¿Qué es la plantilla del formulario de acta de reunión disciplinaria?
Quien preside una audiencia disciplinaria o toma notas en ella necesita registrar siempre lo mismo: quién estuvo presente, qué se dijo exactamente por ambas partes y qué se decidió, por escrito lo antes posible, antes de que la memoria empiece a desvanecerse. Esta plantilla sigue esa secuencia, desde los datos básicos de la reunión hasta el resultado y el derecho de la persona empleada a apelar.
Rellenarla online justo después de la reunión es mejor que pasar a limpio más tarde notas dispersas basadas en la memoria o en un bloc: la estructura pide al encargado de tomar notas detalles que es fácil olvidar bajo presión, como si se informó previamente por escrito a la persona empleada de las acusaciones o si estuvo acompañada. Las preguntas condicionales solo solicitan detalles adicionales cuando corresponde; por ejemplo, el papel de la persona acompañante o los motivos de una decisión solo aparecen después de dar la respuesta anterior pertinente.
Una vez completada, FileIt guarda el acta como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, lo que proporciona a RR. HH. un archivo fechado y coherente para cada etapa del proceso: investigación, audiencia y cualquier apelación.
- Ideal para
- Equipos de RR. HH. y personas que presiden reuniones y documentan reuniones disciplinarias o de investigación
- La completa
- La persona que preside la reunión o quien toma las notas
- Tiempo necesario
- Unos 10 minutos, más el tiempo necesario para redactar las respuestas completas
- Incluye
- Preguntas condicionales, firma y varios campos de texto largo para detalles objetivos
¿Quién usa un formulario de acta de reunión disciplinaria?
- Equipos de RR. HH. que estandarizan la forma de registrar las reuniones disciplinarias y de investigación en toda la organización
- Responsables que presiden una reunión por sí mismos y necesitan un formato coherente para redactar el acta después
- Organizaciones que crean un expediente fechado para seguir el proceso de una persona empleada durante las fases de investigación, audiencia y apelación
- Equipos que quieren confirmar en el acta si realmente se siguieron los pasos del procedimiento —notificación por escrito y derecho a estar acompañado—
- Cualquier persona que necesite un relato objetivo tanto de las acusaciones como de la respuesta de la persona empleada, separado de la decisión final
Preguntas de este formulario de acta de reunión disciplinaria
33 preguntas en 4 páginas · incluye firma, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Detalles de la reunión
- Nombre del empleado*
- Puesto del empleado
- Departamento Operaciones · Ventas · Marketing · Finanzas · Ingeniería · Atención al cliente · Recursos Humanos · Otro
- Tipo de reunión* Reunión de investigación · Audiencia disciplinaria · Audiencia de apelación
- Fecha*
- Hora de inicio
- Celebrada Presencial · Por videollamada · Por teléfono
- Lugar
- Preside (nombre y cargo)*
- Toma las notas
- Otras personas presentes
- ¿Se informó al empleado por escrito, antes de la reunión, sobre la reunión y las alegaciones?*
- Fecha en que se comunicó la notificación solo se pregunta cuando corresponde
- ¿El empleado estuvo acompañado?*
- Nombre de la persona acompañante solo se pregunta cuando corresponde
- La persona acompañante era… solo se pregunta cuando corresponde Compañero de trabajo · Representante sindical
2 Alegaciones y respuesta
- Alegaciones tratadas*
- Pruebas presentadas
- Respuesta del empleado*
- Circunstancias atenuantes planteadas
- ¿Se aplazó la reunión (p. ej., para realizar más investigaciones)?
- ¿Por qué y qué ocurrirá a continuación? solo se pregunta cuando corresponde
3 Resultado
- Resultado* La decisión se comunicará por escrito · No se tomarán más medidas · Medida informal / asesoramiento de la dirección · Primera amonestación por escrito · Amonestación final por escrito · Despido
- Decisión prevista para solo se pregunta cuando corresponde
- Motivos de la decisión* solo se pregunta cuando corresponde
- Mejora esperada, apoyo ofrecido y período de revisión solo se pregunta cuando corresponde
4 Derecho a apelar y conformidad
- ¿Se informó al empleado de su derecho a apelar?*
- Plazo para apelar solo se pregunta cuando corresponde
- Enviar las apelaciones a solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Se ha ofrecido al empleado una copia de estas notas?
- Tu correo electrónico (persona que completa este registro)*
- Registro*
- Firma de la persona que preside o toma las notas*
El formulario acta de reunión disciplinaria, página por página
1 Datos de la reunión
Esta página comienza recordando que la plantilla es un punto de partida que debes adaptar a tu propia política disciplinaria y que registra la reunión, pero no sustituye la carta de resolución por escrito. Después repasa los datos prácticos: nombre, puesto y departamento de la persona empleada; tipo de reunión —investigación, audiencia o apelación—; fecha, hora y formato (presencial, por vídeo o por teléfono); quién la presidió y quién tomó las notas; y cualquier otra persona presente.
Dos preguntas de sí o no son importantes para garantizar un procedimiento justo: ¿Se informó a la persona empleada por escrito, antes de la reunión, sobre la reunión y las acusaciones?, que muestra un campo de fecha si la respuesta es afirmativa, y ¿La persona empleada estuvo acompañada?, que abre campos para el nombre de la persona acompañante y para indicar si asistió como compañera o compañero de trabajo o como representante sindical.
2 Acusaciones y respuesta
Esta página se mantiene deliberadamente objetiva: su descripción recuerda a quien la rellena que debe registrar la versión de cada parte sin opiniones ni conclusiones. Acusaciones tratadas recoge lo que se expuso a la persona empleada, tal como aparece en la carta de invitación, y el campo opcional Pruebas presentadas anota cualquier documento o registro mencionado. La respuesta de la persona empleada recoge su versión, en la medida de lo posible con sus propias palabras, incluido todo lo que negó o aceptó, y el campo opcional Circunstancias atenuantes alegadas recoge cualquier elemento que aportara en su defensa.
Si la reunión no llegó a una conclusión en ese momento, ¿Se aplazó la reunión? abre un campo para explicar por qué y qué ocurrirá después, algo útil cuando se necesita investigar más antes de poder tomar una decisión.
3 Resultado
Resultado ofrece una serie de resultados habituales: decisión que se comunicará por escrito, ninguna otra medida, medida informal, primera advertencia por escrito, advertencia final por escrito o despido, con espacio para describir otro resultado si ninguno encaja. Al elegir decisión que se comunicará por escrito se abre un campo para indicar cuándo se espera la decisión; cualquier otra opción requiere Motivos de la decisión, de modo que el acta siempre explica por qué se llegó a un resultado y no solo cuál fue. Para todos los resultados, excepto ninguna otra medida, aparece un campo opcional sobre la mejora esperada, el apoyo ofrecido y el periodo de revisión.
4 Derecho a apelar y validación
La última página confirma si se informó a la persona empleada de su derecho a apelar y, en caso afirmativo, registra el plazo para apelar y a quién deben enviarse las apelaciones. También registra si se ofreció a la persona empleada una copia de las notas y solicita el correo electrónico de quien completó el acta. Una declaración final confirma que las notas son un resumen justo y preciso, redactado lo antes posible después de la reunión, seguida de la firma de quien la presidió o tomó las notas.
Personaliza la plantilla
- Adapta las opciones de resultado y las fases de advertencia para que coincidan con tu propia política disciplinaria
- Añade campos para un número de expediente o de referencia si haces seguimiento de los asuntos disciplinarios en otro sistema
- Limita la carpeta de la bóveda en la que se archivan estas actas a RR. HH. y al responsable correspondiente
- Añade una pregunta que indique en virtud de qué política o procedimiento se celebró la reunión
- Desactiva las copias por correo electrónico para esta plantilla, ya que los expedientes disciplinarios normalmente se conservan internamente en lugar de enviarse automáticamente
- Añade un campo para la fecha de la revisión de seguimiento si tu proceso incluye una comprobación formal después de una advertencia
Consejos para mejorar tu formulario acta de reunión disciplinaria
- Redacta el acta lo antes posible después de la reunión, mientras los detalles aún están frescos
- Mantén las secciones de acusaciones y respuesta estrictamente objetivas; reserva cualquier análisis o razonamiento para la sección del resultado
- Registra explícitamente los pasos del procedimiento, como la notificación por escrito o el ofrecimiento del derecho a estar acompañado, en lugar de suponer que se recordarán más adelante
- Sigue tu propia política disciplinaria y la legislación laboral que te sea aplicable, y pide asesoramiento a RR. HH. o legal cuando el resultado pueda ser grave; esta plantilla es un punto de partida para tomar notas, no sustituye esa política ni ese asesoramiento
- Restringe estos expedientes a las personas que necesiten acceder a ellos, ya que normalmente contienen información sensible sobre una persona empleada
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto se envía el acta, FileIt la guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que hayas configurado para los expedientes de RR. HH. o disciplinarios y avisa a quien hayas configurado para recibir nuevos envíos, normalmente RR. HH. Como es un PDF firmado y fechado desde el momento de su creación, constituye un registro fijo de lo que se trató y decidió en esa fase del proceso.
A partir de ahí, RR. HH. suele utilizar el acta para redactar la carta de resolución por escrito a la que la persona empleada tiene derecho por separado y la archiva junto con las notas de investigación anteriores para que todo el historial del caso esté en un solo lugar. Si se presenta una apelación, puedes volver a utilizar la misma plantilla para esa reunión, y la tabla de Respuestas facilita encontrar todos los registros relacionados con una persona empleada.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Acta de reunión disciplinaria: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de acta de reunión disciplinaria?
Sí. Forma parte de la biblioteca de plantillas de FileIt y está incluida en todas las cuentas, incluido el plan gratuito, sin coste adicional por la plantilla ni por el diseñador de Forms.
¿La persona empleada completa alguna parte de este formulario?
No. Está diseñada para que la complete quien preside la reunión o toma las notas, como registro de lo ocurrido, no para enviársela a la persona empleada para que la rellene.
¿Cómo obtengo el acta completada en formato PDF?
Cada envío se guarda automáticamente como un PDF firmado en la carpeta de la bóveda que elegiste al configurar el formulario y puede abrirse en cualquier momento desde la tabla de Respuestas.
¿Sustituye este formulario la carta de resolución por escrito que se envía a la persona empleada?
No. La propia plantilla indica que registra la reunión; enviar una resolución por escrito aparte a la persona empleada sigue siendo un paso de tu propio proceso.
¿Cumple esta plantilla los requisitos legales del procedimiento disciplinario?
Ningún formulario puede garantizarlo por sí solo. Esta plantilla es un punto de partida para tomar notas: adáptala a tu propia política disciplinaria y a la legislación laboral que te sea aplicable, y pide asesoramiento cuando la situación sea grave.
¿Puedo utilizar la misma plantilla para reuniones de investigación, audiencias y apelaciones?
Sí. La pregunta Tipo de reunión incluye las tres opciones, por lo que puedes reutilizar una sola plantilla durante todo el caso.
¿Quién debe tener acceso a estos expedientes?
Tú eliges: seleccionas la carpeta de la bóveda en la que se archiva cada respuesta, por lo que puedes dirigir los expedientes disciplinarios a una carpeta restringida a RR. HH. y al responsable correspondiente.
¿Puedo editar la lista de posibles resultados?
Sí. Puedes editar, reordenar o eliminar las opciones de resultado, igual que cualquier otra pregunta, en el diseñador para adaptarlas a tu propia política.