什么是 共享邮箱或通讯组列表申请 表单模板？
此表格收集 IT 部门设置共享邮箱、通讯组列表、Microsoft 365 群组或 Google 群组所需的全部信息，也可用于变更现有项目。申请人选择所需类型，建议显示名称和地址，说明用途，列出所有者和成员，并选择是否允许外部发件人向其发送邮件。
以一行邮件提交的申请通常会遗漏日后很重要的细节：谁负责该地址、它是否会接收个人数据，以及何时可以删除。结果往往是无人管理的孤立邮箱。此表格会在一开始要求填写所有者、用途以及临时或长期使用选项，并记录审批经理。
此表格运行于 FileIt 的 Forms 应用，包含在每个 FileIt 账户中。任何人都可以通过共享链接提交申请，每份申请都会以 PDF 形式归档到你的文档库中，简单记录每个共享地址存在的原因以及申请人。
- 适用于
- Microsoft 365、Google Workspace 或 Exchange 的 IT 团队和管理员
- 填写人
- 申请共享地址的团队负责人或员工
- 填写时间
- 约 5 分钟
- 包含内容
- 申请类型逻辑、成员列表上传、权限、外部发件人控制、经理审批
谁会使用 共享邮箱或通讯组列表申请 表单？
- 面向客户团队的 support@ 或 info@ 共享收件箱
- 部门、项目或委员会使用的通讯组列表
- 带共享日历和文件的 Microsoft 365 或 Google 群组
- 用于活动、营销活动或招聘活动的临时地址
- 添加成员、重命名现有列表，或允许外部发件人向现有列表发送邮件
- 记录组织内每个共享地址的所有者
此 共享邮箱或通讯组列表申请 表单中的问题
共 4 页，25 个问题 · 包含 文件上传, 条件问题, 多页, 同意复选框.
1 申请人
- 您的姓名*
- 工作邮箱*
- 部门或团队*
2 您的需求
- 您需要什么？* 共享邮箱 — 团队成员可从中发送邮件的团队收件箱 · 通讯组列表 — 一个向群组发送邮件的地址 · Microsoft 365 / Google 群组 — 共享收件箱、日历和文件 · 更改现有项目
- 要更改的现有地址* 仅在适用时提问
- 需要更改什么？* 仅在适用时提问
- 显示名称* 仅在适用时提问
- 申请的地址* 仅在适用时提问
- 将用于什么用途？*
- 需要日期
- 需要使用多长时间？* 长期 · 临时
- 可移除日期* 仅在适用时提问
3 所有者和成员
- 所有者*
- 成员
- 成员列表（可选）
- 大约有多少位成员？
4 设置和审批
- 成员应能够执行哪些操作？ 仅在适用时提问 阅读和管理邮件 · 以共享地址发送邮件 · 代表该地址发送邮件 · 使用共享日历 · 使用共享文件
- 是否允许组织外部人员向其发送邮件？*
- 是否应将任何外部地址设为成员？ 仅在适用时提问
- 是否会接收机密或个人数据？*
- 自动回复（可选）
- 成本中心
- 审批经理*
- 审批经理的邮箱*
- 确认*
共享邮箱或通讯组列表申请 表单，逐页查看
1 申请人
姓名、工作邮箱和部门用于确认申请人身份。
2 所需内容
申请人选择共享邮箱、通讯组列表、群组，或变更现有项目。若选择变更，表格会要求填写当前地址和需要变更的内容，而不是新名称。新申请则填写显示名称和申请的地址。所有人都需说明用途，也可以填写需要完成的日期；如果是临时项目，表格还会询问何时可以删除。
3 所有者和成员
按姓名和邮箱列出所有者，提示文字建议至少填写两名所有者。成员可以逐行输入，也可以改为上传 CSV 或电子表格；如申请变更，只需填写要添加或移除的人员。大致成员数量有助于 IT 部门进行规划。
4 设置和审批
对于邮箱、群组和变更申请，申请人勾选成员可以执行的操作：阅读邮件、以该地址身份发送邮件或代表该地址发送邮件，以及使用共享日历或文件。所有申请都需回答是否允许外部发件人，以及该地址是否会接收机密数据；通讯组列表还会询问是否允许外部成员。可选择填写自动回复、成本中心、审批经理的姓名和邮箱，最后确认并提交申请。
定制你的模板
- 将类型选项替换为你的平台实际使用的名称
- 在地址帮助文字中加入组织的电子邮件域名
- 在封面中加入命名规范提醒，例如 team- 或 dl- 前缀
- 除发送到你自己的地址外，也将申请发送到消息系统管理员的地址
- 将申请归档到同一文件夹，以建立共享地址清单
- 如果流程需要，请为审批经理添加签名字段
填写 共享邮箱或通讯组列表申请 表单的提示
- 要求填写两名所有者——只有一名所有者的邮箱在该人员离职后会变成无人管理的孤立邮箱
- 为临时地址设置结束日期，以便及时清理
- 谨慎允许外部发件人向仅供内部使用的列表发送邮件
- 标记会接收个人数据的地址，以便正确设置保留期限和访问权限
- 日后审核某个地址是否仍有必要时，可以参考用途字段
- 向申请人确认最终地址——他们申请的地址可能已经被占用
每份回复都会成为文件库中的 PDF
每份申请都会以申请人姓名和日期命名并保存为 PDF，归档到你的文档库中，任何成员列表也会一并附上。你会收到通知，申请人也会获得副本。
使用“响应”表查看未处理的申请，并将其导出为 CSV——定期审核时，可以快速查看共享地址、所有者及用途。
- 从此模板开始。它会在 FileIt Forms 设计器中打开 — 你可以修改任何问题、添加页面，并设置问题显示的条件。
- 分享表单。开启公开链接，或通过电子邮件发送给他人，每人都有专属链接。他们无需 FileIt 账户。
- 以 PDF 获取回复。每份回复都会保存为 PDF，存入你选择的文件库文件夹，上传的文件也会附在其中 — 还会列在可导出为 CSV 的回复表中。
共享邮箱或通讯组列表申请 表单：常见问题
这个共享邮箱申请表模板免费吗？
是的。每个 FileIt 账户的 Forms 应用都包含此模板，包括免费方案。
申请人需要 FileIt 账户吗？
不需要。任何拥有链接的人都可以填写并提交表格。
FileIt 会创建邮箱吗？
不会。表格只负责收集并归档申请。你的管理员会在电子邮件平台中设置邮箱或列表。
共享邮箱和通讯组列表有什么区别？
共享邮箱是多人可以阅读邮件并使用其发送邮件的收件箱。通讯组列表则是一个将每封邮件转发给所有成员的地址。表格中的选项涵盖这两种类型。
可以上传成员列表吗？
可以。你可以在成员字段旁附加一个 CSV、Excel 或文本文件。
可以处理现有列表的变更吗？
可以。选择变更后，表格会要求填写现有地址和需要变更的内容。
可以要求经理审批吗？
审批经理的姓名和邮箱已经是必填项。如果希望经理直接在表格上签字确认，可以添加签名字段。