Apakah templat borang permintaan peti mel dikongsi atau senarai pengedaran?
Borang ini mengumpulkan semua maklumat yang diperlukan oleh IT untuk menyediakan peti mel dikongsi, senarai pengedaran atau kumpulan Microsoft 365 atau Google — atau mengubah yang sedia ada. Pemohon memilih keperluan mereka, mencadangkan nama paparan dan alamat, menerangkan tujuan, menyenaraikan pemilik dan ahli, serta memilih sama ada pengirim luar boleh menghantar e-mel kepadanya.
Permintaan yang diterima sebagai e-mel satu baris biasanya tidak mengandungi butiran yang penting kemudian: siapa yang memiliki alamat itu, sama ada ia akan menerima data peribadi dan bila ia boleh dialih keluar. Akibatnya, wujud peti mel terbiar yang tidak diurus oleh sesiapa. Borang ini meminta pemilik, tujuan serta pilihan sementara atau berterusan sejak awal, dan merekodkan pengurus yang meluluskan.
Borang ini dijalankan dalam aplikasi Forms FileIt, yang disertakan dalam setiap akaun FileIt. Sesiapa sahaja boleh menghantarnya melalui pautan dikongsi, dan setiap permintaan menjadi PDF yang difailkan dalam peti simpanan anda — rekod mudah tentang sebab setiap alamat dikongsi wujud dan siapa yang memintanya.
- Sesuai untuk
- Pasukan IT dan pentadbir Microsoft 365, Google Workspace atau Exchange
- Diisi oleh
- Ketua pasukan atau pekerja yang memohon alamat dikongsi
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 5 minit
- Termasuk
- Logik jenis permintaan, muat naik senarai ahli, kebenaran, kawalan pengirim luar dan kelulusan pengurus
Siapa yang menggunakan borang permintaan peti mel dikongsi atau senarai pengedaran?
- Peti masuk dikongsi support@ atau info@ untuk pasukan yang berurusan dengan pelanggan
- Senarai pengedaran untuk jabatan, projek atau jawatankuasa
- Kumpulan Microsoft 365 atau Google dengan kalendar dan fail dikongsi
- Alamat sementara untuk acara, kempen atau usaha pengambilan pekerja
- Menambah ahli, menukar nama atau membuka senarai sedia ada kepada pengirim luar
- Menyimpan rekod pemilik setiap alamat dikongsi dalam organisasi
Soalan dalam borang permintaan peti mel dikongsi atau senarai pengedaran ini
25 soalan dalam 4 halaman · termasuk muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Pemohon
- Nama anda*
- E-mel kerja*
- Jabatan atau pasukan*
2 Keperluan anda
- Apakah yang anda perlukan?* Peti mel dikongsi — peti masuk pasukan yang boleh digunakan untuk menghantar e-mel · Senarai edaran — satu alamat yang menghantar e-mel kepada sekumpulan orang · Kumpulan Microsoft 365 / Google — peti masuk, kalendar dan fail yang dikongsi · Perubahan kepada yang sedia ada
- Alamat sedia ada untuk diubah* hanya ditanya jika berkenaan
- Apakah yang perlu diubah?* hanya ditanya jika berkenaan
- Nama paparan* hanya ditanya jika berkenaan
- Alamat yang diminta* hanya ditanya jika berkenaan
- Untuk tujuan apakah ia akan digunakan?*
- Diperlukan pada
- Berapa lama ia diperlukan?* Berterusan · Sementara
- Boleh dialih keluar selepas* hanya ditanya jika berkenaan
3 Pemilik & ahli
- Pemilik*
- Ahli
- Senarai ahli (pilihan)
- Anggaran bilangan ahli?
4 Tetapan & kelulusan
- Apakah yang boleh dilakukan oleh ahli? hanya ditanya jika berkenaan Membaca dan mengurus e-mel · Menghantar e-mel sebagai alamat yang dikongsi · Menghantar e-mel bagi pihaknya · Menggunakan kalendar yang dikongsi · Menggunakan fail yang dikongsi
- Patutkah orang di luar organisasi dibenarkan menghantar e-mel kepadanya?*
- Patutkah mana-mana alamat luaran menjadi ahli? hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah ia akan menerima data sulit atau data peribadi?*
- Balasan automatik (pilihan)
- Pusat kos
- Pengurus yang meluluskan*
- E-mel pengurus yang meluluskan*
- Pengesahan*
Borang permintaan peti mel dikongsi atau senarai pengedaran, halaman demi halaman
1 Pemohon
Nama, e-mel kerja dan jabatan mengenal pasti orang yang membuat permintaan.
2 Keperluan anda
Pemohon memilih peti mel dikongsi, senarai pengedaran, kumpulan atau perubahan pada yang sedia ada — pilihan perubahan meminta alamat semasa dan perkara yang perlu diubah, bukannya nama baharu. Permintaan baharu memerlukan nama paparan dan alamat yang diminta. Semua pemohon menerangkan tujuan dan boleh menambah tarikh diperlukan, manakala bagi alamat sementara, borang ini meminta tarikh ia boleh dialih keluar.
3 Pemilik & ahli
Pemilik disenaraikan bersama nama dan e-mel, dengan teks bantuan yang meminta sekurang-kurangnya dua orang. Ahli boleh ditaip seorang setiap baris atau diberikan melalui muat naik CSV atau hamparan — untuk perubahan, hanya senaraikan orang yang perlu ditambah atau dialih keluar — dan anggaran jumlah ahli membantu IT membuat perancangan.
4 Tetapan & kelulusan
Untuk peti mel, kumpulan dan perubahan, pemohon menandakan perkara yang boleh dilakukan oleh ahli: membaca e-mel, menghantar sebagai atau bagi pihak alamat tersebut, serta menggunakan kalendar atau fail dikongsi. Semua pemohon menjawab sama ada pengirim luar dibenarkan dan sama ada alamat itu akan menerima data sulit; senarai pengedaran juga meminta maklumat tentang ahli luar. Balasan automatik pilihan, pusat kos, nama dan e-mel pengurus yang meluluskan serta pengesahan melengkapkan permintaan.
Ubah suai templat ini
- Gantikan pilihan jenis dengan nama tepat yang digunakan oleh platform anda
- Tambahkan domain e-mel organisasi anda pada teks bantuan alamat
- Tambahkan peringatan konvensyen penamaan, seperti awalan team- atau dl-, pada muka hadapan
- Hantar permintaan kepada alamat pentadbir pemesejan anda selain alamat sendiri
- Failkan permintaan dalam satu folder supaya anda membina inventori alamat dikongsi
- Tambahkan medan tandatangan untuk pengurus yang meluluskan jika proses anda memerlukannya
Petua untuk borang permintaan peti mel dikongsi atau senarai pengedaran yang lebih baik
- Minta dua orang pemilik — peti mel dengan seorang pemilik akan terbiar apabila orang itu berhenti
- Tetapkan tarikh tamat untuk alamat sementara supaya ia boleh dibersihkan
- Berhati-hati apabila membenarkan pengirim luar menghantar ke senarai untuk kegunaan dalaman sahaja
- Tandakan alamat yang akan menerima data peribadi supaya pengekalan dan akses boleh ditetapkan dengan betul
- Gunakan medan tujuan kemudian apabila menyemak sama ada alamat itu masih diperlukan
- Sahkan alamat akhir kepada pemohon — alamat yang diminta mungkin sudah digunakan
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap permintaan disimpan sebagai PDF yang dinamakan berdasarkan nama pemohon dan tarikh, kemudian difailkan dalam peti simpanan anda bersama sebarang senarai ahli yang dilampirkan. Anda akan menerima pemberitahuan dan pemohon mendapat salinan.
Gunakan jadual Respons untuk melihat permintaan terbuka dan mengeksportnya ke CSV — inventori pantas alamat dikongsi, pemiliknya dan tujuannya apabila anda menjalankan semakan berkala.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Permintaan peti mel dikongsi atau senarai pengedaran: soalan lazim
Adakah templat permintaan peti mel dikongsi ini percuma?
Ya. Templat ini disertakan dengan aplikasi Forms dalam setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma.
Adakah pemohon memerlukan akaun FileIt?
Tidak. Sesiapa sahaja yang mempunyai pautan boleh mengisi dan menghantar borang.
Adakah FileIt mencipta peti mel itu?
Tidak. Borang ini mengumpulkan dan memfailkan permintaan. Pentadbir anda menyediakan peti mel atau senarai dalam platform e-mel anda.
Apakah perbezaan antara peti mel dikongsi dengan senarai pengedaran?
Peti mel dikongsi ialah peti masuk yang boleh dibaca dan digunakan untuk menghantar e-mel oleh beberapa orang. Senarai pengedaran ialah satu alamat yang memajukan setiap mesej kepada semua ahli di dalamnya. Pilihan pada borang menerangkan kedua-duanya.
Bolehkah orang memuat naik senarai ahli?
Ya. Satu fail CSV, Excel atau teks boleh dilampirkan bersama medan ahli.
Bolehkah borang ini mengendalikan perubahan pada senarai sedia ada?
Ya. Memilih pilihan perubahan akan meminta alamat sedia ada dan perkara yang perlu diubah.
Bolehkah saya mewajibkan kelulusan pengurus?
Nama dan e-mel pengurus yang meluluskan memang sudah diwajibkan. Tambahkan medan tandatangan jika anda mahu pengesahan mereka pada borang itu sendiri.