Modèle de signalement d’e-mail suspect (hameçonnage)

Quel est le modèle de formulaire signalement d’e-mail suspect ?

La plupart des organisations demandent à leur personnel de « signaler tout élément suspect » sans leur fournir un moyen simple de le faire. Résultat : un e-mail transféré sans contexte, un message dans un canal de discussion ou, plus souvent, rien du tout, car la personne qui a cliqué sur un lien n’ose pas l’avouer.

Ce formulaire de signalement d’e-mail suspect rend les signalements rapides et exempts de reproches. Il demande comment et quand le message est arrivé, l’adresse ou le numéro réel de l’expéditeur, l’objet pour les e-mails, ce qu’il prétendait être et ce qui semblait anormal. Il demande ensuite clairement si la personne a cliqué, ouvert une pièce jointe ou saisi un mot de passe, un code ou des coordonnées de paiement — et lui indique d’appeler immédiatement le service informatique si c’est le cas.

Chaque signalement est enregistré au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, avec la capture d’écran jointe. Votre responsable de la sécurité ou de l’informatique dispose ainsi d’un journal continu des tentatives d’hameçonnage, utile pour repérer les campagnes et planifier les formations de sensibilisation.

Qui utilise un formulaire signalement d’e-mail suspect ?

• Un membre du personnel signale une fausse facture ou un fournisseur demandant de modifier des coordonnées bancaires
• Un employé a cliqué sur un lien dans un faux e-mail annonçant l’expiration de son mot de passe
• Signaler un SMS prétendant provenir d’une entreprise de livraison
• Recueillir les signalements pendant une simulation d’hameçonnage ou une campagne de sensibilisation
• Une équipe financière signale un message usurpant l’identité du directeur général et demandant un paiement urgent
• Une école ou une association offre à ses bénévoles un moyen simple de signaler les arnaques

Questions de ce formulaire signalement d’e-mail suspect

24 questions sur 3 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples.

Le formulaire signalement d’e-mail suspect, page par page

1 Le message

Un court avertissement demande de ne pas transférer le message, de ne pas cliquer sur les liens ni ouvrir les pièces jointes, et d’appeler le service informatique si des informations ont déjà été saisies. La personne indique d’abord comment le message lui est parvenu — e-mail, SMS, discussion, téléphone ou réseaux sociaux — puis quand il est arrivé et quel nom affichait l’expéditeur. Pour les e-mails, elle indique l’adresse complète de l’expéditeur et l’objet ; pour les autres canaux, le numéro, le compte ou l’identifiant d’origine. Deux listes de contrôle permettent de préciser ce que le message prétendait être, par exemple un responsable, un fournisseur, une notification informatique ou une entreprise de livraison, et ce qui semblait suspect, d’une adresse d’expéditeur incohérente à une demande de modification de coordonnées bancaires.

2 Ce que vous avez fait

Cette page demande, sans porter de jugement, si la personne a cliqué sur un lien ou ouvert une pièce jointe (question ignorée pour les appels téléphoniques), et si elle a saisi ou envoyé des informations ou effectué un paiement. Une réponse affirmative demande lesquelles — mot de passe, code de vérification, coordonnées de carte ou bancaires, informations personnelles ou paiement — et affiche une note lui indiquant d’appeler immédiatement le service d’assistance et de contacter sa banque ou son équipe financière si de l’argent est concerné. Elle précise également si elle a répondu ou transféré le message, quel appareil elle a utilisé et si des collègues ont reçu le même message.

3 Preuves et coordonnées

La personne peut importer jusqu’à trois captures d’écran et coller une adresse de lien sous une forme sécurisée, ainsi qu’ajouter tout autre contexte utile. Son nom, son adresse e-mail professionnelle, son numéro de téléphone et son service complètent le signalement afin que l’équipe informatique puisse assurer le suivi.

Personnalisez le modèle

• Ajoutez le numéro de téléphone de votre service d’assistance aux paragraphes d’avertissement
• Expliquez votre procédure pour envoyer l’e-mail original si l’équipe informatique a besoin des en-têtes
• Ajoutez à la liste des affirmations les marques ou fournisseurs souvent usurpés dans votre secteur
• Activez les notifications vers une boîte e-mail de sécurité afin que les signalements soient vus rapidement
• Ajoutez un lien vers ce formulaire dans votre signature e-mail, votre intranet ou votre formation de sensibilisation à la sécurité
• Ajoutez une question demandant dans quelle boîte e-mail le message a été reçu si le personnel surveille également des boîtes partagées

Conseils pour un meilleur formulaire signalement d’e-mail suspect

• Remerciez chaque personne qui signale un message, y compris celles qui ont cliqué : les personnes qui craignent les reproches cessent de signaler les incidents
• Traitez en priorité les signalements concernant un mot de passe, un code ou un paiement
• Recherchez plusieurs signalements du même message : il peut s’agir d’une campagne ciblée
• Bloquez l’expéditeur et les liens malveillants dans votre filtre e-mail une fois leur caractère frauduleux confirmé
• Partagez des exemples anonymisés lors des séances de sensibilisation afin que le personnel reconnaisse les prochains messages
• Ne demandez pas au personnel de transférer l’e-mail à des collègues pour obtenir un second avis : cela le propage

Formulaire Signalement d’e-mail suspect : questions fréquentes

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