Quel est le modèle de formulaire demande de logiciel ?
Lorsqu’une personne souhaite une nouvelle application ou un abonnement, la demande commence généralement par un message instantané ou une conversation de couloir à moitié oubliée — et au moment où l’équipe informatique ou les finances en prennent connaissance, la moitié des informations manque. Ce modèle de formulaire de demande de logiciel offre un emplacement unique pour demander un outil : de quoi s’agit-il, combien coûte-t-il, qui en a besoin et traite-t-il des données de l’entreprise ?
Un formulaire en ligne est plus efficace qu’un échange d’e-mails, car chaque demande arrive sous la même forme. Vous n’avez pas à relancer quelqu’un pour obtenir le site web du fournisseur, le nombre d’utilisateurs ou savoir si des droits d’administrateur sont nécessaires pour l’installation : tout est indiqué dès le départ, avec en plus les éventuels documents de sécurité du fournisseur joints sous forme de fichiers.
Chaque fois qu’une personne envoie ce formulaire, FileIt transforme les réponses en PDF et les classe dans votre coffre. Rien n’est envoyé par e-mail avant de se perdre dans une boîte de réception : la demande, les réponses de son auteur et les pièces jointes sont réunies dans un même dossier que vous — ou votre approbateur — pouvez consulter à tout moment.
- Idéal pour
- Les petites entreprises et les équipes informatiques qui évaluent de nouveaux logiciels ou achats SaaS
- Rempli par
- Le membre du personnel qui demande l’outil
- Temps nécessaire
- Environ 5 minutes
- Comprend
- Des questions conditionnelles, l’importation de fichiers pour les documents du fournisseur et une déclaration de consentement avant installation
Qui utilise un formulaire demande de logiciel ?
- Un membre du personnel trouve un outil de conception qui ferait gagner du temps et souhaite obtenir l’approbation du budget
- Un responsable d’équipe souhaite tester une application de gestion de projet avant de la déployer davantage
- L’équipe informatique a besoin d’une méthode uniforme pour enregistrer chaque demande de logiciel avant toute installation
- L’équipe financière souhaite connaître le coût, la fréquence de facturation et le centre de coûts avant d’approuver un abonnement
- Un responsable de la protection des données souhaite identifier rapidement tout outil qui stockera des données à caractère personnel
- Un responsable souhaite que les demandes lui soient transmises pour approbation avant tout engagement de dépenses
Questions de ce formulaire demande de logiciel
27 questions sur 4 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- Adresse e-mail professionnelle*
- Service Opérations · Ventes · Marketing · Finance · Ingénierie · Assistance clientèle · Ressources humaines · Informatique · Autre
2 Le logiciel
- Nom du logiciel*
- Fournisseur / éditeur
- Site web ou lien vers le produit
- Comment est-il utilisé ?* Installé sur un ordinateur · Service web / cloud · Extension ou module complémentaire de navigateur · Application mobile
- Licence* Gratuite / open source · Essai gratuit ou freemium · Abonnement payant · Achat unique · Nous disposons peut-être déjà de licences
- Coût estimé* affichée uniquement si applicable
- Facturation affichée uniquement si applicable Par utilisateur et par mois · Par utilisateur et par an · Mensuelle (forfait) · Annuelle (forfait) · Unique
- Combien de personnes en ont besoin ?*
- Date souhaitée
- Besoin professionnel*
- Un outil que nous utilisons déjà pourrait-il répondre à ce besoin ?
3 Sécurité et données
- Stockera-t-il ou traitera-t-il des données à caractère personnel ?* Oui · Non · Je ne sais pas
- Quel type de données à caractère personnel ?* affichée uniquement si applicable Coordonnées · Dossiers clients · Dossiers des employés · Données financières ou de paiement · Données de santé ou autres données sensibles · Données concernant des enfants
- Où les données sont-elles stockées ? affichée uniquement si applicable
- Des informations confidentielles de l’entreprise y seront-elles saisies ?
- Prend-il en charge l’authentification unique (SSO) ? Oui · Non · Je ne sais pas
- Doit-il se connecter à d’autres systèmes ou comptes de l’entreprise ?
- À quoi se connecterait-il et quelles autorisations demande-t-il ?* affichée uniquement si applicable
- A-t-il besoin de droits d’administrateur pour être installé ? affichée uniquement si applicable
- Documents de sécurité du fournisseur
4 Validation
- Responsable chargé de l’approbation*
- Adresse e-mail du responsable*
- Centre de coûts ou code budgétaire affichée uniquement si applicable
- Avant l’approbation*
Le formulaire demande de logiciel, page par page
1 À propos de vous
Le formulaire commence par demander le nom, l’adresse e-mail professionnelle et le service de l’auteur de la demande, afin que la personne qui l’examine sache immédiatement pour qui l’outil est demandé et quel budget pourrait être concerné.
2 Le logiciel
Cette page demande le nom du logiciel, le fournisseur et un lien vers le produit, puis « Comment est-il utilisé ? » (installé, sur le web, extension de navigateur ou application mobile) ainsi que le type de licence. Si la licence n’est pas gratuite, le formulaire affiche une question « Coût estimé » ; une fois la réponse fournie, il affiche également « Facturation », afin de savoir s’il s’agit d’un coût mensuel, annuel ou unique.
Le formulaire demande aussi combien de personnes ont besoin de l’outil, pour quand il est nécessaire et, surtout, quel est le besoin métier : quel problème il résout et ce qui se passerait sans lui. Une question complémentaire demande si un outil existant pourrait déjà accomplir cette tâche, ce qui est souvent le moyen le plus rapide de refuser un achat en double.
3 Sécurité et données
C’est la partie qui est souvent omise dans un message Slack, alors qu’elle est la plus importante. Elle demande si le logiciel stockera ou traitera des données à caractère personnel ; si la réponse est « Oui », une liste de contrôle apparaît pour préciser leur nature (coordonnées, dossiers clients, dossiers des employés, données financières, données de santé ou données concernant des enfants), ainsi qu’une question sur le lieu de stockage des données.
Le formulaire demande également si des informations confidentielles de l’entreprise seront saisies dans l’outil, s’il prend en charge l’authentification unique (single sign-on) et s’il doit se connecter à d’autres systèmes de l’entreprise — dans ce cas, il demande auxquels et quelles autorisations sont sollicitées. Si l’outil est installé plutôt que proposé sur le web, il demande aussi si des droits d’administrateur sont nécessaires. Vous pouvez importer le document de présentation de la sécurité du fournisseur ou son accord de traitement des données (data processing agreement), afin que les évaluateurs n’aient pas à les rechercher séparément.
4 Approbation
La dernière page recueille le nom et l’adresse e-mail du responsable approbateur et, pour tout ce qui n’est pas gratuit, un centre de coûts ou un code budgétaire. Avant l’envoi, l’auteur de la demande confirme qu’il n’installera pas le logiciel, ne créera pas de compte professionnel et ne téléversera pas de données de l’entreprise tant que la demande ne sera pas approuvée. C’est une petite précision utile qui évite que l’informatique parallèle ne s’installe pendant l’examen.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez ou supprimez des services dans la liste déroulante pour l’adapter à votre organigramme
- Ajoutez une question permettant au responsable de l’auteur de la demande d’approuver directement dans le formulaire, si vous préférez ne pas dépendre d’un e-mail séparé
- Utilisez la logique conditionnelle pour poser des questions supplémentaires uniquement lorsque l’outil traite des données de santé ou des données financières
- Définissez un nombre maximal de réponses ou une date de clôture si vous réalisez un audit ponctuel des logiciels plutôt que de recueillir les demandes en continu
- Modifiez le dossier du coffre dans lequel les PDF sont classés afin que les demandes rejoignent vos dossiers informatiques ou achats
- Adaptez le texte de la déclaration de consentement à votre propre politique informatique
Conseils pour un meilleur formulaire demande de logiciel
- Demandez d’expliquer le besoin métier en termes simples : « fait gagner deux heures par semaine sur les rapports » est plus utile qu’une justification vague
- Ne demandez que les informations que vous utiliserez réellement : la section sur la sécurité peut sembler longue, alors limitez-la aux outils qui traitent des données réelles de l’entreprise ou des clients
- Encouragez les auteurs à joindre les documents déjà publiés par le fournisseur (une page sur la sécurité, un accord de traitement des données) plutôt que d’essayer de les rechercher eux-mêmes
- Examinez les demandes régulièrement afin que les personnes n’attendent pas et n’installent pas discrètement le logiciel malgré tout
- Tenez un registre succinct des décisions (approuvée, rejetée, motif) à côté du PDF afin que les prochains évaluateurs n’aient pas à reprendre la même discussion
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Une fois la demande de logiciel envoyée, FileIt enregistre l’ensemble — y compris les réponses de son auteur et les documents du fournisseur — au format PDF dans votre coffre, dans le dossier que vous avez configuré pour les dossiers informatiques ou achats. Vous — ainsi que toute personne que vous avez ajoutée à la liste de notifications — recevez un e-mail dès qu’une nouvelle demande arrive.
À partir de là, la plupart des équipes ouvrent la table des réponses pour voir les demandes d’un coup d’œil, les filtrer par service ou type de licence et ouvrir le PDF concerné lorsqu’un examen plus approfondi est nécessaire. Si vous devez transmettre un lot de demandes à l’équipe financière ou à un auditeur, l’exportation CSV vous fournit toutes les réponses dans un seul fichier, tandis que les PDF originaux restent soigneusement classés pour référence.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande de logiciel : questions fréquentes
Ce modèle de formulaire de demande de logiciel est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie des plus de 160 modèles prêts à l’emploi inclus dans l’application Forms de chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite. Vous pouvez l’utiliser tel quel ou modifier chaque question.
Les employés doivent-ils avoir un compte FileIt pour envoyer une demande ?
Non. Vous partagez un lien public ou l’envoyez par e-mail, et n’importe qui peut le remplir et l’envoyer — aucune inscription n’est requise de leur côté.
Comment récupérer les demandes complétées ?
Chaque envoi devient automatiquement un PDF enregistré dans votre coffre FileIt. Vous pouvez également consulter chaque réponse dans une table interrogeable ou les exporter toutes au format CSV.
Puis-je appliquer les questions de sécurité uniquement à certains outils ?
Oui. Le modèle utilise déjà la logique conditionnelle — par exemple, la liste de contrôle des types de données n’apparaît que si une personne indique que le logiciel traitera des données à caractère personnel — et vous pouvez ajouter vos propres conditions dans le concepteur.
Puis-je exiger l’approbation d’un responsable avant l’installation d’un logiciel ?
Le formulaire enregistre l’engagement de l’auteur de la demande à ne rien installer avant l’approbation et vous transmet le nom et l’adresse e-mail du responsable. L’approbation de la demande est une étape que vous gérez après l’examen de la réponse : le formulaire ne l’envoie nulle part ailleurs de lui-même.
Puis-je intégrer ce formulaire à mon processus d’achat existant ?
Oui : classez chaque PDF dans le dossier du coffre que vous utilisez déjà pour les achats et exportez les réponses au format CSV si vous devez les importer dans un autre tableur ou système.
Que se passe-t-il si l’auteur de la demande ne connaît pas encore le coût exact ?
Le coût est demandé à titre estimatif, donc un montant approximatif convient tout à fait. Vous pourrez toujours demander ensuite un devis plus précis avant l’approbation finale.