Apakah templat borang permintaan perisian?
Apabila seseorang mahukan aplikasi atau langganan baharu, permintaan itu biasanya bermula sebagai mesej sembang atau perbualan ringkas yang separuh diingati — dan apabila IT atau kewangan mengetahuinya, separuh daripada butirannya sudah tiada. Templat borang permintaan perisian ini menyediakan satu tempat untuk meminta sesuatu alat: perkara yang diperlukan, kosnya, siapa yang memerlukannya dan sama ada ia melibatkan data syarikat.
Borang dalam talian lebih baik daripada rangkaian e-mel kerana setiap permintaan diterima dalam format yang sama. Anda tidak perlu mengejar seseorang untuk mendapatkan laman web vendor, bilangan pengguna atau maklumat sama ada hak pentadbir diperlukan untuk memasangnya — semuanya tersedia dari awal, termasuk sebarang dokumen keselamatan vendor yang dilampirkan sebagai fail.
Setiap kali seseorang menghantar borang ini, FileIt menukarkan jawapan kepada PDF dan memfailkannya dalam peti besi anda. Tiada apa-apa yang dihantar melalui e-mel lalu hilang dalam peti masuk — permintaan, jawapan pemohon dan sebarang lampiran disimpan bersama sebagai satu rekod yang boleh anda (atau pelulus anda) buka pada bila-bila masa.
- Sesuai untuk
- Perniagaan kecil dan pasukan IT yang menilai pembelian perisian atau SaaS baharu
- Diisi oleh
- Pekerja yang meminta alat tersebut
- Masa untuk lengkap
- Kira-kira 5 minit
- Termasuk
- Soalan bersyarat, muat naik fail untuk dokumen vendor, pernyataan persetujuan sebelum pemasangan
Siapa yang menggunakan borang permintaan perisian?
- Seorang pekerja menemui alat reka bentuk yang dapat menjimatkan masa dan mahu mendapatkan kelulusan bajet
- Seorang ketua pasukan mahu mencuba aplikasi pengurusan projek sebelum menggunakannya dengan lebih meluas
- IT memerlukan cara yang konsisten untuk merekodkan setiap permintaan perisian sebelum apa-apa dipasang
- Kewangan mahu mengetahui kos, kekerapan pengebilan dan pusat kos sebelum meluluskan langganan
- Ketua perlindungan data mahu tanda amaran ringkas bagi mana-mana alat yang akan menyimpan data peribadi
- Seorang pengurus mahu permintaan disalurkan kepadanya untuk kelulusan sebelum perbelanjaan dibuat
Soalan dalam borang permintaan perisian ini
27 soalan dalam 4 halaman · termasuk muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Tentang anda
- Nama anda*
- E-mel kerja*
- Jabatan Operasi · Jualan · Pemasaran · Kewangan · Kejuruteraan · Sokongan pelanggan · Sumber manusia · IT · Lain-lain
2 Perisian tersebut
- Nama perisian*
- Vendor / penerbit
- Laman web atau pautan produk
- Bagaimanakah ia digunakan?* Dipasang pada komputer · Perkhidmatan web / awan · Sambungan atau alat tambah pelayar · Aplikasi mudah alih
- Lesen* Percuma / sumber terbuka · Percubaan percuma atau freemium · Langganan berbayar · Pembelian sekali sahaja · Kami mungkin sudah mempunyai lesen
- Anggaran kos* hanya ditanya jika berkenaan
- Dibilkan hanya ditanya jika berkenaan Setiap pengguna, setiap bulan · Setiap pengguna, setiap tahun · Bulanan (kadar tetap) · Tahunan (kadar tetap) · Sekali sahaja
- Berapa orang yang memerlukannya?*
- Diperlukan pada
- Keperluan perniagaan*
- Bolehkah alat yang sudah kita gunakan melakukan perkara ini?
3 Keselamatan & data
- Adakah ia akan menyimpan atau memproses data peribadi?* Ya · Tidak · Tidak tahu
- Apakah jenis data peribadi?* hanya ditanya jika berkenaan Maklumat hubungan · Rekod pelanggan · Rekod pekerja · Data kewangan atau pembayaran · Data kesihatan atau data sensitif lain · Data tentang kanak-kanak
- Di manakah data disimpan? hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah maklumat sulit syarikat akan dimasukkan ke dalamnya?
- Adakah ia menyokong log masuk tunggal (SSO)? Ya · Tidak · Tidak tahu
- Adakah ia perlu disambungkan kepada sistem atau akaun syarikat lain?
- Apakah yang akan disambungkannya dan apakah kebenaran yang dimintanya?* hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah ia memerlukan hak pentadbir untuk dipasang? hanya ditanya jika berkenaan
- Dokumen keselamatan vendor
4 Kelulusan
- Pengurus yang meluluskan*
- E-mel pengurus*
- Pusat kos atau kod belanjawan hanya ditanya jika berkenaan
- Sebelum kelulusan*
Borang permintaan perisian, halaman demi halaman
1 Tentang anda
Borang ini bermula dengan meminta nama pemohon, e-mel kerja dan jabatan, supaya sesiapa yang menyemak permintaan itu dapat mengetahui dengan segera untuk siapa permintaan tersebut dibuat dan di bawah bajet mana ia mungkin diletakkan.
2 Perisian
Halaman ini meminta nama perisian, vendor dan pautan kepada produk, kemudian "Bagaimanakah ia digunakan?" (dipasang, web, sambungan pelayar atau mudah alih) serta jenis lesen. Jika lesen itu tidak percuma, borang akan memaparkan soalan "Anggaran kos" dan selepas soalan itu dijawab, ia turut memaparkan "Dibilkan" supaya anda tahu sama ada caj tersebut bulanan, tahunan atau sekali sahaja.
Borang ini juga bertanya bilangan orang yang memerlukan alat tersebut, bila ia diperlukan dan — yang paling penting — keperluan perniagaan: masalah yang diselesaikannya serta perkara yang berlaku tanpanya. Soalan susulan bertanya sama ada alat sedia ada sebenarnya boleh melakukan tugas tersebut, yang selalunya merupakan cara terpantas untuk menolak pembelian pendua.
3 Keselamatan & data
Inilah bahagian yang sering dilangkau dalam mesej Slack tetapi paling penting. Borang ini bertanya sama ada perisian akan menyimpan atau memproses data peribadi; jawapan "Ya" akan memaparkan senarai semak tentang jenis data tersebut (butiran hubungan, rekod pelanggan, rekod pekerja, data kewangan, data kesihatan atau data tentang kanak-kanak) serta soalan tentang tempat data itu disimpan.
Borang ini juga bertanya sama ada maklumat sulit syarikat akan dimasukkan ke dalam alat tersebut, sama ada ia menyokong daftar masuk tunggal dan sama ada ia perlu disambungkan kepada sistem syarikat lain — jika ya, borang akan bertanya perkara yang hendak disambungkan serta kebenaran yang diminta. Jika alat itu dipasang dan bukannya berasaskan web, borang juga bertanya sama ada hak pentadbir diperlukan. Terdapat ruang untuk memuat naik gambaran keselamatan vendor atau perjanjian pemprosesan data vendor, supaya penyemak tidak perlu mencarinya secara berasingan.
4 Kelulusan
Halaman terakhir mengumpulkan nama dan e-mel pengurus yang meluluskan, serta — bagi apa-apa yang tidak percuma — pusat kos atau kod bajet. Sebelum menghantar, pemohon mengesahkan bahawa mereka tidak akan memasang perisian, mendaftar menggunakan akaun kerja atau memuat naik data syarikat sehingga permintaan diluluskan. Ini ialah pernyataan kecil tetapi berguna yang menghalang IT bayangan daripada berleluasa semasa semakan dijalankan.
Ubah suai templat ini
- Tambah atau buang pilihan jabatan dalam menu lungsur agar sepadan dengan carta organisasi anda
- Tambah soalan supaya pengurus pemohon boleh meluluskan terus dalam borang, jika anda tidak mahu bergantung pada e-mel berasingan
- Gunakan logik bersyarat untuk bertanya soalan tambahan hanya apabila alat tersebut mengendalikan data kesihatan atau kewangan
- Tetapkan bilangan maksimum respons atau tarikh tutup jika anda menjalankan audit perisian sekali sahaja dan bukannya menerima permintaan secara berterusan
- Tukar folder peti besi tempat PDF difailkan supaya permintaan masuk bersama rekod IT atau perolehan anda
- Laraskan perkataan dalam pernyataan persetujuan agar sepadan dengan dasar IT anda sendiri
Petua untuk borang permintaan perisian yang lebih baik
- Minta keperluan perniagaan dalam bahasa yang mudah — "menjimatkan dua jam seminggu untuk pelaporan" lebih berguna daripada justifikasi yang kabur
- Tanya perkara yang benar-benar akan anda gunakan sahaja: bahagian keselamatan boleh terasa panjang, jadi gunakannya untuk alat yang menyentuh data sebenar syarikat atau pelanggan
- Galakkan pemohon melampirkan apa-apa yang telah diterbitkan oleh vendor (halaman keselamatan, DPA) dan bukannya cuba menyelidiknya sendiri
- Semak permintaan mengikut jadual tetap supaya orang tidak dibiarkan menunggu dan akhirnya memasang perisian secara senyap
- Simpan catatan kasar tentang keputusan (diluluskan, ditolak, sebabnya) bersama PDF supaya penyemak pada masa hadapan tidak mengulangi perbualan yang sama
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setelah seseorang menghantar permintaan perisian, FileIt menyimpan keseluruhan permintaan — termasuk jawapan pemohon dan sebarang dokumen vendor — sebagai PDF dalam peti besi anda, di mana-mana folder yang telah anda sediakan untuk rekod IT atau perolehan. Anda (dan sesiapa sahaja yang telah anda tambahkan ke senarai pemberitahuan) akan menerima e-mel sebaik sahaja permintaan baharu diterima.
Selepas itu, kebanyakan pasukan membuka jadual Respons untuk melihat permintaan secara ringkas, menapisnya mengikut jabatan atau jenis lesen dan membuka PDF individu bagi perkara yang memerlukan penelitian lanjut. Jika anda perlu menyerahkan sekumpulan permintaan kepada kewangan atau juruaudit, eksport CSV memberikan semua jawapan dalam satu fail, manakala PDF asal kekal difailkan dengan selamat untuk rujukan.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Permintaan perisian: soalan lazim
Adakah templat borang permintaan perisian ini percuma?
Ya. Ia merupakan salah satu daripada lebih 160 templat sedia guna yang disertakan dalam aplikasi Forms pada setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma. Anda boleh menggunakannya seadanya atau mengedit setiap soalan.
Adakah pekerja memerlukan akaun FileIt untuk menghantar permintaan?
Tidak. Anda berkongsi pautan awam atau menghantarnya melalui e-mel, dan sesiapa sahaja boleh mengisinya serta menghantar permintaan — tiada pendaftaran diperlukan oleh mereka.
Bagaimanakah saya mendapatkan permintaan yang telah lengkap?
Setiap penghantaran secara automatik menjadi PDF yang disimpan dalam peti besi FileIt anda. Selain itu, anda boleh melihat setiap respons dalam jadual yang boleh dicari atau mengeksport kesemuanya ke CSV.
Bolehkah saya menetapkan soalan keselamatan supaya hanya terpakai kepada alat tertentu?
Ya. Templat ini sudah menggunakan logik bersyarat — contohnya, senarai semak jenis data hanya dipaparkan jika seseorang menyatakan bahawa perisian itu akan mengendalikan data peribadi — dan anda boleh menambah syarat sendiri dalam pereka bentuk.
Bolehkah saya mewajibkan kelulusan pengurus sebelum perisian dipasang?
Borang itu sendiri merekodkan janji pemohon untuk tidak memasang apa-apa sehingga diluluskan, serta menyalurkan nama dan e-mel pengurus kepada anda. Kelulusan permintaan ialah langkah yang anda kendalikan selepas menyemak respons — borang itu tidak menghantar permintaan ke tempat lain secara sendiri.
Bolehkah saya mengaitkan borang ini dengan proses perolehan sedia ada?
Ya — failkan setiap PDF ke dalam folder peti besi yang telah anda gunakan untuk perolehan, dan eksport respons ke CSV jika anda perlu mengimportnya ke dalam hamparan atau sistem lain.
Bagaimana jika pemohon belum mengetahui kos tepat?
Kos diminta sebagai anggaran, jadi angka kasar sudah memadai — anda sentiasa boleh menghubungi semula pemohon untuk mendapatkan sebut harga yang lebih tepat sebelum kelulusan akhir.