Apakah templat borang rekod mesyuarat tatatertib?
Sesiapa yang mempengerusikan pendengaran tatatertib atau mencatat nota perlu merekodkan perkara yang sama setiap kali: siapa yang hadir, perkara yang dikatakan oleh kedua-dua pihak dengan tepat, dan keputusan yang dibuat — semuanya ditulis secepat mungkin, sebelum ingatan mula pudar. Templat ini disusun mengikut urutan tersebut, daripada butiran asas mesyuarat hingga hasilnya dan hak pekerja untuk membuat rayuan.
Mengisinya dalam talian sejurus selepas mesyuarat lebih baik daripada menaip nota berselerak kemudian berdasarkan ingatan atau buku nota: strukturnya mengingatkan pencatat tentang butiran yang mudah terlupa apabila berada di bawah tekanan, seperti sama ada pekerja telah dimaklumkan secara bertulis tentang dakwaan terlebih dahulu, atau sama ada mereka ditemani. Soalan bersyarat hanya meminta butiran tambahan apabila berkenaan — contohnya, peranan teman, atau sebab sesuatu keputusan, hanya dipaparkan selepas jawapan terdahulu yang berkaitan diberikan.
Setelah lengkap, FileIt menyimpan rekod tersebut sebagai PDF dalam folder peti simpanan yang anda pilih, memberikan HR fail bertarikh dan konsisten untuk setiap peringkat proses — siasatan, pendengaran dan sebarang rayuan.
- Sesuai untuk
- Pasukan HR dan pengerusi mesyuarat yang mendokumentasikan mesyuarat tatatertib atau siasatan
- Diisi oleh
- Orang yang mempengerusikan mesyuarat atau pencatat nota
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 10 minit, ditambah masa untuk menulis respons yang lebih lengkap
- Termasuk
- Soalan bersyarat, tandatangan, beberapa ruang teks panjang untuk butiran fakta
Siapa yang menggunakan borang rekod mesyuarat tatatertib?
- Pasukan HR yang menyeragamkan cara mesyuarat tatatertib dan siasatan direkodkan di seluruh organisasi
- Pengurus yang mempengerusikan mesyuarat sendiri dan memerlukan format konsisten untuk menulis rekod selepasnya
- Organisasi yang membina fail bertarikh untuk menjejaki pekerja melalui peringkat siasatan, pendengaran dan rayuan
- Pasukan yang mahu mengesahkan dalam rekod sama ada langkah prosedur — notis bertulis, hak untuk ditemani — benar-benar telah dilaksanakan
- Sesiapa yang memerlukan catatan fakta tentang dakwaan dan respons pekerja, disimpan berasingan daripada keputusan yang dibuat kemudian
Soalan dalam borang rekod mesyuarat tatatertib ini
33 soalan dalam 4 halaman · termasuk tandatangan, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Butiran mesyuarat
- Nama pekerja*
- Jawatan pekerja
- Jabatan Operasi · Jualan · Pemasaran · Kewangan · Kejuruteraan · Sokongan pelanggan · Sumber manusia · Lain-lain
- Jenis mesyuarat* Mesyuarat siasatan · Pendengaran tatatertib · Pendengaran rayuan
- Tarikh*
- Masa mula
- Diadakan Secara bersemuka · Melalui panggilan video · Melalui telefon
- Lokasi
- Dipengerusikan oleh (nama dan jawatan)*
- Nota dicatat oleh
- Hadir bersama
- Adakah pekerja telah dimaklumkan secara bertulis, sebelum mesyuarat, tentang mesyuarat dan dakwaan tersebut?*
- Tarikh notis diberikan hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah pekerja ditemani?*
- Nama teman hanya ditanya jika berkenaan
- Teman ialah… hanya ditanya jika berkenaan Rakan sekerja · Wakil kesatuan sekerja
2 Dakwaan & maklum balas
- Dakwaan yang dibincangkan*
- Bukti yang dikemukakan
- Maklum balas pekerja*
- Keadaan yang meringankan yang dibangkitkan
- Adakah mesyuarat ditangguhkan (cth. untuk siasatan lanjut)?
- Mengapa, dan apakah langkah seterusnya? hanya ditanya jika berkenaan
3 Keputusan
- Keputusan* Keputusan akan menyusul secara bertulis · Tiada tindakan lanjut · Tindakan tidak formal / nasihat pengurusan · Amaran bertulis pertama · Amaran bertulis terakhir · Pemecatan
- Keputusan dijangka pada hanya ditanya jika berkenaan
- Sebab keputusan* hanya ditanya jika berkenaan
- Penambahbaikan yang diharapkan, sokongan yang ditawarkan dan tempoh semakan hanya ditanya jika berkenaan
4 Hak untuk membuat rayuan & pengesahan
- Adakah pekerja telah dimaklumkan tentang hak mereka untuk membuat rayuan?*
- Tarikh akhir rayuan hanya ditanya jika berkenaan
- Rayuan hendaklah dihantar kepada hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah pekerja telah ditawarkan salinan nota ini?
- E-mel anda (orang yang melengkapkan rekod ini)*
- Rekod*
- Tandatangan pengerusi atau pencatat minit*
Borang rekod mesyuarat tatatertib, halaman demi halaman
1 Butiran mesyuarat
Halaman ini dibuka dengan peringatan bahawa templat ini ialah titik permulaan yang perlu disesuaikan dengan polisi tatatertib anda sendiri, dan bahawa ia merekodkan mesyuarat, bukan menggantikan surat keputusan bertulis. Seterusnya, ia merangkumi fakta praktikal: nama, jawatan dan jabatan pekerja; Jenis mesyuarat — siasatan, pendengaran atau rayuan; tarikh, masa dan format (bersemuka, video atau telefon); siapa yang mempengerusikan dan siapa yang mencatat nota; serta orang lain yang hadir.
Dua soalan ya/tidak penting untuk proses yang adil: Adakah pekerja dimaklumkan secara bertulis sebelum mesyuarat tentang mesyuarat dan dakwaan tersebut?, yang akan memaparkan ruang tarikh jika dijawab ya, dan Adakah pekerja ditemani?, yang membuka ruang untuk nama teman serta sama ada mereka hadir sebagai rakan sekerja atau wakil kesatuan sekerja.
2 Dakwaan & respons
Halaman ini sengaja dikekalkan berdasarkan fakta — keterangannya mengingatkan sesiapa yang mengisinya supaya merekodkan penjelasan setiap pihak tanpa pendapat atau kesimpulan. Dakwaan yang dibincangkan merekodkan perkara yang dikemukakan kepada pekerja, seperti yang dinyatakan dalam surat jemputan, manakala ruang pilihan Bukti yang dikemukakan mencatat sebarang dokumen atau rekod yang dirujuk. Respons pekerja merekodkan penjelasan mereka dengan kata-kata sendiri setakat yang boleh, termasuk perkara yang mereka pertikaikan atau terima, manakala ruang pilihan Keadaan yang meringankan yang dikemukakan merekodkan apa-apa perkara yang mereka nyatakan sebagai pembelaan.
Jika mesyuarat tidak mencapai kesimpulan serta-merta, Adakah mesyuarat ditangguhkan? membuka ruang untuk sebabnya dan perkara yang berlaku seterusnya — berguna apabila siasatan lanjut diperlukan sebelum keputusan boleh dibuat.
3 Hasil
Hasil menawarkan beberapa keputusan standard — keputusan akan menyusul secara bertulis, tiada tindakan lanjut, tindakan tidak formal, amaran bertulis pertama atau terakhir, atau pemecatan — dengan ruang untuk menerangkan hasil lain jika tiada satu pun yang sesuai. Memilih keputusan akan menyusul secara bertulis membuka ruang untuk menyatakan bila keputusan dijangka dibuat; memilih pilihan lain memerlukan Sebab keputusan, supaya rekod sentiasa menerangkan sebab sesuatu hasil dicapai, bukan sekadar menyatakan hasilnya. Ruang pilihan untuk penambahbaikan yang dijangka, sokongan yang ditawarkan dan tempoh semakan dipaparkan bagi setiap hasil kecuali tiada tindakan lanjut.
4 Hak untuk merayu & pengesahan
Halaman terakhir mengesahkan sama ada pekerja telah dimaklumkan tentang hak mereka untuk merayu dan, jika ya, merekodkan tarikh akhir rayuan serta kepada siapa rayuan perlu dihantar. Ia juga merekodkan sama ada pekerja telah ditawarkan salinan nota, dan mengambil alamat e-mel orang yang melengkapkan rekod tersebut. Pernyataan penutup mengesahkan bahawa nota itu merupakan ringkasan yang adil dan tepat, ditulis secepat yang munasabah selepas mesyuarat, diikuti tandatangan pengerusi atau pencatat nota.
Ubah suai templat ini
- Sesuaikan pilihan hasil dan peringkat amaran dengan polisi tatatertib anda sendiri
- Tambah ruang untuk nombor kes atau rujukan jika anda menjejaki perkara tatatertib dalam sistem lain
- Hadkan akses folder peti simpanan tempat rekod ini difailkan kepada HR dan pengurus yang berkaitan sahaja
- Tambah soalan yang merekodkan polisi atau prosedur yang digunakan untuk menjalankan mesyuarat tersebut
- Matikan salinan yang dihantar melalui e-mel untuk templat ini, kerana rekod tatatertib biasanya disimpan secara dalaman dan bukannya dihantar secara automatik
- Tambah ruang tarikh semakan susulan jika proses anda merangkumi semakan rasmi selepas amaran
Petua untuk borang rekod mesyuarat tatatertib yang lebih baik
- Tulis rekod secepat mungkin selepas mesyuarat, ketika butirannya masih segar dalam ingatan
- Pastikan bahagian dakwaan dan respons benar-benar berdasarkan fakta — simpan sebarang analisis atau alasan untuk bahagian hasil
- Rekodkan langkah prosedur dengan jelas, seperti notis bertulis yang diberikan atau hak untuk ditemani yang ditawarkan, dan bukannya menganggap perkara itu akan diingati kemudian
- Patuhi polisi tatatertib anda sendiri dan undang-undang pekerjaan yang terpakai kepada anda, serta dapatkan nasihat HR atau undang-undang apabila hasilnya mungkin serius — templat ini ialah titik permulaan untuk mencatat nota, bukan pengganti polisi atau nasihat tersebut
- Hadkan rekod ini kepada orang yang memerlukannya, kerana rekod ini biasanya mengandungi maklumat sensitif tentang seseorang pekerja
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Sebaik sahaja rekod dihantar, FileIt menyimpannya sebagai PDF dalam folder peti simpanan yang anda sediakan untuk rekod HR atau tatatertib, dan memaklumkan sesiapa yang anda tetapkan untuk menerima penyerahan baharu — biasanya HR. Oleh sebab ia merupakan PDF bertandatangan dan bertarikh sejak saat ia dicipta, rekod ini menjadi catatan tetap tentang perkara yang dibincangkan dan diputuskan pada peringkat proses tersebut.
Selepas itu, HR biasanya menggunakan rekod tersebut untuk menyediakan surat keputusan bertulis yang berhak diterima oleh pekerja secara berasingan, dan memfailkannya bersama nota siasatan terdahulu supaya keseluruhan sejarah kes berada di satu tempat. Jika rayuan dibuat, templat yang sama boleh digunakan semula untuk mesyuarat tersebut, dan jadual Responses memudahkan anda mencari setiap rekod yang berkaitan dengan seorang pekerja.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Rekod mesyuarat tatatertib: soalan lazim
Adakah templat rekod mesyuarat tatatertib ini percuma untuk digunakan?
Ya. Templat ini sebahagian daripada pustaka templat FileIt, termasuk dalam setiap akaun termasuk pelan percuma, tanpa kos tambahan untuk templat atau pereka bentuk Forms.
Adakah pekerja mengisi mana-mana bahagian borang ini sendiri?
Tidak. Borang ini direka untuk dilengkapkan oleh orang yang mempengerusikan mesyuarat atau mencatat nota, sebagai rekod tentang perkara yang berlaku, bukannya sesuatu yang dihantar kepada pekerja untuk diisi.
Bagaimanakah saya mendapatkan rekod yang lengkap sebagai PDF?
Setiap penyerahan disimpan secara automatik sebagai PDF bertandatangan dalam folder peti simpanan yang anda pilih semasa menyediakan borang, dan boleh dibuka pada bila-bila masa daripada jadual Responses.
Adakah borang ini menggantikan surat keputusan bertulis yang dihantar kepada pekerja?
Tidak. Templat ini sendiri menyatakan bahawa ia merekodkan mesyuarat; penghantaran keputusan bertulis yang berasingan kepada pekerja kekal sebagai langkah dalam proses anda sendiri.
Adakah templat ini mematuhi keperluan prosedur tatatertib dari segi undang-undang?
Tiada borang yang boleh menjamin perkara itu dengan sendirinya. Templat ini ialah titik permulaan untuk mencatat nota — sesuaikan dengan polisi tatatertib anda sendiri dan undang-undang pekerjaan yang terpakai kepada anda, serta dapatkan nasihat apabila keadaannya serius.
Bolehkah saya menggunakan templat yang sama untuk mesyuarat siasatan, pendengaran dan rayuan?
Ya. Soalan Jenis mesyuarat merangkumi ketiga-tiganya, jadi anda boleh menggunakan semula satu templat sepanjang sesuatu kes.
Siapakah yang patut mempunyai akses kepada rekod ini?
Itu pilihan anda — anda memilih folder peti simpanan tempat setiap respons difailkan, jadi anda boleh menghalakan rekod tatatertib ke folder yang aksesnya dihadkan kepada HR dan pengurus yang berkaitan.
Bolehkah saya mengedit senarai hasil yang mungkin?
Ya. Pilihan hasil, bersama-sama setiap soalan lain, boleh diedit, disusun semula atau dibuang dalam pereka bentuk agar sepadan dengan polisi anda sendiri.