Quel est le modèle de formulaire déclaration de perte ou de vol d’un appareil ?
Lorsqu’un ordinateur professionnel est oublié dans un train ou qu’un téléphone est volé dans un café, la première heure est décisive. L’équipe informatique peut parfois le verrouiller ou l’effacer à distance, fermer sa session de messagerie et révoquer les accès — mais seulement si quelqu’un la prévient et lui fournit suffisamment d’informations pour agir.
Cette déclaration de perte ou de vol d’appareil demande le type d’appareil, indique s’il appartient à l’entreprise ou à une personne, sa marque, son modèle et son numéro d’inventaire, précise s’il était verrouillé ainsi que les comptes ouverts ou les données qui y étaient stockées. Elle enregistre la date et le lieu où il a été vu pour la dernière fois, les circonstances, toute référence de dépôt de plainte, les mesures déjà prises et l’accord éventuel de la personne pour un verrouillage ou un effacement à distance. Les badges font l’objet d’une question spécifique sur les bâtiments auxquels ils donnent accès.
Chaque déclaration est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, ce qui vous fournit une trace datée pour les demandes d’indemnisation, les registres d’actifs et — lorsque l’appareil contenait des données personnelles — votre évaluation de la protection des données.
- Idéal pour
- Les équipes informatiques, les responsables de la sécurité et des services généraux, ainsi que les organisations utilisant des ordinateurs portables, téléphones ou badges d’accès
- À remplir par
- Le membre du personnel qui a perdu l’appareil ou son responsable
- Temps nécessaire
- Environ 3 à 5 minutes
- Comprend
- Des questions qui s’adaptent aux badges et aux téléphones, des champs pour la référence de police, le choix de l’effacement à distance et une demande de remplacement
Qui utilise un formulaire déclaration de perte ou de vol d’un appareil ?
- Un employé qui a oublié son ordinateur professionnel dans les transports en commun
- Un téléphone volé pendant un déplacement professionnel
- Un badge d’accès aux bureaux perdu qui doit être désactivé
- Un téléphone personnel utilisé pour la messagerie professionnelle (BYOD) qui a disparu
- Une clé USB contenant des fichiers de projet perdue entre deux bureaux
- Une équipe des services généraux qui tient un registre des jetons de sécurité perdus
Questions de ce formulaire déclaration de perte ou de vol d’un appareil
29 questions sur 4 pages · inclut questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- Adresse e-mail*
- Numéro de téléphone auquel nous pouvons vous joindre*
- Service ou équipe
- Nom du responsable
2 L’appareil
- Qu’avez-vous perdu ou que vous a-t-on volé ?* Ordinateur portable · Téléphone mobile · Tablette · Badge d’identité ou carte d’accès · Clé ou jeton de sécurité · Clé USB ou disque externe
- À qui appartient l’appareil ?* Appartenant à l’entreprise · Appareil personnel utilisé à des fins professionnelles (BYOD)
- Marque et modèle
- Étiquette d’inventaire ou numéro de série
- Numéro de téléphone de l’appareil perdu affichée uniquement si applicable
- Était-il protégé ?* affichée uniquement si applicable Oui — code PIN, mot de passe ou verrouillage biométrique · Aucun verrouillage · Je ne sais pas
- Quels comptes étaient connectés ou quels éléments y étaient stockés ? affichée uniquement si applicable Messagerie professionnelle · Applications de discussion (Teams, Slack) · Fichiers ou documents · Données clients ou personnelles · Systèmes financiers ou de paiement · Mots de passe enregistrés · VPN ou accès à distance
- Décrivez les éventuelles données sensibles qu’il contenait affichée uniquement si applicable
- Quels bâtiments ou zones le badge permettait-il d’ouvrir ? affichée uniquement si applicable
3 Ce qui s’est passé
- Perdu ou volé ?* Perdu · Volé · Je ne sais pas
- Quand l’avez-vous eu pour la dernière fois ?*
- Heure approximative
- Dernier lieu connu*
- Que s’est-il passé ?*
- L’appareil apparaît-il dans un service de localisation d’appareil ? affichée uniquement si applicable
- Avez-vous signalé l’incident à la police ? affichée uniquement si applicable
- Numéro de dossier ou de référence de la police affichée uniquement si applicable
- Service de police ou commissariat affichée uniquement si applicable
4 Actions
- Qu’avez-vous fait jusqu’à présent ? J’ai changé mes mots de passe · Je me suis déconnecté(e) de mes sessions depuis un autre appareil · J’ai appelé le service d’assistance informatique · J’ai contacté l’opérateur mobile · J’ai informé mon responsable · J’ai signalé l’incident à la sécurité du bâtiment · Rien pour le moment
- Acceptez-vous que l’équipe informatique verrouille ou efface l’appareil à distance ?* affichée uniquement si applicable Le verrouiller d’abord — je peux encore le retrouver · L’effacer maintenant · Laisser l’équipe informatique décider
- Avez-vous besoin d’un appareil de remplacement ?*
- Nécessaire pour le affichée uniquement si applicable
- Où le remplacement doit-il être livré ? affichée uniquement si applicable
- Déclaration*
Le formulaire déclaration de perte ou de vol d’un appareil, page par page
1 À propos de vous
Une note demande de signaler immédiatement l’incident et d’appeler le service d’assistance si possible. La personne qui fait la déclaration indique son nom, une adresse e-mail — une adresse personnelle si l’appareil perdu était son seul moyen d’accéder à sa messagerie professionnelle —, un numéro de téléphone, son service et son responsable.
2 L’appareil
La personne choisit le type d’appareil — ordinateur portable, téléphone, tablette, badge, clé de sécurité ou clé USB — et précise s’il appartient à l’entreprise ou s’il s’agit d’un appareil personnel utilisé à des fins professionnelles. Elle renseigne ensuite la marque, le modèle et le numéro d’inventaire ; pour un téléphone perdu, son numéro est également demandé. Pour tout appareil autre qu’un badge, le formulaire demande s’il était verrouillé et quels comptes étaient ouverts ou quelles données y étaient stockées ; la sélection de données client ou personnelles fait apparaître un champ de description. Pour un badge, il demande les bâtiments ou zones auxquels il donnait accès.
3 Ce qui s’est passé
La personne indique si l’appareil a été perdu, volé ou si elle n’en est pas certaine, quand et où elle l’avait pour la dernière fois, ainsi que les circonstances. Pour les appareils, une question porte sur le suivi via la fonction de localisation. S’il peut s’agir d’un vol, le formulaire demande si l’incident a été signalé à la police et, le cas échéant, la référence ainsi que le service ou le commissariat concerné.
4 Mesures prises
Une liste de contrôle consigne les mesures prises — mots de passe modifiés, sessions fermées, service d’assistance appelé, opérateur contacté, responsable et sécurité du bâtiment informés. Pour les appareils, la personne choisit entre le verrouiller d’abord, l’effacer immédiatement ou laisser l’équipe informatique décider. Elle indique si elle a besoin d’un remplacement, pour quelle date et à quelle adresse il doit être envoyé, puis confirme l’exactitude de la déclaration.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez les numéros de téléphone de votre service d’assistance et de la sécurité des bâtiments à la note d’introduction
- Modifiez les types d’appareils pour les adapter à ceux fournis par votre organisation
- Ajoutez une question sur le centre de coûts si les remplacements sont imputés aux services
- Acheminez les déclarations vers une boîte aux lettres de la sécurité ou de l’équipe informatique avec des notifications
- Ajoutez une possibilité de joindre un dépôt de plainte ou des documents d’assurance si nécessaire
- Adaptez le texte relatif à l’effacement à distance à votre politique BYOD ou à votre politique concernant les appareils
Conseils pour un meilleur formulaire déclaration de perte ou de vol d’un appareil
- Révoquez les sessions et les jetons de l’utilisateur dès réception de la déclaration, même avant l’effacement
- Désactivez immédiatement les badges perdus : ils sont faciles à utiliser et difficiles à repérer
- Si l’appareil contenait des données personnelles, lancez également votre procédure de violation de données
- Vérifiez le registre des actifs à l’aide de la déclaration pour confirmer l’état du chiffrement
- Conservez la référence de police avec la déclaration pour les demandes d’indemnisation
- Ne laissez pas le dossier en suspens : mettez-le à jour si l’appareil est retrouvé
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque déclaration est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, et le propriétaire du formulaire reçoit un e-mail dès sa réception. La personne qui a fait la déclaration peut obtenir une copie des informations fournies.
L’équipe informatique agit dans ses propres outils de gestion des appareils et des identités — FileIt ne verrouille ni n’efface les appareils. Le tableau des réponses et l’exportation CSV facilitent l’analyse des pertes au fil du temps, par exemple par type d’appareil ou par service.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Déclaration de perte ou de vol d’un appareil : questions fréquentes
Ce formulaire de déclaration d’appareil perdu est-il gratuit ?
Oui. Il s’agit d’un modèle de démarrage de l’application FileIt Forms, inclus dans toutes les offres, y compris l’offre gratuite.
FileIt peut-il effacer l’appareil ?
Non. Le formulaire enregistre la déclaration et l’accord de la personne pour un verrouillage ou un effacement. L’équipe informatique effectue cette opération dans vos outils de gestion des appareils.
Le formulaire couvre-t-il les téléphones personnels utilisés à des fins professionnelles ?
Oui. La question sur la propriété inclut les appareils personnels utilisés à des fins professionnelles, et la question sur l’effacement à distance s’applique également à ces appareils — veillez à adapter le texte à votre politique BYOD.
Faut-il être connecté pour faire une déclaration ?
Non. Toute personne disposant du lien peut faire une déclaration depuis n’importe quel appareil, ce qui est important lorsque son propre téléphone ou ordinateur portable est celui qui a disparu.
Que se passe-t-il si l’appareil contenait des données personnelles ?
La sélection de données client ou personnelles demande une description du type de données concerné. Votre responsable de la protection des données devra ensuite déterminer s’il faut traiter l’incident comme une violation de données.
Un dépôt de plainte est-il obligatoire ?
Non. Le formulaire demande si un dépôt de plainte a été effectué et enregistre la référence le cas échéant. C’est votre propre politique qui détermine si vous en exigez un.