Quel est le modèle de formulaire enregistrement des actifs informatiques ?
Un registre d’actifs sous forme de tableur fonctionne jusqu’à ce que quelqu’un oublie de le mettre à jour. Les numéros de série sont mal saisis, les dates de garantie ne sont pas enregistrées et, lorsqu’un ordinateur portable tombe en panne, personne ne retrouve la facture. Enregistrer chaque appareil avec le même formulaire, dès sa réception, garantit la cohérence des informations.
Ce formulaire d’enregistrement d’actif informatique consigne le type d’actif, son étiquette, le fabricant, le modèle et le numéro de série (avec l’IMEI pour les téléphones et les caractéristiques techniques pour les ordinateurs portables), ainsi que le système d’exploitation, le nom d’hôte, l’adresse MAC et une photo. Il recueille ensuite le fournisseur, le numéro de commande, la date et le coût d’achat, le statut de propriété — acheté, loué ou inclus dans un abonnement —, la date et le niveau d’expiration de la garantie, ainsi que la facture. Enfin, il indique à qui l’appareil est attribué, où il se trouve, à quel centre de coûts il appartient et quels contrôles de sécurité sont en place.
Chaque enregistrement est sauvegardé au format PDF dans votre coffre FileIt, avec la facture et les photos jointes. Les dates de fin de garantie et de location sont saisies dans chaque fiche, afin que vous puissiez trier le registre selon ces dates lors de la planification des renouvellements.
- Idéal pour
- Les équipes informatiques, responsables de bureau et MSP qui tiennent un inventaire du matériel
- À remplir par
- La personne qui réceptionne et configure l’appareil
- Durée de remplissage
- Environ 3 à 5 minutes par appareil
- Comprend
- Questions adaptées au type d’appareil, logique de location et d’attribution, téléversement de factures et de photos
Qui utilise un formulaire enregistrement des actifs informatiques ?
- Enregistrer un lot de nouveaux ordinateurs portables avant de les remettre aux nouveaux employés
- Consigner les téléphones remis aux équipes de terrain avec leurs numéros IMEI
- Créer un registre d’actifs pour un questionnaire d’assurance ou de sécurité
- Permettre à un MSP d’enregistrer le matériel présent sur le site d’un nouveau client
- Suivre les appareils loués afin de les restituer à temps
- Enregistrer les appareils partagés ou mis en commun dans une école ou une clinique
Questions de ce formulaire enregistrement des actifs informatiques
30 questions sur 3 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples.
1 Appareil
- Type d’équipement* Ordinateur portable · Ordinateur de bureau · Écran · Téléphone mobile · Tablette · Imprimante ou scanner · Serveur · Équipement réseau · Station d’accueil · Périphérique ou accessoire · Autre
- De quel type d’équipement s’agit-il ?* affichée uniquement si applicable
- Étiquette de l’équipement*
- Fabricant*
- Modèle*
- Numéro de série*
- IMEI affichée uniquement si applicable
- Caractéristique principale affichée uniquement si applicable
- Système d’exploitation
- Nom d’hôte / nom de l’appareil
- Adresse MAC
- Photo de l’appareil et de ses étiquettes
2 Achat et garantie
- Fournisseur
- Numéro de bon de commande ou de facture
- Date d’achat*
- Prix d’achat
- Propriété* Achat comptant · Location ou crédit-bail · Abonnement à un appareil en tant que service
- Date de fin de la location ou du contrat* affichée uniquement si applicable
- Date d’expiration de la garantie
- Niveau de garantie ou d’assistance Garantie standard du fabricant · Garantie étendue / intervention sur site le jour ouvré suivant · Garantie contre les dommages accidentels · Aucune
- Facture ou document de garantie
3 Attribution et sécurité
- Statut* Attribué à une personne · Appareil partagé / collectif · En stock, pas encore attribué · En réparation
- Attribué à* affichée uniquement si applicable
- Son adresse e-mail affichée uniquement si applicable
- Date d’attribution affichée uniquement si applicable
- Emplacement
- Service ou centre de coûts
- Mesures de sécurité en place Chiffrement du disque activé · Inscription dans la gestion des appareils · Antivirus / protection des terminaux · Mises à jour automatiques activées · Effacement à distance disponible · Mot de passe du micrologiciel / BIOS défini
- Remarques
- Enregistré par*
Le formulaire enregistrement des actifs informatiques, page par page
1 Appareil
Le type d’actif est sélectionné dans une liste déroulante, avec une zone de texte libre pour les cas particuliers. L’étiquette d’actif, le fabricant, le modèle et le numéro de série sont obligatoires. Le formulaire demande un IMEI pour les téléphones et une caractéristique technique clé pour les ordinateurs portables. Le système d’exploitation, le nom d’hôte et l’adresse MAC sont facultatifs, et vous pouvez joindre une photo de l’appareil et de ses étiquettes.
2 Achat et garantie
Cette page enregistre le fournisseur, le bon de commande ou numéro de facture, la date et le coût d’achat. Le choix d’un statut loué ou inclus dans un abonnement demande la date de fin de la location ou du contrat. La date de fin et le niveau de garantie — standard, étendue sur site, dommages accidentels ou aucune — sont saisis, avec la possibilité de téléverser la facture ou le document de garantie.
3 Attribution et sécurité
Le statut de l’appareil peut être attribué, partagé, en stock ou en réparation ; les appareils attribués indiquent la personne concernée, son adresse e-mail et la date. Le lieu et le centre de coûts sont ensuite renseignés, suivis d’une liste de contrôle des mesures de sécurité — chiffrement du disque, gestion des appareils, protection des terminaux, mises à jour automatiques, effacement à distance et mot de passe du micrologiciel. Des notes et le nom de la personne qui enregistre l’appareil complètent la fiche.
Personnalisez le modèle
- Remplacez les types d’actifs par les catégories utilisées dans votre registre
- Modifiez la devise du champ du coût d’achat
- Ajoutez un modèle au champ de l’étiquette d’actif pour imposer votre format de numérotation
- Ajoutez une liste déroulante de vos bureaux au lieu d’un champ de texte libre
- Classez les enregistrements dans un dossier du coffre par type d’actif ou par lieu
- Ajoutez un champ pour les licences logicielles incluses avec l’appareil
Conseils pour un meilleur formulaire enregistrement des actifs informatiques
- Enregistrez les appareils avant de les remettre : c’est beaucoup plus difficile après
- Photographiez l’étiquette du numéro de série plutôt que de compter sur une saisie manuelle
- Consignez les dates de fin de garantie afin de planifier les remplacements avant l’expiration de la couverture
- Conservez la facture avec la fiche ; les demandes de garantie nécessitent généralement une preuve d’achat
- Soumettez à nouveau ou mettez à jour la fiche lorsqu’un appareil change d’utilisateur
- Utilisez la liste de contrôle de sécurité pour repérer les appareils qui n’ont jamais été chiffrés ou inscrits
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque enregistrement est sauvegardé au format PDF dans votre coffre FileIt, avec ses photos et sa facture. Le propriétaire du formulaire reçoit un e-mail lorsqu’un nouvel actif est enregistré.
Le tableau des réponses et l’exportation CSV vous fournissent un registre triable — par type, lieu, date d’achat ou date de fin de garantie — que vous pouvez utiliser pour planifier les renouvellements ou répondre aux questions d’audit.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Enregistrement des actifs informatiques : questions fréquentes
Ce modèle d’enregistrement d’actif informatique est-il gratuit ?
Oui. Il s’agit d’un modèle de démarrage dans l’application FileIt Forms, inclus dans toutes les formules, y compris la formule gratuite.
Le formulaire analyse-t-il les appareils ou récupère-t-il automatiquement leurs informations ?
Non. Les informations sont saisies par la personne qui enregistre l’appareil. Le formulaire ne se connecte pas aux outils de gestion ou de découverte des appareils.
Puis-je enregistrer plusieurs appareils à la fois ?
Chaque envoi enregistre un appareil. Vous pouvez effectuer plusieurs envois ; une même personne peut donc traiter un lot complet.
Puis-je enregistrer du matériel loué ?
Oui. Le choix d’un statut loué ou inclus dans un abonnement demande la date de fin de la location ou du contrat.
Puis-je modifier les champs ?
Oui. Chaque question peut être modifiée, supprimée ou complétée dans le concepteur.
Comment enregistrer le départ d’un appareil de l’entreprise ?
Utilisez le modèle de fiche de mise au rebut d’un actif informatique en complément de celui-ci pour documenter l’effacement et la mise au rebut.