用一个结构化表单替代“请发送你的银行信息”这类邮件往来
此 员工入职 表单中的问题
共 5 页，26 个问题 · 包含 签名, 文件上传, 条件问题, 多页, 同意复选框.
1 个人信息
- 法定姓名*
- 常用姓名
- 出生日期*
- 个人电子邮箱*
- 手机号码*
- 家庭住址*
- 国籍
- 税号 / 社会保障号码
2 您的职位
- 职位名称*
- 部门 运营部 · 销售部 · 市场部 · 财务部 · 工程部 · 客户支持部 · 人力资源部 · 其他
- 入职日期*
- 雇佣类型* 全职 · 兼职 · 固定期限合同 · 实习
- 合同结束日期 仅在适用时提问
- 直属经理
3 银行信息
- 账户持有人姓名*
- 银行名称*
- IBAN / 账号*
- SWIFT / BIC 或银行识别码
4 紧急联系人
- 联系人姓名*
- 关系* 伴侣 / 配偶 · 父母 · 兄弟姐妹 · 子女 · 朋友 · 其他
- 电话*
- 电子邮箱
5 文件与声明
- 带照片的身份证件（护照或国民身份证）*
- 工作许可或签证（如需要）
- 声明*
- 签名*
员工入职 表单，逐页查看
1 个人资料
第一页会要求新员工填写法定姓名（Legal name）、可选的首选姓名（Preferred name，即同事应如何称呼他们）、出生日期、个人邮箱、手机号码和家庭住址。页面还会询问国籍和税号/社会保障号码（Tax / social security number）；这两项标记为可选，因为并非每位雇主都需要在此阶段收集。
由于页面会提醒新员工这些信息应与其官方身份证件一致，因此这里收集的资料会与之后上传的带照片的身份证件（Photo ID）相互匹配。如果信息不一致，也能减少来回确认。
2 你的职位
第二页涵盖雇佣基本信息：职位名称、部门（从下拉菜单中选择，包括运营、销售、工程和人力资源）、入职日期和雇佣类型——全职、兼职、固定期限合同或实习。选择“固定期限合同”后，会额外显示“合同结束日期”问题，其他人不会看到。页面还包括一个可选的直属经理字段。
这种条件逻辑意味着，以永久全职身份入职的人不会看到与其无关的合同结束日期问题，让大多数人的表单更简洁。
3 银行信息
第三页会收集账户持有人姓名、银行名称、IBAN/账户号码，以及可选的 SWIFT/BIC 或银行排序代码——这些都是工资部门发放新员工第一笔工资所需的信息。由于 FileIt 会对静态数据进行加密，这种方式比将信息粘贴到电子邮件中更安全。
4 紧急联系人
第四页会询问如果工作中发生意外应联系谁：联系人姓名、关系（伴侣/配偶、父母、兄弟姐妹、子女、朋友或其他）、电话，以及可选的电子邮箱。
5 文件与声明
最后一页会要求上传带照片的身份证件（Photo ID）（护照或国民身份证），以及在适用情况下上传工作许可或签证（Work permit or visa），文件格式可以是 PDF 或照片。随后，新员工需要确认声明（declaration）中的信息真实完整，如有变化会及时更新，并使用内置签名板签名。
定制你的模板
- 将部门选项替换为你自己的团队名称；如果你有多个办公地点，也可以添加办公地点字段
- 添加一个问题，询问新员工第一天需要哪些设备（可与“设备申请”模板配合使用）
- 使用条件逻辑，仅对特定雇佣类型显示额外问题，就像只有固定期限合同才会显示合同结束日期一样
- 如果你只想在一轮招聘期间开放表单，可以设置关闭日期；如果是持续招聘，也可以让表单无限期开放
- 更改每份回复归档到的文件库文件夹、家庭成员或实体，并编辑文档标题，方便日后查找提交内容
- 开启通过电子邮件向新员工发送 PDF 副本，让他们保留一份提交记录
填写 员工入职 表单的提示
- 只询问工资发放和合规所实际需要的个人信息——敏感字段越少，日后发生处理不当时的风险就越低
- 提前告知新员工准备好身份证件和银行信息，避免填写表单时临时寻找护照
- 及时审核提交内容，确保银行信息和身份证件资料在首次发薪前送达工资部门
- 保持确认消息简短清晰，让新员工知道入职表单已收到，以及接下来会发生什么
- 如果你还收集了纸质文件，例如已签署的合同，也将其存放在同一个文件库文件夹中，形成完整记录
每份回复都会成为文件库中的 PDF
新员工提交表单后，FileIt 会立即生成一份包含其回答的 PDF，其中也包括他们附加的身份证件照片或工作许可文件，并将其保存到你为人力资源材料设置的文件库文件夹中。你以及在电子邮件通知中添加的其他人员都会收到新提交的提醒；如果你已为填写人开启副本，新员工也会收到自己的 PDF。
之后，负责入职的人员可以从“回复”表格中打开提交内容，将资料与上传的身份证件进行核对，并把银行信息交给工资部门。如果你在同一时间处理多名新员工，“回复”表格的筛选功能和 CSV 导出功能可以让你批量处理，而不必逐一打开 PDF。
- 从此模板开始。它会在 FileIt Forms 设计器中打开 — 你可以修改任何问题、添加页面，并设置问题显示的条件。
- 分享表单。开启公开链接，或通过电子邮件发送给他人，每人都有专属链接。他们无需 FileIt 账户。
- 以 PDF 获取回复。每份回复都会保存为 PDF，存入你选择的文件库文件夹，上传的文件也会附在其中 — 还会列在可导出为 CSV 的回复表中。
员工入职 表单：常见问题
这个员工入职表单模板免费吗？
是的。这是 FileIt Forms 应用提供的 160 个现成模板之一，所有 FileIt 账户都可以使用，包括免费方案。你可以直接使用，也可以编辑每个问题。
新员工需要 FileIt 账户才能填写吗？
不需要。你可以分享公开链接，或向他们发送个人专属的电子邮件链接；他们无需注册任何账户即可填写并提交表单。
回复会保存在哪里？
每次提交都会转换为 PDF，并自动保存到你选择的文件库文件夹中，上传的身份证件或工作许可文件也会附加在其中。你还可以在支持筛选的表格中查看所有回复，并将其导出为 CSV。
通过在线表单收集银行信息安全吗？
通过 FileIt 表单提交的回答会进行静态加密，新员工无需通过电子邮件发送文件，也不必将账户号码输入电子表格。不过，作为表单所有者，你仍需负责管理哪些人可以访问你的文件库文件夹。
我可以添加自己的入职问题吗？
可以。此模板只是一个起点——你可以在设计器中添加、删除或重新排列任何问题，添加新页面，并设置条件逻辑，让问题只在相关时显示。
我可以要求上传身份证件，但不要求上传工作许可吗？
可以。此模板中身份证件上传为必填，工作许可上传为可选；但你可以更改任一要求，或使用条件逻辑，仅对特定雇佣类型显示工作许可问题。
这个表单会计算工资或向政府提交任何材料吗？
不会。它只收集你要求新员工提供的信息，并将每次回复保存为 PDF 到你自己的文件库中；工资处理和任何申报都需要由你另行完成。