Apakah templat borang permintaan peralatan?
Sama ada komputer riba baharu, monitor kedua, telefon gantian atau kerusi ergonomik, kebanyakan permintaan peralatan bermula dengan cara yang sama: e-mel kepada IT atau pengurus yang menerangkan perkara yang diperlukan dan sebabnya. Templat ini menukarkannya kepada borang berstruktur yang merangkumi perkara yang diminta, sama ada baharu, gantian atau naik taraf, tahap keperluannya, dan pihak yang perlu meluluskan.
Permintaan melalui e-mel boleh tertimbus, dilupakan atau diluluskan tanpa sesiapa merekodkan pusat kos yang perlu dicaj. Borang dalam talian memastikan setiap permintaan menggunakan format yang sama, mengemukakan soalan susulan yang penting seperti sistem pengendalian untuk komputer riba atau sama ada kerusi disyorkan melalui penilaian ergonomik, hanya apabila berkaitan, serta sentiasa merekodkan pihak yang meluluskannya.
Setiap permintaan yang dihantar menjadi PDF dan terus disimpan dalam peti besi FileIt anda, supaya bahagian perolehan atau IT mempunyai rekod bertarikh dan tersusun tentang perkara yang diminta, sebabnya dan pihak yang meluluskan, tanpa perlu menyelongkar semula e-mel.
- Sesuai untuk
- Pasukan IT dan pengurus pejabat yang mengendalikan permintaan peralatan pekerja
- Diisi oleh
- Pekerja yang membuat permintaan
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 3-5 minit
- Termasuk
- Senarai item pilihan berbilang, soalan susulan bersyarat, medan kelulusan pengurus
Siapa yang menggunakan borang permintaan peralatan?
- Pasukan IT yang menyeragamkan permintaan komputer riba, telefon dan aksesori, bukannya mengendalikan e-mel ad hoc
- Pengurus pejabat yang meluluskan permintaan perabot seperti kerusi dan meja berdiri
- Syarikat yang mempunyai kakitangan hibrid atau jarak jauh dan memerlukan peralatan dihantar, bukan diambil secara bersemuka
- Pasukan kewangan yang mahu setiap permintaan ditandai dengan pusat kos sebelum diluluskan
- Menggantikan peralatan yang rosak atau sudah lama dengan alasan dan rujukan aset yang didokumenkan
Soalan dalam borang permintaan peralatan ini
21 soalan dalam 3 halaman · termasuk muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Tentang anda
- Nama anda*
- E-mel kerja*
- Jabatan Operasi · Jualan · Pemasaran · Kewangan · Kejuruteraan · Sokongan pelanggan · Sumber manusia · Lain-lain
- Di manakah anda bekerja?* Di pejabat · Hibrid · Sepenuhnya dari jarak jauh
- Alamat penghantaran* hanya ditanya jika berkenaan
2 Perkara yang anda perlukan
- Apakah yang anda perlukan?* Komputer riba · Komputer meja · Monitor · Papan kekunci dan tetikus · Set kepala atau kamera web · Telefon mudah alih · Tablet · Stesen dok atau penyesuai · Kerusi pejabat · Meja atau meja berdiri · Aksesori ergonomik
- Sistem pengendalian komputer riba hanya ditanya jika berkenaan Windows · Mac · Linux · Tiada pilihan khusus
- Adakah anda juga memerlukan pelan mudah alih / SIM? hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah kerusi ini diperlukan susulan penilaian ergonomik atau kesihatan pekerjaan? hanya ditanya jika berkenaan
- Laporan penilaian hanya ditanya jika berkenaan
- Model, spesifikasi atau pautan khusus
- Adakah ini…* Sesuatu yang baharu · Penggantian untuk peralatan yang rosak atau lama · Naik taraf
- Apakah masalah dengan item semasa? hanya ditanya jika berkenaan
- Diperlukan pada
- Anggaran kos
3 Justifikasi & kelulusan
- Mengapakah anda memerlukannya?*
- Tahap keperluan* Rendah — bagus jika ada · Sederhana — akan membantu tidak lama lagi · Tinggi — saya tidak dapat bekerja dengan baik tanpanya
- Pusat kos atau kod belanjawan
- Pengurus yang meluluskan*
- E-mel pengurus
- Harta syarikat*
Borang permintaan peralatan, halaman demi halaman
1 Tentang anda
Borang bermula dengan Nama anda, E-mel kerja dan menu lungsur Jabatan yang bersifat pilihan, kemudian bertanya Di manakah anda bekerja? — di pejabat, secara hibrid atau sepenuhnya jarak jauh. Memilih hibrid atau sepenuhnya jarak jauh akan membuka soalan Alamat penghantaran, kerana apa-apa yang dipesan untuk seseorang yang bekerja dari rumah perlu dihantar ke suatu alamat dan bukannya ditinggalkan di meja.
2 Perkara yang anda perlukan
Halaman ini bermula dengan Apakah yang anda perlukan?, iaitu senarai semak yang merangkumi komputer riba, komputer meja, monitor, papan kekunci dan tetikus, set kepala atau kamera web, telefon mudah alih, tablet, stesen dok, kerusi, meja dan aksesori ergonomik, serta pilihan Lain-lain. Menandakan komputer riba akan membuka soalan Sistem pengendalian komputer riba (Windows, Mac, Linux atau tiada pilihan); menandakan telefon mudah alih akan membuka soalan ya/tidak tentang keperluan pelan mudah alih atau SIM; dan menandakan kerusi akan membuka soalan sama ada ia disyorkan melalui penilaian ergonomik atau kesihatan pekerjaan, dengan pilihan memuat naik fail laporan penilaian tersebut.
Pekerja juga menyatakan sama ada permintaan itu untuk sesuatu yang baharu, gantian atau naik taraf — memilih gantian akan membuka soalan tentang perkara yang rosak pada item semasa, termasuk tag aset jika ada — serta sebarang model, spesifikasi atau pautan tertentu, tarikh diperlukan dan anggaran kos yang bersifat pilihan.
3 Justifikasi & kelulusan
Halaman terakhir bertanya sebab pekerja memerlukannya, tahap keutamaan permintaan (rendah, sederhana atau tinggi), pusat kos atau kod belanjawan yang bersifat pilihan, nama dan e-mel pengurus yang meluluskan, kemudian diakhiri dengan pernyataan persetujuan yang mengesahkan pekerja memahami bahawa peralatan yang disediakan kekal menjadi harta syarikat, mesti dijaga dengan baik dan perlu dipulangkan apabila mereka meninggalkan syarikat atau apabila diminta.
Ubah suai templat ini
- Tambah atau buang item daripada senarai semak Apakah yang anda perlukan? supaya sepadan dengan perkara yang sebenarnya disediakan atau diluluskan oleh syarikat anda
- Tambah soalan susulan bersyarat anda sendiri seperti soalan sistem pengendalian atau penilaian ergonomik — contohnya, soalan saiz skrin hanya apabila seseorang memilih monitor
- Halakan e-mel pemberitahuan kepada pengurus atau peti masuk IT yang patut melihat setiap permintaan baharu
- Tetapkan bilangan maksimum respons atau tarikh tutup jika anda menjalankan penggantian peralatan sekali sahaja untuk pasukan tertentu
- Simpan respons dalam folder perolehan atau IT khusus dalam peti besi anda, dan ubah suai tajuk dokumen supaya merangkumi jabatan
- Matikan respons berbilang jika anda mahu menghalang pekerja yang sama daripada menghantar beberapa permintaan terbuka sebelum permintaan pertama diselesaikan
Petua untuk borang permintaan peralatan yang lebih baik
- Minta justifikasi ringkas walaupun untuk permintaan kecil — ini memudahkan kelulusan dan penjejakan belanjawan kemudian
- Pastikan senarai item cukup khusus untuk menghalakan permintaan, seperti item IT berbanding perabot, tetapi tidak terlalu panjang hingga sukar diimbas
- Tetapkan jangkaan yang jelas dalam mesej pengesahan tentang tempoh kelulusan biasanya
- Semak penghantaran mengikut keutamaan terlebih dahulu supaya sesiapa yang benar-benar tidak dapat bekerja tanpa sesuatu tidak perlu menunggu di belakang permintaan yang kurang penting
- Simpan rekod perkara yang diluluskan berbanding pusat kos anda supaya perbelanjaan peralatan tidak melebihi belanjawan tanpa disedari
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Apabila pekerja menghantar permintaan, FileIt menyimpan jawapan mereka sebagai PDF, termasuk sebarang fail penilaian ergonomik yang dilampirkan, dalam folder peti besi yang telah anda sediakan, dan menghantar pemberitahuan kepada anda atau sesiapa sahaja yang anda tambahkan untuk menerima makluman. Jika anda telah menghidupkan salinan untuk responden, pekerja akan menerima rekod PDF mereka sendiri tentang perkara yang diminta dengan tepat.
Selepas itu, pihak yang meluluskan peralatan boleh membuka permintaan daripada jadual Respons, menyemak pusat kos dan keutamaan, serta membuat susulan dengan pengurus yang dinamakan sebagai pelulus jika perlu. Menapis jadual mengikut jabatan atau keutamaan, atau mengeksportnya ke CSV, memudahkan semakan beberapa permintaan tertunggak sekali gus berbanding menyemak satu e-mel pada satu masa.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Permintaan peralatan: soalan lazim
Adakah templat borang permintaan peralatan ini percuma?
Ya. Ini ialah salah satu daripada 160 templat dalam aplikasi Forms, tersedia pada setiap akaun FileIt termasuk pelan percuma, dan anda boleh mengedit setiap soalan di dalamnya.
Adakah pekerja memerlukan akaun FileIt untuk menghantar permintaan?
Tidak. Kongsikannya sebagai pautan awam di intranet anda atau hantar pautan melalui e-mel kepada setiap pekerja — mereka boleh mengisinya dan menghantar tanpa mendaftar.
Adakah borang ini mengendalikan pembelian atau pesanan peralatan?
Tidak. Borang ini hanya mengumpulkan permintaan dan butiran kelulusan — anda atau proses perolehan anda masih perlu membuat pesanan sebenar selepas permintaan diluluskan.
Bagaimanakah permintaan diluluskan?
Borang ini merekodkan pengurus yang dicadangkan oleh pekerja untuk meluluskan permintaan serta pusat kos, tetapi kelulusan itu sendiri berlaku di luar borang, contohnya pengurus menyemak PDF yang dihantar atau entri dalam jadual Respons.
Bolehkah saya melihat semua permintaan terbuka di satu tempat?
Ya. Setiap penghantaran muncul dalam jadual Respons, yang boleh anda tapis dan eksport ke CSV, bersama-sama PDF individu bagi setiap permintaan.
Bolehkah saya meminta sebut harga atau harga sebelum meluluskan?
Templat ini merangkumi medan anggaran kos yang bersifat pilihan untuk diisi oleh pekerja jika mereka mengetahuinya, tetapi ia tidak mendapatkan harga langsung — anda perlu mendapatkan sebut harga sebenar secara berasingan jika diperlukan.
Bolehkah saya mengehadkan permintaan kepada peralatan tertentu sahaja?
Ya. Buang mana-mana item yang anda tidak mahu pekerja minta melalui borang ini daripada senarai semak Apakah yang anda perlukan? dalam pereka bentuk.