Quel est le modèle de formulaire demande d’équipement ?
Qu’il s’agisse d’un nouvel ordinateur portable, d’un second écran, d’un téléphone de remplacement ou d’une chaise ergonomique, la plupart des demandes d’équipement commencent de la même façon : un e-mail adressé au service informatique ou à un responsable pour expliquer ce qui est nécessaire et pourquoi. Ce modèle transforme cette démarche en un formulaire structuré qui couvre l’équipement souhaité, son caractère neuf, de remplacement ou de mise à niveau, son niveau d’urgence et les personnes qui doivent le valider.
Les demandes par e-mail sont noyées, oubliées ou approuvées sans que le centre de coûts à imputer soit enregistré. Un formulaire en ligne conserve le même format pour chaque demande et pose les questions complémentaires utiles, comme le système d’exploitation souhaité pour un ordinateur portable ou la nécessité d’une évaluation ergonomique pour une chaise, uniquement lorsqu’elles sont pertinentes, tout en indiquant toujours qui l’a validée.
Chaque demande envoyée devient un PDF qui arrive directement dans votre coffre FileIt. Les achats ou le service informatique disposent ainsi d’une trace datée et classée de la demande, de sa justification et de la personne qui l’a approuvée, sans devoir rechercher dans les e-mails.
- Idéal pour
- Les équipes informatiques et les responsables de bureau qui gèrent les demandes d’équipement des employés
- Rempli par
- L’employé à l’origine de la demande
- Durée de remplissage
- Environ 3 à 5 minutes
- Comprend
- Liste d’articles à sélection multiple, questions conditionnelles, champs de validation du responsable
Qui utilise un formulaire demande d’équipement ?
- Les équipes informatiques qui standardisent les demandes d’ordinateurs portables, de téléphones et d’accessoires au lieu de gérer des e-mails ponctuels
- Les responsables de bureau qui approuvent des demandes de mobilier, comme des chaises et des bureaux réglables
- Les entreprises dont les employés hybrides ou distants ont besoin que l’équipement soit livré plutôt que remis en personne
- Les équipes financières qui veulent associer chaque demande à un centre de coûts avant son approbation
- Le remplacement d’un équipement cassé ou vieillissant avec un motif documenté et une référence d’actif
Questions de ce formulaire demande d’équipement
21 questions sur 3 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- E-mail professionnel*
- Service Opérations · Ventes · Marketing · Finance · Ingénierie · Support client · Ressources humaines · Autre
- Où travaillez-vous ?* Au bureau · En mode hybride · Entièrement à distance
- Adresse de livraison* affichée uniquement si applicable
2 Ce dont vous avez besoin
- De quoi avez-vous besoin ?* Ordinateur portable · Ordinateur de bureau · Écran · Clavier et souris · Casque ou webcam · Téléphone mobile · Tablette · Station d’accueil ou adaptateurs · Chaise de bureau · Bureau ou bureau réglable · Accessoires ergonomiques
- Système d’exploitation de l’ordinateur portable affichée uniquement si applicable Windows · Mac · Linux · Aucune préférence
- Avez-vous également besoin d’un forfait mobile / d’une carte SIM ? affichée uniquement si applicable
- La chaise fait-elle suite à une évaluation ergonomique ou de santé au travail ? affichée uniquement si applicable
- Rapport d’évaluation affichée uniquement si applicable
- Modèles, caractéristiques ou liens spécifiques
- S’agit-il de…* Quelque chose de nouveau · Un remplacement pour un équipement cassé ou ancien · Une mise à niveau
- Quel est le problème avec l’équipement actuel ? affichée uniquement si applicable
- Nécessaire pour le
- Coût estimé
3 Justification et approbation
- Pourquoi en avez-vous besoin ?*
- Urgence* Faible — utile, mais non indispensable · Moyenne — serait utile prochainement · Élevée — je ne peux pas travailler correctement sans cet équipement
- Centre de coûts ou code budgétaire
- Responsable chargé de l’approbation*
- Adresse e-mail du responsable
- Propriété de l’entreprise*
Le formulaire demande d’équipement, page par page
1 À propos de vous
Le formulaire commence par les champs Votre nom, E-mail professionnel et un menu déroulant facultatif Service, puis demande Où travaillez-vous ? — au bureau, en mode hybride ou entièrement à distance. Le choix du mode hybride ou entièrement à distance affiche une question Adresse de livraison, car tout ce qui est commandé pour une personne travaillant depuis chez elle doit être expédié quelque part plutôt que laissé sur un bureau.
2 Ce dont vous avez besoin
Cette page commence par la question De quoi avez-vous besoin ?, avec une liste à cocher couvrant les ordinateurs portables, ordinateurs de bureau, écrans, claviers et souris, casques ou webcams, téléphones mobiles, tablettes, stations d’accueil, chaises, bureaux et accessoires ergonomiques, ainsi qu’une option Autre. Cocher ordinateur portable ouvre une question sur le système d’exploitation de l’ordinateur portable (Windows, Mac, Linux ou aucune préférence) ; cocher téléphone mobile ouvre une question oui/non sur la nécessité d’un forfait mobile ou d’une carte SIM ; et cocher chaise ouvre une question demandant si elle fait suite à une évaluation ergonomique ou de santé au travail, avec la possibilité de joindre le rapport d’évaluation.
L’employé indique également si la demande concerne un équipement neuf, un remplacement ou une mise à niveau — le choix remplacement ouvre une question demandant ce qui ne va pas avec l’équipement actuel, y compris sa référence d’actif s’il en possède une — ainsi que les modèles, caractéristiques ou liens souhaités, une date de livraison souhaitée et une estimation facultative du coût.
3 Justification et validation
La dernière page demande pourquoi l’employé en a besoin, le niveau d’urgence de la demande (faible, moyen ou élevé), un centre de coûts ou code budgétaire facultatif, ainsi que le nom et l’adresse e-mail du responsable chargé de l’approuver. Elle se termine par une déclaration de consentement confirmant que l’employé comprend que l’équipement fourni reste la propriété de l’entreprise, qu’il doit en prendre soin et le restituer à son départ ou sur demande.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez ou supprimez des articles de la liste De quoi avez-vous besoin ? pour l’adapter aux équipements réellement disponibles ou approuvés par votre entreprise
- Ajoutez vos propres questions complémentaires conditionnelles, sur le modèle des questions relatives au système d’exploitation ou à l’évaluation ergonomique — par exemple, une question sur la taille de l’écran qui s’affiche uniquement lorsqu’une personne choisit écran
- Acheminez les e-mails de notification vers le responsable ou la boîte de réception informatique qui doit voir chaque nouvelle demande
- Définissez un nombre maximal de réponses ou une date de clôture si vous organisez un renouvellement ponctuel de l’équipement pour une équipe donnée
- Classez les réponses dans un dossier Achats ou Informatique dédié de votre coffre, et adaptez le titre du document pour y inclure le service
- Désactivez les réponses multiples si vous voulez empêcher un même employé d’envoyer plusieurs demandes ouvertes avant la résolution de la première
Conseils pour un meilleur formulaire demande d’équipement
- Demandez une courte justification, même pour les petites demandes : cela accélérera ensuite l’approbation et le suivi budgétaire
- Gardez une liste d’articles suffisamment précise pour orienter les demandes, par exemple entre les articles informatiques et le mobilier, sans la rendre trop longue à parcourir
- Indiquez clairement dans le message de confirmation le délai habituel d’approbation
- Examinez d’abord les demandes par niveau d’urgence afin qu’une personne qui ne peut réellement pas travailler sans un équipement ne soit pas bloquée derrière des demandes moins prioritaires
- Conservez un relevé des équipements approuvés par centre de coûts afin que les dépenses d’équipement ne dépassent pas le budget sans que vous vous en aperceviez
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Lorsqu’un employé envoie une demande, FileIt enregistre ses réponses au format PDF, y compris le fichier d’évaluation ergonomique joint, dans le dossier du coffre que vous avez configuré, et vous envoie une notification, ou l’adresse de toute autre personne que vous avez ajoutée aux destinataires. Si vous avez activé l’envoi d’une copie au répondant, l’employé reçoit son propre PDF, qui reprend exactement sa demande.
La personne chargée d’approuver l’équipement peut ensuite ouvrir la demande depuis le tableau des réponses, vérifier le centre de coûts et le niveau d’urgence, puis contacter si nécessaire le responsable indiqué pour l’approbation. Filtrer le tableau par service ou par niveau d’urgence, ou l’exporter au format CSV, facilite l’examen de plusieurs demandes en attente en même temps plutôt que de traiter un e-mail après l’autre.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande d’équipement : questions fréquentes
Ce modèle de formulaire de demande d’équipement est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie des 160 modèles de l’application Forms, disponibles avec tous les comptes FileIt, y compris l’offre gratuite, et vous pouvez modifier chacune de ses questions.
Les employés doivent-ils avoir un compte FileIt pour envoyer une demande ?
Non. Partagez-le sous forme de lien public sur votre intranet ou envoyez à chaque employé son propre lien par e-mail : ils peuvent le remplir et l’envoyer sans créer de compte.
Ce formulaire gère-t-il l’achat ou la commande d’équipement ?
Non. Il recueille uniquement la demande et les informations de validation : vous-même ou votre processus d’achat devez toujours passer la commande une fois la demande approuvée.
Comment les demandes sont-elles approuvées ?
Le formulaire enregistre le responsable proposé par l’employé pour l’approbation ainsi que le centre de coûts, mais l’approbation elle-même a lieu en dehors du formulaire, par exemple lorsque le responsable examine le PDF envoyé ou l’entrée correspondante dans le tableau des réponses.
Puis-je voir toutes les demandes ouvertes au même endroit ?
Oui. Chaque envoi apparaît dans le tableau des réponses, que vous pouvez filtrer et exporter au format CSV, à côté du PDF individuel de chaque demande.
Puis-je demander un devis ou un prix avant l’approbation ?
Le modèle comprend un champ facultatif d’estimation du coût que l’employé peut remplir s’il le connaît, mais il ne récupère pas les prix en temps réel : vous devrez obtenir un devis réel séparément si nécessaire.
Puis-je limiter le formulaire à certains équipements ?
Oui. Dans l’éditeur, supprimez de la liste De quoi avez-vous besoin ? les articles que vous ne voulez pas permettre aux employés de demander avec ce formulaire.