¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de equipos?
Tanto si se trata de un portátil nuevo, un segundo monitor, un teléfono de sustitución o una silla ergonómica, la mayoría de las solicitudes de equipos empiezan igual: un correo a informática o a un responsable explicando qué se necesita y por qué. Esta plantilla lo convierte en un formulario estructurado que cubre qué se solicita, si es algo nuevo, una sustitución o una mejora, su urgencia y quién debe aprobarlo.
Las solicitudes por correo se pierden, se olvidan o se aprueban sin que nadie registre el centro de costes al que deben cargarse. Un formulario online mantiene todas las solicitudes en el mismo formato, hace las preguntas de seguimiento importantes —como qué sistema operativo se necesita para un portátil o si una silla responde a una evaluación ergonómica— solo cuando son relevantes y siempre registra quién la aprueba.
Cada solicitud enviada se convierte en un PDF que llega directamente a tu bóveda de FileIt, para que compras o informática tengan un registro fechado y archivado de qué se pidió, por qué y quién lo aprobó, sin tener que rebuscar en el correo.
- Ideal para
- Equipos de informática y responsables de oficina que gestionan solicitudes de equipos de empleados
- Lo rellena
- El empleado que hace la solicitud
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 3-5 minutos
- Incluye
- Lista de artículos con selección múltiple, preguntas de seguimiento condicionales y campos de aprobación del responsable
¿Quién usa un formulario de solicitud de equipos?
- Equipos de informática que estandarizan las solicitudes de portátiles, teléfonos y accesorios en lugar de gestionar correos improvisados
- Responsables de oficina que aprueban solicitudes de mobiliario, como sillas y escritorios regulables
- Empresas con personal híbrido o remoto que necesita recibir los equipos a domicilio en lugar de recogerlos en persona
- Equipos de finanzas que quieren que cada solicitud incluya un centro de costes antes de aprobarla
- Sustitución de equipos averiados o antiguos con un motivo documentado y una referencia del activo
Preguntas de este formulario de solicitud de equipos
21 preguntas en 3 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico de trabajo*
- Departamento Operaciones · Ventas · Marketing · Finanzas · Ingeniería · Atención al cliente · Recursos humanos · Otro
- ¿Dónde trabajas?* En la oficina · Híbrido · Totalmente a distancia
- Dirección de entrega* solo se pregunta cuando corresponde
2 Qué necesitas
- ¿Qué necesitas?* Portátil · Computadora de escritorio · Monitor · Teclado y ratón · Auriculares con micrófono o cámara web · Teléfono móvil · Tableta · Estación de acoplamiento o adaptadores · Silla de oficina · Escritorio o escritorio de pie · Accesorios ergonómicos
- Sistema operativo del portátil solo se pregunta cuando corresponde Windows · Mac · Linux · Sin preferencia
- ¿También necesitas un plan móvil o una SIM? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿La silla responde a una evaluación ergonómica o de salud laboral? solo se pregunta cuando corresponde
- Informe de evaluación solo se pregunta cuando corresponde
- Modelos, especificaciones o enlaces concretos
- ¿Se trata de…?* Algo nuevo · Un reemplazo para un equipo averiado o antiguo · Una actualización
- ¿Qué le pasa al artículo actual? solo se pregunta cuando corresponde
- Lo necesitas para
- Costo estimado
3 Justificación y aprobación
- ¿Por qué lo necesitas?*
- Urgencia* Baja — estaría bien tenerlo · Media — pronto sería útil · Alta — no puedo trabajar correctamente sin ello
- Centro de costos o código presupuestario
- Responsable que aprueba*
- Correo electrónico del responsable
- Propiedad de la empresa*
El formulario solicitud de equipos, página por página
1 Sobre ti
El formulario comienza con Nombre, Correo electrónico de trabajo y un menú desplegable opcional de Departamento. Después pregunta ¿Dónde trabajas?: en la oficina, en modalidad híbrida o totalmente en remoto. Al elegir híbrido o totalmente en remoto, aparece una pregunta sobre la Dirección de entrega, ya que todo lo que se pida para alguien que trabaja desde casa debe enviarse a algún sitio en lugar de dejarse en un escritorio.
2 Qué necesitas
Esta página empieza con ¿Qué necesitas?, una lista de casillas que incluye portátiles, ordenadores de sobremesa, monitores, teclados y ratones, auriculares o cámaras web, teléfonos móviles, tabletas, estaciones de acoplamiento, sillas, escritorios y accesorios ergonómicos, además de una opción Otro. Al marcar portátil aparece una pregunta sobre el Sistema operativo del portátil (Windows, Mac, Linux o sin preferencia); al marcar teléfono móvil aparece una pregunta de sí o no sobre si se necesita un plan móvil o una SIM; y al marcar silla aparece una pregunta sobre si responde a una evaluación ergonómica o de salud laboral, con la opción de subir el informe de evaluación.
El empleado también indica si la solicitud es de algo nuevo, una sustitución o una mejora. Al elegir sustitución, aparece una pregunta sobre qué le ocurre al artículo actual, incluida su etiqueta de activo si la tiene. También puede añadir modelos, especificaciones o enlaces concretos, una fecha límite de necesidad y un coste estimado opcional.
3 Justificación y aprobación
La página final pregunta por qué necesita el equipo el empleado, cuál es la urgencia de la solicitud (baja, media o alta), un centro de costes o código presupuestario opcional, y el nombre y correo electrónico del responsable que la aprobará. El formulario termina con una declaración de consentimiento que confirma que el empleado entiende que los equipos proporcionados siguen siendo propiedad de la empresa, deben cuidarse y devolverse cuando abandone la empresa o cuando se le solicite.
Personaliza la plantilla
- Añade o elimina artículos de la lista ¿Qué necesitas? para adaptarla a lo que tu empresa tiene disponible o aprueba realmente
- Añade tus propias preguntas de seguimiento condicionales, como las de sistema operativo o evaluación ergonómica; por ejemplo, una pregunta sobre el tamaño de pantalla solo cuando alguien elija monitor
- Dirige los correos de notificación al responsable o buzón de informática que deba recibir cada nueva solicitud
- Establece un número máximo de respuestas o una fecha de cierre si organizas una renovación puntual de equipos para un equipo concreto
- Archiva las respuestas en una carpeta específica de compras o informática dentro de tu bóveda y ajusta el título del documento para incluir el departamento
- Desactiva las respuestas múltiples si quieres impedir que el mismo empleado envíe varias solicitudes abiertas antes de resolver la primera
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de equipos
- Pide una justificación breve incluso para las solicitudes pequeñas: más adelante hará más rápidos la aprobación y el seguimiento presupuestario
- Haz que la lista de artículos sea lo bastante específica para dirigir las solicitudes, por ejemplo, artículos de informática frente a mobiliario, pero no tan larga que resulte difícil de revisar
- Deja claras en el mensaje de confirmación tus expectativas sobre cuánto suele tardar la aprobación
- Revisa primero las solicitudes según su urgencia, para que quien realmente no pueda trabajar sin algo no quede detrás de solicitudes de menor prioridad
- Lleva un registro de lo aprobado frente a tus centros de costes para que el gasto en equipos no supere el presupuesto sin que nadie lo detecte
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando un empleado envía una solicitud, FileIt guarda sus respuestas como un PDF, incluido cualquier archivo de evaluación ergonómica que haya adjuntado, en la carpeta de la bóveda que hayas configurado, y envía una notificación a ti o a cualquier otra persona que hayas añadido para recibir avisos. Si has activado el envío de una copia al encuestado, el empleado recibe su propio PDF con el registro exacto de lo que solicitó.
A partir de ahí, quien apruebe los equipos puede abrir la solicitud desde la tabla de Respuestas, comprobar el centro de costes y la urgencia, y ponerse en contacto con el responsable indicado si es necesario. Filtrar la tabla por departamento o urgencia, o exportarla a CSV, facilita la revisión conjunta de varias solicitudes pendientes en lugar de hacerlo correo a correo.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de equipos: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de formulario de solicitud de equipos?
Sí. Es una de las 160 plantillas de la aplicación Forms, disponible en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas sus preguntas.
¿Necesitan los empleados una cuenta de FileIt para enviar una solicitud?
No. Compártelo como enlace público en la intranet o envía a cada empleado su propio enlace por correo: podrán rellenarlo y enviarlo sin registrarse.
¿Este formulario gestiona la compra o el pedido de equipos?
No. Solo recopila la solicitud y los datos de aprobación; tú o tu proceso de compras tendréis que hacer el pedido real una vez aprobado.
¿Cómo se aprueban las solicitudes?
El formulario registra el responsable propuesto por el empleado y el centro de costes, pero la aprobación en sí se realiza fuera del formulario; por ejemplo, el responsable puede revisar el PDF enviado o la entrada en la tabla de Respuestas.
¿Puedo ver todas las solicitudes abiertas en un mismo sitio?
Sí. Cada envío aparece en la tabla de Respuestas, que puedes filtrar y exportar a CSV, junto al PDF individual de cada solicitud.
¿Puedo pedir un presupuesto o precio antes de aprobar?
La plantilla incluye un campo opcional de coste estimado que el empleado puede rellenar si lo conoce, pero no obtiene precios en tiempo real; si hace falta, tendrías que solicitar un presupuesto real por separado.
¿Puedo limitarlo únicamente a determinados equipos?
Sí. Elimina del diseñador, en la lista ¿Qué necesitas?, cualquier artículo que no quieras que los empleados soliciten mediante este formulario.