¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de buzón compartido o lista de distribución?
Este formulario reúne todo lo que TI necesita para configurar un buzón compartido, una lista de distribución o un grupo de Microsoft 365 o Google, o para cambiar uno existente. Quien hace la solicitud elige lo que necesita, propone un nombre visible y una dirección, explica para qué sirve, indica los propietarios y miembros, y decide si los remitentes externos pueden escribirle.
Las solicitudes que llegan como un correo de una sola línea suelen omitir detalles importantes más adelante: quién es el propietario de la dirección, si recibirá datos personales y cuándo puede eliminarse. El resultado son buzones abandonados que nadie gestiona. El formulario solicita desde el principio los propietarios, la finalidad y si será temporal o permanente, y registra al responsable que la aprueba.
Funciona con la aplicación Forms de FileIt, incluida en todas las cuentas de FileIt. Cualquiera puede enviarlo desde un enlace compartido y cada solicitud se convierte en un PDF que se archiva en tu bóveda: un registro sencillo de por qué existe cada dirección compartida y quién la solicitó.
- Ideal para
- Equipos de TI y administradores de Microsoft 365, Google Workspace o Exchange
- Quién lo rellena
- Un responsable de equipo o empleado que solicita una dirección compartida
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 5 minutos
- Incluye
- Lógica según el tipo de solicitud, carga de listas de miembros, permisos, control de remitentes externos y aprobación del responsable
¿Quién usa un formulario de solicitud de buzón compartido o lista de distribución?
- Una bandeja compartida support@ o info@ para un equipo de atención al cliente
- Una lista de distribución para un departamento, proyecto o comité
- Un grupo de Microsoft 365 o Google con calendario y archivos compartidos
- Una dirección temporal para un evento, campaña o proceso de contratación
- Añadir miembros, cambiar el nombre o permitir remitentes externos en una lista existente
- Conservar un registro de quién es el propietario de cada dirección compartida de la organización
Preguntas de este formulario de solicitud de buzón compartido o lista de distribución
25 preguntas en 4 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Solicitante
- Tu nombre*
- Correo electrónico de trabajo*
- Departamento o equipo*
2 Qué necesitas
- ¿Qué necesitas?* Buzón compartido — una bandeja de entrada desde la que un equipo puede enviar correos · Lista de distribución — una dirección que envía correos a un grupo · Grupo de Microsoft 365 / Google — bandeja de entrada, calendario y archivos compartidos · Un cambio en uno existente
- Dirección existente que se debe cambiar* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Qué debe cambiar?* solo se pregunta cuando corresponde
- Nombre para mostrar* solo se pregunta cuando corresponde
- Dirección solicitada* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Para qué se utilizará?*
- Necesaria para el
- ¿Durante cuánto tiempo se necesita?* Indefinida · Temporal
- Se puede eliminar después del* solo se pregunta cuando corresponde
3 Propietarios y miembros
- Propietarios*
- Miembros
- Lista de miembros (opcional)
- ¿Aproximadamente cuántos miembros habrá?
4 Configuración y aprobación
- ¿Qué podrán hacer los miembros? solo se pregunta cuando corresponde Leer y gestionar el correo · Enviar como la dirección compartida · Enviar en nombre de ella · Utilizar un calendario compartido · Utilizar archivos compartidos
- ¿Deberían poder enviarle correos personas ajenas a la organización?*
- ¿Debería haber direcciones externas entre los miembros? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Recibirá datos confidenciales o personales?*
- Respuesta automática (opcional)
- Centro de costes
- Responsable que aprueba*
- Correo electrónico del responsable que aprueba*
- Confirmación*
El formulario solicitud de buzón compartido o lista de distribución, página por página
1 Solicitante
El nombre, el correo de trabajo y el departamento identifican a quién hace la solicitud.
2 Qué necesitas
Quien hace la solicitud elige un buzón compartido, una lista de distribución, un grupo o un cambio en uno existente. En este último caso, se solicita la dirección actual y qué debe cambiar, en lugar de un nombre nuevo. Para las solicitudes nuevas, indica un nombre visible y la dirección solicitada. Todo el mundo explica la finalidad y puede añadir una fecha límite; si es temporal, el formulario pregunta cuándo puede eliminarse.
3 Propietarios y miembros
Los propietarios se indican con nombre y correo electrónico, y el texto de ayuda pide que haya al menos dos. Los miembros pueden escribirse uno por línea o enviarse mediante un archivo CSV o una hoja de cálculo; si se trata de un cambio, solo hay que indicar las personas que se añadirán o eliminarán. Una cifra aproximada de miembros ayuda a TI a planificar.
4 Configuración y aprobación
Para los buzones, grupos y cambios, quien hace la solicitud marca lo que pueden hacer los miembros: leer el correo, enviar como la dirección o en nombre de ella, y usar un calendario o archivos compartidos. Todo el mundo responde si se permiten remitentes externos y si recibirá datos confidenciales; las listas de distribución también preguntan por los miembros externos. Una respuesta automática opcional, el centro de costes, el nombre y correo electrónico del responsable que aprueba y una confirmación completan la solicitud.
Personaliza la plantilla
- Sustituye las opciones de tipo por los nombres exactos que utiliza tu plataforma
- Añade el dominio de correo electrónico de tu organización al texto de ayuda de la dirección
- Añade al encabezado un recordatorio sobre las convenciones de nombres, como los prefijos team- o dl-
- Envía las solicitudes a la dirección del administrador de mensajería además de a la tuya
- Archiva las solicitudes en una sola carpeta para crear un inventario de direcciones compartidas
- Añade un campo de firma para el responsable que aprueba si tu proceso lo necesita
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de buzón compartido o lista de distribución
- Pide dos propietarios: los buzones con un solo propietario quedan abandonados cuando esa persona se va
- Establece una fecha de finalización para las direcciones temporales y poder retirarlas
- Ten cuidado al permitir remitentes externos en listas destinadas solo a uso interno
- Marca las direcciones que recibirán datos personales para configurar correctamente la conservación y el acceso
- Usa el campo de finalidad más adelante para comprobar si una dirección sigue siendo necesaria
- Confirma la dirección final al solicitante: la que pidió puede estar ocupada
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada solicitud se guarda como un PDF con el nombre y la fecha de quien la hizo y se archiva en tu bóveda, con cualquier lista de miembros adjunta. Tú recibes una notificación y el solicitante obtiene una copia.
Usa la tabla de respuestas para consultar las solicitudes abiertas y exportarlas a CSV: un inventario rápido de las direcciones compartidas, sus propietarios y sus finalidades cuando hagas una revisión periódica.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de buzón compartido o lista de distribución: preguntas frecuentes
¿Es gratis esta plantilla de solicitud de buzón compartido?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito.
¿Necesitan una cuenta de FileIt quienes hacen la solicitud?
No. Cualquiera que tenga el enlace puede rellenar y enviar el formulario.
¿FileIt crea el buzón?
No. El formulario recopila y archiva la solicitud. Tu administrador configura el buzón o la lista en tu plataforma de correo electrónico.
¿Cuál es la diferencia entre un buzón compartido y una lista de distribución?
Un buzón compartido es una bandeja que varias personas pueden leer y desde la que pueden enviar mensajes. Una lista de distribución es una dirección que reenvía cada mensaje a todas las personas incluidas. Las opciones del formulario describen ambas.
¿Se puede cargar una lista de miembros?
Sí. Puedes adjuntar un archivo CSV, Excel o de texto junto al campo de miembros.
¿Permite gestionar cambios en una lista existente?
Sí. Al elegir un cambio, se solicita la dirección existente y qué debe cambiar.
¿Puedo exigir la aprobación de un responsable?
El nombre y el correo electrónico del responsable que aprueba ya son obligatorios. Añade un campo de firma si quieres que confirme la aprobación en el propio formulario.